SAP资产会计.doc

第第 5 章章 资产会计资产会计 2 第 1 节 资产类别 2 一 分类规则 2 二 资产类别的组成内容 2 第 2 节 资产主记录 3 第 3 节 折旧表和折旧范围 4 第 4 节 折旧码 5 第 5 节 与总账集成 5 一 资产的购置和折旧 5 二 资产领用人的变更 6 三 并行折旧范围的计账 6 第第 5 章章 资产会计资产会计 在企业的日常业务中 不论我们购买的是有形还是无形的产品或服务 如果它的金额在一 定限额以上 受益期又在一年以上 我们就会将这个产品或服务的总金额在整个受益期内 进行分摊 如果购入的是固定资产 这样的分摊就叫折旧 如果购入的是无形资产 分摊 就是对无形资产进行摊销 而如果购入的是一项服务 如办公室的装修费用 那么就是长 期待摊费用或待摊费用的摊销 无论是折旧还是摊销 其实都是按一定的规则来运行的 由于上述这些资产在性质上是类似的 所以在 SAP 系统中 将固定资产 在建工程 无形将固定资产 在建工程 无形 资产 待摊费用 长期待摊费用统一在固定资产模块里进行管理 资产 待摊费用 长期待摊费用统一在固定资产模块里进行管理 第第 1 节节 资产类别资产类别 一一 分类规则分类规则 资产类别就是按不同规则对资产进行划分的类别 在财务上 通常把固定资产分为四类 土地和建筑物 在我国 土地是不计提折旧的 机器设备 办公器具和运输设备 在 SAP 系统中 由于其资产模块管理的不仅仅是固定资产 所以它的资产类别也就比财务上 的固定资产类别多得多 首先 从性质上看 资产类别通常有 厂房和建筑物 机器设备 家具办公设备 电脑 运输设备 在建过程 无形资产 待摊费用和长期待摊费用等 在第一章中我们谈到 资产的折旧或摊销的规则是按资产类别来定义的 并由系统自动运 行 在固定资产模块中 折旧或摊销直接在各个资产的明细账上运行 更新各个资产的价 值并通过资产的统驭科目并行更新总账 但是 众所周知 同样的资产由于领用人的不同 折旧或摊销所对应的费用是完全不同的 因而在资产管理模块中 我们在按性质对资产进行的分类基础上 还要按照这些资产折旧 或摊销所对应的不同费用再进行细分 比如 可以将厂房和建筑物细分为生产车间 办公 大楼 机器设备细分为生产用机器设备 非生产用机器设备 专用设备等 家具办公设备 分为生产用家具办公设备 管理用家具办公设备 销售用家具办公设备 等等 系统允许 对资产类别进行不断细分 资产类别的细分使得同一类资产自动更新不同的费用总账科目 成为可能 同时也使不同的公司代码可以使用一套资产类别 并从中选择某几个自己所需 的资产类别来管理资产 二二 资产类别的组成内容资产类别的组成内容 在创建一个资产类别时 我们需要对这个分类按资产类型 编号分配等几方面来维护 资 产类型里维护的是资产的科目分配 屏幕设置规则和基本单位 编号分配里则维护的是号 码范围 资产的科目分配记录了该资产的科目确定 由于账户确定最终决定资产的购置 报废 折 旧业务自动记账所更新的总账科目 所以科目确定和资产类别是一一对应的关系 屏幕设置规则是定义资产类别的屏幕显示 我们既可以让每个资产类别有自己的屏幕格式 也可以让一大类资产使用同一个屏幕格式 如果各个资产类别的屏幕要求没什么区别 那 么所有的资产类别可以使用同一个屏幕格式 资产类别从某种意义上来说 就象是客户或供应商的账户组 和这些账户组一样 我们会 对资产类别设置号码范围 我们也同样可以在号码范围里面自由决定是对资产外部给号还 是由系统按先后顺序自动生产资产号码 第第 2 节节 资产主记录资产主记录 我国的财务制度要求企业对每一项固定资产建立固定资产卡片 固定资产卡片里记录了该 固定资产的购入时间 购置金额 折旧年限 折旧方法 残值率 维修记录等信息 固定 资产卡片使我们能对每一个固定资产有清晰完整的了解 在 SAP 系统中 资产主记录就承 担了固定资产卡片的职责 一一 资产主记录的内容资产主记录的内容 资产主记录分三层维护 一般数据层 折旧范围层和资产价值层 一般数据层面维护的是 资产的描述 科目定位码 资产类别 序列号 存货号 库存注记 资本化日期 以及资 产所属的成本中心和业务范围 折旧范围层面维护的是折旧范围 折旧码 使用年限 普 通折旧开始日期等信息 资产价值层维护的则是资产的原值 折旧值 净值等一系列和折 旧摊销相关的数据 在资产价值层面我们还可以看到 1 资产在各种折旧范围下的资产原值 累计折旧过账值以及每月过账值的明细清单 2 从还未过账的第一个月开始到资产使用期限结束时的每月计划折旧值 3 各种折旧范围下资产每月折旧的差异 4 资产的成本中心和总账科目 5 资产的使用年限 已经使用的年限和剩余使用期限 6 折旧开始计算日期等备注信息 二二 资产主记录的创建资产主记录的创建 在创建资产时 我们需要维护的是该资产的类别 公司代码 描述 序列号 业务范围 成本中心等信息 由于与折旧相关的信息是在资产类别中定义的 所以在创建资产时 在 资产主记录的折旧范围层 系统会自动带出该项资产所属资产类别的折旧码和使用年限 不必再手工维护 如果某个资产类别中的资产有不同的折旧方法和使用年限 我们可以有 两种处理方法 1 如果这个资产类别中绝大多数资产的折旧码和使用年限是相同的 只有少数的是不同 的 这种情况下 我们可以在创建资产时 直接在折旧范围层修改该资产的折旧方法 和使用年限 2 如果这些不同的折旧方法和使用年限是分几种的 而且每一种都有很多下属资产 这 样的情况下 我们可以将这类资产再细分为几个资产类别 每个资产类别里的资产折 旧码和使用年限是同样的 需要指出的是 在创建资产时是不需要维护资产价值的 在一个集成的系统里 物料管理 模块根据批准后的资产请购单自动生成资产主记录 在资产入库 拿到发票后 系统在发 票校验时会根据资产的编号选择资产 然后更新它的购入价值 如果系统没有集成 则在 固定资产模块手工选择资产 记录价值 资产价值的更新是在资产明细账等级上进行的 并通过统驭科目同步更新总分类账 第第 3 节节 折旧表和折旧范围折旧表和折旧范围 折旧表 chart of depreciation 是固定资产模块中根据客户需求设定的折旧范围 depreciation area 的集合 在折旧表中定义了折旧范围 折旧方法和折旧年限等各项与折旧相关的元素 一般来说 对于在同一个国家里的不同子公司 我们使用同一个折旧表 与经营会计科目 表相同 每个公司代码必须有且只能有一个折旧表 图 5 1 资产管理的组织结构 但是 对于一个大型的集团公司 其不同子公司也可以根据需要分别使用不同的科目表和 折旧表 如图 5 1 A 集团在世界各地都有子公司 其总公司在美国上市 A 集团在中国国 内的子公司选用了相同的会计科目表和折旧表 而它在其他国家的子公司则选用了不同的 科目表和折旧表 其中使用不同科目表的公司是可以使用相同折旧表的 在图 5 1 的左上方 我们可以看到 一个折旧表中可以有多个折旧范围 这意味着在折旧 表中是可以并行处理不同的折旧范围的 不同的折旧范围又对应不同的折旧方式 比如在 很多国家 财务和税务上对固定资产折旧计算的规定会有所不同 针对这种情况 就可以 分别设置财务折旧范围和税务折旧范围来并行核算 多个折旧范围的设立 使对资产的并行估算成为可能 资产的并行估算是在资产明细账等 级上进行的 在固定资产模块中 除可以做到根据折旧范围对资产进行估算 还可以自由 决定某一个折旧范围的估算值是否需要更新总账 这样对于具体的某一项资产来说 系统 按照它所属的折旧表中的多个折旧范围对它的价值进行并行估算后 会实时将估算值计入 它所分配的科目表的总账科目中去 这项资产也就按相应的可以按多套折旧方法来核算和 记账了 折折旧旧表表1 1U UK K 01 财务折旧范围 11 税务折旧范围 21 成本核算 折旧范围 折折旧旧表表1 1U UK K 01 财务折旧范围 11 税务折旧范围 21 成本核算 折旧范围 折折旧旧表表1 1C CN N 折折旧旧范范围围 01 财务折旧范围 11 税务折旧范围 21 成本核算 折旧范围 公公司司代代码码 X XX XX XX X X XX XX XX X 资产主记 录 折折旧旧表表 1CN 国国家家 科科目目表表 COCN 折折旧旧表表 1 国国家家 科科目目表表 CO 折折旧旧表表 1US 国国家家 科科目目表表 COUS 折折旧旧表表 1UK 国国家家 科科目目表表 COUK 公司代码2公司代码1公司代码3公司代码4公司代码5公司代码6公司代码7 科科目目表表 C CO OU UK K 公公司司代代码码 XXXX XXXX 科科目目表表 C CO OU UK K 公公司司代代码码 XXXX XXXX 科科目目表表 C CO OC CN N 公公司司代代码码 XXXX XXXX A A A A集集团团集集团团 中中国国英英国国美美国国 折折旧旧表表1 1U UK K 01 财务折旧范围 11 税务折旧范围 21 成本核算 折旧范围 折折旧旧表表1 1U UK K 01 财务折旧范围 11 税务折旧范围 21 成本核算 折旧范围 折折旧旧表表1 1C CN N 折折旧旧范范围围 01 财务折旧范围 11 税务折旧范围 21 成本核算 折旧范围 公公司司代代码码 X XX XX XX X X XX XX XX X 资产主记 录 折折旧旧表表 1CN 国国家家 科科目目表表 COCN 折折旧旧表表 1 国国家家 科科目目表表 CO 折折旧旧表表 1US 国国家家 科科目目表表 COUS 折折旧旧表表 1UK 国国家家 科科目目表表 COUK 公司代码2公司代码1公司代码3公司代码4公司代码5公司代码6公司代码7 科科目目表表 C CO OU UK K 公公司司代代码码 XXXX XXXX 科科目目表表 C CO OU UK K 公公司司代代码码 XXXX XXXX 科科目目表表 C CO OC CN N 公公司司代代码码 XXXX XXXX A A A A集集团团集集团团 中中国国英英国国美美国国 同样 对于使用同一个折旧表但不同的科目表的公司来说 在按照折旧范围估算所有资产 后 系统会找到每个公司代码分配的科目表 将估算值计入不同科目表的对应总账科目中 去 第第 4 节节 折旧码折旧码 折旧码就是广义上的折旧方法 它规定了用什么方法来计提折旧 残值率是多少 何时开 始提折旧等折旧要素 折旧码是在折旧表中维护的 一个折旧表中 可以设立很多个折旧 码 在折旧码中 截止值码是用来定义残值率的 期间控制则用来定义折旧的时间 在折旧码中维护的折旧方法是可以自由设定的 固定资产模块中已经预设了几十种的折旧 方法来供选择 如直线法 工作量法 双倍余额递减法等等 如果有额外的需求 也可以 按折旧计算规则设定新的折旧方法 折旧码中的期间控制是用来控制资产折旧的时间段的 如我国家的规定是固定资产购置当 月不提折旧 第二个月月末开始每月计提折旧 固定资产报废当月需计提折旧 无形资产 则当月即开始摊销 显然 固定资产和无形资产的期间控制是不一样的 同样 固定资产 模块也预设了几十种的期间控制来供选择 如当月初 当月末 下月初等 我们也可以按 需要自己设定 截止码控制的是资产的残值率 在截止码中设立残值率的百分比 以及按什么价值来计提 残值 显然 折旧码中的折旧方法 期间控制和残值率的多样性保证了资产折旧和摊销能够最终 准确的自动运行 第第 5 节节 与总账集成与总账集成 一一 资产的购置和折旧资产的购置和折旧 在创建资产主记录时 是没有资产价值的 只有在对资产进行发票校验后 我们才在资产 明细账的等级 即某一个资产的编号 上记录该资产的价值 如图 5 2 图中的正上方 是已经按资产类别进行创建的资产 当供应商发货后 进行发票 校验 审核无误后 就按照发票的金额对某一个资产和某一个供应商进行记账 对资产和 供应商的记账既可能是系统自动进行的也可能是手工录入的 这取决于物料管理模块是否 已经和财务模块集成 当完成对资产和供应商的明细账的记录后 系统会同步更新对应的 总账科目 固定资产科目 或长期待摊费用 和应付账款科目 当运行折旧和摊销时 系统也是在资产明细账层面对每一个资产按照折旧范围 折旧码 使用年限计提折旧 并根据不同的折旧范围来决定是否需要更新总账科目 对需要更新总 账的折旧范围 系统会将其数值记录在累计折旧和成本费用科目上 从图 5 2 中 我们还 可以看到 和资产 供应商直接相关的固定资产 累计折旧 应付账款都是统驭科目 而 成本费用科目则是一般的总账科目 图 5 2 资产的购置和折旧 二二 资产领用人的变更资产领用人的变更 同一类型的资产 因为领用人不同 其折旧或摊销对应的成本费用科目 总账科目 就有 可能不同 比如 同一辆汽车 如果是总经理使用 它的折旧就会进入管理费用 如果是 销售人员使用 则折旧就计入营业费用 如果某一项资产在使用过程中更换了领用人 它 对应的费用科目就有可能发生变化 这里我们举一个简单的例子 例 1 电视机公司购入一台 IBM 笔记本电脑 由销售部领用 我们在创建这个资产时 把 它归入了 办公设备 销售 类 一年后 公司规定 将此电脑划归财务部使用 但是 在 办公设备 销售 这个资产类别里 已经记录了该资产的购置价值和累计折旧值 资产划归财务部 这个资产的资产类别就不再是 办公设备 销售 了 而应该是 办公 设备 管理 类资产 让我们看一下系统是如何完成转换的 由于领用人的更改将涉及总账科目的变更 由原先的销售费用更改为管理费用 那么 首 先我们根据新的领用人的成本中心在其所属的资产类别里建立一个新资产 即在 办公设 备 管理 类中新建资产 并生成资产编号 然后 系统会根据新旧资产的编号 将旧资 产的价值转入到新资产中去 并根据转换日期和折旧范围计提折旧 更新明细账和总账科 目 如果资产领用人的变更不涉及总账科目的变更 如同部门员工间的转换 则我们只要在资 产主记录里更改成本中心就可以了 此外 如果我们在总帐中使用 功能范围 的功能 也就是说通过 功能范围 科目 来决定折旧费是属于管理费用 经营费用还是制造费用中的折旧费 而不是直接通过科目 确定 那么可以在资产换部门时不必更换资产号 而继续沿用老号 而只需更改成本中心 机机器器设设备备 机机器器设设备备 560 000 厂厂房房建建筑筑 厂厂房房建建筑筑 830 000 运运输输 制制造造 运运输输 制制造造 250 000 运运输输 管管理理 运运输输 管管理理 180 000 BC汽汽车车公公司司 BC汽汽车车公公司司 430 000 XX HB机机械械公公司司 HB机机械械公公司司 560 000 固固定定资资产产 应应付付账账款款 累累计计折折旧旧 成成本本费费用用 XX 机机器器设设备备 机机器器设设备备 560 000 机机器器设设备备 机机器器设设备备 560 000 厂厂房房建建筑筑 厂厂房房建建筑筑 830 000 厂厂房房建建筑筑 厂厂房房建建筑筑 830 000 运运输输 制制造造 运运输输 制制造造 250 000 运运输输 制制造造 运运输输 制制造造 250 000 运运输输 管管理理 运运输输 管管理理 180 000 运运输输 管管理理 运运输输 管管理理 180 000 BC汽汽车车公公司司 BC汽汽车车公公司司 430 000 BC汽汽车车公公司司 BC汽汽车车公公司司 430 000 XX XX HB机机械械公公司司 HB机机械械公公司司 560 000 HB机机械械公公司司 HB机机械械公公司司 560 000 固固定定资资产产固固定定资资产产 应应付付账账款款应应付付账账款款 累累计计折折旧旧累累计计折折旧旧 成成本本费费用用成成本本费费用用 XX 就可以了 三三 并行折旧范围的计账并行折旧范围的计账 上文我们谈到 多个折旧范围使对资产的并行估算成为可能 对于不同的折旧范围 我们 还可以选择其数值是否更新总账 这里我们举个例子来说明 例 B 公司是一家中国公司 但在美国上市 按照规定 B 公司的折旧政策是必须基于中 国会计准则的 PRC GAAP 但 B 公司上交美国证券交易所的报表中的折旧政策又必须符 合美国会计准则 US GAAP 美国会计准则和中国会计准则在折旧上的处理原则并不完全 一样 B 公司希望能通过系统对两种不同会计准则下的资产价值并行记账 即对于每个资 产 都能看到它在中国会计准则和美国会计准则下的各项价值 同时 资产的汇总价值要 能更新总账 分别生成符合中国会计准则和美国会计准则的报表 图 5 3 并行折旧范围 这种情况下 B 公司的折旧表中会有三个并行的折旧范围 如图 5 3 一是符合中国会计准 则的折旧范围 PRC GAAP 二是符合美国会计准则的折旧范围 US GAAP 三是两者 之间的差异 GAAP 差异调整折旧范围 其金额为 US GAAP 折旧减去 PRC GAAP 折旧 在与总账的集成方面 PRC GAAP 的折旧范围与 GAAP 差异调整的折旧范围里的数值都 将直接更新总账 而 US GAAP 的折旧范围里的数值将不更新总账 基于这样一种设置 并行折旧的计提以及总账的过账在系统中得以顺畅地运行 图 5 4 是系统中并行折旧方法的账务处理 在科目表设计时 主体部分是按中国会计制度 设计的 图中上方框中的科目 同时设置 GAAP 差异调整科目 图中下方的科目 业务 流程从固定资产的原值入账开始 来源于在建工程的转入或采购定单的收货或者是手工的 固定资产入账 在所有后续的业务中 无论是计提折旧 本年利润结转 未分配利润结转 还是固定资产报废 系统都会根据三套折旧范围中的折旧方法来进行计算 并自动在两类 0 01 1 P PR RC C G GA AA AP P 1 10 0 U US S G