如何开好会议.ppt

2020 1 18 1 中冶集团管理创新成果发布 2013年7月 开好会议 秦皇岛研究设计院 摘自 开好会议 美 弗塞斯 2020 1 18 2 1 本次 会议管理 交流背景 1 作为工程公司 设计科研企业 本人有一些深刻的体会 会议作为企业开展日常工作的工具之一 有它积极的意义 但过多的会议在一定程度上又会分散了大家做有效生产的精力 因此在公司管理提升活动中 本人提出了精简会议的建议 2 卓有成效的管理者 管理的有效性表现在三个方面 其中之一是 各项管理手段的运用 包括会议 学习交流背景 2020 1 18 3 学习交流背景 3 会开的太少或太多都会范同样严重的错误 事实上 我们需要会议 需要会议产生最佳的绩效 但有效的会议不会自然产生 学习交流背景 无效的会议成本 无效的会议主要表现在以下几个方面 浪费时间浪费金钱分散人们对更重要问题的关注拖延工作进度制造纠纷影响士气 2020 1 18 4 学习交流背景 有效会议的作用 有效的会议真正起的作用 提供信息分析并解决问题讨论观点鼓舞士气调和冲突获得反馈更新知识 技能和态度 2020 1 18 5 学习交流背景 开会和开好会 有效的会议的核心作用是实现真正的变革 如果一切只维持现状 就没必要开会 实际上 一个组织的进步与发展在一定意义上是通过开会和开好会来实现和保证的 那么请大家随我一起来学习怎么 开好会议 2020 1 18 6 主要内容 开会和开好会 一 会前准备 究竟有没有必要开 会议议程 会议目标 会议时间选择 与会人员二 会议引导 主持人 开局 过程三 参加会议四 会后落实 2020 1 18 7 究竟有没有必要 一 会前准备 2020 1 18 首先问自己一个问题 究竟有没有必要召开一次会议 或者别人是否需要参加你主持的会议 要冷静下来仔细想想 问问自己 就工作中的问题是否可以用其他方式来解决 比如 电话交谈 邮件 或中午工作餐顺便商议 会上要发布的信息是否还能通过其他方式进行传阅和传播 比如 电子邮件 内网信息发布 8 议程 一 会前准备 一 议程 每个会议都需要议程 大多数情况下 议程需要以书面形式事先传阅 一份清晰的议程能够以各种方式规范和控制一次会议 1 议程内容 详细说明所有事项 例如是否要注明迟到者要道歉或罚款等 总结联系以前会议的未尽事宜 确保议程的连续性让与会者对议程提供信息 提出建议 详细规定会议的主持人和发言人 帮助个人做好会议准备 2020 1 18 9 议程 一 会前准备 组织和安排那些需要讨论和回顾的议题 需要考虑每个议题的逻辑顺序 可能出现的困难 例如先发言的人占用了后发言人的时间 与会者的便利 例如有些与会者因故要提前离开 需要提前发言讨论自己的议题等 明晰那些隐藏的议程 例如推出有争议的问题 并尽量减少无意义的讨论 该议题安排在午饭前较好 确定会议举办的时间 地点等管理事宜 如果会议较长 什么时间安排会间休息等内容 2020 1 18 10 2 科学的安排和选择合适的议程顺序为保证所有议题按计划顺利完成 主要事项如下 尽早进行 趁与会者仍然精力充沛时想出对策 做好议题的最佳安排 以便引出下一个议题 先开花 再结果 为最没底的问题做好准备 尽量让每个与会者感到兴趣和会议的重要性 议程 一 会前准备 2020 1 18 11 避免占用过多时间影响其他事情 判断该议程顺序的特点 是否不明智 不受欢迎 具有争议性 还是很容易处理 可直截了当或简洁明快地表达与完成 考虑其是否适合安排在特定的位置上等等 议程 一 会前准备 2020 1 18 12 3 为确保议程的实效性应注意 所有议程是否适宜在规定的时间内完成 有没有足够的时间做会前提示和会前准备 有没有哪个主要议题会造成会议的其余议题处于危险境地 议程内容是否符合与会者自身的情况 与会者是否是确定议题的最佳人选 会议的形式是否正确 例如培训或说服的时间可能多于提供信息的时间 总之 议程应反映会议的客观要求 符合实际 议程 一 会前准备 2020 1 18 13 议程 一 会前准备 2020 1 18 14 举例 1 公司职工代表大会日程安排2013年1月 议程 一 会前准备 2020 1 18 15 举例 2013年秦皇岛院内审实施计划之审核日程安排 二 会议目标 为什么要开会 实效性应注意 设置明确 清晰的会议目标 避免类似 讨论降低管理费用 等含糊不清的措辞 相反 要清楚的表明你想 决定在未来12个月减少10 的管理成本预算 会前提出明确的会议目标的意义 与会者会理解为什么要开会与会者将更加尽力并乐于认真准备会议讨论的焦点会更加集中会议的进程更容易控制 会议目标 一 会前准备 2020 1 18 16 三 时间选择1 开始时间 你仅仅需要一个小时的会议吗 如果肯定 那么上午11点或下午4点半开始比较适宜 因为人们要等着吃饭或者回家 就不会随便消磨时间 早上8点半开会也是不错的选择 这时一天许多令人烦心和分神的事情还没有袭扰你 会议时间的选择 一 会前准备 2020 1 18 17 尊重时间 尊重时间至关重要 一定要按时开会 会议一定要准时开始 如果有人迟到 不要专为他做内容复述 也许会后可为他补补课 并且要当众指出 你最好不要在开会时迟到 议程定时 在议程中为所有事项和议题限定时间十分必要 这样会有助于让大家集中精力专心讨论一个问题 尊重时间 按时开会 一 会前准备 2020 1 18 18 四 与会人员一旦确定了清楚的会议目标和议程 就要开始考虑哪些人应该参加会议 哪些人不应该参加会议 哪些人应该出席 哪些人会认为开会有用 哪些人会有积极的表现 哪些人会制造不必要的麻烦并降低会议的成效 对与会者进行精心的组织与合理的划分 让最适合的人来讨论他们最适合的话题 谁做记录并随后整理成会议纪要 预备会议也许有着积极和消极的两面性 与会人员 一 会前准备 2020 1 18 19 一 主持人 每个会议都需要一个 主持人 主持人职责 1 做到胸有成竹如 要阅读相关的文件材料 切实负起责任 同时还要鼓励其他人做类似的准备工作 2 准时出席3 准时开始4 确保任何会务管理和服务都能到位 如会间休息 茶水 5 使会议轻松开始 随即顺利地导入议程6 必要时对与会者进行介绍 主持人 二 会议引导 2020 1 18 20 7 设置会议规章并使全体与会者遵守8 根据不同出席人员的情况控制讨论形势 如健谈者 9 必要时插话提问以澄清所述事物的脉络 减少无谓的争论 引导好会议 10 确保人人都有发言和表达意见的机会 视会议性质而定 见 唐骏谈如何组织高效会议 11 让会议讨论切入要点12 仔细倾听 主持人 二 会议引导 2020 1 18 21 13 随时看表 提醒大家遵守时间 做好对全会场时间压力的管理 14 对讨论的问题进行清晰和紧凑的归纳总结 15 应付好突发事件 如因某些议题而引发的激愤 爆发和情绪高潮 16 做好总结和归纳的陈词 包括最后的会务信息 下次会议时间等的发布 17注意引导下一步行动 这一点在系列会议中特别重要 以防止对与会者在一处做出的承诺又会在另一处被推翻 主持人 二 会议引导 2020 1 18 22 总之 一个称职的主持人会引导会议 掌控讨论 并且以简洁干练的作风 高效务实的精神 在不浪费任何时间的情况下 使会议凸显成效 主持人 二 会议引导 2020 1 18 23 二 让会议有一个良好的开端 良好的会议最好以下列几种形式开始态度积极 会议目的与程序清楚明了 树立主持人掌控会议局势的权威 营造恰当的气氛 激发创造性思维与进行详细的数据分析所需要的氛围是不一样的 开局 二 会议引导 2020 1 18 24 三 激发讨论有些会议需要激发讨论 如评审会 主持人需要激发与会人参与讨论 确保让最多的与会者最大限度的发言 使随后作出的会议决定能够建立在充分的民主智慧和广泛的群众意见基础之上 四 精神专注一个成功 严肃的会议需要与会者的专注 制定处理临时信息的规则 会议长的话 要组织会间休息 让会外人员做好准备 电话 秘书等 过程 二 会议引导 2020 1 18 25 五 混乱与中断 意外情况 主持人自己绝不能沮丧或情绪失控 适当搁置正在激烈争议的问题 使其在总体降低争辩气氛的环境下解决 如果以上不起作用 可以采取更加严厉的行动 要求暂停几分钟 短暂休息 暂时把这个问题搁置在一边 等日后解决 让会议改期举行 过程 二 会议引导 2020 1 18 26 一 询问自己以下问题 我能为本次会议做出什么贡献 我能从本次会上获得什么收获 如果自己不参加 会后你是否能够参阅笔记和会议记录或者让别人替你去开会呢 对于你自己是否参加会议 要作出明确的决定 除非有紧急命令或紧急任务 否则你一定要搞清楚自己是否有必要参加这个会议 问自己问题 三 参加会议 2020 1 18 27 二 有效参与 充分的准备 你应该知道到底要讨论些什么内容 为此做好准备 并完成所有的功能 事先阅读所有相关的资料 对相关文件进行注解或做好笔记 准备好要在会上提的问题等 有效的沟通 你应该认真判断自己该讲什么和怎样讲 使会议沟通有效 适度的讨论 你不仅要作会议发言 还要站在自己的立场上快速思考 以便对其他人的发言作出适当的回应 着衣打扮 要坐在大家都能看见你又能够与全场有效沟通的地方 有效参与 三 参加会议 2020 1 18 28 四 会后落实 让会议记录发挥作用 四 会后落实 任何一次会议之后的关键问题都是要及时准确地对会上作出的决定进行贯彻落实 以使召开的会议能够产生预期的价值和效果 因此需要会议记录 2020 1 18 29 会议记录作用有 1 行动提示提醒接受任务的人 应该并且要准时完成任务 2 承上启下作为下一次会议的有效的维系 3 档案记录对已经发生的事情 特别是对已经作出的决策及采取的行动的一种确认和记录 让会议记录发挥作用 四 会后落实 2020 1 18 30 记录会议记录五大原则 准确 避免今后在一些问题上扯皮和争论 因此要保持会议记录的准确性 一些主要问题不能被夸大也不能被忽视 客观 要本着客观诚实的原则 真实的记录 不添加自己的观点 不做任何的润色和修饰 简捷 保证必要信息量的前提下 坚持记录的简捷原则 易懂 避免冗长 晦涩难懂的描述 避免产生误解 清晰 记录的信息要清楚 责任明晰 一目了然 让会议记录发挥作用 四 会后落实 2020 1 18 31 让会议记录发挥作用 四 会后落实 再好的会议记录需要人们去阅读和执行时才会显示出它的重要性和价值 才能进一步体现会议的价值 会议结束后要迅速写好会议记录 一般为24个小时以内 落实会议精神 正文结束 2020 1 18 32 结束篇 总结 1 不得不开的会才去召开 可开可不开的会一定不开 2 明确的会议目标 以及会议结论 会议落实 3 精简会议 精简参会人员 会议是浪费时间的最大因素 4 今后主持会议 要做个 专业 的或 懂会议 的主持人 5 尽量养成习惯 按院要求 通知会议时通知时间 准时 守时 2020 1 18 33 附 唐骏谈如何组织高效会议 1 所谓开会就是由懂行的人来决定 最后由老板来拍板 2 会议的流程完全可以按照固定的模式来做 3 提出议案的人就是会议的协调人 4 微软开会的时候是鼓励你发言 不发言你来开会干什么 5 会议的决策者必须要有权威 6 有了权威 会议过程中出现争议不可怕 7 会议主持人在最后一定会告诉大家一个结论 接下来的工作应该怎么做 附 唐骏谈如何组织高效会议 2020 1 18 34 从微软中国总裁 到盛大网络总裁 再变身新华都总裁 唐骏成功勾画出一个职业经理人的进化历程 曾经的创业青年 如今已是中国最著名的企业家 辅佐者 中西方的会议文化存在非常大的差异 西方人习惯在会议上做出决定 而在中国 很多事情通常几个老板碰一下头就可以下决定了 我在微软的时候经常到美国开会 所谓开会就是由懂行的人来决定 最后由老板来拍板 在会议上要听到员工 一般管理层的意见 如果没有反对意见 老板就当场拍板 假设五个中国人和五个外国人一起开会 你会发现 只有一个中国人在说话 就是老大在说话 而外国人是五个人都在说话 这样的沟通方式就有问题 沟通就存在不对称 这种现象是中西方文化上的差异造成的 中国企业很多时候从早到晚开会 开得昏天黑地 却形成不了任何决议 效率不高的原因就是十个人开会只有一个人说 如果是这样 那九个人就不要来开会 只有一个人来好了 微软开会的时候是鼓励你发言 不发言你来开会干什么 在微软的时候 如果你不发言大家就很奇怪 但在中国 你发言就很奇怪 大家会想 老大都没发言你发什么言呢 所以 企业一定要鼓励员工在会议上来发言 谁来鼓励呢 就是企业的领导者 领导者必须来改变这样的企业文化 鼓励员工参与进来 要开好会 就不能只带着耳朵去 要带着资料去 会议上要看到数据 每个部门都要来讲自己的数据 意见是怎么样 在微软 会议主持人最后一页PPT都会讲下面应该怎么做 这样效率就会高很多 附 附 唐骏谈如何组织高效会议 2020 1 18 35 开会并不需要创新 会议的流程完全可以按照固定的模式来做 只要按照这个模式来做 会议就会很简单很高效 在微软的时候 我们开会有个规定 所有的会议时间都不能超过一个小时 假设我们今天要就市场部的一个方案开讨论会 那么提出议案的人就是会议的协调人 而不是由固定的人如秘书来做协调人 他应该负责人员通知哪些人来参与会议 比如总裁要不要来 相关部门如销售部 技术部的人员要不要来 会议必须由他来主持 他要把这个会议的背景 要做什么事情从头到尾叙述一遍 然后当场征询大家意见 要求各个部门就讨论的议题发表观点 如果讨论完最后大家都认可 这件事情就可以直接决定了 总裁也不需要拍板 只是参与讨论 如果大家对某些环节有争议 在不违反原则的前提下 总裁要直接拍板决定 会议主持人在最后一定会告诉大家一个结论 接下来的工作应该怎么做 如果今天需要总裁最终拍板 那么今天一定要拍板 如果总裁觉得信息不全面 那么就下次会议再来拍板 但必须保证时间节点 会议会形成执行的时间表 某个时间段以后大家要做什么 工作的结果如何汇总 什么时间再来开会碰头 这样分工明确 效率也会很高 有些会议议程上没有的话题 在开会的过程中可能会涉及到 但是如果会议决策者觉得很重要 就可以加起来 如果不是很重要 那也可以放一放 减少会议的时间 附 唐骏谈如何组织高效会议 2020 1 18 36 会议的决策者必须要有权威 最终决策者的权威是非常重要的 没有决策者的会议都不要开 如果没有做决定就不叫开会 只是大家在会议室里面聊聊天 做做信息沟通 有了权威 会议过程中出现争议不可怕 会议一定要有争议 有了争议才有意