如何进行邮件合并.ppt

如何进行邮件合并 16020801005李婵 邮件合并的基本概念和功能 邮件合并 就是在邮件文档 主文档 的固定内容中 合并与发送信息相关的一组通信资料 数据源 如Excel表 从而批量生成需要的邮件文档 因此大大提高工作的效率 邮件合并 功能除了可以批量处理信函 信封等于邮件相关的文档外 还可以轻松地批量制作标签 工资条 成绩单等 小C的一位校友小陈通过自身努力进入了百货公司的人事部门工作 这几天部门领导要求她制作公司所有员工的工资明细单并打印发放到每位员工手中 面对这么多的员工 她想这要做多少时间才能完成啊 她急忙打电话求助小C 小C告诉她利用邮件合并就可以轻松解决 果然两小时后 几百分工资单就全部打印完毕 新建一个主文档 并保存为 工资单 docx 如下图 建立数据源 并保存为 员工工资信息 xlsx 如下图 打开主文档 工资单 docx 切换到 邮件 选项卡 在 开始邮件合并 组中单击 开始邮件合并 按钮 在弹出的下拉列表中选择 邮件合并分步向导 选项 此时 在窗口右侧弹出 邮件合并 任务窗口 接下来选择 信函 单击任务窗格下发的 下一步 正在启动文档 进入 选择开始文档 选择 使用当前文档 如果已经打开主文档 或从空白文档开始 则可以单击 使用当前文档 如果选择 从模板开始 或 从现有文档开始 可以选择要使用的模板或文档 单击任务窗口下方的 下一步 选取收件人 进入 选择收件人 由于我们已经准备好了Excel格式的数据源 员工工资信息 xlsx 于是可以在此选择 使用现有列表 单击 浏览 按钮 打开 选取数据源 对话框 但是 为了效率 建议在之前就把数据源创建好 在该对话框中选择源文件 员工工资信息 xlsx 所在位置 选定源文件 单击 打开 按钮 由于该数据源是一个Excel格式的文件 接着弹出 选择表格 对话框 提示选择数据存放的工作表 如图所示 因为员工工资信息数据存放在员工工资信息工作表中 于是在员工工资信息被选中的情况下单击 确定 按钮 屏幕弹出 邮件合并收件人 对话框 可以在这里选择要合并到主文档的记录 默认状态是 全选 单击 确定 按钮 返回Word编辑窗口 单击 下一步 撰写信函 进入 撰写信函 步骤 先把光标定位在 员工号 下面的单元格内 单击任务窗格中的 其他项目 链接 打开 插入合并域 对话框 数据库域 单选框被默认选中 域 F 下方的列表中出现了数据源表格中的字段 选中 员工号 单击 插入 按钮后 数据源中该字段插入了主文档中 插入的字段都被 符号括起来 关闭 插入合并域 对话框 用同样的方法把数据源中的 姓名 基本工资 岗位工资 奖金 加班津贴 缺勤扣款 应发工资 公积金 所得税 实发工资 字段插入到主文档中相应位置 提示 每插入一个合并域后 都要将 插入合并域 对话框关闭 才能进行下一个域的插入 检查确认每个域都正确之后 单击 下一步 预览信函 进入 预览信函 步骤 可以看到刚才主文档中带有 符号的字段变成数据源表中的第一条记录中信息的具体内容 单击 下一步 完成合并 就进入了 完成合并 步骤 单击 编辑个人信函 按钮 弹出 合并到新文档 对话框 如右图所示 选择 全部 单击 确定 按钮 如果选择我 编辑单个信函 则可以把合并文档保存在新的文档中 如 果选择 打印 链接就可以批量打印合并得到的多份信函了 在弹出的 合并到打印机 对话框中还可以指定打印的范围 系统生成新文档 字母1 并显示出所有合