XZ07外来文件管理办法.doc

深圳卡蒙特轻纺服装有限公司文件编号：H&S/QW-XZ-07第 1 页 共 3 页外来文件管理办法版本号： A修改次数： 1、外来文件的界定1.1外来文件包括客人下订单时给出的A单、B单，绣花、印花资料，包装指示以及产品的批板意见；客人的产品标准、质量指标、特殊设备的操作规定等。1.2市场部业务员制作的生产通知单、辅料通知单、扁机投料单与外来文件联系紧密，也按外来文件管理。 1.3所有的外来文件都要受控。 2、外来文件的接收2.1收到客人的产品标准、质量指标、特殊设备的操作规定等外来文件要交给行政部文控员，由文控员复印后加“受控”章，发往相关单位，原件由行政部文控员存档。 2.2市场部业务员接到客人的订单，分款制作生产通知单、辅料通知单、扁机投料单，并与A单、B单、批板意见、包装指示等装订在一起。接着在电脑文档中找出外来文件发放一览表，根据订单有无印花、绣花和专机加工，需不需要测试板，是否送天鹰检品厂检验等实际情况，填写和调整表中的内容。对有特殊加工，需要增加发放单位，在表中给予补上。外来文件发放一览表制作完毕后，与外来文件一起交行政部文控员，并要求签收。2.3 对货期较长，有充足的打板时间的订单，印花、绣花资料可以与生产通知单、A、B单一起发放，对货期短，印花、绣花需提前打板的订单，印花、绣花资料可以提前交给行政部文控员，单独发放。 2.4为订单服务的外来文件，一般要在面料到厂前5天交给行政部文控员。对面料到厂前5天客人资料仍未收到或未到齐的订单，可把已收到的外来文件和生产通知单、辅料通知单、扁机投料单交给行政部文控员先发，待外来文件到齐后，再交给行政部文控员下发。2.5为订单服务的外来文件下发后，客人传向我司的补充或更正的批板意见，市场部业务员必须再填写外来文件发放一览表，在备注栏里明确指示原资料或批板意见是否收回，批板意见和外来文件发放一览表交给行政部文控员下放。 编写：审核：批准：生效日期：深圳卡蒙特轻纺服装有限公司文件编号：H&S/QW-XZ-07第 2 页 共 3 页外来文件管理办法 版本号： A修改次数： 2.6凡交给行政部文控员发放的外来文件，市场部业务员必须附有外来文件发放一览表，明确发往单位，没有明确发送单位的外来文件，行政部文控员不予受理。3、外来文件的发放3.1行政部文控员是管理外来文件的主要责任人，非外来文件下发不予受理。市场部业务员送来的外来文件，行政部文控员要分客人、分订单做出登记，存入电脑。3.2行政部文控员收到为订单服务的外来文件，按外来文件发放一览表给出的意见，分别统计出不同文件发放的份数，交传真室复印。一个订单的外来文件复印齐全，行政部文控员要装订成册，写上编号，加盖受控章，按外来文件发放一览表编号发放。发往生产部、技质部的外来文件由文员接收，面料仓、辅料仓、财务部、市场部、绣花厂直接发给接收人。发放文件时，接收单位一律在外来文件发放一览表上签收。生产部、技质部收到外来文件，也按编号发给相关单位。 3.3外来文件的原件不加盖“受控”章，由行政部文控员存留。所有下发的外来文件（包括市场部业务员）一律加盖“受控”章。绣花、印花彩图情况特殊，原件加盖“受控”章后，由市场部对外加工使用，行政部文控员存留复印件。3.4行政部文控员收到外来文件后，一般情况下，当天复印后下发，最迟不能超过第二天，特殊情况，第二天还不能下发，必须向市场部业务员通报。3.5接到要求收回原件的补充或更正的外来文件。行政部文控员在发新文件时，必须把原文件收回。若个别单位原文件确实丢失，要填写外来文件丢失记录表，经部门负责人签字后，交给行政部文控员，视为收回原文件。对已填写外来文件丢失记录表的单位，原文件继续在生产线上使用，造成质量事故，要追究当事人的责任。 3.6生产部和技质部在发放补充和更改的外来文件时，必须当天把原文件或外来文件丢失记录表收回，交给行政部文控员。 3.7补充和更改的外来文件下发后，要求收回的原文件第二天还不能收回，行政部文控员要向部门负责人通报。文件发放的第三天仍不能收回原文件，行政部文控员立即向公司汇报。3.8凡外来文件一律由行政部文控员安排复印，任何人不得自行复印外来文件，传真室操作员不得自行接受他人委托复印外来文件（带受控章的外来文件不允许复印）。 深圳卡蒙特轻纺服装有限公司文件编号：H&S/QW-XZ-07第 3 页 共 3 页外来文件管理办法 版本号： A修改次数： 3.9行政部文控员要建立外来文件档案，分客分月整理归档。 附：1、外来文件发放一览表 2、外来文件丢失记录表 H&S/QR-XZ-12V1关键词：外来文件 外来文件管理 行政部文控员 市场部业务员外来文件发放一览表编号单位生产通知单A单B单包装指示批板意见辅料单扁机投料单绣印花资料工艺单纸样封样表缝制图备注1CAD中心过渡3月2板房3工艺组49000线5吉富爱6缝制组过渡3月7总检8裁床9检品组10绣花厂11大烫12SGS备注：1、板房只有在有测试板、影相板、各色板的情况下才需要制单。 2、给市场部辅料课的烫图资料尽量是原件。 3、生产部3个月时间过渡期（1）、工艺表（2）、纸样封样表。