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Office使用技巧基础教程主讲人 李芹 主要内容 通过快捷键来建立 在word中按ctrl N键可以建立一个空白的word文档 在word中使用 文件 菜单的 新建 命令来完成 使用右键菜单来建立 在桌面上空白处单击鼠标右键 在快捷菜单中单击 新建 项 从弹出的子菜单中选择 MicrosoftWord文档 给这个文档起好名字 这个文档就建立好了 通过快捷键打开 在word中按 ctrl O 键打开 在word中使用 文件 菜单的 打开 命令来完成 找到word的位置直接双击右键打开 新建文档 打开文档 页面视图 大纲视图 普通视图 文档视图方式 在word中使用 格式 菜单的 字体 命令中更改 在word中点击工具栏的更改字形 字号 和颜色的按钮更改 在word中鼠标右击选择 字体 命令更改 设置字体颜色和背景颜色 不要使用浅亮的字体颜色 保存文档 字体的更改 在word中使用 文件 菜单中 保存 命令 在word中点击工具栏中的来保存 插入 日期和时间 使用默认格式 在 语言 下拉列表框中选择 中文 单击确定按钮 在文档中就出现了windows系统的中文日期 插入符号 插入日期 插入 特殊字符 插入特殊符号 从列表中选择要插入的特殊符号 单击确定按钮 选中的字符就插入到文件中 查找和替换 编辑 替换 出现这样一个 替换 对话框 在查找内容文本框中输入要替换的内容 可根据需要选择 替换 或 全部替换 编辑 查找 在 查找 选项卡 查找内容 输入框中输入要查找的内容 单击 查找下一处 按钮即可 快捷键是 查找是ctrl F 替换是ctrl H 段落间距 把光标定位在设置的段落中 打开 格式 菜单 选择 段落 命令 打开段落对话框 可进行对齐方式 缩进和间距等的设置 对齐方式 在word中我们通常用的对齐方式有四种 分别是两端对齐 居中 右对齐和分散对齐 我们可以在 段落 菜单中常规选项卡中选择对齐方式 页眉页脚 视图 页眉页脚 可以键入 页眉页脚 的文字或者图片 打印 在word中单击 常用 工具栏上的 打印 按钮 在word中选择 文件 菜单的 打印 命令 快捷键 ctrl P组合键 页号 绘制和插入表格 绘制表格 在word中单击 工具栏上的 插入 表格 绘制表格 按钮 鼠标的形状好像是一只笔 在这个单元格的左上角按下左键 拖动鼠标到单元格的右下角 松开左键 就在单元格中加上一条斜线 还用这支笔在表格中添加横线和竖线来拆分单元格 绘制斜线表头 鼠标放在单元格里 布局 绘制斜线表头 插入表格 打开 表格 菜单 单击 插入 选项 单击 表格 命令 打开 插入表格对话框 设置要插入表格的列 行 单击 确定 按钮 插入表格还可以使用 表格和边框 工具栏中的 插入表格 按钮 单击 插入表格 按钮拖动光标就可以插入表格了 多级标题 使文档的结构更直观 对于比较长的文件是十分必要的 文档结构图 与多级标题配合使用 可快速找到所需内容 目录 篇幅较长的文档应使用目录 插入图片 插入 图片 来自文件 选择要插入的图片 单击 插入 按钮 图片就插入到文档中 选中这个图片 界而还会出现一个 图片工具栏 插入图片单击 图片 工具栏上的 插入图片 按钮 可以打开 插入图片 对话框 特别注意的几个问题 使用正式严格的描述文字 文档中避免出现口语化的句子 文档写完后 最少要自己读两遍 切记不要出现错别字或句子不通顺的情况 拷贝使用文字 需要仔细检查 避免内容不符合当前文件要求 提交文档前 务必要调整格式 调整格式是文件编写过程中投入产出比最大的一部分工作 主要内容 打开新的工作簿在EXCEL中选择 文件 新建 显示 新建工作簿 任务窗格 根据需要选择空白工作簿或根据现有工作簿 打开一个现有的工作簿在EXCEL中选择 文件 菜单的 打开 命令 允许我们从我最近的文档 桌面 我的电脑和网上邻居进行选择 添加工作表单击要添加新的工作表处的工作表标签 然后选择 插入 菜单的 工作表 命令 一次可以添加多个工作表 删除工作表 右击工作表的标签 在弹出的菜单中选择 删除 命令 工作表和工作簿 合并单元格 选定想要合并的单元格区域 右击选定区域选择设置单元格格式命令 单击对齐选项卡 选中合并单元格 或者在工具栏中点击合并按钮 单元格批注 右击单元格选择插入批注命令 输入我们想要批注的内容 管理批注 选择 工具 菜单的选项命令 视图选项卡中有一个标有 批注 的列表框 这个列表框中的三个选项控制批注的显示 EXCEL有连续填充的性质 允许我们填充一连串的标签 而不需要一个个输入 单击单元格按住鼠标左键拖动单元格 自动填充连续标签 合并单元格和添加单元格批注 改变列宽 把指针放在两个列表标签中间的分界线上 单击鼠标左键 向左或者向右拖动分界线 或者在 格式 菜单中 列 命令中选择 列宽 打开对话框 输入你要调整的列宽 单击确定 改变行高 把指针放在两个列表标签中间的分界线上 单击鼠标左键 向左或者向右拖动分界线 或者在格式菜单中 行 命令中选择 行高 打开对话框 输入你要调整的行高 单击确定 隐藏列 单击列中任一单元格 选择 格式 菜单中的 列 命令中选择隐藏 隐藏行 单击行中任一单元格 选择 格式 菜单中的 行 命令中选择隐藏 显示列和行 选择隐藏单元格两侧的列和行 在列表中右击 从弹出的菜单中选择 取消隐藏命令 改变行高和列宽 隐藏列和行 显示行和列 选择想要设置的单元格 选择格式菜单中的单元格命令选择字体 在字体对话框中选择 设置单元格字体 按下Alt 再按回车键 单元格中换行 在选定单元格或单元格区域右击 从弹出的菜单中选择 设置单元格格式 命令 打开单元格对话框选择对齐选项 单击想要应用边框的单元格右击选择单元格格式命令 单击边框选项 选择想应用边框类型的按钮 要选择线型 在边框选项卡右面的样式框中选中一种线条 想给边框加个颜色 单击样式框下面的颜色下拉列表框 单击确定 数据格式对齐和应用边框 创建一个公式创建一个公式必须用 开始 选择要填入公式的单元格输入 输入一个具体的数值或者单元格引用 输入一个操作符和另外一个数值或者单元格应用 例如在单元格中编辑 3 A1 按回车键 公式就会出现在单元格中 理解操作符优先权EXCEL并非对所有的操作符一视同仁 有一部分会在其他操作符之前先行执行 这就是优先权 其中有一些操作符的优先权是一样的 例如 和 和 比较符号 和 有着相同的优先级 例如 B3 B4 B5 因为乘号优先级比加号高 乘号会比加号优先处理 如果要改变操作符的处理顺序可以使用括号 因为在括号内部的任何符号优先级比括号外面的高 例 B3 B4 B5 当遇到同等优先级的操作符号的 执行顺序应该是按从左到右的顺序 例如 B3 B4 B5 公式和函数 Excel中vlookup公式是将一张表格中的数据通过公式带入另一张表上 前提条件是两张表格必须要有唯一性的列参照物 操作案例 A B两个表 分别有商品编码 商品名称 商品数量 需要将A表中的销售数量填入B表中做对比 操作方法 打开A B两表 并在B表商品数量后面插入一列A表销售数量 在A表销售数量下第一个单元格输入 然后在功能区找到公式 插入函数 出来对话框找到并选择vlookup这个公式 会出来公式对话框 点击第一个空白格 然后选择A表的第一个商品编码并按三下F4锁定单元格 点击第二个空白格 然后选择B单元格从商品编码开始一直到商品数量全部选定 点击第三个空白格 然后录入数字 该数字是B表中商品编码到商品数量的列数 比如3列就填3就行了 点击第四个空白格填入0就行了 然后确定回到B表 在B表A商品数量列下方第一个单元格右下角有个方点双击它 最后需要全选A商品数量列 然后右击选择复制 再右击选择选择性粘贴 选择数值就行了 注意 1 如果带入的表格中有错误符号 说明在A表中有的商品在B表中没有 需要通过替换的方式将错误符号替换成0 2 最后复制 选择性粘贴 数值主要是去除公式 防止以后A表数据丢失造成B表中A商品数量列数据丢失 如果公式不去除 A B两表必须在同一文件夹 才会不影响B表带入的数值 vlookup公式 选择想显示求和结果的单元格 最好是在单元格所有求和数字的单元格的结尾 单击自动求和按钮 EXCEL默认要求和的单元格紧挨在选定单元格的左方和上方 并且自动把这个区域放入函数公式中 这个区域就用不停闪动的虚线标出来 如果所选单元格的左方和上方都有数据 EXCEL默认选择上方的区域 如果EXCEL默认的区域并非我们所要的区域 可以通过单击要选定区域的第一单元格并且拖动鼠标到区域结尾的单元格 来改变区域 单击回车 选定数据库中的任意单元格 选择数据菜单中的排序命令 在排序对话框中默认的排序方式是按升序根据活动单元格所在的字段进行排序 可以单击下拉列表选取数据库中的任一字段 通过单击选择区域右边的适当单选框 为这个字段选择升序排列或者降序排列 在对话框 次要关键字 区域选择一个字段可以通过另一个字段进行排序 数据库首先以顶端的字段排序 然后根据中间的字段 最后根据下面的字段进行排序 没有必要三个关键字都使用 如果需要的话 我们可以执行只在两个字段上的排序 单击确定 使用自动求和 数据排序 1 选定数据库中的任一单元格 选择数据菜单的筛选命令 自动筛选为数据库中的每个字段创建一套下拉菜单 在字段名的未端放置一个箭头 单击这些箭头显示菜单选项 除了数据库中的字段列出所有的值以外 菜单还有选项 全部 前10个和自定义命令 从下拉菜单中选择 前10个 命令 打开自动筛选前10个对话框 默认值是要在列表中显示前10项 我们可以选择最大或者最小 可以把数值10改为1到500中的任一值 也可以选择百分比而不是项目 因此我们可以选择显示前80 或者后5项 虽然我们可以选择一个超过100的百分比 单是结果与选择100是相同的 2 从下拉菜单中选择自定义选项打开自定义自动筛选方式对话框 里面有显示行菜单中选择 单击确定 筛选数据 主要内容 PowerPoint视图 普通视图包含三个区 大纲区 幻灯片区和备注区 大纲区 可组织和开发演示文稿中的文本内容 可键入演示文稿中的所有文本 然后重新排列项目符号 段落和幻灯片 幻灯片区 只显示一张幻灯片 可以查看单张幻灯片中的文本外观 可以在单张幻灯片中添加图形 图像 动画 影片和声音等 并能创建超级链接 备注区 使用户可以添加与观众共享的演说者备注或信息 可在每张幻灯片下面的备注栏内输入文字 而它们不会出现在幻灯片上 但可以打印出来 作为讲演者的讲稿使用 基础知识 大纲视图大纲视图只显示演示文稿的文本部分 不显示图形对象和色彩 当创作者暂时不考虑幻灯片的构图 而仅仅建立贯穿整个演示文稿的构思时 通常采用大纲视图 使用大纲视图是整理 组织和扩充文字最有效的途径 基础知识 PowerPoint视图 幻灯片视图为逐张幻灯片添加标题 正文使用绘图工具画出各种图形 制作图表 组织结构图对幻灯片的内容进行编排与格式化操作在幻灯片中添加图形 影片和声音创建超级链接及添加动画还可以改变幻灯片的显示比例 放大幻灯片的某部分以便做细致的修改 基础知识 PowerPoint视图 幻灯片浏览视图在幻灯片浏览视图中 屏幕上可以同时看到演示文稿的多幅幻灯片的缩略图 这样 就可以很容易地在幻灯片之间添加 删除和移动幻灯片以及选择幻灯片切换效果 幻灯片放映视图以全屏幕方式放映幻灯片 能看到对幻灯片演示设置的各种放映效果 基础知识 PowerPoint视图 制作幻灯片 创建和组织幻灯片 添加新幻灯片在演示文稿中创建新幻灯片选择一张幻灯片 单击工具栏 新幻灯片 按钮 选择一种版式 单击 确定 可在当前幻灯片后创建一张新的幻灯片 将已有演示文稿的幻灯片复制到当前演示文稿中打开目标演示文稿 选择一张幻灯片 选择 插入 菜单的 幻灯片 从文件 命令 在 搜索演示文稿 选项卡中选定要复制的幻灯片 单击 插入 按钮或者单击 全部插入 按钮 浏览和组织幻灯片浏览幻灯片选择幻灯片删除幻灯片4 复制幻灯片复制方式有两种 使用幻灯片副本 另使用 复制 和 粘贴 命令 用幻灯片副本复制 选择需要复制的幻灯片 单击 插入 菜单的 幻灯片副本 命令 复制 和 粘贴 命令 选择需要复制的幻灯片 单击 编辑 菜单的 复制 命令 再将指针移到要粘贴的位置 最后单击 编辑 菜单的 粘贴 命令 5 移动幻灯片移动幻灯片可以用 剪切 和 粘贴 命令来改变顺序 其操作步骤与使用 复制 和 粘贴 命令相似 只不过用 剪切 命令代替 复制 命令 另一种快速移动幻灯片的方法是 切换到幻灯片浏览视图 选择要移动的幻灯片后 按住鼠标左键 拖动幻灯片到需要的位置 松开鼠标左键 即可将幻灯片移到新位置 制作幻灯片 创建和组织幻灯片 1 在幻灯片中添加文字1 制作标题幻灯片标题幻灯片常用于演示文稿的首页 即第一张幻灯片 标题幻灯片含两个占位符 分别是演示文稿的标题和副标题 2 插入文本框 制作幻灯片 编辑幻灯片 2 移动和复制幻灯片中的文本 移动和复制幻灯片中的文本与在Word中移动和复制文本基本相似 只是需要区分移动和复制的文本是整个文本框还是其中的一部分 如果移动或复制整个文本框 在选择时要单击文本框的边框 选中整个文本框 否则需要在文本框内选择文本 这与Word中在正文区选择文本的操作相同 在大纲区的文本编辑操作与Word的大纲视图下的操作相同 制作幻灯片 编辑幻灯片 1 设置字体格式选定文本 选择 格式 菜单中的 字体 命令需要特殊说明的是 新对象默认值 复选框 如果选中该选项 则此后添加文本框时 其中字体的格式就采用该对话框中的设置 制作幻灯片 格式化幻灯片 2 设置文本的段落格式1 设置段落的缩进格式可以通过标尺来设置段落的缩进格式 如果窗口没有显示标尺 则可以通过选择 视图 菜单中的 标尺 命令显示标尺 操作方法与Word相同 2 设置行距和段落前后的空间3 设置段落的对齐格式3 使用项目符号和编号操作方法同Word 制作幻灯片 格式化幻灯片 1 插入声音和影像对象1 插入声音文件在幻灯片视图中选择幻灯片 插入 菜单 影片和声音 声音插入完成后 可根据需要选择是自动播放还是单击时播放 2 插入影像文件在幻灯片视图中选择幻灯片 插入 菜单 影片和声音 插入视频文件后 将会出现相应的图标 用户可根据需要选择是自动播放还是单击时播放 制作幻灯片 使用对象 2 插入图片或自选图形组织结构图的形式不免有些简单和呆板 我们可以利用 绘图 工具栏 描绘出更加生动的组织结构图 制作幻灯片 使用对象 4 插入表格用插入菜单插入导入word中的表格纯表格的文件导入单击 插入 对象 打开 插入对象 对话框 由文件创建 找到所需的word表格文件 单击确定 效果有时不好 表格不清 插入文档中所含的表格打开表格所在的文档 选中表格 单击 复制 命令 返回到演示文稿中 使用 粘贴 命令 制作幻灯片 使用对象 导入excel表格单击 插入 对象 打开 插入对象 对话框 由文件创建 找到所需的电子表格文件 单击确定 制作幻灯片 使用对象 5 插入图表用 插入 菜单中的 图表 命令打开保存的工作薄 选中已创建的图表 单击 复制 回到幻灯片中 单击 选择性粘贴 制作幻灯片 使用对象 利用超级链接技术和动作设置 可以制作具有交互功能的演示文稿 选中用作超级链接标志的文本 图形等对象 单击 插入 超级链接 在 链接到 选择区选择链接指向的类型 选定对象后单击 确定 按钮退出 超级链接就创建好了 编辑或删除已建立的超级链接 用鼠标右单击用作超链接的文本或对象 在弹出的快捷菜单中选择 超级链接 命令 再从其子菜单中选择 编辑超级链接 命令或选择 删除超级链接 命令 在文稿演示过程中 把鼠标指针移到链接标志上时 指针就会变成手形 此时单击鼠标就可以实现跳转或者打开文档或网页 超级链接 制作幻灯片 1 在幻灯片中添加和更改幻灯片编号 日期 时间或页脚文本 视图 菜单 页眉和页脚 弹出 页眉和页脚 对话框 选择 幻灯片 选项卡 选中 日期和时间 复选框时同时要在 自动更新 和 固定 之间单选其一 在选择固定日期时 还需要在文本框中输入固定的日期 这样页脚上就会显示选择的日期和时间 选中 幻灯片编号 复选框 幻灯片的页脚将显示幻灯片的编号 选中 页脚 复选框 将在页脚显示对话框中 页脚 复选框下面单行文本编辑框中的文本 选中 标题幻灯片中不显示 复选框 则标题幻灯片不显示页眉和页脚 制作幻灯片 幻灯片中的其他信息 2 更改页眉页脚的位置和外观 视图 菜单 母版 幻灯片母版 选择页眉或页脚 将其拖动到新位置或更改其文本属性 即可方便地更改它们的位置或外观 修改完毕 单击工具栏的 关闭 按钮 切换到普通视图 PowerPoint即可将所做的改变反映到幻灯片中 3 更改幻灯片的起始编号和大小 文件 菜单 页面设置 弹出 页面设置 对话框 在 幻灯片起始编号 数值框中指定一个数值 即可以改变幻灯片的起始编号 通过该对话框 还可以设置幻灯片的大小 制作幻灯片 幻灯片中的其他信息 母板用于设置文稿中每张幻灯片的预设格式 这些格式包括每张幻灯片标题及正文文字的位置和大小 项目符号的样式 背景图案等 最常用的母版就是幻灯片母版 视图 菜单 母版 幻灯片母版 进入 幻灯片母版 视图 幻灯片母版上有五个 占位符 分别用来更改文本格式 设置页眉 页脚 日期及幻灯片编号 向母版插入对象以确定幻灯片母版的版式 演示文稿的外观设计 使用幻灯片母版 切换是一些特殊效果 可用于在幻灯片放映中引入幻灯片 选择 幻灯片切换 命令 打开 幻灯片切换 对话框在 效果 列表框中 选择切换效果 在 速度 区中可选择切换速度 在 换页方式 区中选择换页方式 可以在 声音 列表框选择所需的声音 要将切换效果应用到所选择的幻灯片上 可单击 应用 按钮 要将切换效果应用到所有的幻灯片上 可单击 全部应用 按钮 动画效果和动作设置 设置切换效果 在幻灯片视图下 显示要设置动画的幻灯片 单击 幻灯片放映 菜单中 自定义动画 命令 打开 自定