财务报销培训.ppt

财务报销培训 财务部 某某 重要说明 1 培训目的 为了进一步统一规范和明确财务报销流程 落实公司财务管理制度的执行 提高工作效率 增强财务服务水平 2 培训内容依据 本次课程内容根据本公司的财务管理制度规定而编写 3 本课程仅针对新福物业财务报销范围 内容提要 一 财务报销业务流程六步骤 二 原始单据要求及粘贴整理要求 三 报销单据书写要求 四 报销单据种类及操作说明 财务报销六步骤 报销六步说明 第一步 经办人对需要报销的原始单据进行收集 整理粘贴 选择相应的单据填写报销业务内容并签字 经办人对业务的真实性 票据的真实性 完整性负责 证明人对此事项的真实性予以证明 第二步 各部门负责人对经办人的业务事项的真实性 合理性负领导 监督责任 第三步 出纳审核发票是否真实 合法 单据是否齐全 明细是否完整 整理填写是否符合规定 是否按公司相关财务制度执行等 核签后及时登记 随后报下一程序 第四步 分管领导对各部门负责人的核签负领导 监督责任 第五步 会计审核是否按公司相关财务制度执行 核签后作付款安排 对出纳的核签负监督责任 第六步 授权人应在佰昌集团授权范围内行使授权权限 对以上报销业务事项及各部门负责人行使的权利负领导 监督责任 1 发票基本知识简介发票 是指在购销商品 提供或者接受经营服务以及从事其他经营活动中 开具 取得的用以记载经济业务事项的收付款凭证 一 开具发票的要求二 如何识别发票三 常见发票图示 二 原始单据要求及粘贴整理要求 一 发票的开具要求 时间要求 填开发票的单位和个人应当在发生经营业务或者确认营业收入时开具发票 内容要求 开具发票应当按照规定的时限 顺序 逐栏 全部联次一次性如实开具 并加盖单位财务印章或者发票专用章 使用要求 不得转借 转让或者代开发票 未经税务机关批准 不得拆本使用发票 不得倒买倒卖发票 禁止规定 开具发票时 开票方不得开具与实际经营业务情况不符的发票 比如公司名称 应开全称 货物名称 数量 金额等不能更改 二 如何识别发票1 a 在我国 发票是由税务机关 包括国税和地税 统一管理的 识别发票真伪最简便 最直接 最基本的办法 发票是否由税务机关监制 是否在发票 特别是发票联 上方套印有 XX省 自治区 直辖市 或XX市 国家税务局 地方税务局 发票监制章 发票票面上方套印 全国统一发票监制章 或 财政票据监制章 汽车票为 道路运输票证专章 火车票无 b 票面字迹清晰 不得涂改 字迹不能位移 大小写金额一致且书写正确 c 发票开具日期应在使用有效期内 一般在发票左侧或下方写有 此发票在 年底前开具有效 d 发票使用复写纸填写的 背面应有复写痕迹 e 加盖开票单位的 财务专用章 或 发票专用章 印鉴清晰可辨认 机打的火车票 汽车票 出租车票不需加盖印章 f 发票内容为 办公用品 材料 汽车维修费 等统称的 需附清单或明细 清单金额与发票一致 并加盖 财务专用章 或 发票专用章 2 从发票的外在形式和内容上识别 对伪造的识别 伪造发票是指单位和个人仿照真的发票 制作假发票 以假充真的行为 伪造的发票在其内容 标志 试样 规格 纸质 字体 条纹 图案 印色以及油墨成份上均不同于真实发票 在其印制的张数 联次 自轨号码或装订顺序上 容易出现混乱 错位现象 可以采取 核对法 即用真实的发票为对照依据 从中发现可疑之处 对变造发票的识别 变造发票是在真发票上采取刮 擦 挖 补以及化学方法更改或增添发票有关内容的行为 对变造发票的识别 主要查其票面的外在形式以及票面填写的内容是否发生变异 对 大头小尾 发票的识别 大头小尾 发票是指填开发票时 将发票联与存根联分开填写 发票联的填开金额大于存根联的金额 发现这种发票时 首先查验发票存根联有无复写印迹 笔迹是否同出一人 而更有效的方法是将有疑点的发票开出单位的同组发票存根联进行核对 3 电话语音查询 可拔打税务局纳税服务电话12366 根据语间提示输入发票号码和密码 4 网上查询 登陆税务局网站 在发票查询页面输入发票号码和密码 5 扫描认证 对于增值税专用发票 运输发票可扫描认证 对于海关进口增值税缴款书可将信息上传或录入税务局申报软件比对 6 收据与发票 有区别 收据只能作为报销证明而不能作为报销凭证 比如商店的收据 货运中心的货运单等 但邮局 银行的一些单据可作为报销凭证 三 常见发票图示 手写版普通发票 机打版普通发票 定额发票 不能入账报销的收据票样 2 如何对原始票据进行粘贴和整理 1 原始票据的粘贴和整理应依据便于原始票据保存和利于财务审核的原则进行 2 整理原始单据 所有要报销的单据 要求经办人员按不同类别分别粘贴在 原始凭证粘贴单 上粘贴范围以粘贴单大小为界 须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向 平铺 粘贴 覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离 票据较多或一张粘贴单容纳不下的时 可分行或另行一张粘贴 不得竖向粘贴 注 粘贴要均匀整齐 牢实 不能重叠 长宽不超出粘贴单范围 不能用订书针等硬物粘贴整理 3 原始票据必须按交通票据 住宿票 招待票 通信票等不同类别和不同金额 分门别类进行粘贴 不能混合粘贴 4 所有的票据经办人必须在票据的空白处 考虑到票据的整洁性 公司要求在票据的背面 注明用途 日期 如是定额交通费还要注明路线并签名确认 5 报销单粘贴要求如下 1 各种原始票据粘贴后应保证能清晰看到每张票据的内容 2 附件应贴在报销单的左上角与报销单上侧对齐 3 各种原始票据粘贴后应不超过报销单的范围 4 附件统一用胶水粘贴 不要用装订机装订 5 如不好粘贴的发票一定要用粘贴单 如火车票 6 不符合上述要求的报销单据 财务部有权退回 要求报销人重新整理 没在左上角 上端未对齐 正确贴法 正确贴法 重新整理后 三 报销单据书写要求 我们公司报销的种类 普通费用报销单 请款单 借支单 费用支出审批单 单据的填写方法是不一样 在介绍报销单填写之前先把基础数写一下 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 零 万 仟 佰 拾 元 圆 角 分 一 普通费用报销单1 应填写报销部门 报销日期 单据张数 2 报销项目应与发票内容对应 填写如办公费 通信费 招待费 培训费 交通费 汽油费 汽车费用等 3 原单金额按发票填 报销金额按实际发生金额填写 4 大写金额须顶格填写 大小写必须一致 不得涂改 5 购买物品报销时 须有购买申请单 入库单并要写清附件张数 6 报销项目较多不易表达时附上报销费用说明单 报销单样本 二 请款单 适用于公司对外联单位的未处理款项的支付请求 如水电费 白蚁防治费 等及公司对外联单位请求支付的员工福利费 如食堂菜款结算 等 注 未处理款项 说明 相关业务事项已经发生并完结但没有取得正式发票的前提下请求支付的款项 由经办人请求付款并跟踪取得相关发票完成财务报销流程 如事项以完结发票已取得的前提下 可直接走报销流程 列 各项目发生的白蚁防治费 在合同执行完毕的情况下 又未取得发票 则由经办人填写请款单 领导审批后 财务可先付款 付款完毕后 由经办人跟踪在规定时间内督促外联单位开具相关票据 票据取得后 经办人再走报销流程 报销完毕后请款单作原始票据由财务保管备查 请款单样本 1 需写明请款日期 请款人姓名 部门 请款事由等 2 大小写金额必须清晰一致 不得涂改 3 用途写明现金或转账 转账必须写明收款单位全称 账号 行号 开户行名称 4 财务部审核请款事项是否属于公司规定范围内的请款事项 金额是否符合公司内部规定范围 金额大于1000元需附上协议或合同 5 请款人员应及时报帐 整理好单据及发票并走完报销程序 原则上要在七个工作日内完结请款事项 例如每月的水费及公司用车油费支付等流程为 请款手续 出纳付款 请款人报销 请款事项完毕 注 员工福利费除外 6 各项请款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款 三 借支单 适用于公司内部个人因公借款 零星采购 部门需领用的周转资金 备用金等 公司规定报销范围及公司业务范围内的借款事项等 1 需写明借款日期 借支人姓名 部门 职务 借款事由 借支事由必须真实 合法 等 2 大小写金额必须清晰一致 不得涂改 3 财务部审核 1 借支事由是否属于公司规定范围内的借支事项 金额是否符合公司内部规定借支范围 a 10000元要求符合借支规定并能及时销账 10000 a 30000的需附资金使用情况说明及证明人签字予以证明并由集团一级授权人 余总 审批 30000 a需附资金使用情况说明及证明人签字予以证明并由集团一级授权人 余总 集团财务总监李总同时审批 2 同一借支人不可同时借支不同业务事项 做到前不消后不借 逾期未冲销借支者转为个人借款从工资中扣回 3 借款人员应及时报帐 销毁借支时 须借支人与出纳当面销毁 盖有现金付讫章的借支单不得重复使用 除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支 4 如有特殊用途和不确定事项可要求借支人附借支事项明细及情况说明 并监督专款专用及借支完毕后的消除借支事项 如在规定时间内不做处理的可提报公司对借支人做出相应处罚 5 单项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款 如遇突发事件 如员工工伤或业主受伤就医等前提下 财务可在领导授意及两名以上证明人证明前提下 借出款项 待事项完毕后由相关部门负责人补办借支手续 四 费用支出审批单 适用于内部员工福利 奖金及业主赔偿等 1 写明部门 申请人 日