餐饮采购工作流程管理规范.doc

专业解决中国餐饮经营问题，为客户挖掘价值餐饮采购工作流程管理规范餐饮采购工作的流程管理是很多餐饮经营者最为关心、也最为头疼的问题，因为餐饮采购工作涉及到的成本数额较大，而餐饮原材料的市场价格变化迅速难以监督，所以很多餐饮经营管理者不得不招用亲戚或者一些关系亲密的人员，来负责采购及相关岗位的监督工作，但是出现采购问题的情况仍然时有发生餐饮企业必须制定科学、合理的餐饮采购工作管理制度，以此来规范餐饮企业的采购工作；防止餐饮企业因采购工作的失误带来的不必要的损失；避免因采购工作的问题引起的人员关系的困扰。本餐饮资料针对餐饮采购工作中经常会出现问题的环节采购计划的制定、审批，物资采购与验收，采购付款与报销等，为大家制定出如下的餐饮采购工作流程管理规范。一、制定采购计划 1. 由餐饮各部门根据计划周期(每年每季每月)物资的消耗率、损耗率和对下一采购周期的预测，在每采购周期结束前（扣除采购下一周期审批时间及采购时间），编制采购计划和预算报财务部审核；2. 采购计划内容，应包括品种、品牌、规格、数量、上次采购单价，本次调查的3个以上询价价格及供应商信息，估计采购单价，使用部门等相关信息。3. 计划外采购或临时增加的项目，需另制定采购计划，报告采购经理、行政经理或总经理、以及财务部审核；4. 采购计划应一式四份，自存一份，其它三份交财务部。二、审批采购计划1. 财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核； 2. 财务部根据餐饮采购周期的营业实绩、物资的消耗和损耗率、下一采购周期的营业指标及营业预测做采购物资的预算； 3. 将汇总的采购计划和预算报总经理审批； 4. 经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。 三、物资采购 1. 采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应。 2. 大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、餐饮、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。 3. 餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以保证供应。4. 计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。 四、物资验收入库1. 无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收；2. 仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。五、报销及付款 1、付款1) 采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款；2) 支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方结帐，金额必须限制在一定的范围内；3) 按餐饮财务制度，付款300元以上者要使用支票或银行转账结款，300元以下者可支付现款。 4) 超过300元要求付现金者，必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必须在一定的范围内。 2、报销1) 采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。 2) 采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。六、采购部业务操作细则 1. 按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表； 2. 向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案； 3. 在主管的安排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购； 4. 按餐饮及本部门制定的工作程序，完成现货采购和期货采购； 5. 货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报； 6. 货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。 7. 将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同； 8. 将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。 绿满家专家点评及温馨提示：1、 采购计划必须有询价资料及相应的市场价格变化分析报告；2、 除急需临购物资外，采购自带资金采购的方式并不理想，即使