超市库存管理数据流程调查分析报告.doc

超市库存管理数据流程调查分析报告1初步调查及可行性分析1.1 组织概况某零售业连锁机构刚在某地新开一家超市，占地约600平方米，该超市员工（超市经理、营销策划人员、营业员、收银员、会计、出纳、仓库管理员、人力资源管理人员）约80人，主要提供日用百货、食品、饮料、肉蛋奶、蔬菜、水果、烟酒等各类商品。1.2 现有信息系统概况超市新开张，建有超市POS（Point of Sale）收银系统，但库存管理系统尚不完善。1.3 建设新信息系统的必要性超市各类工作人员都需要及时了解、掌握各种商品的入库量、出库量、库存量，超市商品的库存管理是一项非常重要的日常性基础工作，因此该超市有必要建设新库存管理系统。1.4 新信息系统目标对原有库存管理系统进行改进，使之能提供更强大的库存管理支持，提高商品库存效率，易于查询。具体完成以下功能：1） 入库管理2） 出库管理3） 库存查询4） 库存修改1.5 可行性分析1）管理可行性超市经理重视信息技术的应用，对信息系统建设大力支持，超市各类基层业务人员对信息化也持积极态度。该超市各类人员大多需要继续充实相关知识，这可以通过系列培训解决。 在信息化过程中，组织的现行管理方式、组织结构、业务流程往往需要改变，但由于该超市规模不是太大，实行相应变革简单易行。2）经济可行性由于超市的计算机、终端POS机、网络设备、打印机的数量和质量都能满足新系统需求，因此硬件上不需要投资。超市的库存管理系统比较简单，开发和维护费用都不高，对这家超市而言，完全可以承受。系统投入运行后，将更方便进行库存管理，更易于查询，能够减轻超市员工的负荷，提高效率，直接和间接带来一定的经济效益。 3）技术可行性超市规模不大，库存管理系统比较简单，开发技术上不存在难题。超市相关部门的员工具备一定计算机应用能力，将来经过培训，会操作使用。4）结论根据以上可行性分析，超市可以立即开始库存管理系统开发。在整个系统开发过程中，需要针对不同人员有的放矢地进行培训。在系统分析过程中，需要进行管理方式变革、组织结构调整、业务流程重组。2现行系统的管理业务2.1 现行系统的组织结构零售业连锁机构的最高管理和决策机构是董事会。董事会分管各超市和配送中心。该超市的组织机构如下图所示。超市经理 库存管理部人力资源部财务部销售部 图1 该超市的组织结构图超市经理：直接对零售业连锁机构董事会负责；全权总管超市各项事务。库存管理部：根据销售部提供的需求信息，与配送中心及时联系，保证库房货源充足；负责商品接收，安排商品存放；对进出库房的商品进行详细登记；保证库存数据完备。销售部：营销策划、市场宣传、导购咨询、促销活动、物品摆放、货架整理、收银结账；及时将销售信息反馈给各部门，保证商品的及时供应更新；处理消费者的各类疑问、投诉；为超市的运作提供实际销售的基础数据。财务部：统计超市所有收支资金流动，包括各种收入、支出、税务、财务结算等；对进出货款实行控制，分析资金走向，为超市发展计划做好准备。人力资源部：超市员工招聘、分配、培训、激励、考勤、业绩考核、薪酬管理。2.2 现行系统的业务流程销售部开发该超市库存管理系统，因此业务流程调查的重点是库存管理部的具体业务，现行系统的库存管理业务流程如下图所示：财务部超市经理检查库存量库存管理部货品需求计划 提款审批进货计划库存管理部接货存储销售部销售图2 现行的库存管理业务流程图销售部在销售商品时发现某种商品不足，根据这种商品的销售量及时制定货品需求计划，提交至库存管理部。库存管理部检查这种商品的存货量，如果存储不足则制定进货计划，提交至超市经理审批。超市经理审批后，通知财务部提款。库存管理部与配送中心联系，然后接收存储商品，并送至销售部进行销售。2.3 现行系统的数据流程对库存管理过程进行数据流程分析，画出库存管理的顶层数据流程图如下： 商品数据 P1库存管理配送中心销售部销售清单 订单 库存信息 送货单 库存数据图3 库存管理的顶层数据流程图 销售部将每日的商品销售量传至库存管理部进行库存管理。库存管理部综合商品需求信息，初步确定需要补充的商品在对现有库存量进行检查后再确定是否进货。若库存充足，则无需进货；若库存不足，则通过一定程序批准补充商品，将订单传送至配送中心。库存管理部接收配送中心送来的货物，进行库存管理，生成库存数据并存储，将现有库存商品信息反馈至销售部。 将图3中库存管理的顶层数据流程图进一步细化后得到如下所示的库存管理第二层数据流程图： 商品数据 商品编号、名称、数量 P1.2检查库存 P1.1补充商品 销售清单 订货细则 订货单 配送中心 补充库存计划销售部 库存充足、发货通知 发货通知批准的补货数据 新库存数据 P1.3库存处理 销售数据 送货单 P1.4 商品信息 库存信息 货物清单提供现有商品信息 库存数据 商品条码数据图4 库存管理的第二层数据流程图销售部提交每日的销售清单，以商品的编号、商品名称、数量核对现有库存（商品数据），根据”订货细则”检查是否需要补充库存。如果库存充足，则可以发出”发货通知”；否则，则需要补充库存商品。根据”库存数据”发出”补充库存计划”，将其数据写入”批准的补货数据”存档；同时向”配送中心”发出”订货单”。配送中心将货物和”送货单”送达后进行”库存处理”，修改”库存数据”，更新库存数据，发出”发货通知”，并将当前的”现有商品数据”告知销售部。3新系统的逻辑方案3.1 新系统的管理方式及组织结构原系统中销售部人员根据货架上商品数量的检查，人工地向库存管理部提供需求计划。库存管理部人员也是通过对存货量人工检查，发现缺货后，再与配送中心联系，这样可能导致顾客等待较长的时间。新系统中处理商品需求信息时，设立库存量底限，商品库存若低于底限值由系统自动提示。系统中新增信息部，信息部除了进行超市商业信息系统的建设、管理、维护，分析商品销售情况，还将就供货商提供的新商品进行市场预测及需求分析，以便合理引进新商品。这样，新系统的组织结构调整如下：超市经理信息部库存管理部人力资源部财务部销售部图5 新系统的组织结构图3.2 新系统的业务流程 新系统的库存管理业务流程也相应增加了信息部的业务环节，如下图所示：销售部财务部超市经理检查库存量库存管理部货品需求计划 提款审批进货计划新产品市场预测及需求分析库存管理部接货存储信息部销售部销售图6 新系统的库存管理业务流程图3.3 新系统的数据流程新系统中增加了信息部，信息部向库存管理部提供市场预测及商品需求信息。库存管理部据此列出新定的商品，再对此进行检查处理，将订单传送至配送中心。库存管理部接收配送中心送来的商品，进行库存处理。库存处理后，生成库存数据并存储，将现行商品库存信息反馈至销售部。对于超市原来已经引进的商品，由计算机控制库存。当库存量下降到系统设定的底限时，系统将自动提示库存管理人员订货。具体处理过程如下：信息部 商品数据 市场预测 商品编号、名称、数