中山大学档案室筹建策.doc

中山大学档案室筹建策划一 项目的背景：中山大学XX 学院是一所国内一流、国际知名的X 学院，它与成立于110多年前的XX 大学有着深厚的历史渊源。然而，作为中大历史最悠久、最独特的学院，它却没有一套完整的档案保管系统，使得许多珍贵的档案资料因保管不善而损害或遗失，如此状况对学院而言无疑是一种莫大的损失和遗憾。如果能建立起学院的档案室，妥善保管学院各个时期、各类档案，对于传承学院历史文化，联络校友感情；对于学院的宣传、指导和规范学院各项工作的开展等，都有着深刻的意义。二项目的实施阶段及主要工作目标通过对贵单位积存档案材料进行观看以及和各位老师沟通，我们对贵单位档案管理现状已经有粗略的了解。我们按照贵单位对建立档案室的要求，大概制定出如下方案，请审阅。整个档案室筹建过程将分为四个阶段进行：第一阶段俗话说的好，万事开头难。要将一个繁杂的档案状态整化为有序的档案体系，是一个集脑力劳动和体力劳动的高强度工作。第一阶段的工作对整个工作的开展非常重要。目标：构建档案管理的框架体系，并制定相应的规章制度，并为后面的三个阶段做好准备。本阶段是整个过程中最重要的阶段，工作成果的好坏直接影响到日后档案工作的可行程度，所以可能耗时较多，但更多的是以框架讨论与构建、规章制度的制定等为主要形式的脑力劳动，工作地点将主要由我们自己安排，我们将尽量在暑假期间完成。初步时间安排：2006年7月102006年9月1日工作的主要内容：1.进一步查看贵单位档案情况，并同学院各个职能部门的老师进行沟通，详细了解所有档案材料的情况。（例如：数量、种类、目前的档案材料的状况，不同档案材料的重要程度）在充分了解档案材料的目前的基本情况的基础上，以方便贵单位工作开展为原则，根据你们要求，对档案进行细化分类，形成档案管理框架体系。形成良好的管理方法与制度，能为日后以后三个阶段的档案整理工作奠定基础。2.搭建档案的管理框架体系（结合学院的实际工作情况和档案管理的专业知识，并综合考虑学院的管理条件，长期，中期，短期发展的目标）3.形成的项目成果有：制定出相关规定、制度，包括：档案收集制度、档案分类办法、档案编号办法、档案整理规则、档案保管期限表、档案移交制度(主要针对离岗或换岗时做好文件档案管理的交接工作) 、档案销毁制度（审批程序，销毁的范围）等。相关费用预算及参照标准：勤工俭学与项目承包对照表标准(每人) 需要时间50天 效果 后期工作 勤工俭学 8元/小时项目承包 10元/小时 50天 一般, 很难建起很难保证连贯性 完整的体系 显著, 将能建成完整的档案管理能保证连贯性, 能体系及相应的规对系统进行完善章制度说明：因为学校勤工俭学任务比较轻，也比较自由，学校劳务报酬标准是8元/小时。而将这项项目包揽下来，任务较重，且要花费更多的脑力劳动，并且这项工作是一项有长远意义的工作, 工作成果能为今后档案工作打好坚实的铺垫，故我们认为劳务报酬应适当高于学校勤工俭学标准，我们初步定为10元/小时，合70元/天/人，3人50天共计：70350=10500元。第一阶段费用预算表：项目劳务费金额(元) 10500凭发票或收据到学院报销（必须写清楚事由、经手人、日期）200-300笔3支、笔记本3本20011000 打印、复印费 通讯费 基本文具 其他 合计与各部门老师沟通、了解情况时间安排表（或根据老师的实际工作做调整，为了不影响整个项目的进程，这个阶段需要在一周内完成）7.10(星期一) 下午：行政、财务7.11(星期二) 下午：教务、技术中心7.13(星期三) 下午：科研、宣传7.14(星期四) 下午：人事、后勤7.15(星期五) 下午：学工、校友第二阶段：（计划人员安排：5人）计划工作时间：2006年9月2007年1月工作的主要内容：1. 对积存实体档案进行有序整理，包括分类、编号、编制文件目录、全引目录、盖归档章、装盒、排序、上架等。2. 以软盘、硬盘等载体保存的电子文件、声像档案等的整理都将包括在该阶段中进行。目标：通过该阶段的工作，可使贵单位实体档案管理工作初成系统，逐步走上正规。工作的地点：XX 学院 （处于档案资料的保密性的要求）*该阶段需要学院购买的物品：钢笔、纸张、橡皮、小刀、订书机、订书针、回形针、大头针、起钉器、夹子、胶布、裁纸机、胶水、标签、归档章、印泥、不同规格的档案盒、装订线、手套等。经费要到时视具体情况(档案数量、工作量、工作进度等) 而定。第三阶段：（计划人员安排：5人）计划工作时间：2007年2月2007年5月工作的地点：XX 学院 （处于档案资料的保密性的要求）主要内容：档案目录、数据录入，档案数字化。此阶段主要借助学院所购买的档案管理软件进行档案的数字化处理，主要工作是档案数据的录入。加上对学院所保留的电子版文档进行统一的归档处理。目标：通过该阶段的工作，可以形成比较完善的档案管理系统，能更好地通过电脑来支持、配合实体档案管理。需要学院购买的相关物品：正版的档案管理软件。经费：视具体进程情况而定。第四阶段：（计划人员安排：3人）计划工作时间：2007年6月2007年7月工作的地点：XX 学院 （处于档案资料的保密性的要求）工作内容：1. 编制档案工作指南，顺利交接档案管理工作。通过前几个阶段的试用，在不断补充和完善原有档案管理系统的基础上，编制出简洁易懂、切实可行的档案工作指南，便于日后新工作人员顺利接手档案管理工作。2. 对各个不同部门的工作人员进行基本的档案管理知识的培训工作。目标：使档案管理制度完全建立，相关人员能够了解相关制度，并严格地按照相关制度进行档案工作。当然，这四个阶段也不能截然分开，各个部分中可能有相互重复的部分，同时在工作不断深入的过程中，为了不断优化系统，也可能会对原有考虑不周之处进行细微修改，加以完善。由于档案工作的特殊性, 我们保证, 我们的工作人员将会恪守档案工作职业道德, 对贵院档案严加保密, 杜绝泄密事件发生。提问人的追问 2010-06-24 10:25要行政部门的做法回答人的补充 2010-06-24 11:22（一）档案工作制度1、档案工作是行政管理工作的一部分，须有一名校领导分管。2、档案人员应及时将上级档案部门的有关指示向分管领导汇报，以便及时了解档案工作动向，领导本校档案工作。3、档案工作由校办公室负责，对各处室的兼职档案员进行业务指导，在档案移交时检验案卷质量。4、遵照“集中统一管理”的原则，本校各类档案应集中存放在校综合档案室，实行统一管理。5、根据国家有关档案管理的规定，结合学校档案工作的实际适用本校实际的保管期限表、归档范围等。6、建立以校各处室兼职档案员为骨干的学校档案工作网络，定期活动。7、编制各种检索工具、参考工具，积极为学校管理提供便利，及时做好登记和统计工作。8、档案人员应加强学习，不断提高思想觉悟和不断更新业务知识，使学校档案工作更趋规范化、科学化。（二）档案工作人员岗位责任制1、档案工作人员必须严格遵守中华人民共和国档案法和中华人员共和国保密法规定的各项条款，依法办事；认真贯彻执行档案工作的各项规章制度。2、指导各部门的立卷人员和专业技术人员按时做好文件材料的收集、立卷归档工作，努力提高案卷质量。3、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况。4、做好档案的利用服务工作，编制多种检索工作和参考资料做到调卷及时迅速、准确无误。5、 做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等安全防护工作，维护国家的档案不受损失。6、刻苦学习档案业务知识，提高业务能力和学术水平，努力实现档案管理科学化、现代化。7、遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密和内容，确保档案机密的安全。（三）档案资料归档制度1、凡是在学校各项活动中形成的具有查阅利用价值的各种文件资料均属归档范围。2、各种资料的形成积累立卷和归档工作是各处室的任务之一，应列入各部门兼职档案员的职责范围，建立岗位责任制，学校档案室做好指导和监督的同时搞好档案集中和统一管理工作。3、各处室在工作中形成的具有保存价值的文件资料，均应整理立卷后归档，由档案室统一管理，不得分散在部门或个人手中。4、每年三月底以前，处室兼职档案员必须将上一年度档案材料按要求整理立卷归入处室档案，并将上一年度档案材料移交档案室。5、凡归档的案卷必须编制归档档号、案卷号、填写案卷目录及卷内文件目录，做好向档案室移交的准备工作。6、部门移交案卷时应经档案室工作人员验收，移交时应履行移交手续，填写移交清册。（四）档案库房管理制度1、努力创造条件实现档案现代化管理，使库房管理更趋科学化。2、库房由档案人员负责管理，并负责每天检查门窗电的开关情况。3、库房必须具备防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护条件，并每月检查一次，发现问题及时处理。4、明确各类档案的界限，实行分类分柜存放保管。5、库房必须具有专用橱柜，并被有必要的安全保护设施，以确保档案的安全。6、非档案室工作人员不得进入库房，查阅档案不得在库房内进行。7、库房内不得堆放其他物品，以保证库房的整洁。（五）档案保密保卫制度1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。2、档案室设专用档案库房，配置专用档案橱柜存放档案。3、档案室内应设置阅览档案室，建立监阅制度，防止失密、泄密。4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理，钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时，必须办理交接手续。5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家，或探亲访友，或出入公共场所。6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料，不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密；不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔，一律按保密纸处理或销毁。7、非档案人员不得进入库房，不得在库房中接待亲友。（六）档案资料借阅制度根据档案法和有关规定，特制定本制度。1、外单位查阅档案，应持单位介绍信，一般应有二人。查阅机、绝密或组织、人事方面的文件，必须是党员。2、查阅各种档案必须在查阅室进行，未经同意，不准私自带走。3、凡查阅利用本单位重要的机密档案或在一定范围内控制使用的档案，应经单位领导同意。4、学校档案严格控制借出，如确因工作需要，应经本单位领导批准，借出时间一般不得超过三天。借阅期间，要确保档案的安全。5、凡摘抄本校档案材料，应写明年代、卷号、张号，并认真校核。出具证明材料，要加盖公章，方能有效。如需要复制，须经经办部门同意。6、利用档案者，必须注意保守机密，不得任意泻漏和向外公布。7、查阅档案, 必需注意保护档案不得在文件材料上圈点。批注、勾画、污损，更不得拆卷抽取；撕毁原件，违者将依据档案法规定追究责任。8、对利用档案产生了明显经济效益和社会效益的典型事例，利用者责任向档案室提供信息反馈。（七）档案销毁制度1、档案销毁必须经校领导和上级主管部门负责人审核同意。2、凡需销毁的档案必须编造清册，并撰写包括：本单位和卷宗的简短历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告。3、销毁档案时必须有两人以上进行监销，在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并需签名盖章以示负责。4、被销毁档案如送造纸厂打浆，必须在监督下进行，打成纸浆后监销人员方可离开。（八）档案保管制度1、档案库房和档案柜、资料架要统一编号，档案、资料要按全宗和分类顺序排列整齐，重点档案和一般档案要分别保管并定期检查，对破损和模糊不清的档案、资料及时修复和复制。2、 认真落实档案库房的八防措施。库房内严禁吸烟和存放易燃品，库房内外放置灭火器材，以应急需；库房门窗要装置防盗设备，及时关开、上锁，钥匙由专人专柜保管，不得随身携带；经常清扫、整理库房内外和橱架内外的清洁卫生；注意观测库房温湿度，尽量控制在规定标准；每年四月份放置一次杀虫剂，并视情况及时采取措施，防止鼠咬虫蛀。3、对档橱、架要经常进行保养，防止锈蚀，保持美观清洁。4、档案人员每年对档案保管情况进行一次全面检查，并作记录。（九）档案统计与汇报制度档案统计，是掌握情况，分析和研究档案工作问题的一种有利工具。加强档案统计工作是提高档案科学管理水平的必要措施和重要标志。为进一步加强档案统计工作，特制度如下统计制度。1、办公室要指定专人兼管档案统计工作；负责全校档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作；负责上级档案部门需要的各种报表的填报工作。2、抓好档案统计的原始记录工作。档案的登记是档案统计的基础，应结合实际，做好各项原始材料的登记，主要包括下述内容：卷内目录、案卷目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益