人事档案管理问题研究.doc

人事档案管理问题研究 导读：自谋职业造成毕业生就业单位的不确定性及变动频繁也给人事档案管理带来了许多困难人档分离现象日趋严重人事制度人事档案管理问题研究 关键词：人事档案人档分离人事制度 一、人事档案管理存在的问题 自谋职业造成毕业生就业单位的不确定性及变动频繁也给人事档案管理带来了许多困难而有些学校或用人单位为了图省事无视档案保密原则让毕业生将档案自揣于身档案乱放、涂改、遗失现象屡见不鲜人事档案摘要是一些领导利用权力谋取私利部分档案管理人员政治觉悟、职业道德水平不高以及管理制度不健全等原因造成的 (一)整理不规范 整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作干部档案整理工作细则要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”“通过整理使每一个档案达到完整、精练、实用”的目的把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提许多单位在这个方面做得非常欠缺材料混杂、散乱甚至根本没有清理有些单位档案虽己立卷成册但没按要求的格式进行分类处理给档案利用带来了诸多不便博士论文人事制度博士论文人事制度 尽管我们对人的评价标准始终是又红又专、德才兼备即从政治和业务两个方面来全面反映一个人的基本情况然而事实上由于受“左”的思想影响我们总是会自觉不自觉地将政治作为唯一的标准来评价人并且将政治思想与品德作风、工作表现分离开来因此是空头政治在重政治轻业务观念的影响下人事档案部门没有严格把属于反映个人政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、实绩贡献等情况的人事档案作为收集归档的范围而是侧重于政治思想表现材 料的收集能反映个人业务能力的活的材料相对较少即使有数量也有限或者补充不及时 (二)人档分离现象日趋严重“无头档案”增多 随着人事制度改革的深化人才流动日趋频繁人档分离现象也日趋增多其中最突出的表现是大量“无头档案”的出现“无头档案”是指查不到当事人下落的人事档案这种档案主要产生于下述情况: 第一、人员主管机关变动与档案的流动未同步进行产生此种情况的原因有二:一是人事管理部门工作制度不健全人员调动长期不通知人事档案管理部门等人事档案管理部门发现时人员已不知去向;二是工作机构或人员大规模急剧变化造成一些人员的去向不明 第二、转递工作不准确在人事档案转递过程中经常出现的问题有: 1、在工作调动时由于社会上不正之风的影响少数人以不正当的渠道进入接收单位手续不规范不是先调档案后调人或调档与调人同步进行而是先调人后调档人调入后转档的事就拖下来了接收单位没有及时索要档案转出单位也未能及时将档案转出;或是先调档后调人但档案转出后调人的事要么遇到人事冻结要么本人又不愿调出仍留原单位工作而转出的档案又未及时索回时间拖久了就造成人与档案的脱节 2、有的人事干部对工作不负责任在档案转递时不按规定的渠道和方式转档而将档案直接转至基层单位甚至交由本人自带因此档案材料的丢失、错递现象时有发生 3、在大中专毕业生毕业时有部分学生在就业方案确定后又重新改派而档案却未能及时改转 4、个别档案管理人员工作不仔细转递时对接收单位名称书写不清楚或书写不准确接收单位在接收时不仔细核对误收误存成了“无头档案” 三、解决对策 “无头档案”的存在给人事档案管理工作带来了极大的麻烦严重影响了人事档案工作的质量因此积极预防和妥善处理“无头档案”显得十分重要 (一)防止“无头档案”产生的措施 为了防止“无头档案”的产生各单位人事档案管理部门必须健全制度堵塞漏洞通常可采取以下措施:人事档案管理部门要与有关人事管理部门建立联系制度及时获得人员工作和职务变动的准确信息包括人员调出的时间、调入单位的名称、主管机关的名称、调动的原因、是否为正式调动等然后及时将档案转入该人员新的主管部门使档案与人员流动同步进行 第一机关人事档案管理工作人员要树立高度的工作责任心充分认识人事档案工作的重要性及时传递认真细致、准确详细地书写转递档案通知单和收文机关名称杜绝误转现象的发生第二建立严格的人事档案收进转出登记制度和定期检查核对制度博士论文人事制度档案的进出登记是档案流转的记录是检查核对和确定档案来龙去脉的依据检查核对制度是验证收进转出档案是否准确无误的手段要认真进行登记定期检查核对就能及时堵死转递和保管工作中的漏洞从而防止“无头档案”的产生具体而言要做到以下几点: (1)在人事调动或职务变动时有关单位应及时将其任免通知告诉人事档案管理部门档案管理部门应密切配合加强联系及时催问或索要档案转递档案时必须按照“干部档案转递通知单”的项目详细填写收到档案的单位经核对无误后立即做好入库登记并在回执上签名盖章回执在一个月内未退回者转出单位应主动催问以防档案丢失 (2)大中专毕业生就业方案确定后毕业生所在学校应及时将档案随同就业名册同时转递到所去单位所在地的县(市)组织人事部门在交接档案时应与就业名册逐一对照登记注册做到有档无人不签收有人无档不分配重新改分或错转的档案要认真核查及时改转 (3)转出或接收的档案必须完整、齐全任何单位和个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案接收人员在验收时如发现材料不齐或丢失要设法查找或索取必要的组织证明博士论文人事制度 (4)档案转递时必须严格密封以机密件通过机要渠道转送或派专人送取并要签字注册严禁公开邮寄或自带以保证档案在转递过程中的绝对安全 (二)对“无头档案”的处理 处置“无头档案”是一项重要而繁琐的工作关系到对人的使用以至人的政治生命问题必须严肃认真谨慎对待其处置的办法是:第一认真鉴别档案材料的保存价值博士论文人事制度机关档案管理工作人员在处置“无头档案”时必须依据有关规定鉴别判定档案材料是否具有保存价值对一般性简历登记表格和作为组织参考性的人事档案可以登记造册报领导批准后销毁对重要的有保存价值的人事档案要继续保存或查清下落转给有关部门 第二仔细分析认真查阅档案人的下落可以通过人事档案的形成部门、当事人原来工作单位、甚至爱人、子女或社会关系等线索进行查询查询时一般由查询机关提供被查人的基本情况让有关单位查复博士论文人事制度 第三经过多方查询确实找不到下落的“无头档案”根据规定可转当事人