外报材料管理办法.doc

外报信息、数据、资料管理办法 为了加强公司对外报送信息、数据、资料的管理，避免给公司造成不必要的损失，特制定本管理办法。1、 适用范围：本办法适用于对外报送的所有信息、数据、资料等。2、 填报流程：（1） 材料准备：1、公司各部门需对外报送信息、数据、资料时，应根据对口职能部门要求，填写外报信息、数据、资料申请表，交公司主管领导审批。2、经公司主管领导批准后，报送部门按规定内容准备好资料后，报分管领导签字审批，核准后，再报公司相关领导签字确认。3、报送部门将报送材料及外报信息、数据、资料申请表提交公司办公室。4、公司办公室在收到报送材料后，在第一时间按照标准公文格式、报送材料的要求，对报送材料的格式、语言叙述等是否达到要求等进行校对。5、办公室校对完毕后，需用印时，交由报送部门按照公司印章管理程序报请公司领导审核签字。6、报送材料除按文件要求准备的份数外，办公室必须保留一份原件。（二）材料报送： 1、报送材料经办人按照文件要求将材料报送相关职能部门业务处时，须按照公司文书管理要求，填写信息、数据、资料(文书)报送件回执单，经材料接收人员签字（如需要，应加盖接收单位印章）后交办公室存档。2、如需报送电子文档，应使用公司网易邮箱，且在发件箱内存档。（3） 材料存档：办公室接到各部门填报的材料原件，连同文件签收回执单一并存档，并登记于外报信息、数据、资料统计月报表。三、附则：1、各部门需要对外报送信息、数据、资料时，必须按照上述程序办理，未经审批不得擅自对外报送材料。2、办公室在收到外报材料时，应及时核实材料，确定是否经公司领导审批同意报送；并与报送部门联系，确认报送的目的、报送限定的时间等信息，以便配合各部门完成报送工作。四、外报材料的考核：1、公司各部门应严格执行本办法的相关条款，同时督促外部单位或个人遵守本办法中的相关条款。如违反本办法及相关规定报送信息、致使公司遭受经济损失的，本公司将依法要求其承担赔偿责任。2、部门或个人如因保密不当致使公司信息泄露的，视其危害程度，按照公司奖惩管理办法之规定对责任人处以2001000元/次/人的经济处罚。3、未经审核擅自外报材料或信息者，一经发现500元/人/次。造成经济损失的依法追究赔偿责任。4、外报材料不留底稿者、未按报送流程造成失误或延误者，对责任人处罚100元/次，造成损失者按重大违规处理，并依法追究赔偿责任。五、本管理办法自下发之日起执行。附件：1、外报资料申报流程图2、外报信息、数据、资料申请表；3、信息、数据、资料（文书)报送件回执单；4、外报信息、数据、资料统计月报表。 二一三年七月十五日攀枝花XXXX有限责任公司外报信息、数据、资料申请表攀XX外报：2013-10-01申请日期： 年 月 日申报部门经办人报送单位及部门材料报送依据文件名称发文单位文件编号收文时间要求报送时间最迟报送时间材料报送类型 文件 表格 E-mail 传真 其它：报送材料内容简述审核意见栏数据提供部门提供内容负责人确认签字日 期办公室人力资源部财务部业务部物业部安全部审计部其他申报部门意见： 日 期：分管副总经理意见： 日 期：财务总监意见： 日 期：分管财务副总经理意见： 日 期：总经理意见： 日 期：备注： 日 期：攀枝花XXXX有限责任公司信息、数据、资料(文书)报送件回 执 单攀XX外报：2013-00-00资料（文书）名称文书编号文书简要内容：收件单位（章）报送单位攀枝花XXXX有限责任公司（章）收 件 人 （签字）报 送 人 （签字）收件时间报送时间制表日期：2013年 月 日.攀XX【2013】第（ ）号.攀枝花XXXX有限责任公司信息、数据、资料(文书)报送件回 执 单攀XX外报：2013-00-00制表日期：2013年 月 日资料（文书）名称文书编号文书简要内容：收件单位（章）报送单位攀枝花XXXX有限责任公司（章）收 件 人 （签字）报 送 人 （签字）收件时间报送时间攀枝花XXXX有限责任公司外报信息、数据、资料统计（）月报表攀XX外报：2013-00-00制表日期： 年 月 日序号外报材料名称材料编号报送单位及部门接收人报送时间经办部门经办人受理情况备注总经理： 副总经理： 财务总监： 核对部门/人： 部门负责人： 制表人：外报资料流程图办公室按外报资料管理办法，申请报送，完善审批手续。各相关责任部门将准备好的资料按要求分类，按任务清单顺利制作目录。办公室按任务划分情况，一个部分下发一份资料准备清单，并明确上报时间。相关责任部门负责人为第一责任人，由其签收任务清单。经审核后统一由办公室装订，再次审核报送。（并填制报送资料清单）办公室汇总各相关责任部门收集、准备的资料，报公司领导审核办公室办公室各