XX集团公司岗位说明书编制培训讲义

XX集团公司岗位说明书编制培训讲义 1、企业所面临的问题 为什么有人工作量很大，做也做不完？ 有些人却整天喝茶看报纸？ 为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果？ 为什么有功劳大家就抢着上，有责任大家就躲着让？ 为什么有些人无所事事，工资奖金却不少拿？ 为什么公司付出了巨大的薪资总额，而员工仍是抱怨工资太低、福利太少？ 思考？ 3. 缺乏工作分析的技术和经验 2. 工作分析没有更新 4. 缺乏 对岗位任职资格的分析和使用 1. 没有工作分析 问题的根源？ 2、 工作分析的定义 什么是工作分析？ 工作分析就是通过对岗位工作内容与员工任职资格等工作要素的研究和分析，可以确定岗位的 使命、任务，以及哪些类型的人适合从事这一工作。 工作分析的直接结果是 岗位说明书 。 所在本部 : 系统集成本部 二级部门 : 技术中心 职位 序列 技术 职务： 工程师 职位名称： 技服工程师 职责范围和工作结果 工作内容 标题 主要工作行为顺序排列 所要达到的结果 责任 衡量标准 1、 实施项目中设备软硬件的安装 、 调试 按照项目实施方案和规范化的技术文档要求 ， 完成较复杂设备软硬件的安装 、 调试 ， 提交相应的工程实施文档 。 独立或 与人合 作 按规范要求完成文档的比例 2、 对用户系统在使用过程中的问题给予解决 解决用户系统使用过程中出现的技术问题 ， 提交技术服务单及其他规定的服务文档 独立 工作量 满意度 知识与能力描述 1、 职业礼仪 l 职业化的衣着 、 举止给客户建立良好的形象 。 l 表现愿意帮助客户的态度 l 能让客户感到友善 、 礼貌和有耐心 l 让客户感到讲信用 、 可信赖和有责任心 2、 客户意识 l 理解助理工程师在客户满意中的作用 l 能对客户的要求做出迅速有效的反应 l 快速 、 礼貌地解决服务中的问题和失误 l 信守对客户的承诺 ， 采取相应的行动以满足客户的需要 l 能让客户积极参与到与他们项目有关的决策中来 干什么活就得考什么指标 在什么岗干什么活 有什么能力，上什么岗 工作分析的表层目标是解决： 3、 岗位说明书对企业的作用 明确的岗位说明书有助于发现岗位职责交叉、空白或者模糊不清的地方 1、 岗位说明书对企业有何帮助 明确的岗位任职资格要求有助于企业的招聘、培训和员工能力的发展 2、 岗位说明书对企业有何帮助 明确的岗位说明书有助于管理人员更好的理解自己的管理职责与权限，从而实行更有效的管理 3、 岗位说明书对企业有何帮助 明确的岗位说明书有助于新员工最快、最全面地熟悉岗位工作，避免岗位职责因人而异的情况出现 4、 岗位说明书对企业有何帮助 4、 岗位说明书在人力资源管理体系中的作用 工作分析在人力资源管理中的地位 工作分析 职责 权限 任职 资格 授权 体系 协作 关系 工作 流程 工作 条件 岗位 使命 绩效 指标 岗位评价 绩效管理 薪酬激励 人力规划 员工培训 招聘录用 职涯规划 岗位说明书 工作分析是人力资源管理的平台，是整个人力资源管理体系搭建的基础 工作分析要素 明确的岗位说明书在企业薪酬管理体系中的作用 1、 岗位说明书在人力资源管理体系中的作用 按岗位付酬 按能力付酬 按贡献付酬 按市场水平付酬 1 2 3 4 明确的岗位说明书与绩效管理的关系 2、 岗位说明书在人力资源管理体系中的作用 管理层 你希望得到什么，你就考核什么，你考核什么，你就得到什么 员工 你做了什么，就考核什么，考核什么，你就会接受什么 明确的岗位说明书与员工招聘的关系 3、 岗位说明书在人力资源管理体系中的作用 岗位说 明书 缺乏岗位说明书 选择的范围太大， 不容易评估 不知道招聘的岗位需要 什么样的人 招聘的失败率高 拥有岗位说明书 招聘标准清晰，成 功率高 招聘人员容易操作 明确的岗位说明书与培训的关系 4、 岗位说明书在人力资源管理体系中的作用 岗位说 明书 缺乏岗位说明书 拥有岗位说明书 新员工困惑较多 新员工经常询问 该做什么 上级指导时间长 新员工工作错误 较多 新员工困惑较少，适 应环境的时间短 新员工询问怎么做， 而不是做什么 上级指导时间短 新员工工作错误较少 培训的规划容易操作 降低员工的焦虑程度 工作分析的结论 美国著名学者怀特先生说：“ 当今企业 管理的大部分工作是建立在工作分析 这个基础之上的。一个企业的工作分 析是否科学合理，是否很好的加以应 用，在很大程度上决定了这个企业的管 理水平。” 工作分析绝对不是： 一次对个人的分析 ! 一次对人员任免、岗位调整、工资异动的分析 ! 一次绩效评估 ! 工作分析中应注意的问题 5、 如何设计适合自己企业的岗位说明书模版 岗位说明书模版设计可以说是体系搭建过程中最关键的工作之一，模版一旦确定，所有的岗位说明书的编制工作就要围绕着模版来进行。模版过于简单，可能导致岗位说明书不能发挥应有的作用，过于复杂，可能给岗位说明书的编制、审核等实施工作带来不可估量的工作量。所以从一定的程度来说，模版的设计成功与否，直接影响到岗位说明书编制工作的成功与失败。 模板一 岗位名称 财务部经理 所属部门 财务部 岗位层级 B 职族类别 管理 岗位编号 AX-FD-001 岗位定员 1人 直接上级 总经理 直接下级 应收管理会计 /主管会计 /分支财务主管 岗位使命 建立科学、有效的财务管理体系，为公司经营决策，经营活动提供科学的财务分析，实现财务资源和财务状况的最优化。 工作任务 职 责 预算管理 负责预算管理建立并完善公司预算管理体系； 负责编制财务预算计划，并监控各部门财务预算的执行和调整况； 负责进行财务决算，及时编制决算报告； 资金管理 负责审核资金使用计划，并根据资金计划执行情况进行平衡； 根据生产经营和对外投资等方面的需要，建立融资渠道，拟定融资计划及方案，保证其合理、经济、可行； 根据融资计划进行融资，保证生产经营的资金供应和资金的良性循环； 成本管理 成本管理财务费用的分析与控制； 标准成本体系和作业成本管理； 成立工作小组负责优化生产实践和成本降低项目； 会计核算 负责现金、存货、固定资产、无形资产等核算的审核； 负责负债、各项费用、成本、收入、权益核算的审核； . 任职资格 基本要求 学历：本科及以上 专业：财会、审计、统计学等相关专业 经验 工作经验： 5年以上 行业经验： 1年以上 职位经验： 3年以上 知识 基本知识 公司文化 3；规章制度 3；工作流程 3；公司产品知识 3；行业基础知识 3 专业知识 财务知识 3； 战略管理知识 3；管理学知识 3；行政管理知识 3；法律知识 3；成本管理知识 技能 基本技能 口头表达能力 3；书面写作能力 3；电脑操作能力 3 专业技能 培养下属能力 3；执行能力 3；沟通能力 3；组织协调能力 3；创新能力 3；计划能力 3；分析判断能力 职业素养 基本素养 团队合作 3；分享精神 3；责任感 3；职业礼仪 3；服务意识 3；客服导向 3；廉洁 3；诚信 3 特殊素养 成就导向 3；职业动机 4；职业形象 3；忠诚度 3；诚实正直 4 职业发展通路（关键岗位设立） 1、可转换岗位： 集团下属其他子公司财务经理 2、可晋升岗位：财务总监 工作环境 所需资源 工作场所：大部分时间在办公室； 环境状况：基本舒适。 电脑、电话、通用办公文具等。 关键业绩指标（ KPI） 满意度（内外部） 财务费用预算超支率 资金计划达成率 财务报表及时率 员工流失率 体系达成率 模板一 模板四 岗位说明书 岗位名称 财务部经理 所属部门 财务部 岗位层级 B 直接上级 财务总监 职族类别 管理类 岗位编号 DL-CW-01 直接下级 管理会计、成本主管、帐务主管、出纳、核算员 岗位使命 依据国家财务与投资法规，结合企业实际，通过建立和推行科学、有效的财务与投融资管理体系，实现公司的财务与投融资状况的最优化。 岗位职责 组织 组织编制公司的年度预算、决算报告计划，并监督预算的实施。 负责组织建立公司财务与投融资管理体系与管理制度。 组织制定公司投、融资计划、中长期资金需求计划。 负责组织产品定价工作。 组织编制公司年、季、月财务分析报告。 制定本部门年、季、月度工作计划，并跟踪监督计划的实施情况。 负责编制部门费用预算。 执行 负责从财务角度对公司经营活动的成果进行分析。 负责监控公司财务预算执行情况。 负责公司财务决算，及时编制决算报表，为预算控制提供依据。 负责协调公司内外部各利益相关者的财务关系。 . 配合 协助财务总监编制公司重大投融资与企业重组等方案。 协助人力资源部进行员工培训等各项人力资源工作。 控制 审核各部门的财务预算。 审核公司财务报告，保证其真实、准确、完整、及时。 审核公司的投融资预算、计划及方案。 . 改进 定期结合工作目标与计划的达成情况对公司财务预算体系、财务核算体系、财务监控体系进行分析，编写分析报告。 模板二 模板三 岗位名称 采购经理 所属部门 采购部 岗位层级 B 职族类别 管理 岗位编号 AX-PC-001 岗位定员 1 直接上级 总经理 直接下级 采购员 /文员 使命与职责 l建立良好的供应商网络，优化对外采购原料的质量、及时性和供应商的服务质量 l利用规模优势，获得最佳对外采购价格 领导的关键流程 BSC纬度 工作任务 业绩指标 工作输出岗位 财务角度 l调查、分析和评估市场，确定科学的采购计划和采购时机，降低材料库存成本 l负责对外采购原料供应商的筛选和采购策略，组织进行价格和供货协议的谈判，确保获得最佳对外采购成本 l负责合理、科学控制部门预算，取得较好的投入产出比 l采购成本降低率 l采购员 l公司高管 顾客角度 l协调各部门关系，维护市场、销售和储运等相关部门的良好沟通，提高采购服务的效率和质量 l管理采购员以确定采购的产品符合客户的需要，督促及时供货，满足内外客户需要 l维护与主要供应商关系，形成良好合作关系 l采购及时率 l采购批次合格率 l采购服务的满意度 l供应商满意度 l公司高管 l公司员工 l外部客户 内部视角 l改进采购的工作流程和标准，精简流通环节，减少库存的单位保存时间和额外支出的发生，提高存货周转速度 l负责并组织采购不合格品的处置 l负责组织制定和完善采购管理制度并督促实施 l负责部门员工的工作计划、报告、报表、总结、申请等的审核、审批和指导 l平均采购周期 l存货周转天数 l采购不合格品处置及时率 l总经理 l各部门经理 l本部门员工 学习成长 l负责部门组织机构、职能和岗位职责的不断完善 l负责部门员工的入职面试和试用期评估 l负责部门员工的绩效考核与薪酬的二次分配工作 l组织开展各种员工沟通和激励关怀活动，推进企业文化建设 l负责部门员工的任免、岗位调配、薪酬、奖惩的建议 l指导采购人员的工作，在相关人员中普及原材料知识和采购技巧 l采购人员的培养 l核心员工流失率 l公司高管 l人力资源部经理 l公司员工 返回 任职资格 基本要求 学历：大专或本科。 专业：财务管理；工业会计；审计。 特殊要求：会计证。 经验 工作经验： 5 8年。 行业经验： 3 5年。 岗位经验： 3 5年。 知识 基本知识 公司文化 3；规章制度 3；工作流程 3；公司产品知识 3；行业基础知识 2。 专业知识 财务知识 4；成本管理知识 4；投资知识 3；统计学知识 2；战略知识 2；人力资源资源 1；行政管理知识 1；档案管理知识 1。 技能 基本技能 口头表达能力 3；书面写作能力 3；电脑操作能力 2。 专业技能 团队领导能力 3；培养下属能力 3；督导控制能力 3；组织协调能力 3；计划能力 3；分析判断能力 3；执行能力 3。 潜在技能 学习能力 3；人际理解能力 2；抗压能力 2；应变能力 2。 职业素养 基本素养 敬业精神；团队合作；分享精神；责任感；服务意识；廉洁；诚信；保密意识。 特殊素养 职业动机；忠诚度；全局意识。 岗位关键绩效领域及指标 岗位关键绩效领域（ KRA） 岗位关键绩效指标（ KPI） 成本控制 财务费用预算超支率 财务控制 财务报表及时率、核算及时完成率、统计数据及时率、财务分析的有效性评价、财务数据提供的差错次数 应收帐款管理 应收帐款回收率 模板三 部门一级职能 部门二级职能 部门三级职能 岗位职责 岗位 1 岗位 2 岗位 3 岗位 4 岗位 5 1.0财务管理 1.1 1.2 权限分工项：提案（报告报表类）、负责（执行事务类）、审核（权限）、审批（权限）、申请（发起）、提出（发起） 模板四 思考 ？ 为什么不同的企业使用的模版是不 同的？ 工作分析 岗位基本信息 岗位工作职责 员工任职资格 职位转化关系 考核指标 工作环境 工作关系 汇报关系 权限 岗位说明书模版的选择应该体现：系统思考，按需设计 核心分析要素 选择分析要素 4、进行 工作分析的方法 4 2 工作分析的几种方法 3 1 使用处统一的问卷 由实际承担工作的人员主管填写 可以在较短的时间内收集到大量的信息 调查问卷法 分析人员可通过实地的观察或亲身经历的方式获得第一手的资料 使 信息更加准确。 由任职人员自己记录下每天活动的内容 可 作为工作分析的原始资料 工作量比较大 分析人员在得到书面信息后需要加以确认 工作信息不精确 工作日记法 面谈（电话）法 观察法 4、 工作分析的步骤 组织梳理 成立工作分析 小组 岗位基本信 息分析 岗位使命及 工作职责分 析 任职资格 分析 岗位说明 书维护 界定管理边界 明确责任分工 了解岗位基本信息 梳理使命及职责 达到人岗匹配 动态管理说明书 工作分析的流程 组织梳理 成立工作分析 小组 岗位基本信 息分析 岗位使命及 工作职责分 析 任职资格 分析 岗位说明 书维护 工作分析 第一步 梳理部门职能 本部门与其他部门之间是否有职能重叠和交叉的地方 部门职能是否需要增加或者剥离 梳理岗位职责 部门现有岗位工作量是否饱和 部门的所有工作是否都有相应的岗位进行负责 岗位是否需要合并 中华商务部门职能疏理盘点表 序号 职责交叉部门 工作板块 职责重叠交叉具体事项 建议职责划归部门 事由 备注 1 行政部技术 财务部 资产管理 非生产类资产采购 数据移交 日常管理 造册 待定 2 技术部行政公共关系部 资产管理 中小型基建项目 物业管理 待定 3 技术部行政公共关系部 资产管理 公共基础设施的维修 待定 4 技术部制作部 资产管理 危险品仓管理 (液化石油气的接收 ) 仓管科 5 行政公共关系部各部 工业安全管理职 能 消防 危险品仓 工伤管理 待定 主体 职责 阶段 人事部门 工作分析培训 组织与指导工作分析培训 沟通与确认 始终 管理层 落实与监督本部门岗位信息调查工作 初期 协助 HR部门完善本部门岗位说明书的编写工作（部门经理） 中期 协助 HR部门完善管辖范围内所有的岗位说明书的编制工作（高层管理人员） 后期 员工代表 核对、整理、完善本部门岗位信息的调查工作 初步整理本部门岗位说明书 配合 HR部门的有关要求 初期 岗位代表 提供本岗位说要求的信息 初期 组织梳理 成立工作分析 小组 岗位基本信 息分析 岗位使命及 工作职责分 析 任职资格 分析 岗位说明 书维护 工作分析 第二步 工作分析 第三步 组织梳理 成立工作分析 小组 岗位基本信 息分析 岗位使命及 工作职责分 析 任职资格 分析 岗位说明 书维护 A有限公司 岗位说明书 岗位名称 应收会计 所属部门 财务部 岗位编号 CW009 直接上级 主管会计 下级岗位 名称 下级人数 4 岗位名称要统一、要简洁、要清晰、要规范，同时一个企业不要有太多称呼，避免歧异和混乱。 工作分析 第四步 岗位使命分析 组织梳理 成立工作分析 小组 岗位基本信 息分析 岗位使命及 工作职责分 析 任职资格 分析 岗位说明 书维护 编写部门岗位使命的意义 可以一下子让我们抓住部门、岗位的特点，把握部门、岗位的特色。 可以使新上岗员工清楚的了解部门的主要工作重心和岗位的主要职责。 可以在招聘的过程中用此信息向应聘者展示工作的概况。 工作分析 第四步 岗位使命分析 组织梳理 成立工作分析 小组 岗位基本信 息分析 岗位使命及 工作职责分 析 任职资格 分析 岗位说明 书维护 什么是部门岗位使命 什么是使命？使命就是最高追求目标。 准确地说明该部门岗位存在的意义及它对整个企业成功的独特贡献。 概况的讲就是完成若干项工作后，所能体现出的一个最终结果。 部门岗位使命从那些角度去考虑 这个部门职位为什么而设置？不设置行不行？如果不行会产生那些不良后果？ 部门职位存在的价值是什么？主要的贡献是什么？为了实现什么目标？ 市场占有率、利润、销售额、数量、质量、服务 组织、负责、完成、指导、推荐、计划、操作活动 (动词行为活动 ) 做什么 做的结果 部门岗位使命 工作分析 第四步 岗位使命分析 组织梳理 成立工作分析 小组 岗位基本信 息分析 岗位使命及 工作职责分 析 任职资格 分析 岗位说明 书维护 为什么要加动词？ 对同一项 A工作在不同层次的岗位承担的不同的权限 (责任 )： 部门经理 ：策划 、 指导 A项工作； 主管 ：组织实施 A项工作； 主办 ：协助组织并实施 A项工作； 文员 ：协助实施 ， 进行相关信息收集及资料准备 。 选择恰当的动词，准确地描述权限范围 (举例 ) 职位使命 编写说明 使命 ：（例：营销总监） 结果 完成销售额、实现利润及获得高的市场占有率， 做什么 制定 营销策略， 建立和完善销售渠道 使 命 负责 制定营销策略，建立和完善销售渠道管理，完成公司下达的销售计划、利润目标并获得高的市场占有率。 职位使命 撰写说明 写好部门使命必须： 1、对部门职能、岗位职责有非常充分的了解和认识。 2、用简单的话语对部门 /岗位使命进行高度概况、提炼的能力。 课堂练习 l 请大家编制所在部门的使命 一级职能 二级职能 三级职能 部 门 职 能 由上到下逐级分解 部 门 职 能 由下到上逐级支撑 一级职能是部门应该承担的核心职能，通常只用一句话来进行概况。 一级职能一般不超过 5项。 二级职能是完成一级职能所需要做的最重要的几项工作。 三级职能是为了完成二级职能，所要