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企业收发文管理制度 第一部分 发文管理 发文管理包括文件从拟订到签发、注发，送出的整个过程，全过程包括草拟、拟稿、校核、呈批、签发、注发、缮印、署印、装封、登记分发几项工作程序。一、 草拟企业领导者在企业的管理过程中，遇以下情况可能会发出文件：第一， 向上级主管部门汇报情况或提出请示。第二， 对所属企业或所属其他单位下达指示、规定、通知。第三， 向本企业各部门、子公司、职工发出各种通知、公告、简报等。第四， 与其他企业发生业务性来往所需的答复、签约等。企业领导者草拟文件，从而表达在上述情况中所要表示的意见和意图。二、 拟稿 在领导对文件草拟后，由秘书人员对文件进行拟稿，也可由具体业务部门拟稿。拟稿者根据领导的草拟稿，领会领导的意图和发文要求，选择一定的文种，在领导的指导和主持下进行起草工作。在草拟和拟稿工作中要求：第一， 客观、全面的反映实际情况，符合党和国家的路线、方针、政策及法律、法令等。第二， 准确、完整地体现领导机关意图 。第三， 重点突出，观点鲜明，表达准确。第四， 合理使用文种，请示问题坚持“一文一事”。三、 核稿 文件草稿拟好以后，人事行政部有关秘书人员履行签收手续，从拟稿人手中交接文件草稿，对文稿进行校核，校核无误后送主管领导人审批。文稿如需作较大修改，要与原起草部门协商或请其修改；如文稿已经被领导审批过，修改后需经原定审批领导人复审。核稿目的在于保证文件的质量。对核稿的要求是：第一， 检查来文部门领导签署。人事行政部应该要求，领导批示、代领导机关拟稿和请求批转的文件，都应有部门主要负责人亲笔签署方可转呈。不全要求者，应退回来文部门补办，如另行抄写的，送稿时需附函说明，以免问题发生。第二， 检查是否符合党和国家的方针、政策及有关法律。确保文件与党和国家的政策、法律无冲突，有冲突时不能呈批。第三， 检查文件的内容、提出的措施是否属实。第四， 检查文件涉及的部门是否经过协调。报文部门应与有关部门进行协调，并取得一致意见后再呈批。第五， 检查文字是否准确，语法是否规范，是否准确反映领导者的意见。第六， 检查文件格式是否符合要求。文种要适当，标题要准确，并且由领导合理标注秘密等级、缓急时限、发布范围等。第七， 检查审批会签手续是否符合规定。四、 呈批和签发 文稿通过核稿并证明无误后，即可送往企业主管领导人审批和签发。文件未经负责人签发无效。对于企业来说，涉及企业整体事务或冠以企业名义的文件必须由企业的主要负责人签发。但如果分管领导人认为该项文件责任重大，自己难以负起责任则经其签署意见后，送往企业主要领导人签发。 经会议通过的文件，经企业领导人授权，文件可由被授权人签发，一般是由办公室主任签发。 联合行文，需由所有联署部门主管负责人签发。 签发人对文件负有完全责任，签发时应严肃行使职权，在文字上、思想上要认真审阅，以防问题发生。 签发内容有送发单位、阅读级限、缓急程度和密级程度等，这些都应在文中交待或另行注明。五、 注发文稿经过签发，正式文件已经形成，进入发文的注发阶段，注发即批注发文。第一， 文件注发之前要先登记，即填写发文登记薄，发文登记薄的项目主要有编号成文日期，送发范围、文件名称、文种、密级、份数、附件、签发人、发出日期等。编号原则： 一、统一编号。企业发出的文件，不论其内容、文种、都登记在一个本子上，统一编号。因此一本登记薄上有各种各样的文件，通知决定，决议都登记在同一本上。 二、按年编号，以年为单位。按文件顺序编到底，例如“发1995号”。第二， 注发工作的任务在于确定文件的印刷方法、发送范围、密级程度、阅读级限等，注发的依据是企业领导的批示精神、文件意图等。注发工作应非常认真谨慎，特别是当领导在文件中，并未对这些项目作具体批示时，注发人员应根据文件的内容或领导同志以往的精神和有关的规定作标准，谨慎处理，或请示领导，得到指示后再处理。注发的关键在于看懂文件，分析文件。六、 缮印 文件只有制成正规文本，才能送发。经注发之后，文件就可以印制了。根据所需文件份数的多寡，可采用铅印、打印、复写等方法。 印制后，必须对文件进行校对以保证无错漏发生，如发现原稿有错漏，应及时请示企业主管领导人。七、 署印 文件需要加盖印章后才能发送，印章是企业发文有效的凭证。盖章由印章保管人负责执行，文件用章以领导人签发时的签名为盖章依据，所盖的印章应清晰、端正。八、装封、分发和递送第一， 核送装订好的文件分额后，分别装入信封，写好收文单位，并按需要加盖密级、急件、挂号、等印章。第二， 发出文件之前必须填写发文登记表，其登记项目有分发日期，发文号、总份数、收文单位、份数、签发人等。文件的交接时，双方应根据发文登记表查清文件，并由外发人员签名。第三， 发文和递送的方式很多，不同的文件应采取不同的方法。 凡是有“秘密”字样的文件邮寄需走机要件。机要件封口常用印封和纸封，信封接订处印上密封标记。机要件邮寄要在信封里装发文通知单和收文回执。发文通知单用以告知收文单位文件的文号、份数，以供核实，收件人收到文件并核实后在发文回执上填好各项目并签名、盖章，然后寄回发文单位，作为文件已收到的凭证。第二部分 收文管理公司的收文管理制度主要是指对与本公司经营活动相关的文件、电报、信函、刊物等其他文字材料进入公司的程序化管理而制订的制度。公司应有负责收文的秘书人员，它的主要程序是：签收、登记、阅读批文、清办、催办、办复，整个过程非常繁琐，工作量也大，秘书人员必须非常细致。一 、来件的签收1、机要件、挂号件的签收。机要件、挂号件及其他类型的重要函件，是由专人递送的，签收这种信件应把住检查包装、验明户址、清点件数三点。查看包装。在签收机要件和挂号件时，首先对其进行外部检查，包括对信封、信套，各方面的检查。看外面的文字、印章与发文薄或回执单是否相符，有无问题；检看来件封口有无破损或拆封，如果发现有问题，要当即向递送人讲明，查询破损原因，并要求其证明来信交付时已被拆封或破损；对于机要件的签收应更加严格，如果发现骑封章不完整或密封签有破损，应该拒绝签收，或者由双方签字证明包装有何破损，签收人先收下来件，再进行追查处理。验明机要件外部包装是否完整是签收当中很重要的一步，签收者绝不可忽视。只有这样，一旦发现问题时，就能明确责任，能防止对本公司造成意外损失。验明户址。首先查看邮件信封上写的收文单位或姓名。如果发现错误便可及时纠正。其次查看收件地址，看是否与本单位相符。只有两者都相符时才可签收，如果不符，应该弄清楚确是指本公司时才可签收。清点件数。机要文件的送文薄和回执单上都写有文件数，签收前应查明实收件数与写明的件数相符。如有不符应拒签文件等纠正错误后再签收。来件签收之后由公司文书处理人员对其作内部检查：首先，找出发文通知单核实收到的文件，检查文件名称和文件号是否都相符，不符的应函告发文单位问清情况，及时处理。其次，拆封后如发现是绝密文件，签收、登记后应搞好保密工作，严格按照公司的保密制度办事。再次，发现手续不全的公文应通知发文单位，以采取补救措施。最后，核实公文的文件、份数。2、收文。指查看收文单位是否本公司。装封。查看文件是否用信封装好，特别是在签收机要件时，应仔细查看包装是否符合要求，不符合的不能签收。文件装 在信封里应用粘合剂封口，不能敞口或部分敞口，也不能用订书器封口。签收者还应防止文件丢失。文号。机要文件除写明收文单位外还有编号，签发时应该对发文薄上登记手续，收件的编号是否相符，如有差错，须弄清情况后方可签收。3、直送件的签收。一、检查文件外表，看有无破损。二、检查文件有无误送，本公司是否在传阅范围之内。三、检查传阅单中各领导批示字迹是否清晰，难以辨认的字向送件人询问或代请送件人打听，并回头相告。四、如本单位阅文人外出，请送件人先送交其他单位领导人传阅。五、不可盲目签收或因人情而签收。六、弄清文件阅办情况，看文件是否由本单位办理，弄清办理时间及办理要求。二、来件的登记登记来件的目的在于便于日后查找利用。文秘人员签收来件以后，都必须对其进行登记，把来件的内容、来件单位和文件去向作清楚的记录。 登记范围的选择。一般的说法，公司收的文件、内部资料以及挂号信件等都应登记，一些带广告性质的信函以及不具文件性质的电报、报刊等也不必记录。 登记方式的选择。兼用薄式就是在收文薄上登记，即先把文件进行分类，然后登记在各文件登记薄上。 登记时的文件分类。文件分类的目的在于文件查找、核对，因此不宜过细也不宜过粗。 文件登记的内容。文件登记内容的繁简根据公司的需要而设立。 收文登记的注意事项：一是字迹清晰工整，不得潦草、涂改；二是对密件、挂号信和一般件分开登记，以利管理；三是急件随到随登，并及时分送，不得延误；四是收文薄的序号不得有空号或重号；五是数份同一文件，应每一份注明第几件，在收文登记的同时，在文件右上角加盖本公司的收文专用章。 收文室的收文登记。一般有：顺序号；收文日期；来文单位；文件种类；收件人；签收人；签收；备注。三、阅文收发人签收后拆封，点清文件份数，填好收文登记表，然后送交批文同志阅批。电报则由批文同志直接签收。批文通常由公司办公室处理。弄清文件的内容是什么，并拟办理意见。四、批文文件在阅读之后，就可进行批文。重要的电文。重要的电文，应该由公司的领导阅批，一般性文件由办公室文书人员批。通常批办工作由公司的办公室主任负责。交给各秘书人员处理，秘书人员在工作遇到疑难不能解决时，应向办公室主任或其他公司领导人请示，不能主观臆断地进行批文工作。五、请办请办指文件经公司领导批示后，指定收文的办理单位。请定办理的依据是：第一， 来件提出了办理问题的要求。第二， 所需要办的事情确实是请定拟办部门业务分内的。第三， 若所要办理的事情比较重大，主管业务部门办不了，可请公司有关领导拟办。指定办理部门的要求：注明批示人，批示人通常是公司的领导或某方面工作的负责人。注明具体承办单位，提出承办要求，如需协商办理的，指明主办单位。注明文件的分发范围、时间、步骤、形式等。六、承办承办部门收到文件后，应仔细阅读文件、搞清所要办理的事情，领会领导的意思和要求，着手办理事务。如果发现所要办的事情不是