如何组织高效会议ppt课件.ppt

如何组织高效会议 1 如何组织高效会议 会议效率不高的原因及建议方案会议效率不高的原因会前 会中 会后角色如何高效开会会议组织者 会议主持 参会人 会议记录案例 2 会议效率不高的原因 会前 欠缺会议目标或目标不明确是否需要开会解决 只在必要时召开会议欠缺议程或议程不明确未提前设定会议主持或会议主持选择不当参会人选择不当与会者无准备而来未明确会议终止时间或每一议案时间分配不当会议总是不能准时开始无达成共识的会议纪律会议时间不当开会通知时间不当 太早通知或太晚通知开会 开会通知内容欠周详会议地点不当会议场地设备欠佳会议太多 参会者感到厌烦向来开会较少 每次会议议案堆积过多 3 会议效率不高的原因 会中 讨论未按照议程来进行讨论发散 且开始讨论未经准备的议题参会者发言跑题犹豫不决信息不充分 却贸然决策少数人垄断会议参会者未充分发言参会者不标明真正感受和意见参会者之间争论参会者与会议主持争论参会者注意力不集中会议主持未能总结会议成果未能遵守对事不对人 进行人身攻击无休息时间经常被外界打扰视听器材发生故障会议超出预定时间 4 会议效率不高的原因 会后 无会议记录或记录不详细记录与实际讨论不符无对决议事项的跟踪不能对会议成败得失进行检讨 5 会议效率不高的原因 按角色 会议组织者 会议主持 参会人 6 发现问题等于解决了问题的一半 7 如何高效开会 会议组织者 明确会议目的想明白要解决的问题 通过会议要产出什么内容所有问题的源头 决定了是否要开会 谁参加 谁主持 准备材料 什么时间开 Smart原则明确几个角色会议主持 需要会前明确主持人 选择对这个问题最了解的人参会人 提供必要信息的人 决策的关键性人物 按影响力和消极划分四个象限 提前收集建议 以便做更充分的准备会议记录 客观做好记录 不明确的问题一定要会上确认 特别是由谁来负责的问题和时间截点会议人数 解决问题型调查问题型工作汇报动员会信息发布会决策会 少于10人少于30人越多越好无限制最好限制7人以内 且是奇数少于5人 8 如何高效开会 会议组织者 明确会议目的想明白要解决的问题 通过会议要产出什么内容所有问题的源头 决定了是否要开会 谁参加 谁主持 准备材料 什么时间开 Smart原则明确几个角色会议主持 需要会前明确主持人 选择对这个问题最了解的人参会人 提供必要信息的人 决策的关键性人物 按影响力和消极划分四个象限 提前收集建议 以便做更充分的准备会议记录 客观做好记录 不明确的问题一定要会上确认 特别是由谁来负责的问题和时间截点会议人数 解决问题型调查问题型工作汇报动员会信息发布会决策会 少于10人少于30人越多越好无限制最好限制7人以内 且是奇数少于5人 9 如何高效开会 会议组织者 只在必要时召集开会成本 时间成本 机会成本 金钱成本是否有更高效的解决方案 邮件 大象 电话会议 如果你是唯一做决策的人 明确会议议题拆分问题和讨论步骤 准备充分 合理预估时间会议时间 地点Eg 合适的时间Eg 封闭式会议地点 不被打扰 工作回顾不要在 上海厅 10 合适的时间 上午10 12点和下午2 4点是比较适合开会的时段 上午8 9点之间 上午9 10点之间 上午10 12点或下午2 4点之间 下午4 6点之间 11 会议准备工作核对单1 了解会议的目的3 确定会议的形式5 决定会议的时间7 决定会议的地点9 确定出席人员11 是否准备会议名签13 是否安排与会者住宿15 确定视听教材17 准备会场周边位置图19 确定自己人的相关资料 2 是否一定要开会4 安排会议的议程6 确定会议的主持人8 研究会场如何布置10 安排出席者座位12 是否安排交通工具14 是否发出了会议通知16 确定辅助教材18 是否要求与会者准备资料20 是否安排会后娱乐项目并做好事先通知 12 如何高效开会 会议主持 主持人的守则与责任按照议程进行 勇于挑战权威营造和谐气氛正确讨论总结内容引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人减少与议题无关的争辩和讨论保证中立态度 13 如何高效开会 会议主持 主持人的失败表现听完陈述后 就没词了向双方之一表示赞同认为双方都有错误 指出两者各自存在的问题引导双方攻击你建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议换话题当双方争执时 表达不愉快的情绪 14 如何高效开会 会议主持 主持人沟通技巧 沟通漏斗 沟通金三角 换位思考 15 如何高效开会 会议主持 主持人倾听技巧倾听的误区 别人讲话时 你在想自己的事情边听边与自己的不同观点对照经常打断别人的谈话忽略过程只要结果仅听自己想听或愿意听的东西精力不集中 容易被其他东西干扰四种群体决策共识决策 权威决策 少数服从多数决策 无异议