郑州市失业保险业务材料整理规则.doc

附件2郑州市失业保险业务材料整理规则1. 范围本规则规定了失业保险业务材料的整理原则和方法。本规则适用于郑州市各级失业保险经办机构。2. 定义2.1 失业保险业务材料各级失业保险经办机构在办理业务过程中形成的、已办理完毕的业务资料，应作为档案保存的各种载体的文件、业务材料。2.2 失业保险文件、业务材料的整理将失业保险文件、业务材料按照一定的原则和方法进行分类、组卷、排列、装订、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。失业保险文件、业务材料的整理要做到分类清楚、组卷合理、排列有序，案卷文件目录填写清楚、准确无误，符合规范。3. 失业保险文件、业务材料整理原则失业保险文件、业务材料的整理，应当遵循失业保险业务经办的规律和特点，即失业保险业务工作流程，以方便文件材料整理和检索利用为原则。4. 失业保险文件、业务材料（纸质）的整理4.1 失业保险档案的分类根据郑州市失业保险工作实际，全市失业保险经办机构除市本级外，有六个县（市）七个区，即（用代字表示，即单位名称的前两位字母缩写为代字）巩义市（GY）、新密市（XM）、荥阳市（XY）、新郑市（XZ）、登封市（DF）、中牟县（ZM）、金水区（JS）、中原区（ZY）、二七区（EQ）、管城区（GC）、惠济区（HJ）、上街区（SJ）、高新区（GX）；将失业保险业务档案分为十一大类，即（用代字表示，也就是业务类型名称的字母缩写）失业保险登记管理类（DJ）、失业保险费征收类（ZS）、缴费记录类（JF）、待遇审核与支付类（DY）、失业保险稽核监管类（JH）、档案管理类（DG）、优惠政策类（YH）、服务协议类（XY）、基金管理类（JJ）、统计报表类（TJ）、电子文件类（DZ）。4.2 失业保险档案的整理4.2.1 失业保险登记管理类、失业保险费征收管理类、缴费记录类、待遇审核与支付类、失业保险稽核监管类、档案管理类、优惠政策类。根据业务环节，按业务将形成的文件材料分成若干类别进行整理，即按问题分类整理法。4.2.1.1 按问题分类整理法按问题分类：失业保险登记管理类包括参保登记、变更登记、注销登记；失业保险费征收管理类包括年度审核、缴费申报及缴费核定管理、日常缴费申报管理、费用征收、费用退款、费用补缴、费用缓缴、改制（破产）企业缴费情况核定；缴费记录类包括建立记录（电子数据）、参保单位转出记录、参保人员转出记录、参保单位转入记录、参保人员转入记录、停保记录、续保记录；待遇审核与支付类包括失业人员登记备案、失业登记与待遇审核、失业人员签字申领、失业保险金委托代领、失业保险金补发、失业人员再就业一次性领取、失业人员续领、住院补助、丧葬补助和抚恤金支付、生育补助、刑满、释放人员领取剩余失业保险金审批、失业人员退休代办、失业人员失业保险关系转入、失业人员失业保险关系转出、职前培训、职业技能培训补贴、用人单位招用失业人员职业培训补贴、失业人员自选职业培训补贴、职业介绍补贴；失业保险稽核监管类包括失业保险稽核、失业保险经办机构内部控制；档案管理类包括失业人员再就业转移、失业人员借档登记、失业人员死亡登记、档案移交；优惠政策类包括困难企业认定及社会保险补贴、岗位补贴申领、国有大中型企业申请内部转岗培训补贴、国有改制企业申请内部转岗培训补贴；服务协议管理类包括与基金收付款协议银行签订的协议书、考核材料、终止协议材料，网络通信运营商签订的协议书、考核材料、终止协议材料，失业人员职业技能培训的协议书、考核材料、终止协议材料。 以待遇审核与支付类业务资料为例：整理时，先将业务资料按资料形成时间的先后顺序排列，分别装订成一卷或若干卷（一卷厚度约100页左右），档号编制可采取：经办机构名称代字+类别代字+年度+业务编号+流水号的方式。各失业保险经办机构都以自己单位名称的字母缩写为代字，如：DFDY201111(登封失业所，待遇审核与支付类，2011年，失业人员登记备案材料，第一卷)，其它管理类档案的整理及档号的编制以此类推。4.2.1.2 编制卷内文件目录4.2.1.2.1 编写卷内页号先将卷内文件按时间先后顺序排列，然后用阿拉伯数字统一在有文字的每页文件正面的右上角，背面的左上角编写页号，无字不编号。单面印刷的为一页，编一个号；双面印刷的为两页，编两个号。4.2.1.2.2 填写卷内目录按要求将失业保险档案卷内目录项目依次填写清楚,填写方法见图1（卷内目录式样）。注意，页数只填写每件文件材料的首页号码，最后一件文件、业务材料要填写起止页号。见图14.2.1.3 案卷装订先将失业保险档案卷内目录放在排列好的卷内文件前面，然后再将案卷封面（见图2）和卷内备考表（见图3）分别放在案卷的最上面和最下面，最后采用三孔一线法装订。4.2.1.4 填写案卷封面按项目要求将案卷封面依次填写清楚。填写方法见图2（案卷封面式样）4.2.1.5 填写备考表按项目要求将卷内备考表依次填写清楚。填写方法见图3（卷内备考表式样）立卷人：由立卷人签名，以示负责。检查人：由负责检查档案质量的人员签名。卷内情况说明：填写资料整理过程中需要说明的情况和问题。立卷时间：档案整理完毕的时间。如2011.02.144.2.1.6 填写案卷目录按要求，将失业保险档案案卷目录项目依次填写清楚。填写方法见图4（案卷目录式样）馆编案卷号：各业务科室可不填写，档案转入档案室后，由档案室负责填写。室编案卷号：即整理档案时编写的归档号。案卷题名：即案卷标题（名称），案卷题名应简明准确地揭示卷内文件材料的内容。起止年月：即填写本卷卷内最早的一件文件时间和最晚的一件文件时间。件数：本卷卷内文件有几件就填写几。页数：本卷卷内文件的总页数。4.2.1.7 装订案卷文件目录以待遇审核与支付类失业人员登记备案业务材料为例，将本年度所有待遇审核与支付类失业人员登记备案业务材料的案卷文件目录按照失业保险档案案卷目录、失业保险档案卷内目录的顺序排列，然后在最前面加一个目录封面，并采用左侧三孔一线法装订。见图5（目录封面式样）4.2.1.8 填写案卷文件目录封面按项目要求，将失业保险档案案卷文件目录各项依次填写清楚。填写方法见图5（目录封面式样）4.2.1.9 填写档案盒封面档案盒封面应填写全宗名称，即单位的全称或规范简称。见图6（档案盒封面式样）4.2.1.10 填写档案盒盒脊档案盒盒脊项目设有：全宗名称、年度、保管期限、类别、题名、档号、和盒号。填写方法见图7（档案盒盒脊式样）全宗名称：单位的全称或规范简称。年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2011。保管期限：文件保管期限的简称，如10年。类别：按档案的分类填写类别，如优惠政策类。题名：案卷题名就是案卷标题。按照组卷时拟定的案卷题名书写。档号：组卷时编制的归档号。以待遇审核与支付类为例，一个档案盒内装有三卷档案。填写方法如下：DFDY201011至DFDY201013盒号：将不同保管期限的档案分别装入相应的盒内，根据保管期限的不同分别编写盒号。4.2.2 基金管理类文件材料参照会计档案管理办法进行整理。4.2.3 统计管理类（各种数据、分析报告、月/季报表、汇总材料）参照文书档案进行整理；各项基金年度预决算表参照会计档案管理办法进行整理。4.2.4 电子文件的整理失业保险电子档案应于每年年底形成本年度参保单位、参保个人、缴费、支付、变更、清算等业务数据文件，刻录到光盘上，按照郑州市电子文件归档与管理规范（试行）进行归档整理。附录：目录、封面、备考表图示及填写式样图1：卷内目录式样失业保险档案卷内目录序号题 名辖区办理日期页数备 注1郑州市光力科技发展有限公司中原2011.0110117-DY-2011-1-32郑州煤矿机械集团股份有限公司中原2011.011033郑州豫欣纺织有限公司中原2011.011110-88图2：案卷封面式样郑州市失业保险管理中心管 理 科待遇审核与支付类2011年1月份失业人员登记备案材料自2011 年 1月至 2011 年 1月保管期限10年本卷共 3 件 88 页归档号 17-DY-2010-1-3全宗号目录号案卷号图3：卷内备考表式样卷 内 备 考 表 本卷情况说明 本卷共3份文件88页。卷内第16页系圆珠笔书写，第23页系复印纸书写，故进行了复制。 立 卷 人 王某某 检 查 人 李某某 立卷时间 2011年02月14日 图4：案卷目录式样失业保险档案案卷目录 类别：待遇审核与支付类案卷号案卷题名起止年月 日件数页数备注馆编室编17-DY-2011-1-12011年1月份失业人员登记备案材料2011.01.06-2011.01.0776017-DY-2011-1-22011年1月份失业人员登记备案材料2011.01.07-2011.01.09910017-DY-2011-1-32011年1月份失业人员登记备案材料2011.01.10-2011.01.11388图5：目录封面式样郑州市失业保险管理中心