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档案管理工作规范 万达商业管理有限公司二O一O年八月 第一节总则 档案 是指商管系统所属公司经营过程中形成的各种不同形式的记录 档案为公司资产 任何人不得据为己有 公司全体员工要树立档案意识 对规定应当立卷归档的文件材料 必须按期向档案管理人员移交 集中管理 任何人不得拒绝归档 商管系统内档案实行集中与分级管理相结合的管理模式 第二节管理机构与职责 商管总部行政部为商管系统档案主管部门 各公司行政人事部为本公司档案主管部门 商管总部行政部履行下列职责 负责商管总部归档范围内的档案的收集 整理 保管工作 组织档案鉴定及销毁工作 负责检查指导商管总部各部门与各公司档案管理工作 第二节管理机构与职责 商管总部各部门应配备兼职档案管理员负责本部门档案的收集 整理 立卷 归档工作 定期向行政部移交 第二节管理机构与职责 各公司行政人事部履行下列职责 负责档案管理员聘用与管理 负责本公司归档范围内的档案收集 整理 保管工作 组织档案鉴定及销毁工作 负责检查指导本公司各部门档案管理工作 负责培训各部门档案管理员 第二节管理机构与职责 各公司分管行政人事工作领导是档案管理第一责任人 行政人事部经理主管档案管理工作 把档案工作列入工作计划和管理程序 纳入到各部门的职责范围和有关人员的岗位职责中 各公司应在不增加原有编制的前提下在行政人事部设立专 兼 职档案管理员岗位 第二节管理机构与职责 各公司各部门应配备兼职档案管理员 在公司档案管理员的指导下 及时对部门的业务档案按管理要求完整归档 公司档案管理员应保持相对稳定 须取得商管总部签发的 档案管理资格证书 方可正式上岗 第二节管理机构与职责 每年1月15日前 各公司须将公司档案管理员资格向商管总部行政部备案一次 公司档案管理员不得随意变更 如变更 须逐级报至商管总部分管行政副总经理最终审批 第二节管理机构与职责 档案管理员岗位职责 档案管理员应当忠于职守 遵守纪律 保守秘密 具备专业知识 贯彻执行商管系统内档案管理制度 建立健全本部门 公司 档案工作实施细则 做好档案的接收 借阅登记手续 熟悉本部门 公司 文件材料归档范围和保管期限 做好本部门 公司 文件材料的收集 整理和立卷归档工作 对部门 公司 文件材料的齐全 完整 准确负责 第二节管理机构与职责 档案管理员岗位职责 负责对本部门 公司 各类电子文件进行整理 著录 建立本部门 公司 的电子文件档案库 随时做好电子文件备份工作 根据本部门 公司 不同门类文件材料的特征 对立卷归档的纸质文件正确分类 合理组卷 件号编写准确 卷内目录和备考表填写清楚 第二节管理机构与职责 档案管理员岗位职责 主动接受业务指导和督促检查 按规定时间向档案室移交档案 做好档案统计工作 按规定时间上报档案统计报表 做好文件材料的安全和保密工作 妥善保管本部门 公司 文件材料 第三节档案的收集整理与归档 凡是反映公司主要经营管理活动和基本历史面貌的 对公司工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 公司工作活动中形成的在维护公司权益等方面具有凭证价值的文件材料 及其它对公司工作具有查考价值的文件材料均应作为档案保存 商管系统文书档案保管期限定为永久 定期两种 定期一般为2年 凡是介于两种保管期限之间的档案 其保管期限一律从长 第三节档案的收集整理与归档 商管系统文件材料归档范围及保管期限详见支持表格 商管系统文件材料归档范围及保管期限表 两个以上部门 公司 合作完成的项目 主办部门 公司 保存全套文件材料 协办部门 公司 保存与承担任务相关的正本文件 有合同 协议规定的 按合同协议要求执行 第三节档案的收集整理与归档 归档时间应当归档的文件材料由具体承办人负责积累 办理完毕后应在10个工作日内向所在部门档室管理员移交 凡以公司名义对外签署的重大商务谈判 协商 形成的合同 协议 意向书 备忘录 信函等法律文件 应在文件签署后5个工作日内向公司档案室报送一份原件 第三节档案的收集整理与归档 归档时间特种载体档案可随时归档 各部门须于每月的最后一个工作日向公司档案室移交已经正式归档的档案 归入公司档案室集中管理 各部门不得拒绝归档 对已归档的文件进行变更 修改 补充的 公司产权变动过程中形成的文件应随时归档 第三节档案的收集整理与归档 员工调离职时 应将手中所有文件材料整理好后移交本部门 公司 档案管理员 并填写 员工调离职档案移交清单 确认后 方可办理调离职手续 注销公司的档案 应于10个工作日内向上一级管理公司主管部门移交 由商管总部行政部监督档案移交过程 交接双方应认真核对移交清册 并履行签字手续 档案移交清册 及卷内目录应同时报送电子表格形式的文件备查 第三节档案的收集整理与归档 归档的文件材料应齐全完整 遵循其形成规律加以系统整理 按归档范围及保管期限分类组卷 并编制卷内 文件目录 和 案卷目录 归档的文件材料一般一式一份 重要的 利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数 第三节档案的收集整理与归档 商管总部每年4月进行商管系统内的档案清册备案工作 各公司做好档案的接收 移出 销毁情况的统计 组织机构和人员构成情况的统计 室藏档案种类 制成材料 设备和装具的统计 档案借阅与利用情况统计等工作 并做好统计资料的整理 分析与管理 第三节档案的收集整理与归档 支持文件11 1 商管系统文件材料归档范围及保管期限表 11 2 员工调离职档案移交清单 11 3 档案移交清册 11 4 案卷目录 第四节档案的分类与编号 档案分类的原则是以公司全部档案为对象 结合档案内容及其形成特点 保持档案之间的有机联系 便于科学管理与利用 商管系统的档案按总部 公司简称设置为一级类目 均采用中文简称 例如 商管总部 北京CBD 成都河滨印象 按业务模块设置为二级类目 例如 行政 租费 品质 物业 客服 按归档事项设置为三级类目 例如 会议纪要 租赁合同 企划活动 第四节档案的分类与编号 档案分类号从左至右逐级排列 依次为一级类目 二级类目 三级类目 年度 编号 各级类目之间用 隔开 以2010年商管总部行政部 会议纪要 文件为例商管总部 行政 会议纪要 2010 01 第四节档案的分类与编号 01 文件编号 2010年 年度号 会议纪要 归档事项 行政 业务模块 商管总部 公司 档案排架管理方法采用机构 年度 归档事项 第四节档案的分类与编号 定义归档文件 公司在经营管理工作中形成的 办理完毕 应作为档案保存的各种纸质文件材料 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 件 归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 涉及同一主题的文件为一件 正文与附件为一件 来文与复文为一件 报表 名册 图册 投标书 刊物等一册 本 为一件 第五节文书档案整理规则 整理原则遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 质量要求归档文件应齐全完整 已破损的文件应予修整 字迹模糊或易褪变的文件应予复制 归档文件内容应真实 准确 字迹清楚 图样清晰 图标整洁 签字盖章手续完备 对传真件 复印件 应确保文字清晰可辨 第五节文书档案整理规则 质量要求归档文件应使用耐久性强的书写材料 如黑色签字笔 碳素墨水笔等 不得使用易褪色的书写材料 如红色签字笔 红墨水 纯蓝墨水笔 圆珠笔 复写纸 铅笔等 归档文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大 耐久性强的纸张 不能使用热敏纸 装订材料应选用耐久性好 不易生锈 不含腐蚀性的材料 第五节文书档案整理规则 整理方法4 1装订归档文件一般按件装订 装订时 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 转发文在前 被转发文在后 来文与复文作为一件时 复文在前 来文在后 结论性文件在前 依据性文件在后 文字在前 图样在后 有译文的外文资料译文在前 原文在后 采用左上角装订的 应将左上侧对齐 采用左侧装订的 应将左下侧对齐 大于A4幅面的要按A4的规格进行折叠 小于16开幅面的要用A4纸进行托裱 装订方法可根据需要使用不锈钢钉书钉装订 燕尾夹固定 线绳三孔左侧装订法 牛皮纸三角分装 胶粘等方法 对已装订成册的可不再拆卷重装 第五节文书档案整理规则 整理方法4 2排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按事由结合时间顺序 重要程度排列 会议文件 统计报表 简报 刊物等成套性文件可集中排列 对年度的判定 以文件落款日期为准 跨年度形成的会议文件和案件材料等 统一在闭幕年和结案年立卷 几份文件为一件时 以装订时排在前面的文件日期为准 第五节文书档案整理规则 整理方法4 3编号归档文件应依分类和排列顺序逐件编号 并将编号标识在文件首页右上端的空白位置 第五节文书档案整理规则 整理方法4 4编目归档文件应逐件编目 来文与复文作为一件时 只对复文进行编目 归档文件目录设置序号 责任者 文件编号 题名 日期 页数 备注等项目 支持表格 文件目录 第五节文书档案整理规则 文件页数 有图文的页面为一页 空白页不计 文件的形成时间 如20100209 文件标题 没有标题或不规范的 可以自拟 外加 制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 文件序号 整理方法4 4编目归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型 长 宽为197mm 210mm 归档文件目录应装订成册并编制封面 归档文件目录封面设置组织机构名称 问题 项目 名称 保管期限等项目 目录一式三套 一套由归档部门 公司 保存备查 一套装入档案盒 一套档案室备案 第五节文书档案整理规则 整理方法4 5装盒档案盒档案盒的外形尺寸为310mm 220mm 长 宽 盒脊厚度可以根据需要设置为30mm 40mm 50mm等 档案盒应在盒脊设置机构名称 问题 项目 名称 保管期限 起止件号 盒号等项 其中 起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号 中间用 号连接 盒号即档案盒的排列顺序号 在档案移交时统一编制 档案盒可根据需要采用337克无酸纸或蓝色塑料档案盒制作 第五节文书档案整理规则 整理方法4 5装盒备考表盒内文件情况说明 填写盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 整理人 负责整理归档文件的人员姓名 检查人 负责检查归档文件整理质量的人员姓名 由档案室人员填写 日期 归档文件整理完毕的日期 第五节文书档案整理规则 定义合同档案 指公司在经济活动过程中形成的 有重大凭证价值和查考利用价值的合同材料 包括合同文本 合同变更以及其他合同文件 件 归档文件的整理单位 一般以一份合同为一件 第六节合同档案整理规则 整理原则合同档案应当由合同形成部门按照归档要求整理立卷 遵循合同文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 第六节合同档案整理规则 质量要求归档文件应齐全完整 已破损的文件应予修整 字迹模糊或易褪变的文件应予复制 盖章清晰 签字手续完备 需永久 长期保存的文件不应用易褪色的书写材料 红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 书写 第六节合同档案整理规则 整理方法装订 归档文件应按件装订 可采用不锈钢订书钉或燕尾夹固定 分类 合同文件的分类应科学合理 不割裂文件之间的内在联系 组卷 合同文件按分类方案组卷 不同类别的文件不能放在同一案卷里 第六节合同档案整理规则 整理方法文件目录的编制合同档案应编制盒内文件目录 目录包括序号 合同编号 责任者 题名 日期 页数 备注等项目 备考表的编制 备考表要说明盒内文件的件数 页数 不同载体文件的数量 说明盒内文件的组卷情况及修改 补充 移出 销毁 参照等情况和鉴定性意见 第六节合同档案整理规则 特种载体档案包括实物档案 声像档案 电子档案等 商管系统内各公司自行管理此类档案 实物档案管理范围 1 公司各类证照 2 经营管理活动中获得的奖状 奖牌 奖杯 锦旗 牌匾 3 对外交往中获赠的纪念品 礼品 4 其他有保存利用价值的实物 第七节特种载体档案管理规则 实物档案管理实物档案应在取得证照 获得奖励或接收馈赠品5个工作日内向档案管理人员移交 各部门档案管理员平时应注意收集 整理实物档案 并负责向档案管理员移交 归档的实物档案应有文字说明 文字说明要准确反映实物档案的事由 时间等要素 第七节特种载体档案管理规则 实物档案管理向档案室移交实物档案 应按规定办理移交手续 一式两份 双方各执一份备查 实物档案目录项目包括 序号 题名 颁发单位 获奖单位 个人 获奖时间 实物形式 数量 备注等 题名需简明概括实物档案的具体内容 格式见 实物档案目录 档案室应建立实物档案台帐 做到帐物相符 第七节特种载体档案管理规则 声像档案管理声像档案包括照片 录音带 录像带 光盘等载体 凡是公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片 录音带 录像带 光盘等材料 均应归档保存 声像材料的归档实行 谁主办 谁负责收集整理 的原则 凡是归档的声像材料 必须图像清晰 声音清楚 同时必须是原版 原件 并加以必要的文字说明 第七节特种载体档案管理规则 声像档案管理声像档案按年度 归档事项进行分类 分类如下 第七节特种载体档案管理规则 声像档案管理数码照片整理数码照片指用扫描仪 数码照相机等设备获得的 以数字形式存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机系统阅读并可在通信网络上传送的静态图像文件 凡是反映公司工作活动 具有查考利用价值的数码照片均属收集范围 凡属收集范围的数码照片 由摄影者或形成部门进行整理 以机读目录形式 提供移交数码照片的拍摄时间 内容 拍摄者等基本著录信息 在形成后10个工作日内向公司档案室移交归档 第七节特种载体档案管理规则 声像档案管理数码照片整理归档的数码照片应为JPEG或TIFF等通用格式 内容必须是未加任何更改或修饰的原版和原件 归档的数码照片应主题鲜明 影像清晰 画面完整 对反映同一内容的若干数码照片 应选择其主要照片归档 反映同一场景的数码照片一般只收集一张 没有保存价值或重复的数码照片不得归档 拍摄数码照片的像素数应在300万以上 扫描照片的线数应不低于600dpi 第七节特种载体档案管理规则 声像档案管理数码照片整理数码照片档案的整理应遵循有利于保持数码照片档案的有机联系 有利于保管 有利于提供利用的原则 数码照片按照年度 归档事项分类 年度内采用流水编号 移交数码照片应附有文字说明 体现时间 地点 人物 事由等要素 准确地反映数码照片的内容 声像档案 数码照片统一填写 电子文件档案目录 内容概要应包括事由 人物 地点等内容 第七节特种载体档案管理规则 电子文件管理办法电子文件指在数字设备及环境中生成 以数码形式存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机等数字设备阅读 处理 并可在通信网络上传送的文件 电子文件的归档范围及保管期限同纸质文件 归档电子文件应存储在可长期保存的脱机载体上 推荐使用不可擦写的光盘 光盘应放置在光盘盒内 盒上应贴有标签 写明存储文件名称 内容概要 时间 同时应制作 电子文件档案目录 与电子文件一同保存 并附有纸张打印件 第七节特种载体档案管理规则 电子文件管理办法对归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时 应在内容 相关说明及描述上与纸质或其他载体格式保持一致 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件 如没有纸质等拷贝件 必须制成纸质文件一并归档 购买的标准软件光盘 由购买者保管使用5年后移交档案室 开发性质的软件及其补丁 以年度为周期刻盘存档 第七节特种载体档案管理规则 电子文件管理办法电子文件归档时 应说明其属性标识和相关软件 必要时 应连同专用软件一并归档 电子文件移交应按其基本技术条件进行检测 内容包括 硬件环境有效性 软件环境有效性及其信息记录格式等 电子文件的逻辑归档可实时进行 原电子文件载体在完成电子文件归档后 在其形成部门须保留一年以上 归档的电子文件至少一式两套 一套封存保管 一套供查阅调用 必要时复制第三套 异地保存 第七节特种载体档案管理规则 如需向商管总部移交特殊载体档案 须按规定办理移交手续 填写 档案移交清册 一式两份 双方各执一份备查 第七节特种载体档案管理规则 档案室应贯彻 以防为主 防治结合 的原则 切实做好温湿度控制和调节 防治有害生物 防尘 防火 防盗 做好照明管理和档案保管状况检查等方面的工作 存放涉密档案应当设有专门档案室或装具 档案室宜选用白炽灯作为人工照明光源 照度不超过100勒克斯 如采用荧光灯时 应采用冷光源荧光灯 档案室的温度应控制在14 24 2 相对湿度应控制在45 60 5 第八节档案室管理 档案室应定时测记温湿度 随时予以控制调节 必要时应配备除湿机 空调或增湿设备 档案柜架应与墙壁保持一定距离 一般柜背与墙不小于10厘米 柜侧间距不小于60厘米 成行地垂直于有窗的墙面摆设 便于通风降湿 档案室内禁止吸烟 不得堆放杂物或与档案无关的物品 档案管理人员应保持档案室的清洁卫生 离开档案室应及时关门上锁 每日下班前要进行安全检查 切断电源 关好门窗 第八节档案室管理 档案室严格执行档案进出库制度 建立健全登记手续 非档案工作人员不得进入档案室 档案工作人员每年对库藏档案进行抽检 发现问题及时采取措施予以处理 对库藏电子档案每两年机读抽检一次 抽检率不低于10 对库藏电子档案每4年转存转录一次 原载体同时保留时间不少于4年 磁性载体发现问题及时补救 第八节档案室管理 对保管到期的档案 行政人事部应组织专人进行鉴定 鉴定工作由公司分管档案工作领导 业务部门人员 行政人事部人员三方组成的鉴定小组负责 鉴定小组对经过鉴定确无保存价值的档案 应写出鉴定报告并编制销毁清册 报公司主管档案工作领导审批后 进入档案销毁程序 第九节档案的鉴定与销毁 经审批需销毁的档案 需集中统一保管一个季度后销毁 档案销毁工作必须由行政人事部两人以上共同执行 销毁方式可以采用焚烧 粉碎或送指定的造纸厂化成纸浆 销毁电子文件 应将存储载体格式化或进行粉碎处理 支持表格 档案销毁清册 第九节档案的鉴定与销毁 商管总部各部门及各公司查阅其他部门或其他公司档案 需经商管总部相关部门负责人或所属相关公司总经理批准后方可查阅 涉密及其它重要文件的查阅必须事先填写 档案借阅 复印 审批单 经商管总部总经理批准 档案原则上不外借 仅供在档案室阅览 商管总部档案复印或借出档案所属分管业务副总经理批准 各公司档案复印或借出档案需经公司档案主管领导批准 并填写 档案借阅 复印 审批表 借出档案一般应在5个工作日内归还 如到期不能归还 应办理续借手续 第十节档案的借阅与利用 电子档案的封存载体不得外借 利用时使用拷贝件 借阅档案人员应爱护档案 确保档案的安全与完整 不得擅自涂改 勾画 剪裁 抽取 拆散或损毁档案 借阅档案应严守机密 不得泄露档案内容 未经允许不得擅自摘录和复印档案 电子档案不得复制或传递他人 借出档案归还时 档案管理员须当面查看 如有遗失或损毁应书面上报领导 视情节轻重予以处理 第十节档案的借阅与利用 档案管理员应编制各种检索工具及档案编研材料 为档案利用者提供服务 开发利用档案