中国石化公司内部控制与业务流程汇总78.doc

4.9润滑油销售业务流程一、 业务目标1 经营目标1.1 获取最佳经营利润。1.2提高客户满意度，扩大市场份额。1.3保证资金安全，降低货款回笼风险。1.4 降低外部采购成本，保证质量。2 财务目标2.1 核算规范，保证会计记录真实、准确、完整。3 合规目标3.1 油品购销符合国家有关法律法规和股份公司内部规章制度。3.2油品购销合同、相关协议符合合同法等国家法律、法规。二、业务风险1经营风险1.1随意降价导致收入减少。1.2 擅自提价导致市场份额丧失。1.3 客户不满意导致市场份额下降。1.4 购销信用未经授权或授权不当，导致货款损失或不能及时回笼。1.5库存过高,资金占用过大。1.6外部采购未经授权或授权不当，导致资金损失、采购成本增加或商业纠纷。1.7对外采购油品数质量未达到合同标准，造成商业纠纷和经济损失。1.8油品出入库未经授权或授权不当，导致资产损失。1.9 未经审核,变更销售合同示范文本中涉及权利、义务条款导致的风险。2财务风险2.1 交易没有及时入账，期末发生截止性错误；虚假记录或财务记录不准确、不完整；未按规定进行账务处理造成财务数据不实。3合规风险3.1油品购销不符合国家有关法律法规和股份公司内部规章制度，受到处罚。3.2油品购销合同、相关协议不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，导致商业纠纷，造成损失。三、业务流程步骤与控制点1 上报市场需求1.1 地市公司润滑油经营管理部门根据市场需求及变化编写年、月度需求计划。省（市）分公司(区外销售公司)润滑油经营管理部门对地市公司需求计划以及除军工用油及区外市场外的其它客户需求进行汇总，经分管副经理审批后，分别于每年10月、每月20日前向油品销售事业部上报下年度、下月度内部资源需求计划。2 编制下达计划2.1 油品销售事业部根据股份公司年度生产经营计划，结合润滑油分公司年、月度内部销售计划及省(市)分公司（区外销售公司）上报的需求计划，综合平衡后制定年、月度经营计划、内部资源采购计划，按规定权限审批后执行。对省（市）分公司（区外销售公司）的月度分解计划经分管副主任批准后下达，年度分解计划经主任批准后下达。3 内部采购3.1 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据油品销售事业部下达的月度计划，将月度内部资源采购计划细化为分品种计划，经部门负责人审批后上报油品销售事业部，由油品销售事业部与润滑油分公司进行衔接后，下发各省（市）分公司（区外销售公司）执行。 【ERP】润滑油业务部门根据月度配置计划，在ERP系统中维护采购订单，并根据发货通知单，及时创建内向交货单。3.2 省（市）分公司（区外销售公司）采购股份公司内润滑油分公司以外生产单位的润滑油产品，应与生产单位签订购销协议或订单。 【ERP】业务部门根据购销协议或订单，在ERP系统中维护采购订单，及时创建内向交货单。4 外部采购4.1 省（市）分公司(区外销售公司)润滑油经营管理部门统一组织对外部供应商进行评价，供应商信用等级报省（市）分公司（区外销售公司）信用管理小组（经理任组长）审批；根据供应商信用、同等质量级别的内部资源采购价格和市场情况建议采购价格，填写外部采购申请表，按规定权限报批。4.2 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门按照经法律事务部审定的示范合同文本拟订合同，合同签订人按规定权限与外部供应商签订采购合同（明确交货方式、地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、承付方式、损耗率、违约责任等）。合同复印件交财务等部门。【ERP】业务部门根据采购合同，在ERP系统中维护采购合同，参照采购合同创建采购订单，及时创建内向交货单。对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。5 采购验收入库 油库工作人员核对润滑油的品种、数量和内容是否与收货通知单一致，做好收货及后续工作。5.1 收货前由质检人员对油品进行质量检验，出具油品质量合格报告（包装油检验合格证）。出现质量问题或品种差异，查清原因报省（市）分公司（区外销售公司），由相关部门提出处理意见，报分管副经理批准后处理。5.2 油品计量验收合格后，库管凭质量合格报告、计量报告、收货通知单办理入库，并签发入库单，油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。油库工作人员将收货通知单、验收报告、入库单连续编号，并由经办人和复核人签字，存档并送相关部门。【ERP】油品计量验收后，仓库记账人员凭计量报告，核对系统内向交货单，按照计量报告数据在ERP系统中录入实收量，并打印系统生成的入库单。5.3 散装油卸油前后，油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。计算实际收油数量，填写油罐动态分户账 和油品运输超耗（溢余）通知单。出现运输超损耗问题，按规定填写罐车验收及复测记录，查清原因报省(市)分公司（区外销售公司），由相关部门提出处理意见，报分管副经理批准后处理。6 采购付款6.1 内部结算：省（市）分公司（区外销售公司）从润滑油分公司采购的全部产品，须通过中国石化财务有限责任公司内部结算。6.2 外部采购付款：外部采购油品确认到货和收到发票后，由业务经办人填写付款申请单并附采购合同、入库验收单等凭据，按规定权限审批后，交由省(市)分公司（区外销售公司）财务部门审核付款。 【ERP】财务部门根据发票和入库单核对价格、入库数量，并在ERP系统内进行发票校验后办理付款。6.3 预付款：省(市)分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据供应商信用等级和采购合同，填制预付款申请单，按规定权限审批后，交由财务部门审核付款。7 落实经营计划7.1 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据油品销售事业部年、月度经营计划，结合本地区实际情况制定月度销售计划，经分管副经理审批后下达，地市公司经营管理部门按计划分解落实到客户经理/门市部经理。7.2 省（市）分公司（区外销售公司）各级零售管理部门根据油品销售事业部下达的年、月度加油站润滑油经营计划，结合各站实际情况制定月度润滑油销售计划，经部门负责人批准后，分解落实并下达到各加油站。8 销售及客户管理8.1 各级润滑油经营管理部门依据不同的区域和销售对象设立客户经理/门市部（专卖店、超市、换油中心，下同）经理，客户经理/门市部经理负责开拓和维护区域内润滑油市场的营销业务。各级零售管理部门依据各加油站的情况，设立专职或兼职加油站润滑油经营人员，负责各加油站润滑油经营业务。8.2地市公司客户经理/门市部经理应走访客户,了解客户意见和需求，根据需要填写区域市场客户档案更新表，报部门负责人。部门负责人安排专人负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新，至少每半年编写市场消费、竞争分析报告，报省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门负责人。 【ERP】润滑油经营管理部门根据客户档案更新情况，填写区域市场客户主数据维护表，由部门负责人审核确认后，主数据维护员在ERP系统中进行维护。8.3 信用销售必须签订购销合同，长期客户可签订年度购销合同。地市公司客户经理/门市部经理在授权范围内与客户达成购销意向，报地市公司润滑油经营管理部门作为与客户签订合同的依据。超出授权范围的，将客户需求及时报地市公司部门负责人审批。合同签订人按规定权限依照经法律事务部审定的销售合同示范文本与客户签订销售合同。合同文本修改比照本流程控制点4.2。9 信用核定和控制9.1 省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组（经理任组长）负责制定本单位的信用政策和信用总体规模。润滑油经营部门根据客户的资金、信用等状况，在规定的信用政策和信用总体规模内拟订客户具体信用限额和时限，按规定权限审批。【ERP】润滑油经营部门填写客户信用主数据申请表，按规定程序批准后，财务部门在ERP系统中维护信用主数据。9.2各级润滑油经营管理部门（客户经理）在核定的信用额度和时限内按规定权限办理信用销售业务，对超出信用规定的，须报省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组审批。合同签订人应同时签订货款回笼责任书（单笔或汇总），并与绩效考核挂钩。10 价格制定10.1 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门结合市场制定本区域润滑油销售最低限价，经部门负责人审核，报经理（价格领导小组）审批后并报油品销售事业部。对于特殊用户，由省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门会同润滑油分公司直接报价。【ERP】根据批准的价格文件，财务部门在ERP系统中维护销售价格主数据。10.2地市公司客户经理/门市部经理执行规定价格，根据客户情况，低于最低限价销售的，须上报地市公司润滑油经营管理部门，由地市公司上报省（市）分公司（区外销售公司）价格领导小组审批。10.3 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门负责对销售价格进行监控，每季度对价格的执行情况进行检查，形成书面记录，每月负责收集市场价格信息。相关资料上报油品销售事业部。11 开票与收款11.1 现款销售：【非ERP】各级润滑油营业部门开票人员，根据销售单、收款凭据，复核无误后，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。【ERP】营业部门根据客户需求和收款凭据，在ERP系统维护销售订单。由不相容岗位人员复核无误后，开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章。11.2 信用销售：【非ERP】地市公司客户经理/门市部经理根据信用额度填写信用销售审批单，经部门负责人审批后，开票人员确认客户欠款金额不超过规定的信用额度，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。【ERP】销售部门开票人员在ERP系统建立销售订单。经确认客户欠款金额不超过规定的信用范围后，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。超出规定信用额度的需重新履行审批程序，或经批准后由分公司财务部门信用主数据维护员在ERP系统中一次性释放冻结的订单。11.3 地市公司的送货上门业务，由客户经理/门市部经理填写送货收款审批单，经地市公司润滑油经营管理部门负责人审批同意后开具提货通知单或销售发票，组织安排运力给予配送。配送人员负责将所收油款当天内（最迟不超过下一个工作日）解缴银行，将银行回单及时送交地市公司财务部门。11.4 代保管业务：开具发票的客户，应在开票之日10天内提货。各级业务部门对于逾期未提的油品应计入代保管台账，并根据政府规定、市场情况、资源状况等确定是否收取代保管费，报分管副经理批准后执行。仓储部门会同业务部门每月检查客户代保管情况。11.5 各级滑油营业部门开票人员如因操作失误或其它原因需要更改销售订单，必须由开票人员填制销售订单更改审批单，经部门负责人审批后方可更改，严禁开票人员自行更改。12 油库发货12.1地市公司润滑油门市部根据库存和销售情况，向所在地市公司润滑油经营管理部门提交内部移库申请单，经该部门审核确认后统一组织配送。【ERP】润滑油经营管理部门在ERP系统中创建预留单。12.2 加油站根据库存和销售情况，向所在地市公司零售管理部门提出月度进货申请表，经该部门审核确认后，转润滑油经营管理部门统一组织配送。【ERP】润滑油经营管理部门在ERP系统中创建预留单。12.3 门市部与加油站的接卸验收工作由承运人员和验收人员共同负责，承运人员交货后将验收人员签字的送货单交润滑油经营管理部门汇总留存。12.4 地市公司配送业务，由客户经理填写运输申请单报地市公司润滑油经营管理部门，由部门调度人员根据申请单组织运输。交货后将客户签字的发货单交地市公司润滑油经营管理部门留存。12.5【非ERP】油库发货人员根据润滑油经营管理部门开具并盖有印章的提货通知单安排客户或运输部门提货，并将提货通知单留存。【ERP】油库发货记账人员接到客户的销售代保管（分）提货单时,应查询ERP系统提单信息并核对验证提单内容相符后,按客户需求的发货数量（不大于提单数量）在系统里做发货过账处理，再打印油品出库单交客户提油。12.6散装油油品灌装前，发货人员应检查罐车（油桶）的清洁度、是否专车（桶）专用，以确保出库油品质量。油库发油以油库计量表发货量为准，确保实发数与应提数量一致。数质量部门定期检查油库发货计量的精确度。发货前发货人员应检查油品的品种、规格、数量、有无破损等，确保与发货要求无误。12.7 【非ERP】油库发货人员每日交班前整理提货通知单，汇总发货数量，编制日发货报表和代保管台账，交油库记账人员。油库记账人员复核日发货量、提货通知单累计数量以及代保管台账，检查是否平衡，发现差异及时查找原因并进行调整。同时编制商品进出库存台账，对商品的账存数和实存数进行及时登记，定期汇总与核对。【ERP】油库发货人员每日交班前整理出库单，报油库记账人员与ERP系统发货数量汇总表进行核对。13 财务记账13.1 【非ERP】各级财务部门审核相关原始凭据,进行账务处理，会计凭证由不相容岗位人员稽核。【ERP】各级财务部门每日复核原始票据和收款记录，并与ERP系统集成的销售凭证进行核对。13.2 省（市）分公司（区外销售公司）应每月与外部供应商及客户等核对往来款项，做好对账记录。14 库存盘点14.1 【非ERP】各级润滑油经营管理部门记账人员每月与财务人员对账。油库每月末与业务、财务部门核对提货通知单、代保管台账和销售发票等，发现差异及时查找原因。14.2 地市公司润滑油经营管理部门每月末对润滑油库存进行统一盘点，库存数量及损溢分析报告经省(市)分公司润滑油经营管理部门负责人审核，按规定权限审批后核销损溢。14.3 地市公司零售管理部门每月