出纳管理功能手册.doc

1 21 目 录 第第 1 章章 概述概述 1 1 1简介 1 1 2功能特点 1 1 3图标说明 1 第第 2 章章 出纳账管理出纳账管理 3 2 1出纳登账 3 2 2现金盘点 4 2 3日结 5 2 4月结 5 2 5出纳日报表 5 2 6出纳账对账 5 第第 3 章章 支票管理支票管理 7 3 1支票本 7 3 2支票处理 8 3 3支票汇总表 8 第第 4 章章 银行对账银行对账 9 4 1初始化 9 4 1 1对账初始设置 9 4 1 2对账条件 10 4 1 3企业未达账 10 4 1 4银行未达账 11 4 1 5初始余额调节表 11 4 1 6初始确认 12 4 2银行对账 12 4 2 1对账单余额 12 4 2 2企业未达账 13 4 2 3银行未达账 13 4 2 4银行对账 13 4 2 5银行余额调节汇总表 14 4 2 6银行余额调节明细表 15 第第 5 章章 出纳报表出纳报表 16 5 1报表权限管理 16 5 2报表查询 17 5 3资金看板 18 1 21 第第 1 1 章章 概述概述 1 11 1 简介简介 出纳管理子系统是新中大 GE 系统的核心系统之一 处理出纳日常事务 如出纳账管理 支票管理 银行对账等 是企业与外部银行间的桥梁 1 21 2 功能特点功能特点 GE 出纳管理为了适应企业资金管理的各种需求 设置了如下几大功能点 1 出纳管理 本子模块是企业出纳工作的统一平台 也即出纳可以通过此模块的相关 功能完成诸如现金银行出纳账的登记 支票及其他票证实物账的处理打印等 工作 同时借助银企直联平台实现资金的网上交易 2 支票管理 企业在采购 销售或其他业务活动中 对于支票的申请 领用以及登帐 的整个流程管理 并设有支票汇总表查询功能 以满足企业票据结算管理的 需要 3 银行对账 银行对账是指企业每月将企业的银行存款日记账和银行发来的对账单相 核对 并勾销双方记录一致的已达账 生成银行存款余额调节表这一过程 7 报表查询 系统提供的现金管理报表分成业务报表 与票据相关的报表 及自定义 报表共三类 分别对应于报表管理模块的三个不同菜单 各种报表查询的方 式是多样而灵活的 所有报表的查询中 系统都提供了多种条件查询的方式 同时报表不仅可以进行屏幕浏览或打印输出 还可以转换为不同类型的文件 进行输出 1 31 3 图标说明图标说明 本功能手册基本上做到重点突出 对于用户操作中可能会引起的错误操 作或可能遇到的疑惑 功能手册中都以 注意 提示 说明 疑难解 答 的方式着重列出 以免用户理解错误 另外 本功能手册中示例丰富 基本上都以列举加图片的方式说明各功能具体的操作步骤和方法 这是一个 注意 图标 它提醒您注意各种需要特别注意的因素 或一些有趣的事情 这是一个 提示 图标 它向您介绍软件中一些较隐蔽的功能 这是一个 说明 图标 它对可能会引起您误解的问题进行解释 这是一个 疑难解答 图标 它提醒您一些用户在操作过程中可 能带来问题的操作 3 21 第第 2 2 章章 出纳账管理出纳账管理 出纳账是出纳每天记录的流水账簿 是企业现金流的辅助账簿 出纳账 管理包括出纳现金账 出纳银行账 现金盘点 出纳日结 出纳月结 出纳 日报表和出纳对账七个功能菜单 2 12 1 出纳登账出纳登账 登账分为现金账和银行账 两者的具体操作是相似的 只是方便操作而 区分开来 因为用户在使用本系统前可能已经有出纳账发生 所以第一次对 某个科目进行出纳账登记时是不限定日期范围的 方便用户初始以前的出纳 账 用户可以录入一个总额 也可以录入明细 但一旦科目进行了第一次日 结 就只能录入该日结日期以后的出纳账 现金账的处理窗口如图 2 1 1 所示 图 2 1 1 处理窗口 提示 1 出纳账查询 按摘要和日期 金额查询 并可以按金额大小排序 其 中摘要可以双击取系统摘要库 2 出纳现金账 出纳银行账当工作科目为外币科目时 增加外币及本币 金额的维护 方便对账 3 出纳账登记可以引入采购 销售系统的付款单和收款单信息 2 22 2 现金盘点现金盘点 会计对于当日的现金实物进行账实核对 图 2 2 1 当日新增盘点单 选择现金科目后 即可录入 操作完毕后保存 通过 选择起始日期可以查看这段期间内的盘点记录 分科目进行列示 图 2 2 2 此处现金盘点只是作为出纳业务显示 没有与其它功能相关联 所 以不做控制 允许修改往期盘点单记录 5 21 2 32 3 日结日结 日结是指出纳对某天的账核对完毕 就可以进行日结了 日结后 该天 以前的记录都不允许修改 如果在日结时录入的日期小于已经日结的日期 系统会认为这是反日结 将日结日期调整到这个以前的日期 但该日期不能 小于已经月结的会计期的最后一天 图 2 3 1 出纳日结窗口 2 42 4 月结月结 日清月结 是出纳的要求 一旦月结 本月的出纳账就相当于封账 不能修改 不能反日结 月结时会检查日结日期是否大于本次月结会计期的 最后一天 如果不是 会要求用户先进行日结 反月结只能取消当前会计期 的月结 一旦当总账已经过账 将无法反月结 所以请谨慎 2 52 5 出纳日报表出纳日报表 出纳日报表用于反映现金与银行各个科目在某一天所发生的借贷发生额 及本日余额 2 62 6 出纳账对账出纳账对账 此功能仅作为一个辅助对账工具而存在 对账结果并不需要对期末处理 或者报表产生影响 对账条件窗口允许多选科目 用户如果多选科目时 先 出具一张余额对账表 然后用户可以选中某一条余额记录 点击 对账 按 钮 进入明细对账界面 图示如下 图 2 6 1 图 2 6 2 图 2 6 4 提示 对账条件设置包含 金额相同 必选 日期相同 可选 票据号相同 7 21 可选 方向相同 可选 手工勾对时 弱项控制 提示金额不等允许勾销 切换按钮显示对账和未对账部分 第第 3 3 章章 支票管理支票管理 支票管理是帮助出纳人员对支票本进行电子化管理 包括支票本登记 支票日常业务处理和支票汇总表三部分 3 13 1 支票支票本本 主要包括支票本登记 目的是记录支票本的公共信息 其中科目是指出 该支票本是由哪家银行出具 支票本在登记完成后 会根据支票本的号码范 围自动生成各张支票 支票本在登记后可以修改 但只能修改部分信息 支 票本在开始使用后就不能删除 支票本是否使用可以通过颜色来进行区分 支票本登记 窗口如下图所示 图 3 1 1 支票本登记窗口 支票本完成登记后 用户在 支票本管理主窗口 点击 详情 按钮 就可以进行具体支票的查询和日常处理 注意 1 支票的状态同样可以通过颜色来区分 2 支票增加了审核才能打印功能 在出纳管理的基本选项的杂项设置里 启用此功能 支票必须审核才能打印 审核按钮有权限控制的 3 支票的一些简单设置功能在出纳管理的基础设置 3 23 2 支票处理支票处理 支票的日常处理包括以下几种操作 领用 从出纳处领取空白支票 此时只有领用人是必须登记的 其余 信息可填可不填 报销 支票已经开出 到出纳处登记 实际金额和报销人都是必填的 勾兑 是指与总账中的明细进行勾兑 目前只能进行手工勾兑 一旦 勾兑后 支票就不能再修改了 外销 该功能是在集团环境下 由一个集中的资金管理机构如结算中 心或财务公司从外部商业银行统一购入票据 然后再转售给内部成员单位的 过程 挂失 是针对票据实物丢失后在系统中的处理过程 经挂失处理后即 不允许再对这种票据进行领用 报销 外销操作 3 33 3 支票汇总表支票汇总表 支票汇总表类似与支票管理中的支票列表 不同的是可以选择过滤条件 9 21 图 4 3 1 支票汇总表查询过滤 第第 4 4 章章 银行对账银行对账 银行对账是指企业每月将银行存款日记账和银行对账单核对 并勾销已 达账 生成银行存款余额调节表这一过程 在本软件中 企业和银行双方的 对账数据 在勾销前统称为 未达账 银行对账 子功能点包括主菜单 初始化 银行对账 余额调节 汇总表 余额调节明细表 银行对账报表 4 14 1 初始化初始化 初始化过程是手工账和电脑账的接口 必须妥善录入 4 1 14 1 1对账初始设置对账初始设置 在进行首次对账前 首先要对对账账户余额进行数据初始 对账初始设 置 窗口如下图 4 1 1 所示 图 4 1 1 对账初始设置窗口 对账初始条件包括 启用会计期 对账单期初余额 对账单期末余额和 企业账面期初余额 11 21 4 1 24 1 2对账条件对账条件 图 4 1 2 自动对账条件设置窗口 自动对账条件包括 金额相同 单据日期相等 结算方式一致 结算单 据号相同 其中对账金额肯定相等 所以系统默认该选项为必选项 4 1 34 1 3企业未达账企业未达账 在企业未达账列表窗口中 企业未达账既可手工直接输入 也可由系统 导入 用户如果是手工输入企业未达账 那请单击窗口中的 增加 按钮 在随即弹出的窗口 如图 4 1 3 所示 中对照银行对账单逐一录入到上月为 止企业的未达账项 图 4 1 3 企业对账单窗口 在企业未达账列表窗口中 在初始化完成之前 您还可以对单据进行修 改和删除操作 在企业未达账单据很多的情况下 单击企业未达账列表窗口 中的 查询 按钮 可以帮助您快速查找并定位至所需的单据 4 1 44 1 4银行未达账银行未达账 单击 银行未达账 子菜单 进入银行未达账列表窗口 操作同企业未 达账一致 如下图 4 1 4 所示 图 4 1 4 银行未达账列表窗口 4 1 54 1 5初始余额调节表初始余额调节表 在初始企业未达账录入和银行未达账导入完成后 即可生成调节表 具 体窗口如下图 4 1 5 所示 图 4 1 5 初始余额调节表窗口 在 初始余额调节表 中 企业账面余额 这项数据将从总账中的对应 科目取得 由系统自动提供 银行对账单余额 这项数据从对账单中取得 即为输入的对账单初始余额 银收企未收 是指银行已收款入账 企业尚 未收到的款项 银付企未付 是指银行已付款入账 企业尚未记录支付的 款项 企收银未收 是指企业已经收款入账 银行尚未收到的款项 企 付银未付 是指企业已付款入账 银行尚未支付的款项 企业和银行双方最后产生两项数据 企业调节后余额 企业账面余额 银收企未收 银付企未付 银行调节后余额 银行初始余额 企收银未付 企付银未付 企业调节后余额必须等于银行调节后余额 否则肯定有某一环节发生错 13 21 误 银行对账的初始化部分不能完成 单击图 4 1 5 中的 格式 2 按钮 您还可看到 初始余额调节表 的 另一种格式 4 1 64 1 6初始确认初始确认 完成以上内容的操作后 可进行银行对账的初始确认工作 单击 初始 确认 菜单 系统首先弹出科目确认提示窗口 经过确认后 系统开始对用 户所选科目进行初始化工作 完成之后弹出提示窗口 如图 4 1 6 所示 图 4 1 6 提示窗口 4 24 2 银行对账银行对账 银行对账包括对账单余额 企业未达账 银行未达账 银行对账和银行 余额调节表五个子菜单 在录入对账单后 就可以进行对账 生成调节表 4 2 14 2 1对账单余额对账单余额 与初始化中一样 首先需录入对账单余额 录入窗口如下图 4 2 1 所示 图 4 2 1 对账单余额录入窗口 窗口中的 期初余额 取自上一会计期的银行调节后余额 系统不允许 修改 您只需输入 期末余额 即可 4 2 24 2 2企业未达账企业未达账 企业未达账的录入窗口和录入方法与 初始企业未达账 完全类似 在 此不再展开介绍 导入的银行数据时增加选项覆盖导入 多选删除 图 4 2 2 导入企业未达账 4 2 34 2 3银行未达账银行未达账 银行未达账的录入窗口和录入方法与 初始银行未达账 完全类似 在 此不再展开介绍 4 2 44 2 4银行对账银行对账 单击子菜单 银行对账 弹出的对账窗口如图 4 2 3 所示 15 21 图 4 2 3 对账窗口 由于对账是将银行存款日记账与银行提供的银行对账单逐笔进行核对 所以系统也将对账窗口设计成上下两部分 分别列出企业未达账和银行未达 账 使操作更为直观 方便 值得一提的是这里的企业未达账和银行未达账不是正式的未达账项 而 是根据对账用的企业和银行双方的对账数据 勾销前我们也就统一称之为 未达账 具体对账方法有两种 手工对账和自动对账 1 手工对账 用鼠标单击选中两个数据窗口中金额相等的两笔账 然后单击 勾销 按钮即可 若您发现这两笔账勾销有误 窗口中的 反勾销 按钮可以帮助 您取消以上操作 2 自动对账 首先可以单击 条件 按钮 在随即弹出的窗口中选择自动对账条件 您也可以不选择 系统则将按 金额相同 条件进行勾销 接着单击 对账 按钮 系统便开始在两个数据窗口中自动寻找符合条件的账 并自动完成勾 销 自动对账单据也能进行 反勾销 另外 对账窗口中的 刷新 按钮用于更新当前界面显示的内容 适用 于多台客户机同时进行对账操作的情况 合并 按钮可将凭证号相同的凭 证进行合并 分拆 按钮则是 合并 的逆操作 切换 按钮可使当前界 面显示的内容在已对账和未对账之间进行切换 4 2 54 2 5银行余额调节汇总表银行余额调节汇总表 银行余额调节汇总表可实时提供当前对账会计期的企业账面余额 银收 企未收 银付企未付 企业调节后余额 银行对账单余额 企收银未付 企 付银未付 银行调节后余额 还可查询其他会计期的企业 银行余额调节情 况 在企业调节后余额与银行调节后余额相等的情况下 还可将当前银行余 额结转至下一会计期 4 2 64 2 6银行余额调节明细表银行余额调节明细表 银行余额调节明细表实时提供当前会计期具体科目的本单位企业账面余 额 银收企未收 银付企未付 企业调后余额及银行方面的银行对账单余额 企收银未收 企付银未付 银行调节后余额等明细信息 17 21 第第 5 5 章章 出纳报表出纳报表 在出纳管理主窗口中单击 报表 子功能点图标 进入报表主菜单窗口 可以看到它包括主菜单 报表查询 业务报表查询 票据查询 和 报 表中心报表 系统提供的报表类型非常多 但查询方式基本相同 下面着重 介绍一下报表权限管理 报表查询 格式定制 报表打印 报表的格式转换 输出等功能和控制的操作方法 5 15 1 报表权限管理报表权限管理 系统对出纳管理报表的权限控制主要是菜