秘书工作的基本原则.docx

我国秘书工作的发展趋势秘书工作的基本原则、特点和作用我国秘书工作呈现出三大发展趋势，即参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势。 一、秘书的含义现代汉语词典对秘书的定义是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。国际职业秘书组织则认为秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围内作正确决定的经理助手。概括地讲，现在的秘书是一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。秘书工作是直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性管理活动，由秘书或秘书部门承担此项工作。二、秘书工作的基本属性辅助性政治性服务性领导活动：是在一定领导环境确定的范围内进行的一种有向性的人的综合活动。领导活动是秘书活动的环境1、领导活动的三要素：领导者、被领导者、作用客体。（1）领导者领导者是在一定的组织体系中处于组织、决策、指挥、协调和控制地位的个人和集体。领导者是领导活动的主体，是领导活动的核心力量，处于主导的重要地位。（2）被领导者领导活动中被领导的一方（个人或群体）、是相对于领导者而言的。被领导者就是在一定的组织体系中按照领导者的决策和意图，为实现领导目标，从事具体实践活动的个人和集团。（3）作用客体指领导者与被领导者共同的工作对象。在领导活动中，领导者与被领导者共同对某一自然物作用，产生出特定的产品（成果），这种自然物就是领导活动作用的客体。例如：地质业活动的作用客体是地球与地质体；农业活动的作用客体是可种植的土地；渔业活动的作用客体是河流、湖泊与海洋。一、领导意图的含义指领导者（领导人、领导班子、领导机关）领导社会组织实现其目标所提出的确定意见。领导意图是秘书活动的核心二、正确领导意图的形成1领导意图是马克思主义普遍原理与各项具体管理实践相结合的产物。2领导意图是上级指示和本组织的具体情况相结合的产物。3领导意图是领导与群众的意见相结合的产物。4领导意图是管理活动规律与相关业务规律相结合的产物。第四节秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点一、秘书工作在领导活动中的地位1从属地位秘书工作从属于领导活动。秘书部门或人员要辅助领导者的管理工作，如上情下达，下情上报，汇总情况、协助管理事务等；秘书必须在领导的授意和指导下开展工作，不能越权或擅自行动。2参谋地位秘书要积极主动贯彻领导意图，为领导决策和科学管理出谋献策、拾遗补缺，当好参谋。二、秘书工作在领导活动中的作用主要有六方面作用：1枢纽作用秘书部门处于组织的中心位置，是上情下达、下情上报、沟通左右、联系内外的咽喉。2助手作用秘书部门和秘书人员辅助领导工作的具体内容有以下五方面：（1）文书处理公文制发、文书资料处理。（2）筛选文件（3）文字把关（4）事务处理（5）督促作用3参谋作用给领导当参谋是对秘书工作的高度要求。一个好的参谋，往往被称为“智囊”。秘书工作的“智囊”作用主要表现在三个方面：（1）提供依据即向领导提供真实情况、可知材料、有关政策和法律的规定，作为领导决策和指导工作的依据。（2）综合意见即在领导作出重要决策和工作部署之前，将有关部门的意见、设想汇总起来，尽可能列成方案，陈述利弊，供领导酌定。（3）出谋献策即在调查研究基础上提出解决问题的意见和建议。秘书在发挥参谋作用时要注意处理好“参与”与“参谋”的关系。秘书在领导进行决策时起一定的参谋作用，但不是参与领导决策。4辅助协调作用协调是领导者在管理工作中的重要职责，而秘书部门则是辅助领导者进行协调的主要部门。5“不管部”作用秘书部门向来有“不管部”之称。凡是其他职能部门不管的事，领导都可以安排给秘书部门去做。内容大致有以下四方面：（1）围绕中心工作产生的任务这些任务常无专门业务部门管辖，需秘书部门配合完成。（2）临时发生的突击任务如本部门或下属单位发生的天灾人祸，与外单位发生的严重纠纷，或上级交办的临时紧急任务，也常由秘书部门去调查、办理。（3）带全面性的任务或活动如一个学校举办校庆活动，一个单位召开全系统会议等，也常由秘书部门承办。（4）为领导服务的其他任务如陪同领导深入基层或看望伤病员，代表领导参加某些活动等。6“窗口”作用秘书部门是领导机关的“窗口”，一切与外界的联系，对外接待往往都首先要经过秘书部门，群众对机关的第一印象也是常看秘书部门的面貌、作风与效率。三、秘书工作在领导活动中的特点1依附性秘书工作是依附于领导活动而存在的。秘书是对领导负责、协助领导工作，为领导服务。依附性是秘书工作的一个本质特征。秘书在工作中要注意两点：（1）“参与政务”而不越俎（ZU）代庖，自作主张，强加于领导。只能为领导提供材料、政策依据、建议、情况汇总及分析等。只能当参谋而不能参与决策。（2）不能反客为主，随便插手、干扰和影响职能部门的工作。（从秘书部门与其他职能部门的关系来说）2综合性，可从三方面看：（1）从秘书工作的职能范围看秘书并不承担某一职能部门的具体工作，而是承担着且面了解、联系、沟通各职能部门的任务，起着全局联络、整体协调的作用。（2）从秘书人员的素质要求来看秘书工作要求秘书人员具有丰富的学识、敏锐的判断力和快速应变的能力，较强的语言表达能力、公关能力等等，要求秘书人员有较强的综合素质。由此也可看出秘书工作具有综合性特点。3服务性秘书工作要做好“三服务”：为领导服务、为各部门服务、为人民服务。4机密性秘书和秘书部门处于机关单位的枢纽位置，每天直接与领导来往，接触大量机密，这使秘书工作具有机密性特点。5政策性秘书人员要辅助领导办理和各项事务（如文书处理、撰写文稿、接待来访等）中往往会涉及如何依照党和国家的政策、法律、法令贯彻执行的问题。秘书工作的五个特点是相互联系又相互区别的，其中最主要的反映秘书工作本质特点是依附性，其他四个特性则是由此派生出来的。第五节秘书与领导者相处的基本原则一、秘书与领导者的关系我国党政机关、国家企事业单位中领导与秘书的关系可归纳为以下三点：1在组织上是上下级关系秘书与领导在工作中不能平起平坐，秘书要遵守组织纪律，严格维护领导的权威，为领导提供各方面良好的服务。2在工作上是同志关系，不是主仆关系，无贵贱之分，只有分工不同。秘书与领导在人格上是平等的，不必卑躬屈膝，惟命是从。3在职能上是主辅关系。秘书协助领导工作，不能越俎代庖，但也要积极主动去做好助手、参谋工作。二、秘书与领导班子相处的主要原则1“职权划分，单向请示”的原则领导班子中的各位领导人是分工负责的，重大问题由集体研究决定，分头去办；一般问题由主管领导人直接处理。秘书要和领导人的职权分工，实行单向请示，避免多头请示。2“按规章制度办事”依照规章制度处理与领导层成员的关系，力求做到说话办事都有依据。3“不分亲疏，一视同仁”（对领导）在工作、生活、感情联络等各方面都做到不分亲疏，一视同仁；在工作上：同等协助，对每位领导交办的事项都愉快地接受，以同等努力去完成；在生活上：同等照顾；在感情上：同等尊重。4“通报情况，维护团结”秘书人员要自学维护和增进领导人之间的团结。三、秘书人员与具体领导人相处的原则1思想体系一致秘书人员是领导的助手和参谋，秘书职能实际上是领导人脑力和体能的