办公室管理流程制度.doc

综合办公室岗位结构图卫生保洁员司 机统计兼外勤员档案兼内勤员人力资源组长副主任（1人） 1人 1人 1人 2人 1人工作岗位描述职务名称：办公室负责人直接上级：总经理直接下级：人力资源组长、档案兼内勤员、统计兼外勤员、劳资员、司机、卫生保洁员本职工作：维持公司的办公秩序及行政事务管理，全面负责综合办公室工作。岗位职责： 1、在总经理的领导下，负责主持本室全面工作，组织并督促全室人员完成本室范围内的各项工作任务； 2、密切公司各部门及下属公司工作关系，加强协作配合，做好衔接协调工作； 3、组织汇总公司各阶段的综合性资料，草拟公司总结、报告、工作计划及其它综合性文稿，严格执行公司对外行文程序，做好各种对外经营性文件的把关审核工作； 4、按照总经理的指示，负责组织公司各类办公会议，安排做好会务工作及会议记录，编写会议纪要； 5、检查督促各部门、下属公司按照会议决定和公司领导布置的主要工作任务的贯彻落实情况； 6、负责公司通用管理标准及规章制度的拟定编写工作。 7、负责监督公司印章的使用、公司函信收发、经营性文件的打印、复印工作。 8、负责做好公司来宾的接待安排和办公车辆的管理工作。9、组织收集和了解各部门的工作动态，协助工经理及公司领导协调各部门之间有关业务工作，掌握公司主要情况为公司领导决策提供意见和建议，为总经理当好参谋。10、负责做好公司行政办公纪律的监督检查工作。11、负责做好公司办公区域内的安全保卫工作。 12、负责完成公司领导交办的各项任务。职务名称：人力资源组长直接上级：办公室负责人直接下级：本职工作：负责做好公司的人事、劳资管理及员工考勤考核工作，及时为公司提供合格的人才和人力。岗位职责： 1、负责组织公司对劳动法及地方政府有关劳动法律、法规的贯彻落实；2、管理和协调公司员工涉及的假期、保险、抚桖等方面的工作；3、负责对公司人事、劳资统计、劳动纪律等有关管理制度的拟定和实施，并制度执行情况进行监督检查；4、负责做好公司员工招聘、录用、合同签订、辞退等人事系列化的基础管理工作；5、制定组织、管理和培训教育计划，对公司员工的综合素质方面的资料进行整理分类和选择，为员工与企业匹配提供科学依据；6、负责做好公司员工考勤、考核评比工作，对员工日常工资、奖金等按公司程序进行审核、报批；7、配合做好公司员工的劳动安全教育，参与员工工作伤亡事故的调查处理；8、负责做好各类劳资报表、人事工作汇报等材料的整理和报送工作；9、负责做好公司公章的管理工作，按要求把好公章使用关；10、协助办公室负责人做好公司行政办公纪律的监督检查工作；11、负责完成公司领导交办的各项任务。职务名称：档案兼内勤员直接上级：办公室负责人直接下级： 无本职工作：负责做好公司档案管理的全面工作及公司文印事务等日常内勤工作。岗位职责： 1、配合办公室负责人处理好公司内部的文书事宜；2、负责公司文件会签、公文传递及各类经营性文件的打印工作；3、负责做好独立文印室的日常管理工作，并按公司规定处理各部门、下属公司文件的集中打印、复印工作；4、认真执行公司关于档案管理工作的规定和制度，全面负责公司及各部门、下属公司的档案形成、收集、整理、归档等工作；5、负责编制公司档案目录，不断健全档案管理，严格执行档案借查阅制度，确保档案的合理利用与安全；6、定期自检档案室的档案存放情况，及时修补受损档案，保证所管档案的安全完整；按每月一检、每季大检对各部门、下属公司资料移交、归档情况进行检查，并将检查结果上包直接上级；7、负责与各部门、下属公司兼职档案员之间的业务联系，指导各兼档案员做好档案管理工作，定期组织召开档案工作会议；8、认真遵守国家和公司的保密规定和有关规程，做好保密工作；9、负责完成公司领导交办的各项任务。职务名称：统计兼外勤员直接上级：办公室负责人直接下级： 无本职工作：负责做好公司及各下属公司的统计工作及公司各类证照的年审工。岗位职责： 1、负责收集、整理、汇总及上报各类统计资料； 2、编报工程项目的月、季、半年、年度的定期统计报表； 3、定期深入项目工地了解各项工程的施工进度和完成情况，并计算各项工程本月完成的建安工程量和开发工作量等指标； 4、及时向公司领导提供所需的统计数据； 5、编制公司及下属公司的年度生产总值、增加值情况以及竣工工程的开发记录； 6、负责编制、填报各上级部门要求的调查统计材料； 7、负责做好公司及下属公司的有关证照的定期审或到期更换工作； 8、负责做好公司外发文件的送交或外部文件的领取工作； 9、负责完成公司领导交办的各项任务。 职务名称：司机直接上级：办公室负责人直接下级： 无本职工作：负责做好公司领导专用车辆的驾驶、人员接送及公司车辆的日常维护、维修工作。岗位职责： 1、确保公司领导正常用车； 2、负责公司车辆的日常保养检查工作，尤其要做好车辆临行前检查，对于车况不良或存在故障的车辆要即时停开； 3、保证行车安全，自觉遵守交通法规； 4、树立成本意识，节约车辆油耗，尽可能减低车辆维修保养成本； 5、按规定出车，未经领导同意不得擅自使用公司车辆； 6、接到出车任务后要准时出车，服从调度，工作时间不得擅自离岗，同时做好保密工作； 7、严格按照公司相关规定，办理完手续后才能对车辆进行加油和维修； 8、精心维护车辆，定期做好车内外清洁整理； 9、负责完成公司领导交办的各项任务。职务名称：卫生保洁员直接上级：办公室负责人直接下级：无本职工作：负责公司领导办公室、公共区域内的卫生清洁、公司报刊信件的收取分发及传达工作。岗位职责： 1、上班时间内，每天提前10分钟开启公司大门； 2、负责对公司领导办公室、会议室、厕所、公共区域等进行每天清扫，保持公司环境清洁； 3、负责对公司办公区域内摆设的绿化植物浇水养护； 4、会议结束后，要及时对会议室进行清扫整理； 5、对公司外来文件、信件、书报刊物等按要求及时递交或分发到相关部门或人员； 6、在清洁卫生过程中，发现办公设备或场所有异常问题的及时向直接上级汇报；7、上班工作期间，认真履行好门卫职能，防止不明来意的人员进入公司，有异常情况时要及时通知综合办公室主任处理。8、负责完成公司领导交办的各项任务。综合办公室工作流程一、会签文件处理程序1、各部门、下属公司根据工作中需要进行会签的问题行文并附上会签表递交综合办公室。2、综合办公室在会签文件上注明收件时间后送总经理室，由总经理确定需要参与会签的部门（下属公司）及人员。3、待总经理确定需要参与会签的部门（下属公司）及人员后，综合办公室及时组织相关人员按顺序签署会签意见。4、各部门、下属公司签署意见时间总共为一个工作日；法律顾问签署意见时间为一个工作日；副总经理签署意见时间各为一个工作日。超过规定时间仍未签署意见完毕的，由综合办公室直接向更高一级递送。5、会签文件最终由总经理进行批复，批复完毕的文件先交副总经理阅后再由综合办公室通知主办部门办理好登记手续后领取执行。6、由综合办公室确定会签文件需要抄送的部门或下属公司，主办部门不得私自复印。7、主办部门必须统一保管好已批复的会签文件，并在每月3日前将上月领取的会签文件全部交到综合办公室进行归档，档案员按照会签领取登记进行认真核对。二、文件收发制度1、对于各类外来文件统一由综合办公室签收登记，属公司员工亲收的信件、文件一律由收件人亲自收拆，如包含有企业文件的，收件人拆件后要及时到综合办公室做好登记，并将企业文件报总经理室。2、企业来件登记后，由综合办公室及时将文件转交总经理室拆阅。各下属分公司收到的企业来件要及时送交总公司。3、文件需要抄送或传阅时，由综合办公室按照总经理的批示复印抄送到相关部门，或以复印件进行传阅，抄送部门、传阅人须履行签收或签阅手续。3、需要交办的外来文件，经总经理签署确定交办部门或人员后，由综合办公室将文件复印件送达交办部门或人员落实，原件即时归档。4、各类对外发送的经营性文件均先由承办部门或下属公司提出具体草案；5、经营性文件草案经过会签、会议讨论或总经理审批后，由综合办公室内勤员根据总经理的审批意见进行编排打印，并经承办单位负责人审核后送总经理室进行签发。6、一切对外发送的经营性文件必须在总经理同意签发后才能对外发文，各部门、下属公司或个人不得以任何形式私自打印和对外发送经营性文件。7、综合办公室在打印经营性文件时，必须做好备份存档工作。三、文印管理流程1、公司各种文件的文印工作直接由办公室内勤员负责，内勤员外出时由办公室其他工作人员进行复印，各部门、下属公司人员不得亲自复印文件。2、公司员工不得利用公司设备复印或打印与工作无关的任何私人资料，综合办公室主任对文印工作进行监督。3、公司的打印设备统一存放办公室，各部门需打印的文件全部通过网络共享统一在综合办公室的打印机进行打印，如因工作需要在下班时间加班使用打印机的，由使用部门报请公司领导批准后临时借用。4、各部门、下属公司员工需打印或复印文件时，必须经总经理室批准后才能送综合办公室进行打印或复印。（财务部的打印事务经总经理室批准后自行打印） 5、负责文印工作的相关人员要认真做好本职工作，对已经处理好的文件要及时送给有关人员或通知有关人员到办公室领回，不得延误、遗失。从挡案室借出的文件尤其要及时归档。6、文印工作人员应该要树立严格的保密意识，不得随意将打印、复印的有关文件，或将公司领导交待的文印内容及企业管理中必须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。打印、复印过程中出现报废的文件不能随意丢放，要立即销毁。7、文印工作人员要注意节约办公成本，不要浪费纸张、墨水等用品，对能够重复利用的纸张进行保留使用。使用部门在打印、复印资料时必须严格履行签字手续，对纸张大小、用量等进行认真登记，以便定期进行统计、公布。8、公司设独立文印室，除办公室主任与内勤员外，任何人不得随意进入文印室。四、公章管理流程1、公司公章及各下属公司、职能部门的公章、业务章统一归由综合办公室人力资源组长负责管理。2、因工作业务需要盖章时，由使用人出具有效的经公司总经理批准同意的证明文件，或填写好盖章申请表经公司级领导签字后方可盖章，禁止未经批准私自使用公章。3、使用公章盖章时，公章管理人必须严格检查核实，不符合要求的不予盖章，同时建立公章详细使用说明档案，以便日后查阅及总公司监督管理，公章使用完毕后要及时锁入柜，不允许随意摆放；4、如外单位人员因各种原因需要加盖公司任何印章时，由综合办公室报请总经理室批准同意后，才能盖章。5、公司公章原则上不允许外带，如因特殊需要必须带离公司的，必须由公司总经理批准并签署公章使用授权书后，方可由两人以上共同带离公司，同时申请用章人必须写出借据（标明使用时间），使用完毕后及时送交综合办公室。6、如公司公章出现遗失、损毁、被盗时，管理人要迅速向总经理室汇报，以便及时处理。五、会议组织流程 1、生产经营例会及公司总经理临时决定召开的各类会议，由综合办公室负责组织召开。2、在得到总经理的会议安排后，综合办公室要及时按照总经理的要求将会议时间、地点、内容及所需要准备的材料等通知到全体参加会议人员。3、会议召开前综合办公室主任要根据总经理室的要求准备或起草好会议相关文件材料，提前送交总经理室查阅。4、召开会议时，由综合办公室主任负责催促未到人员、组织会议签到以及认真做好会议记录。5、会议结束后，综合办公室主任要及时按照会议结果整理会议纪要送总经理室审核，待总经理签发同意后按要求发送到相关部门或人员。6、上级领导或外单位人员到公司召开会议的，综合办公室要提前做好会场布置，涉及招待费用的由综合办公室报请总经理室批准同意后，按要求准备好招待用品。7、公司领导要外出参加会议的，综合办公室要按照领导要求及时准备好各类文件材料送交相关领导。8、会议结束后，综合办公室主任要及时收回重要的文件材料，尤其是从档案室借出的文件要做到会后及时归还，做好会议保密工作。六、督办、检查工作流程1、对于公司生产经营会议、临时工作会议、会签决定的各部门、下属公司的工作安排或公司领导交办的具体工作（机密工作除外），综合办公室有权进行督促检查。2、综合办公室要按照规定的各部门、下属公司工作的完成期限及时调查工作完成情况，向总经理室进行反馈。3、督促检查过程中发现有不执行公司工作安排或工作明显偏离公司要求时，综合办公室要提出异议，并及时将情况向总经理室汇报。4、综合办公室要针对员工的工作纪律或公司决定禁止的事项及有关安排定期进行抽检，如发现员工有迟到、早退、串岗或上班时间玩游戏等问题时要认真做好检查记录，并汇报总经理室。5、对于总经理室要求调查了解的问题，综合办公室必须深入调查，及时做出客观准确的调查结果。七、证照年审流程1、公司及下属公司的营业执照、组织机构代码证、收费许可证、经营许可证等各类有关证照及企业资质的年审工作统一由综合办公室负责。2、证照到期需年审的前2周，由综合办公室报请总经理室同意后方可进行年审手续的办理。3、由综合办公室外勤员前往具体证照的年审部门领取相关表格，并按要求填写好。4、因证照年审需要，要提供证照原件、财务报表及其他存档文件时，应按公司制度办理好手续后才能借用。5、年审材料全部准备完毕后，要进入会签程序由总经理批复同意后，才能对各类表格进行盖章送往有关部门。6、年审材料送出后，外勤员要认真做好追踪，年审工作完毕即时取回所有材料归档。八、统计工作流程1、公司的各类统计工作由综合办公室统计员负责。2、统计员按照周报、月报、季报等生产报表的需要定期到工地现场或公司其他部门收集了解统计数据，编写报表，经综合办公室主任审核签字后按时递交公司领导阅。3、对于需要对外报送的行业统计报表、景气调查报表等，统计员要及时到有关部门领取相应表格，并根据收集到的统计数据认真填写报表，经综合办公室主任复核后，进入会签程序由总经理批复同意后，才能对各类报表进行盖章送往有关部门。4、统计员要做好各类报表的留底存档，同时认真做好保密工作，未经总经理允许，任何人不得摘抄复印报表内容。九、员工考核工作流程1、公司各部门、下属公司中层以上领导除外的员工考核工作由综合办公室人力资源组负责组织实施。2、人力资源组在每月30日前将考勤表、公司员工考核表发到各部门、下属公司负责人。3、要求各部门、下属公司负责人必须在每月3号前将所辖员工上个月的考核等级初评到递交人力资源组。4、人力资源组将各部门、下属公司递交的考核初评结果汇总后报送公司经营班子审核。5、待总经理审批后，由人力资源组及时将审批结果送财务部执行。十、给排水、照明的维护、维修流程1、公司办公区域内的水管出现爆、漏、零件坏损以排水管道堵塞等情况的，由综合办公室及时组织人员进行维修，如涉及水管、零件更换或其他成本开支的报请总经理室批准同意后，才能进行维修2、公司会议室、领导办公室及办公场所的公共照明部分出现问题时，由综合办公室协调电工及时进行修理。3、综合办公室要定期对公司办公区域内的水、电使用情况进行检查，发现问题的及时处理。十一、办公车辆管理制度1、公司车辆的日常管理、维护、年检及购买保险等工作统一由综合办公室负责。2、公司配备的专职司机，在办公室主任的领导下，负责做好车辆临行前的安全检查、日常维护、安全驾驶等工作。司机必须听从派遣，不得以不在工作时间为由拒绝接受任务。3、配备给公司领导的专用车辆，由专职司机负责做好车辆临行前的安全检查、日常维护、清洁保养、加油、维修、年审等具体工作。4、公司各部门、下属公司因特殊工作情况需要用车，由用车部门负责人向办公室主任提出申请，报经总经理室批准后才进行安排；未按规定办理手续，不得派车。非工作需要，不得使用公司车辆；办事过程中一律不允许绕道办私事。5、未经总经理批准，公司车辆不得外借。6、司机在出车前必须严格对车辆进行基本检查，驾驶过程要严格遵守交通规则。同时，要负责好车辆的防盗工作。7、办公车辆的维护、修理统一由公司指定修理厂负责。司机根据车辆的维修需要填写车辆维修维护申请表明确维修维护的范围和费用，经办公室主任审核，报总经理室批准后方可将车辆送到指定维修点进行维修。8、如可以自行处理的车辆小故障，由司机向办公室主任申请自行维修，所需配件按照公司制度向采购部申请购买。9、车辆加油申请由司机提出，办公室主任批准后交由材料采购部具体负责。10、车辆的维修、加油等工作因为特殊原因不能即时办理书面手续的，必须口头报请办公室主任同意方可进行，事后及时补办相关手续。不按公司规章制度办理产生的费用由当事人承担。11、车辆的年检时间或保险时间到期时，由综合办公室提前2周向总经理室提出申请，待批复同意后才能办理车辆年检手续或到公司指定的保险公司购买车辆保险。十二、公司办公场所的安全防范制度1、安全保卫工作特指公司办公区域内的防盗抢、防火及防滋事等保护公司利益的工作，由综合办公室负责公司的安全保卫工作。2、在上班时间，综合办公室保