科技档案管理 (2).ppt

第五章科技档案管理 主要内容第一节科技档案概念和种类第二节科技档案的收集工作第三节科技档案的整理工作第四节科技档案的鉴定工作 第一节科技档案概念和种类 主要内容一 科技档案的概念 了解 二 科技档案的基本种类及内容构成 了解 一 科技档案的概念 了解 科技档案指企 事业单位和国家机构 社会组织及个人从事生产 科研 基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料 二 科技档案的基本种类及内容构成 了解 主要了解产品 科研 基建 设备档案 P155 主要内容一 科技档案收集工作的要求 了解 二 基层档案部门开展科技档案收集工作的方法和措施 掌握 第二节科技档案的收集工作 一 科技档案收集工作的要求 了解 一 要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则 二 要遵循科技档案的自然形成规律 三 要保证科技档案的完整准确 二 基层档案部门开展科技档案收集工作的方法和措施 掌握 一 按归档制度的规定接收科技文件材料归档 二 纳入计划管理 实行多种方式结合的收集方法 1 把材料形成工作纳入有关的管理制度 纳入工作程序及网络图 纳入科技人员的职责范围 纳入有关承包合同 纳入经济责任制 2 把科技文件材料的形成 积累整理 归档和归档后的修改补充纳入工作计划 收集方式 接收归档与现场收集相结合 随时收集和集中收集 对内收集和对外收集相结合 三 确定和疏通科技档案收集渠道 定向 定内容收集 四 抓住重要环节和关键阶段进行收集1 产品档案的产品试制鉴定或定型阶段 2 工程设计档案的设计结束和总结阶段 3 基建档案的工程竣工验收阶段 4 设备档案的开箱 安装 调试阶段 5 科研档案的成果鉴定和年度总结阶段 第三节科技档案的整理工作 主要内容一 科技档案整理工作的内容 了解 和原则 掌握 二 科技档案的分类 掌握 三 科技档案案卷的排列 掌握 四 科技档案号的编制 掌握 五 科技档案检索工具的编制 了解 一 科技档案整理工作的内容和原则 一 科技档案整理工作的内容 了解 两个过程 一是科技业务部门对科技文件材料的整理 二是科技文件归档后 档案部门独立进行的整理 这又包括分类 排列 编档号等环节 二 科技档案整理的原则 掌握 1 遵循自然规律 保持文件之间的有机联系2 充分利用档案原有的整理基础 对科技档案进行分门别类的整理3 便于保管和利用 二 科技档案的分类 掌握 一 科技档案分类的基本要求1 科技档案的分类 要符合形成档案的专业和形成单位的科技活动性质和特点 2 在一个单位内部和一个专业系统内部 同一科技档案的分类标准应该一致 3 分类的层次类目要简明 不宜过多过繁 4 分类应力求按专业系统实现标准化 二 科技档案分类方案的编制1 根据库藏科技档案的基本种类设大类 有多少种科技档案 就可以设置多少个大类 2 在每个大类中 根据科技档案的内容构成和形成特点 按照已确定的分类标准和分类方法 进行类系展开 设置相应的上位类和下位类 形成不同的类别层次 构成一个完整的类系 3 给每一个类目以固定的代字或代号 4 将形成的类目体系用文字叙述或图表的形式表达出来 5 撰写说明 指出分类方案的编制依据 分类标准 类目代字和代号的使用方法 三 科技档案分类的方法及实际应用第一步 对库藏按种类划分大类 产品档案 基建档案 科研档案 设备档案等 第二步 对每种科技档案进行分类 工程项目分类法 型号分类法 课题分类法 专业分类法 时间分类法 地域分类法 实际应用 P168 三 科技档案案卷的排列 掌握 P173第一种是分类排列 第二种是流水号排列 四 科技档案号的编制 掌握 科技档案号是指保管单位的编号或代号 是科技档案分类号和保管单位顺序号的组合体 一 科技档案号的编制要求 反映科学秩序 同分类方法和分类方案一致 由代字和代号组成 力求简明 最好设置三个层次 二 科技档案号的编制1 编代字 代号表 以拼音缩写首字母为代字 2 确定档号编制结构 填写档号基本模式 科技档案号 分类号 案卷顺序号 例1 某单位基建档案号 例2 某单位设备档案号 例3 某单位产品档案号 五 科技档案检索工具的编制 了解 一 总目录 二 分类目录 三 专题目录 第四节科技档案的鉴定工作 主要内容一 科技档案鉴定工作的内容 了解 二 科技档案价值鉴定的原则 掌握 和价值因素 了解 三 科技档案保管期限表的编制 掌握 四 科技档案价值鉴定工作的方法和步骤 了解 一 科技档案鉴定工作的内容 了解 鉴定通过两个过程实现 一是在归档阶段 二是在管理阶段 二 科技档案价值鉴定的原则和价值因素 一 科技档案鉴定的核心问题是划定保管期限 保管期限确定原则 掌握 1 凡是在工作查考 经验总结 科学研究等方面具有长远利用价值的科技档案 都应永久保存 2 凡是在一定时期内具有利用价值的科技档案 都可以定期保存 长期或短期 3 凡是介于两种保管期限之间的科技档案 保管期限一律从长 二 影响科技档案价值的因素 了解 技术因素功能因素时间因素典型因素作者因素名称因素 三 科技档案保管期限表的编制 掌握 一 说明部分 包括保管期限表的编制根据 确定保管期限的原则 保管期限的适用范围 条款分类和排列方法 计算方法 批准时间和使用时间 使用应注意的问题 二 条款部分 包括序号 条款名称 保管期限 备注等项目 其中条款部分说明 1 是一组同类型的科技档案的概括名称 不是某一份科技档案的名称 2 同一条款保管期限不同的在条款下分别注明 但条款的序号不变 四 科技档案价值鉴定工作的方法和步骤 了解 一 方法 直接鉴定法 二 步骤 个人初步鉴定 集体审查 三 销毁和善后处理1 编写销毁清册编写鉴定工作报告组织销毁2 善后处理工作 1 注销已经销毁的科技档案 2 变更调整过的保管期限 3 案卷内文件有变动的要调整重新组卷 4 调整科技档案的排架顺序 5 将鉴定