EXCEL基本功能及操作介绍ppt课件.ppt

EXCEL的应用 基本操作与快捷键工具栏与快速访问栏另存为冻结窗口单元格格式查找与替换自动填充 选择性粘贴宏 排序筛选分列合并后居中突出与删除重复项 1 EXCEL常用函数 EXACT函数IF函数VLOOKUP函数INDEX函数MATCH函数SUM函数SUMIF函数AVERAGE函数LOWER函数与UPPER函数 2 基本操作与快捷键 按住Ctrl键可以选择多个不连续的区域 按住Shift键可以选取从活动单元格至点击的单元格的矩形区域 Ctrl A选择当前内容占据的矩形区域 查找Ctrl F 替换Ctrl H撤销Ctrl Z 重做Ctrl Y剪切Ctrl X 复制Ctrl C 粘贴Ctrl V 选择性粘贴Ctrl Alt V 平台内任何像表格的部分都是可以用Ctrl A全选再用Ctrl C复制出来的 快速访问栏Alt 数字 保存Ctrl S帮助F1 系统快捷键 Alt Tab 退出Alt F4 浏览器 刷新F5 强制刷新Ctrl F5 3 工具栏与快速访问栏 4 基本操作与快捷键 按下Alt键可以看快速访问栏每个键对应数字 将鼠标悬停在选项上可以显示出快捷键 5 基本操作与快捷键 Tab键向右移动一格活动单元格 Enter键向下移动一格活动单元格 如果要在单元格内换行 请用Alt Enter Home键移动到该单元格所在行的行首 Shift Home键选择该行行首至该单元格区域 Ctrl Home移动到A1单元格 End键移动到该单元格所在行的行尾 Shift End键选择该行行尾至该单元格区域 Ctrl End移动到最末行最末列使用的单元格 需ScrollLock开启 先按End 再按方向键 当前活动单元格如果为空 那么朝方向移动至第1个非空单元格 如果非空 则朝方向移动至第1个空单元格前 需ScrollLock关闭 PageUp和PageDown向上向下翻页 更多内容可以在excel内按F1搜索 快捷键 6 基本操作与快捷键 7 工具栏 工具栏分门别类的提供了大量的强大功能的入口 对于工具栏的显示内容与调整可以在 文件 选项 的 自定义功能区 里进行管理 8 工具栏 9 快速访问栏 快速访问栏可以自由的汇集一些常用功能 避免在工具栏各选项之间来回切换 管理的方法有如下几种 1 点开右边的小三角2 鼠标右键各个功能键3 文件 选项 选择 快速访问栏 10 快速访问栏 1 2 11 快速访问栏 3a 3b 12 另存为 点击 文件 另存为 可以创建当前内容的一个新副本文件 通过选择 保存类型 可以转储成其他的文件格式 如xls xlsx xlsm xml csv txt等 13 冻结窗口 通过冻结窗口可以使当前工作表的左侧列和顶部行固定 即不随其他区域的滚动而移动 冻结窗口功能在 视图 窗口栏 下 其中冻结拆分窗口是以当前活动单元格的位置来决定 14 另存为 15 单元格格式 每个单元格都可以拥有不同的格式 不同格式会导致输入的内容会显示出不同的结果 单元格格式可以通过以下几种方式设置 1 选好要设置的区域后 操作 开始 数字 或 开始 单元格 格式 设置单元格格式 2 在选择区域右键点击 设置单元格格式 16 单元格格式 17 单元格格式 本节只介绍数字选项卡的内容 18 单元格格式 常规格式是默认格式 同时也最常用的格式 但是如果输入002000的话 会变成2000 也就是说被当成数字并自动去除了无效的0 格式还是常规 要输入 002000 这时就需要先修改成文本格式 再键入002000 告诉excel要以文字对待它 如果选择了除常规外的格式就可以进一步的选择该格式表达的形式 例如日期以2014 5 18还是以2014年5月18日表示 保留多少位小数等 19 单元格格式 如果没有找到格式中想要的表达的形式的话 可以选择自定义 例如日期2014年5月1日 我想表达成2014 05 01将月日部分以2位数字表达出来 可是在日期格式里却只有2014 5 1的形式 那么就选自定义 并将 类型 设置成yyyy mm dd 20 单元格格式 日期与时间 yyyy yy代表年 m mm mmm mmmmm代表月 d dd代表日 h hh代表时 m mm代表分 s ss代表秒 月与分的界定由其他几项来决定 数字 0代表该位必须显示 代表该位有则显示 没有则不显示 例如0 00 必须显示数字的前2位小数没有则用0补上 最多显示三位小数 整数部分必须有个位 21 查找与替换 查找与替换可以帮助你寻找出在特定区域内的特定内容的单元格并可以同时作出相应的修改 选定区域为一个单元格时 搜索范围为整个工作表 工作簿 视选项的设置而定 选定区域为多个单元格时只搜索当前选定的区域 22 查找与替换 工具栏的 开始 选项卡下 格式 M 的右侧还有个小三角 可以选择 从单元格选取格式 或 清除所有格式 23 查找与替换 查找内容支持通配符 和 其中 代表任意多个的任意字符 包括没有字符 代表单个任意字符 如果要查找单元格里的 和 的话 需要在 和 前加上 主键盘数字1的左边那个 即用 代替 用 代替 用 代替 24 查找与替换 去除该区域内的所有的 25 查找与替换 选项 提供了按格式查找 替换的方法以及区分内容的方式 按值或按公式 全半角 大小写 如果某个单元格的值是由公式生成的话 直接搜索该值是搜不到的 必需改成将 查找范围 改成 按值 才可以 替换功能只有按公式 26 查找与替换 选项 单元格匹配 代表用查找内容对整个单元格进行比较 而非局部内容 右侧为清除内容为 的单元格但是保留负数的 27 查找与替换 选项 注意 对 选项 的设置修改会一直保留到全部excel关闭后才会消失 再重新打开excel会恢复到原来的默认设置 28 查找与替换 因为上一步操作中的 单元格匹配 没有去掉 而搜索不到负号 29 自动填充 选择性粘贴 自动填充可以帮助你完成一个有一定规律的填充过程 这个规律可以是排序内设置的序列 如1 2 3 4 5 1 5 2 5 3 5 4 也可以是某种重复 如excel powerpoint word excel powerpoint word excel 30 自动填充 选择性粘贴 方法是先在第1个单元格里输入第1项 然后选取这个单元格 将鼠标移到右下角的小方块上 当鼠标变成黑色十字时 按住鼠标纵向或横向拖拉进行填充 或者双击 只能自动向下填充至尾端 填充完后会有个小图标在选择区的右下方供选择填充的方法 31 自动填充 选择性粘贴 拖拽 双击小方块 选择复制 32 自动填充 选择性粘贴 选择性粘贴可以供用户粘贴格式 值 并可以做出加减乘除四则运算 转置 功能强大 是日常工作中必定会用到的功能 在对非单元格的内容复制与在对单元格使用复制后使用选择性粘贴的界面会有所不同 33 自动填充 选择性粘贴 选择性粘贴可以在复制后 选择要粘贴的区域 然后点击 开始 粘贴下边的小三角 选择性粘贴 或在选择区域右键选择 选择性粘贴 或快捷键Ctrl Alt V 34 自动填充 选择性粘贴 35 自动填充 选择性粘贴 非单元格的选择性粘贴 36 自动填充 选择性粘贴 单元格的选择性粘贴 37 自动填充 选择性粘贴 如果在a1内输入 b1 b2 直接将其复制 再粘贴至a2的话 a2的内容就是 b2 b3 而想将a1的值 b1 b2的结果 粘给a2 就必须用选择性粘贴 在选项中选择 数值 再点击 确定 选择性粘贴另一个常用的用途是单位换算 先在一个空单元格内输入1000 换算比例 然后选择要换算的单元格 选择性粘贴选上除 即除以1000 点 确定 38 自动填充 选择性粘贴 由于这样操作比较繁琐 所以excel也提供了一个相对简单的方式 用先普通的 粘贴 然后点击在选择区域右下方出现的按钮 或者用快捷键Ctrl 选择 值 只能选1种而且不能四则运算功能 39 宏 优势 代替掉一些日常完全重复的相同操作 如将一个单元格复制到另一个单元格 在单元格中键入固定内容 设定单元格格式等简单操作 也可以实现访问数据库 访问网页等 劣势 每次执行后之前做过的操作均不可撤销 所以要注意在每次执行前先备份所有在编辑的excel 再运行宏 避免不必要的损失 40 宏 如何制作 宏的制作可以通过 种方式来完成 分别是 录制 和 手工编制 录制相对来说比较简单 容易上手 但是功能比较单一 手工编制则需要一定的VB编程能力 可以实现所有VB拥有的功能 41 宏 提供了面向对象的程序设计方法 提供了相当完整的程序设计语言 VBA易于学习掌握 可以使用宏记录器记录用户的各种操作并将其转换为VBA程序代码 这样用户可以容易地将日常工作转换为VBA程序代码 使工作自动化 因此 对于在工作中需要经常使用Office套装软件的用户 学用VBA有助于使工作自动化 提高工作效率 另外 由于VBA可以直接应用Office套装软件的各项强大功能 所以对于程序设计人员的程序设计和开发更加方便快捷 42 宏 如何录制宏 点击 视图 宏 录制宏 或者 开发工具 录制宏 填写相关内容 点 确定 然后在表格上做相应操作 这些操作就会被记录下来 完成后点击 视图 开发工具 宏 停止录制 这样就完成一个宏了 使用相对引用可以以活动单元格为起始点进行操作 如何运行宏 视图 宏 查看宏 或 开发工具 宏 选要运行的宏 点击运行 或者用录制时设置的快捷键运行 43 宏 视图 开发工具 工具条 44 宏 更多的相关内容以及如何编辑宏可以参阅这里 45 排序 一 快速排序如果我们希望对表格按某列属性 如 时间 由长到短 进行排列 可以这样操作 选中 时间 列任意一个单元格 然后按一下 常用 工具栏上的 降序排序 按钮即可 二 多条件排序如果我们需要按 学历 入职时间 职称 对数据进行排序 可以这样操作 选中数据表格中任意一个单元格 执行 数据 排序 命令 打开 排序 对话框 将 主要关键词 次要关键词 第三关键词 分别设置为 学历 入职时间 职称 并设置好排序方式 升序 或 降序 再按下 确定 按钮就行了 三 自定义排序当我们对某列进行排序时 排序方式都不符合我们的要求 对于这个问题 我们可以通过自定义序列来进行排序 选中该列任意一个单元格 执行 数据 排序 命令 打开 排序 对话框 按 次序 选项右侧的下拉按钮 在随后弹出的下拉列表中 选中自定义排序次序 然后自定义排序次序选择你需要的或者自行添加序次 46 筛选 点击 数据 选项下的 筛选 按键可对数据进行筛选首先我们选中相关内容后 在数据中点击筛选 然后我们可以看到 首行都会出现三角形选项按键 点击 会依次显出来升序排列 将序排列 全部 自定义 前十个等 这时我们可以按个人需要进行颜色筛选或者数字筛选 颜色筛选可以将你需要的单元格颜色或者字体颜色筛选出来 数字筛选可以将数据按照等于大于小于等进行算筛选 47 分列 点击 数据 选项下的 分列 按键可对数据进行分列 还可以对分列出的单元格进行格式设置 分列方式有分隔符号和固定宽度两种分隔符号方式用分隔字符对数据进行分列 可选择需要的分隔符号或者选择其他从而自定义分隔符号 可在数据预览中看到效果 PS 该方式会被记忆 下次遇到该符号会自己分列 尤其要当心用 分列过后再从外部粘贴数据的情况 因为负数的负号 也会被分列 导致负数变成正数 关闭所有EXCEL文件后才会消失 固定宽度顾名思义就是用固定的宽度对数据进行分列 在数据预览中使用鼠标左键拖动虚线以设定需要的宽度 48 合并后居中 合并后居中Excel的合并后居中是MicrosoftOfficeExcel软件的一项格式设置功能 即将选中的多个单元格合并 然后自动设置为居中格式 设置合并后居中第1步 打开Excel工作表窗口 选中准备合并的单元格区域 第2步 在 开始 功能区的 对齐方式 分组中 单击 合并后居中 下拉三角按钮 在打开的下拉菜单中 选择 合并后居中 命令可以合并单元格同时设置为居中对齐 选择 跨越合并 命令可以对多行单元格进行同行合并 选择 合并单元格 命令仅仅合并单元格 对齐方式为默认 选择 取消单元格合并 命令可以取消当前已合并的单元格 49 突出与删除重复项 日常处理表格中通常会碰到许多重复数据 这些数据对我们处理带来了不便 这时候就可以根据需要使用突出重复项或者删除重复项 突出重复项选中需要处理的区域 在 开始 功能区 单击 条件格式 下拉三角按钮 在打开的下拉菜单中 选择 突出显示单元格规则 中的重复值 删除重复项选中需要处理的区域 在 数据 功能区 单击 删除重复项 选择需要处理的列点击 确定 对重复数据进行删除 50 EXACT函数 用于检测两个字符串是否完全相同 如果两个参数完全相同 返回TRUE值 否则返回FALSE值语法 EXACT text1 text2 51 IF函数 执行真假值判断 根据逻辑计算的真假值 返回不同结果 语法 IF logical test value if true value if false logical test需要判断的条件value if true如果判断为正确则返回该值value if false如果判断为错误则返回该值例 IF A1 100 1 0 含义 当A1 100时 返回1 否则返回0 52 VLOOKUP函数 VLOOKUP函数是Excel中的一个纵向查找函数 VLOOKUP是按列查找 最终返回该列所需查询列序所对应的值 语法 VLOOKUP lookup value table array col index num range lookup lookup value需要查找的值table array查找的范围col index num返回的匹配值的列序号range lookup返回时是精确匹配还是近似匹配 推荐用FALSE 用TRUE需要先对table array排序 53 INDEX函数