国际交流管理办法.doc

.四川大学博士研究生国际学术交流基金办理流程研究生院主页主页左上角“博士研究生国际学术交流基金专栏”查阅管理办法、报账注意事项下载四川大学博士研究生国际学术交流基金申请表、预算表、承诺书、统计表。四川大学因公出国人员申报表（学生专用）查阅基金管理文件，下载并填写申请基金表格 申请表中包含四川大学博士研究生国际学术交流基金申请表、预算表、承诺书，表格需填写完整，需请导师填写意见、签字，学院填写意见、签字、盖章。统计表仅需将电子版发送至邮箱博士研究生按照要求填写申请表、统计表，并送博士生导师签字、学院签章审核需7个工作日，审核结果以邮件方式通知。特别提示，申请人在提交申请表时须附以下材料：1.会议网址；2.会议的背景资料；3.会议征文通知；4.论文录用函及论文（录用函导师审核签字）；5.邀请函（邀请函导师审核签字）；6.口头报告时间安排。提交申请表和相关材料到研究生院3区323办公室审批在学校国际合作与交流处主页查阅、下载相关出国文件，办理出国（境）相关审批备案手续。四川大学因公出国人员申报表（学生专用）研究生院审批通过后，博士研究生到国际合作与交流处备案办理签证如需中英文在读证明，请到研究生院一楼大厅（靠近研究生院西门）自助打印机打印。博士研究生办理签证等相关出国（境）手续友情提示：请注意保存相关票据，会议结束后报账时以票据为准。博士研究生参会项目结项流程：1.下载并填写博士研究生国际学术交流基金总结表；2. 国际会议论文集首页复印件及被收入的论文复印件；3护照首页、签证页及标有出入境日期页面的复印件；4参会者本人在会议现场照片。会议结束后博士研究生向研究生院提交会议结项材料并申请报账报账流程如下：第一步：所有票据由导师审核签字后再送研究生院；第二步：研究生院审核签字（研究生院323办公室）；第三步：国际处审核签字（望江校区行政楼5楼）；第四步：财务处报账（望江校区行政楼2楼）。四川大学博士研究生国际学术交流基金管理办法为提高我校研究生教育的国际化水平，培养具有国际竞争力的创新型人才，特设立四川大学博士研究生国际学术交流基金，主要用于资助优秀博士研究生参加高水平国际学术会议。 一、申请条件 1、学校规定学制内（3年）全日制在读博士研究生（应届毕业生所申请的会议日期在当年5月31日之前）； 2、申请者以四川大学博士研究生身份作为第一作者或第二作者（第一作者为导师）提交的论文被本学科高水平国际学术会议正式接受，有组委会正式邀请函，且符合下列条件之一：A.口头报告且论文全文或摘要被会议论文集收录；B.壁报展示、摘要被会议论文集收录且有5分钟左右口头发言；C.壁报展示且论文全文被会议论文集收录；D.壁报展示、摘要被会议论文集收录且本会议为行业顶级会议。3、申请者具有一定的对外交流能力和较高的外语水平，能够进行口头学术交流； 4、参加的国际学术会议原则上应是由国际专业学会或协会主办的高水平国际学术会议，并与申请者所学专业相关； 5、每名博士研究生在读期间只享受一次国际学术交流基金的资助，且在本基金经费有限的情况下，原则上不再支持已获得学校其它公费资助出国机会的学生。 二、资助内容及额度 主要资助往返交通费、会议注册费、签证费和住宿费，资助额度按照本基金预算相关规定由申请人提出预算并填写预算表，导师和学院审核，研究生院审批确定。经费使用应符合相关财务管理办法。 三、申请程序 1、博士研究生在研究生院网站下载填写四川大学博士研究生国际学术交流基金申请表、预算表、承诺书，并附上相关支撑材料； 2、导师、学院主管领导就国际会议的学术影响和申请者参加学术会议的资格进行审核，并签署意见，优秀者报研究生院； 3、研究生院将根据申请人拟参加国际学术会议的层次高低和申请人的条件，在综合考虑各学院受资助博士生比例的前提下进行择优资助； 4、获批准资助的申请人在出国（境）前在学校国际合作与交流处主页查阅、下载相关出国（境）审批文件，办理出国相关手续。 5、会议结束后申请者需向研究生院提交以下材料： 在研究生院网站下载并填写四川大学博士研究生国际学术交流基金总结表，同时提供纸质版1份和电子版； 国际会议论文集首页复印件及被收入的论文复印件；护照首页、签证页及标有出入境日期页面的复印件；参会者本人在会议现场照片。 四、附则 1、参会申请在研究生院审核通过之前，学生为会议所付任何费用，均为自愿行为，请慎重考虑，风险自担。2、对已获批准资助的会议，申请者不得随意改变或放弃，因特殊客观原因放弃的，应向研究生院备案说明，否则取消本次资助资格，且不再受理下次申请。 3、本管理办法由研究生院负责解释。 四川大学博士研究生国际学术交流基金报账注意事项为方便博士研究生参加完国际会议后报账，请仔细阅读以下注意事项：一、报帐详细流程1.研究生院审核：将相关总结材料（详细要求见本文第二条）以及票据（交通费、注册费、签证费和住宿费票）提交研究生院培养教育办公室（望江校区研究生院3区323办公室）进行审核签章。2.国际合作与交流处审核：将研究生院审核后的所有票据材料提交国际合作与交流处（望江校区行政楼5楼）审核签章。3.财务处审核：将国际合作与交流处审核后的所有票据材料提交财务处（望江校区行政楼2楼）审核报账。二、向各部门提交材料1、向研究生院提交材料：四川大学博士研究生国际学术交流基金总结表；国际会议论文集首页复印件及被收入的论文复印件；护照首页、签证页及标有出入境日期页面的复印件。本人参会照片。其中，请将总结表和本人参会照片电子版以“姓名”命名后发邮箱。2、向国际合作与交流处提交：四川大学因公出国人员申报表（学生专用）、出国人员审查表（学生专用）、四川大学学生海外学习交流责任书（以上材料需出国前提交国际合作与交流处）。3、向财务处提交：大会邀请函附加中文翻译；机票或电子行程单（行程单附中文翻译）；研究生院签字盖章和国际处签字盖章的四川大学差旅费报销单及相关票据。（三）报账票据说明交通费：购买机票时请选择距离最短的合理行程，并选择票价最实惠的公司，如有特殊情况应提前向培养办说明。需保存国内、国际航班的机票或行程单，国内航空公司的机票在相应航空公司售票处可打印，网上预订机票需提供纸质发票并附上详细行程；国外航空公司如果只有发送到邮箱的电子行程单，务必打印并翻译，详细注明“officialreceipt”（官方收据）的中文意思，如果有“invoice”（发票）字样更好。需强调一点，国际航班的登机牌务必妥善保存，财务处报账时需要提交。本基金可报销长距离城市之间的火车票。市内交通费不在本基金报销范围之内。大会注册费：一般只有大会发送到你邮箱的PDF文件，注有“receiptof payment”（付费收据）字样，请打印并翻译成中文。国外住宿费：需要相关旅店的票据，并尽量保存“receipt”。住宿费标准参照学校国际合作与交流处针对教师规定的各国家和地区住宿费开支标准表，住宿费用只报销会议期间费用（可支持提前1天到达目的地后所产生的住宿费用）。签证费：应为领事馆或签证中心正规票据。汇率表单：在中国银行官方网站上找到所付国际费用当天与人民币的中行折算价，并截图打印，所有金额转换成人民币采用中行折算价。承诺书：承诺打印出的电子收据仅用于此次四川大学博士研究生国际学术交流基金的报账事宜，并由本人签字。注意：1.以上机票或行程单、大会注册费打印件、国外住宿费用打印件、签证费票据均需导师证明：属实，并签名，学生本人签字。2.以上费用切勿使用中介或旅游公司所开具的票据。各国家和地区住宿费开支标准表国家（地区）城市币种住宿费 (每人每天）亚洲蒙古美元90朝鲜美元90韩国首尔、釜山、济州美元180光州、西归浦美元160其他城巿美元150日本东京日元20000大阪、京都日元18000福冈、札幌、长崎、名古屋日元14000其他城巿日元9000缅甸美元90巴基斯坦伊斯兰堡、拉合尔、卡拉奇美元135奎达美元70其他城巿美元60斯里兰卡美元110马尔代夫美元160孟加拉美元150伊拉克美元170阿拉伯联合酋长国美元200也门萨那美元110亚丁美元90其他城巿美元80阿曼美元150伊朗美元95科威特美元200沙特阿拉伯利雅得美元200吉达美元140其他城巿美元120巴林美元160以色列美元200巴勒斯坦美元180文莱美元130印度新德里、加尔各答美元175孟买美元200其他城市美元155不丹美元160越南河内美元90国家（地区）城市币种住宿费 (每人每天）越南胡志明美元80其他城市美元70柬埔寨美元100老挝美元90马来西亚美元110菲律宾美元130印度尼西亚美元125东帝汶美元130泰国曼谷美元140宋卡美元110清迈、孔敬美元90其他城市美元80新加坡美元220阿富汗美元100尼泊尔美元140黎巴嫩美元150塞浦路斯美元100约旦美元120土耳其安卡拉美元105伊斯坦布尔美元150其他城市美元90叙利亚美元110卡塔尔美元160香港港币1500澳门港币1200台湾美元150吉尔吉斯斯坦比什凯克美元230其他城巿美元80塔吉克斯坦美元210土库曼斯坦美元120乌兹别克斯坦塔什干美元120撒马尔罕美元100其他城巿美元90哈萨克斯坦阿斯塔纳美元160阿拉木图美元200其他城巿美元140非洲南非比勒陀利亚、约翰内斯堡美元170开普敦美元210德班美元150其他城市美元130国家（地区）城市币种住宿费 (每人每天）欧洲罗马尼亚布加勒斯特美元120康斯坦察美元90其他城巿美元80马其顿美元120斯洛文尼亚欧元90波黑美元100克罗地亚美元120阿尔巴尼亚美元150保加利亚美元110俄罗斯莫斯科美元285哈巴罗夫斯克美元200叶卡捷琳堡、圣彼得堡美元170伊尔库茨克美元150其他城巿美元140立陶宛美元120拉脱维亚欧元90爱沙尼亚欧元90乌克兰基辅美元100敖德萨美元130其他城巿美元80阿塞拜疆美元150亚美尼亚美元120格鲁吉亚美元150白俄罗斯美元180摩尔多瓦美元90波兰华沙美元150格但斯克美元130其他城市美元120德国柏林、汉堡欧元150慕尼黑欧元130法兰克福欧元180其他城市欧元120荷兰海牙欧元150阿姆斯特丹欧元170其他城市欧元130意大利罗马欧元160米兰欧元140佛罗伦萨欧元120其他城市欧元110国家（地区）城市币种住宿费 (每人每天）比利时欧元160奥地利欧元140希腊欧元110法国巴黎欧元150马赛、斯特拉斯堡、尼斯、里昂欧元130其他城市欧元120西班牙欧元125卢森堡欧元160爱尔兰欧元120葡萄牙欧元130芬兰欧元145捷克美元160斯洛伐克欧元90匈牙利美元180瑞典美元280丹麦美元200挪威美元200瑞士美元200冰岛美元200马耳他欧元90塞尔维亚美元120黑山欧元90英国伦敦英镑160曼彻斯特、爱丁堡英镑140其他城市英镑125美洲美国华盛顿美元210旧金山美元250休斯顿美元180波士顿美元230纽约美元245芝加哥美元220洛杉矶美元200夏威夷美元195其他城巿美元160加拿大渥太华、多伦多、 卡尔加里、蒙特利尔美元210温哥华美元240其他城市美元190