中小企业车辆使用.doc

东莞培训网 中小企业车辆使用第一章、 因公务需要用车的部门和个人，请于每天早八点前向车管处处长预约用车事宜，说明用车原由及用车去向、所在地理位置、大约里程、用车时间及返回时间。由车管处处长对申请进行审核后方可予以派车。第二章、 驾驶员在出车后，应于熄火前观察车厢内各种仪表工作是否正常。细活后应对车外观进行查看，检查有无破损、轮胎气压，并剔除嵌石。对车辆进行精心维护和保养，做到勤检查、勤整洁，为下次出车作好准备。第三章、 公司各车由专职驾驶员负责，车辆实行运行登记，记录由该车专驾人员负责。如遇特殊情况，由其他驾驶人员使用登记后，交该车专驾人员签名。公休日或休息事件用车，需请示部门负责人或其委托的代言人。第四章、 使用人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、轮胎等），如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告。第五章、 严格执行车辆返回公司制度。因特殊原因不能回公司的，须经总经理或董事长批准，并确保车辆在外停放安全。第六章、 车辆的检查和验收上班时交由专驾人员实施。登记情况包括：第1章、 每日车辆运行情况（出车时间、地点、用途等）；第2章、 车辆是否由故障或损坏，如有，记录故障或损坏程度详情；第3章、 申请维修时间及实施情况；第4章、 每次加油时的里程表数目。第七章、 工作时间内正常业务用车，由部门负责人安排，特殊情况由主管副总经理安排。第八章、 原则上不允许公司员工私人用车，但如遇突发疾病、事故等紧急情况，需报请分管副总经理，并说明用车时间、目的及归还时间，经批准后方可使用。第九章、 各专驾人员不得徇私舞弊，如不检查核对，一经查实，一切后果由该车专驾人员承担。第一章、 不得公车私用或擅自将车交给他人驾驶，违者罚款500元。私自借出车辆或私自出车如发生事故，造成的损失一律由专驾人员个人承担。第一一章、 严禁未经同意擅自用车，否则按实际使用数罚款25倍。情节严重者，通报劝公司批评。第一二章、 对车辆保管失职，使用不当，用后不停在指定的车库而造成的经济损失，对个人罚款损失额的10。第一三章、 一切有悖国家道路交通管理条例规定的行为引起的社会后果自负。公司根据情节给予降级别、降岗位直至开除处分。日常行政与办公电话接听第一四章、 外线电话由电话班接线员专人接听，严禁出现空岗。第一五章、 要求在铃响3声内接起，最佳接起时机为铃响第二声时。第一六章、 转接时间不要超过17秒，在最短的时间内（加转接时间不要超过17秒），告诉目标人来电人和意图结果。第一七章、 如占线，告诉来电方原因，问对方是否还有转接要求，或告诉对方手机号码。第一八章、 17秒之内无人接听，问对方是否可以待会再打过来（请稍后/5分钟后再打过来）。如果有人接听，轻声放下电话。第一九章、 要求接线员熟悉各部门及各职员的分机号码。第二章、 接电话人员应左手轻拿话筒，嘴与话筒保持10公分距离，右手拿笔准备记录。第二一章、 电话接起，应首先使用 “您好！XX集团XX部门，请问您需要哪些帮助？” 的话术，然后问明对方姓名、单位、电话号码，重要的应做好电话记录。第二二章、 询问对方有何问题，明确答复客户提问，不清楚的部分要按6W3H进行留言。留言把握6W3H原则（谁、什么事、何时、哪里、哪个、为什么、如何、多少、多久）。第二三章、 员工应在日常工作时，提前准备好记录的笔和电话记录表格，将电话表放置桌面备用。随时检查话机，保持状态良好、外观整洁。第二四章、 如果周边比较声音嘈杂，接电话前应请大家安静后再接电话。如果正在吃东西，请立刻吐出后再接电话。第二五章、 如果正在处理公务时有电话铃响，要立即暂停处理公务，及时接听；如确实不能接听，一定要请同事代为接听。第二六章、 如果有同事的电话铃响而无人接听时，附近员工应尽快予以代接，并使用“请稍等”、“请问您怎么称呼”、“对不起，XX现在不在座位上”等话术，并主动提议是否需要留言或请对方稍后再打来，尽量告知对方间隔时间。第二七章、 如果对方希望留言，则在记录后再次澄清记录事项，确认姓名、名称、地点、数字、电话、时间书写正确。第二八章、 留言结束后，应询问对方“我还有其它可以帮忙的吗？”，如果对方回答“没有”后，则应回应“谢谢您的来电，我会尽快请（目标人）处理并给您回复。”第二九章、 确认对方先挂电话后，轻挂电话。必要时，可提醒对方“请您先挂电话”。第三章、 电话记录应通过电话或当面告知等方式及时转达到当事人，无法立即联系的，可将电话记录放置当事人办公桌上，并确认其牢固、可视，并在适当时间，再次确认记录是否被当事人所看到。第三一章、 当对方需要转接电话时，应左手拿电话，确认对方所转接的人员号码后，使用 “请您稍等” 的话术，并主动向对方道谢“谢谢您打来电话”，如果对方说“谢谢”，应回应“不客气”，同时右手的拇指、中指做好按键准备。第三二章、 接听电话时要面带微笑，语音需热情柔和，口齿清晰，语调要求尾音上扬，让对方感觉受到欢迎。第三三章、 在需要查询资料时，要把话筒部分挡住，避免对方听到杂音。第三四章、 告诉对方目标人不在的理由时，应使用“出差、不在座位上、会议中”等词语，严禁使用“上厕所、吃饭、休息、睡觉等。接待工作第三五章、 在接待客人前，应快速再一次整理仪容，并随时保持桌面整洁。第三六章、 接待人员应保持端正的站姿与坐姿，切忌双手叉腰、胸前交叉、手放口袋、玩弄笔或物品、拨弄头发、挖鼻孔、搔痒等不礼貌动作。第三七章、 与客人谈话，要先说“欢迎光临，有什么可以为您效劳的地方吗”，送客时要说“谢谢您”，“请慢走”或“欢迎再来”等，并主动协助年纪大或动作不变的客人。第三八章、 交谈时要用柔和的目光注视对方、面带微笑，并配合客人的语调轻轻点头表示理解客人的谈话内容。第三九章、 谈话开始时，要请教客人姓名，要多用“x先生”、“x女士”，不知姓氏时，要用“这位先生”、“这位小姐或女士”第四章、 谈话中如要咳嗽或打喷嚏，应说“对不起”，并转向侧后方，用手遮住口鼻，尽可能用手帕遮住。第四一章、 谈话中尽量与用“请”、“您”、“谢谢”、“抱歉”、“不用客气”等礼貌用语，不可使用“也许”、“可能”、“大概”之类语意不确定的用语或粗俗的用语。第四二章、 随身携带记事本与笔，记下客人谈话重点，并于接待后按工作标准整理纪录。第四三章、 对客人的疑难问题或要求，要表示充分的关心，并热情耐心的询问，任何时候不失风度，尽量以微笑面对客人。第四四章、 遇有自己不了解的问题，切记不可随便回答，也不能回答“不知道”，应热诚告知客人“这个问题我稍后向公司同仁询问后，再向您报告”。第四五章、 客人询问：“洗手间（）在哪？”，应该回答：“请跟我来”，并主动引导客人到正确地点。带领客人行走时，要提醒客人注意阶梯，替客人开门及电梯，遇到同事或其它客人时要主动打招呼。第四六章、 接待客人时如果正在忙或有急事须离开，应点头示意，并说“请稍等”，应尽快结束手头工作、不可让客人久等。第四七章、 给客人的资料应主动帮客户整理并用信封或纸袋装好。第四八章、 三轻：要做到“说话轻”、“走路轻”、“操作轻”。第四九章、 四语：禁止使用“蔑视语”、“烦躁语”、“否定语”、“斗气语”。第五章、 五声：要说到“迎客声”、“称呼声”、“致谢声”、“致歉声”、“送客声”。接待费用第五一章、 按照公司办公会议精神，结合公司近年来业务招待费使用管理情况，本着既有利于公司生产经营业务开展、又要厉行节俭的原则，对公司业务招待费的使用作出规定。第五二章、 业务招待费限额由公司财务部、公司办公室共同核定，董事长签批，由财务部门统一拨付，由公司办发放业务招待费使用登记卡。第五三章、 接待单位必须事先填写相应的审批单（客饭结算单），写清楚接待事由和客人人数等相关内容，由主管领导审批并确定额度后签字。然后持审批单和业务招待费登记卡到公司办办理相应手续。第五四章、 公司办负责在业务招待费登记卡上登记支出额并加盖公司办公章和审核章，作为客饭结算依据。第五五章、 各部门要严格控制陪餐人数，严格执行就餐标准，不搞超标准接待。工作餐标准人均20元；一般接待人均30元，陪餐12人；宴请接待人均40元，陪餐13人。第五六章、 公司办在对各部门的结算单进行认真核对的基础上负责定期与指定就餐饭店结算上述费用。结算单据需经公司办招待费管理人员、公司办主任、总会计师签字后，财务处方可报销。未办理结算单的支出一律不予结算。第五七章、 各位主管领导要严格控制和掌握业务招待费使用情况，杜绝超限额支出。公司办负责定期汇总费用支出情况，并在公司办公会上公布。第五八章、 公出期间发生的餐费或因工作需要赠送礼品、购买食品等发生的费用，一律开具正式发票。各部门发生的其他经营活动费用，必须说明支出原因，并经主管部长、主管经理、总会计师签批后，持业务招待费支出登记卡到财务处报销。第五九章、 公司领导业务招待费用从所辖部门列支。第六章、 为了节约费用，日常接待用餐原则上一律不在市内其他饭店安排，极特殊情况须填报特批单经总经理审批，总会计师签字，方可报销，其费用在业务招待费登记卡上支出。第六一章、 大型会议及其他较大的经营活动需重新做支出预算，经主管部长、主管经理、总会计师审核签字后，报董事长签批。第六二章、 提取经营活动费的单位和承包单位业务招待费自理。没有对外业务的单位不安排业务招待费和经营活动费。奉茶礼仪第六三章、 原则：能够礼貌得体地为客人准备饮品，使客人感受到温馨和受欢迎第六四章、 准备：准备好杯子、杯垫、托盘、抹布等器具。各项器具一定要注意清洗干净，不要有手指印和口红印。第六五章、 送茶：不管份数多少，一律使用托盘端送。先将托盘放在桌上再端送给客人，若会客室有门，须先敲门再进入。第六六章、 奉茶时须面带笑容，点头示意。右手拿抹布，以便茶或咖啡不慎滴在桌面上时，立刻擦拭。第六七章、 顺序：先给客人。若客人及主人不止一人时，依宾主和职位高低顺序。第六八章、 双手捧起茶或水杯，视状况可从客人的正面奉上或走到客人的斜后方、从客人的侧面奉上。第六九章、 退出：双手拿起托盘，后退一步，鞠躬至意或轻说一句“打扰了”，然后退出。会客室如果有门，离开时将门轻轻关上。办公设备第七章、 目的：加强公司办公桌椅等设施的集中管理，避免铺张浪费，解决配备标准不规范、随意购置的问题。第七一章、 适用范围：办公区域内的所有处室。第七二章、 办公设施内容包括办公桌椅、卷柜、更衣柜、衣帽架、沙发、茶几、饮水机、传真机、电话机。第七三章、 办公设施，根据办公环境的改善和实际需要采取定期集中调配的方式，进行更新和配备。需添置办公设施的部门要提出书面申请，公司办公室要根据其所提项目进行审核，并签署意见，对确实需要更新配备的，需经常务副总经理、总经理、董事长批准后，由公司办公室制定采购计划，统一进行购买。第七四章、 办公设施的领用，需履行相关领用手续，由领用部门领导签字验收，对更换下来的办公设施由办公室回收，根据需要进行统一调配。第七五章、 办公设施的配备标准。公司办公室要严格按照配备标准配备办公设施。第七六章、 公司办公室对公司各部门的办公设施进行统一登记、编号，并建立管理档案，帐物相符后由各部门领导签字确认。第七七章、 各部门工作人员要爱护各自的办公设施，做好维护保养工作，对由于人为原因刻意造成的损坏，公司办公室将根据办公设施的实际造价，给予损坏人及其部门以适当的处罚。第七八章、 当办公设施使用人员工作发生变动时，其办公设施由公司办公室结合实际情况给予统一调配，任何人和部门不得自行随意处理所使用过的办公设施。第七九章、 任何部门不得随意购置办公设施，对随意购置办公设施的单位和人员，一经发现，将视情节处以500元2000元罚款，并给予通报批评，同时没收所购办公设施。第八章、 如果不按本规定造成帐、卡、物不一致者，追究责任单位领导责任，并酌情处以100元至1000元罚款，造成办公设施丢失的按事故处理。第八一章、 公司办公室、财务和监察审计部门将定期对各部门的办公设施使用情况进行专项检查、考核，并对检查结果予以公布。通讯费用第八二章、 为了促进公司各项业务的顺利开展，便于各部门工作中的通讯联系，经公司办公会议决定，制定公司通讯费用管理规定。第八三章、 移动电话费用限额：第1章、 董事长、总经理 、常务副总经理、主管销售副总经理、总工程师实报实销；第2章、 副总经理及同级领导400元；第3章、 部长300元；第八四章、 公司支付费用的手机要保证正常开机，以便于工作联络畅通。第八五章、 使用人更换手机号码必须提前一个月报公司办备案，否则公司不负责由于更换号码当月发生的费用。第八六章、 公司内部局网固定电话（小号）费用限额依有关细则执行。第八七章、 办公室市网固定电话费用限额比照公司内部局网限额执行。原则上办公室装有市网固定电话的，不再开通局网固定电话的市话和长途权限。公司局网覆盖不到的地方，其住宅市网固定电话费用，原则上一律不予报销。确因工作需要需报销话费的，要履行相应的审批程序，经主管领导、总经理和董事长签批，财务方可报销。其额度由办公室根据公司局网话费限额规定执行。第八八章、 公司内部对讲机基站由公司办电话班统一管理，各部门使用对讲机一律履行相关的审批程序