时间管理与计划制定课件.ppt

时间管理与计划制定,理念篇,主要内容：三大理念,课程主要内容,方法篇,推荐方法：优先矩阵法,操作篇,建议篇,重要内容：1、任务类型2、月度计划表3、每日计划表,主要内容：1、桌面整洁2、锦囊妙计,因为我们不知道究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。,因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做。,有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。,每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。,忙人的告白,茫、盲、忙,你真的很忙吗?,确定事件,你的时间流到哪里去了？,确定事件,突发事件,确定事件,突发事件,琐碎事件,确定事件,突发事件,琐碎事件,浪费,重要性秩序无所调整没有目标、秩序和计划对问题缺乏理解就匆忙行动害怕犯错或完美主义而犹豫不决缺乏组织能力或资料不全面缺乏自律（情绪化、懒惰）分不清责任和权力，一个人包打天下文书工作及繁文缛节打扰（电话、不速之客、会议、上司的干扰）十.找东西,时间的十大窃贼,用一个词描述你目前的工作生活状况描述你心目中理想的时间管理状态是什么样？,时间管理(理念篇),有效方法,合理有效,以达到工作和生活的目标,组织运用时间资源,自我控制观念,计划观念,成效观念,时间管理应具备的三大观念,认识时间价值表,你的时间价值,时间管理(方法篇),有效方法,生命倒计时法,请写出你签写前面表格的直接感受,“假如明天是你生命中的最后一天”你打算如何去度过？请列出你最想做的三件事,以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性；有效个人管理的六个标准,柯维时间管理法,一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应合谐一致；平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展；有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做；重人性：个人管理的目的在人而不在事；有弹性：可因个人作用和需求的变化而调整；携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整。,生理节奏法,注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时；,写下你明天要做的6件最重要的事；用数字标明每件事的重要性次序；明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；然后再开始完成第二项、第三项；每天都要这样做，养成习惯。,艾维利时间管理法,用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的优质客户；用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）；用20/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。,20/80时间管理法,优先矩阵法,案例一：,4D原则,DOITNOW,DOITLATER,DELEGATE,DONTDOIT,稍后做,授权,不做,立即做,普通人的时间安排,成功人士的时间安排,20-25%,65-80%,15%,1%,“我要得到什么样的结果？”“这件事是否可以不干？”“这件事是否可以交给别人去干？”“是否还有更好的方法？”,日程表时间管理法,案例二：,制作方案,2小时,修改手册,整理资料,其他,30分钟,4小时,1小时,27%,53%,13%,7%,时间管理(操作篇),有效计划,确定角色,设定目标,制定计划,逐日调整,评估总结,时间管理流程,安排计划工作时你会考虑哪些问题？,时间点的设置,重新分类整理客户资料,访谈重要客户了解服务需求,客户的抽样意见调查，并制成统计表,估计不准无法预知因素同事或其他原因,尽量准确，留有余地,不可并行,精力充沛时做,策划型,作业型,交替安排,自控型,他控型,开始时间尽量提前,给最后期限设留缓冲区,能同时做的事情不要分开去做,可并行,任务类型,任务类型,2019/12/16,37,可编辑,月历（月度工作计划）行事历与甘特表效率手册便签闹钟其它工具,时间管理的工具,推荐,2019/12/16,39,可编辑,你的下周工作计划,列出你下周所有要做的工作项目-写出完成这些工作项目的时间点-列出你所做工作项目的关键点活动（时间价值回报较高的活动）-,一周行事历,周计划表,时间记录表,每日事务清单,时间管理通则,把每天要做的事列一份清单确定优先顺序，从最重要的事情做起每天都这么做,时间没有具体确定的待处理事项；时间已具体确定的事件；电话、记录等信息,每日计划表,整理资料2H,资料寄送0.5H,工作总结例会,整理资料,电话拜访.5H,工作例会0.5H,会议,工作计划例会,资料准备,电话拜访,业余生活及学习安排,今天必须做的事,今天应该做的事,今天可以做的事,今日三件事,时间管理(建议篇一),突发情况处理,客户投诉,项目合同发送错了,突发情况发生怎么办？,业务顾问小王,客户突然来拜访,同事的问题咨询,打印机坏了,突发情况有哪些？,职责内,紧急程度、重要程度,职责外,马上处理,暂缓处理,突发事件,计划事件,减少突发情况发生,努力使工作系统从一开始就正确无误对被打扰情况进行分析（WhoWhenWhy），建立一种工作模式,减少计划外事件数量累计计划外事件，创建自由时间块缩短每个计划外事件的时间长度,缩短计划外时间,时间管理(建议篇二),根除拖延,你属于哪种行为模式？,狮子型,考拉型,紧迫感喜竞争走路、动作较快进餐迅速讨厌耽搁不耐心,放松作决定需要一定时间走路、动作较缓若有所思乐于倾听耐心,拖延者的借口,强调时机不对逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承担责任不适当的目标为了轻松混日子,拖延的代价,浪费了今天一时工作拖延，三倍时间偿还逃避积极的人生健康不良待处理问题的不断增多长期在压力下工作的忧虑,动手去做你能做或梦想要做的事，勇气包含了天分、能力与奇迹，只有动手，心灵才会启动；开始做，工作才会完成。,解决拖延的秘诀,-唯一的办法就是去做它,与拖延决战,承认：拖延是一种无益的生活方式把大工作分解当机立断，直接面对不愉快的工作平衡表法给自己设定最后时限奖励自己,时间管理(建议篇三),桌面整洁,管理好办公桌才能管理好时间,请说出它们的用途,打孔文件夹强力文件夹双页文件夹插袋文件夹插边文件夹公文袋文件架文件筐,笔盒笔筒便签纸告示贴空名片盒,废纸篓,计算机,日历,文件架,电话,文具盒,便签纸,文件筐,计算机,文具盒,电话,文件架,文件筐,便签纸,日历,常用电话,周计划,周计划,常用电话,剪刀、尺子,计算器,曲别针等,名片夹,工作台,储藏地,想一想：你每年、每周、每日都要用什么东西？容易取得去除造成分心的因素,建立有效的办公环境,尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情工作中经常要用到的用品应容易取得每一件物品应摆放在固定的位置每天下班前将办公桌整理就绪把不再需要的东西坚决扔掉,活动,文件的处理,信息,资料存档,待送出文件,待办文件,备忘档案夹,分级处理,ABC,文件处理原则,每次只处理一份文件，一份文件只处理一次每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案坚决扔掉不必要的文件,时间管理(建议篇四),锦囊妙计,充分利用记事本,待办琐事物品清单,让脑子空下来，装更有创造性的事情,善用零星时间,通勤时间旅途时间等候时间,不要随便打发你的零星时间,背包原则,将同类的事情尽可能成批量处理,琐事也有琐事的处理方式,逆势操作,当别人不去做的时候我就去做,每天读一点没有人读的东西每天想一些没有人想的事情,昨天是一张作废的支票，明天是一张未兑现的期票，而今天是你唯一拥有的现金所以应当聪明把握。,种下思想，收获行动种下行动，收获习惯种下习惯，收获品格种下品格，收获命运,我们先养成习惯，然后习惯造就我们,课程总结及应用,理念篇,方法篇,操作篇,建议篇,1、时间价值表的制定