办公室日常行为管理规范.docx

办公室日常行为管理规范文件编号：撰写部门：人事行政部版 本：2014年 修正版文件目录u 目的.P3u 工作规范.P3-4u 仪表与着装规范.P4u 社交规范.P5-6u 考勤规范.P6u 文件管理规范.P6-7 u 办公用品规范.P7u 会议室使用规范.P7-8u 办公设备使用规范.P8-12u 公务出差规范.P12-13u 总经理办公室管理规范.P13办公室日常行为管理规范一、 目的为加强公司日常管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的公司文化氛围,特制定本管理规范。二、 工作规范1. 爱岗敬业，恪尽职守，高质高效地完成工作任务，对各项工作任务不折不扣的按程序办理，不省略、不简化、不拖拉。认真快速地完成领导交办的各项工作，为领导提供准确真实的数据和决策依据，并及时汇报办理结果，做到件件有着落，事事有回音；2. 对工作不要挑挑拣拣，自己分到的工作，无论干什么事都应热情对待，利索地加以处置。3. 随时研究、分析自己的本职工作，根据自己在工作中的发现，及时调整和提出改进方案；4. 尊敬上级和同事，待人真诚。同事之间友好相处，平等对待，互相团结，互相帮助。（公司员工间彼此尊重，友好相处，平等对待，互相团结帮助，待人接物保持微笑耐心，共同创造维护良好办公室氛围；）5. 工作时间为每天9:00-18:00（其中包括1小时午餐，时间为12:30-13:30），遵守作息时间，不迟到，不早退，如遇病事假需提前报备人事部；6. 出入办公室佩戴门禁卡，并做到随手关闭公司大门, 关门动作轻便，尽量不发出声音，未完成开、关门全程，手不离门把。若发现没有在工作时间佩戴者实行警告及罚款处理。7. 临时到访者需由直线人员带领到行政前台填写访客登记表；8. 上班、开会、听培训课等应自觉将手机调到震动功能，确实需要使用时请注意回避；9. 公司内部严禁打听传播员工及公司的各种隐私，做到不该打听的决不打听，不该外泄的决不外泄露；不该说的绝对不说，不该做的绝对不做，不该拿的绝对不拿；10. 工作中每个人都应时刻严于律已，保持良好的个人操守，不得利用工作之便向客户及供应商索要或接受贿赂，包括商品、礼品、礼金、证券、回扣、财物或以其它方式支付的任何费用。11. 使用电话、传真机、复印机、空调、电脑、投影仪及其它电器用品时，遵守其使用说明，做到人走断电，如若发现一次罚款50元，重犯加倍，以此类推；12. 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗、戏耍，严禁抽烟、随地吐痰，确保办公环境的安静有序。发现一次给予50元罚款，重犯加倍，以此类推；13. 上班时间不准玩电脑游戏、浏览与工作无关的网站以及做与工作无关的事情，确保工作准确有效地进行，下班后电脑使用者负责关闭电脑及显示器。以上细则如有违犯发现一次给予50元罚款，重犯加倍，以此类推；14. 下班后非工作需要不得使用办公电脑，如有发现第一次给予50元罚款，重犯加倍，以此类推；15. 职员应在每天的上下班前负责清理各自办公区域的环境卫生，保持物品摆放整齐美观，桌面清洁，屏风及玻璃等墙面除通讯录外，不得张贴其它物品或纸张；16. 发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时职员应立即向行政部报修，以便及时解决问题；17. 保持茶水间卫生，避免将饭菜汤汁遗留在冰箱和微波炉内，若有残留物应及时清理，以便其它员工的正常使用。禁止在办公区域食用刺激性气味食品。三、 仪表与着装规范1. 仪容规范a) 头发：梳洗整洁，不要蓬松杂乱，不烫染怪异个性发型；b) 面部：女员工可淡妆上岗，不宜过浓；男员工胡须保持干净或修剪整齐；c) 耳朵：耳内需要清洗干净，无耳垢，不佩戴夸张耳饰，以简洁大方的耳饰为宜；d) 眼睛：保持眼部清洁，无眼垢；e) 鼻子：注意鼻腔卫生，经常修剪鼻毛等；f) 口腔：保持口腔清洁，无残留物存留在牙齿上，保持口气清新，无异味；g) 手部：手部清洁，指甲修剪整齐，指甲缝内无残留物。2. 素质修养a) 员工应注意自我行为修养，保持个人清洁和乐观向上的精神面貌；b) 行为举止要文明、礼貌，不得打架，斗殴，酗酒，说脏话，从事违法乱纪的活动；自觉维护公司的内外整体形象。3. 着装规范员工着装应整洁得体，并符合相应的职务和场合。上班时间不允许穿拖鞋、旅游鞋、运动鞋、短裤（七分裤除外）、牛仔裤、运动休闲装、吊带背心，不穿膝盖以上短裙和夸张的服饰。如若发现一次给予50-100元现场经济处罚；四、 社交规范1. 客户接待有客人进入公司应友好接待，对随意闯入公司的人员要礼貌劝阻。在接待公司内外人员的垂询、要求时，应诚意接待，微笑应答，不能恶意冒犯他人。2. 电话接听接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如接话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，所有电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长，接打电话声音适中，声音不要过大，严禁带话机随意在办公室走动，以免影响他人办公，禁用办公室电话处理私人事情。3. 日常工作a) 同事间讨论问题尽量保持在两人内听清为宜，维护安静、严肃、活泼的工作气氛，不在办公室、走廊内大声呼唤他人，有事应走到有关人面前轻声交待。b) 办公时间内手机铃声音量不宜过大（手机铃声不得怪异），以免影响他人正常办公。4. 递接名片a) 名片一般用于自我介绍，见到客人相互介绍时应主动自我介绍。b) 递名片时，应双手递交，同时略略点头致意：“幸会！”，“我是XXX，请多关照”。c) 接对方名片也应双手，略点头致谢，并立即看清名片上文字，记住客人姓名，然后收好名片。d) 对方递过来的名片时，若单手接、拒接、接过来一眼不看就装入口袋，或放在桌上忘记收起来，都是失礼之举。e) 不应直接向对方索要名片，可商量地问：“我可以有幸得到您的名片吗？”5. 介绍礼仪a) 男士介绍给女士，年轻者介绍给年长者。b) 工作人员应先将企业人员介绍给客人，再将客人介绍给我方。c) 声望、地位低者介绍给高者。d) 未婚者介绍给已婚者。e) 同级、同身份、同年龄时，将前者介绍给后来者。f) 不愿相识的人不可贸然将其介绍相识。g) 被相互介绍后的对方，若都是男性，都应起立趋前握手。h) 介绍时，应主动交换名片，未带名片则要致歉，说明原因。五、 考勤规范1. 员工在工作时间坚守岗位，不得擅离职守，严禁在工作时间从事与工作无关的活动。2. 员工按规定时间到（离）岗工作时间未经领导批准离开工作岗位者，即为擅离职守，按旷工论。a) 迟到：指未按规定达到工作岗位。迟到1-15分钟以内扣10元/次；迟到16-30分钟以内扣20元/次；迟到30-60分钟以内扣50元/次；迟到1小时以上按旷工处理 ；若当月迟到累计3次以内（不含3次）且单次迟到时间不超过5分钟不予扣款；当月迟到累计3次及以上，扣款数额按原规定双倍执行。b) 早退：指提前离开工作岗位下班；早退3分钟以内，每次扣罚10元；30分钟以上按旷工半天处理；c) 旷工：指未经同意或按规定程序办理请假手续而未正常上班的；旷工1次扣200元，一月内连续旷工3天或累计旷工5天的，作自动解除合同处理；全年累计旷工7天的作开除处理。3. 员工在上下班时在考勤机上做好指纹记录，出现未打卡处理 50 元/次罚款，在次月工资中体现；4. 外出员工及时准确填写外出动向记录表，并注明事由、出门时间和返回时间，不得后补。行政部不定期抽查外出动向记录表并加盖无外出记录印章，每月月底各部门经理审核外出动向记录表确认签字。忘记或未登记以旷工处理，不可恣意修改外出时间，发现者予以处罚；5. 员工申请休假，必须填写休假申请单、年假申请单，任何休假均经公司批准后方可生效，申请事假、调休至少提前一天提交休假申请表，申请年假至少提前七日提交年假申请单，未按照上述流程批准擅自休假者，按旷工处理。六、 文件管理规范1. 文件的起草要全面、客观、完整地体现领导意图，合理使用文种，符合格式要求，重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，语言简洁，通俗易懂；2. 文件在送领导审批或签发之前，必须反复校对确保无误；3. 打印、发放文件必须经相关领导审核后方可印发；4. 凡正式行文应加盖单位公章。使用公章必须报经总经理批准同意，对需加盖印章的文书内容必须认真审阅，尤其是一些特殊情况用印，更要审阅清楚，严禁擅自用印，非特殊情况不得携印外出。盖印要严肃认真，盖出的印章要端正、清晰、直观便于识别，不能盖歪和颠倒，不能压正文。印章不能盖在空白纸上。对有像片的证书、证件用印，不宜将印章盖人脸部，文件用印应压年盖月；5. 打印文件要注意保存原稿，应将原稿与一份成文一并存档保留，以备查阅；6. 印发文件要做到文面清晰，字体适当，用纸规范，美观大方；7. 按照档案管理工作要求，及时做好各类文件归档、留存及销毁工作。七、 办公用品规范1. 按规范申领，所有从公司申领的办公用品均属公司财务，要妥善保管，不能占为己有，离职时需交还；2. 对可重复使用的用品必须重复使用，除印有涉及商业秘密的资料以外，所有已使用的打印纸应将反面再次使用；3. 正确使用办公用品。如因个人使用不当而造成损坏、浪费者，需按规范作出赔偿4. 领用办公用品时应严格按照公司相关规范和流程进行申领，提交齐全表格和经理签字确认方可生效。八、 会议室使用规范1. 会议室是公司专门用于召开会议、培训、组织活动和接待客人的场所，由行政部统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。未经行政部允许，任何部门或个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。严令禁止在会议室堆放部门杂物及货品。2. 会议室实行提前预约制度。每月 23 日行政部通知次月会议室开始预定，各部门可将次月使用时间安排（以小时为单位）邮件报至行政部，并抄送相关部门，行政部根据申请的先后顺序进行登记（提前预定视为无效）。特殊情况下，经使用人自己协商好告知行政部后可以调整使用顺序。3. 8人以上会议及重要培训可申请使用大会议室。如部门或个人临时取消申请需（最迟提前一天）已邮件形式告知行政部做取消或变更申请，如未告知进行100元经济处罚。4. 遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。5. 部门及个人应在所预约的时间到达会议室并开始使用。按预定时间起超过30分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。6. 部门或个人应按约订时间内使用，不得超时使用，如超时使用按每小时50元经济处罚（小于60分钟按一小时计算）会议室在未有其他使用前提下如需加时使用可到行政部申请。7. 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，需照价赔偿。会议室内的所有设施设备，未经行政部允许不能带出会议室。8. 遇大型会议人员较多需要使用折叠椅时，需有部门专人安排到行政部进行登记后领取，用后归还原位并告知员工不得依靠玻璃墙以免造成危险。9. 会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等会议需求。但所有移动过的桌子，椅子等，在会议结束后必须还原。如果没有还原，将对该部门负责人或个人进行100元经济处罚提醒，造成延误使用的进行200元经济处罚。10. 会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的干净，卫生，不得乱扔垃圾等影响环境的行为。使用部门必须爱惜并保持地面及桌面卫生，禁止任何液体遗撒；不得用笔及尖物损坏桌面；严令禁止在会议室吸烟及用餐（凡出现此类行为将对该部门负责人或使用人进行 100 元经济处罚）。11. 进入会议室人员不得吃口香糖、带皮（核）类食物，发现此类情况将对组织会议或组织培训人给予200元的经济处罚。12. 避免腐蚀性液体（例如：指甲油、香水等）遗撒在桌面及地面上（现桌面已发现有严重的腐蚀现象发生）彩妆部门避免妆粉和有色物质等物品遗撒。13. 会议室使用完后，检查好会议室环境、卫生、设备使用情况后需及时填写会议室使用记录登记表，行政部进行检查，临时使用会议室也需填写会议室使用记录登记表，如未填写登记表，进行50元经济处罚。14. 培训后保持白板的清洁、陈列品归位、投影、音响设备等关闭复位等。（投影机需在关闭电源静待 5 分钟后方可放入专用包）15. 以上未涉及的其他情况的损坏等。16. 出现上述任一情况将对相关责任人处以100-500元罚款（分不清责任的对部门负责人处以100-500元罚款），损失严重的除罚款外另须追究维修及更换所产生的费用。九、 办公设备使用规范(一) 电脑使用规范为加强公司电脑及局域网的管理，确保电脑及局域网正常运作，特制定本制度。本段所称的电脑主要指：主机、显示器、键盘、鼠标、打印机、以及所有的电脑网络产品和附属设备，各类应用软件等。1. 公司各部门的电脑管理，遵循谁使用，谁负责的原则进行管理。2. 行政部应经常检查各部门的电脑使用情况，负责电脑的安全使用、密码管理、电子邮件管理、防病毒管理、上网管理等，发现问题及时纠正。3. 公司行政人事部对公司所有电脑及信息进行统筹管理，对公司所有电脑、设备进行登记、造册备案和维修；对软件系统进行维护和改造；对电子信息进行更新。4. 电脑的使用和保养a) 电脑操作规程：电脑开机时，应遵循先开电源插座、显示器、主机的顺序。每次的关、开机操作至少相隔一分钟。严禁连续进行多次的关机操作。电脑关机时，应遵循先关主机、显示器、电源插座的顺序。下班时，务必要将电源插座的开关全关上，节假日时，更应将插座拔下，彻底切断电源，以防止火灾隐患。b) 长时间不用的电脑，应有防尘罩盖着，并应每半个月通电运行半小时。c) 应对电脑及其设备进行保养清洁，使之不能有灰尘，电脑不能放在潮湿的地方，应放在通风的位置。d) 需保存的信息，除在硬盘保存外，重要信息还应进行软盘备份，以免电脑坏时所有的资料丢失。5. 打印机及外围设备的使用。打印机在使用时要注意电源线和打印线是否连接有效，当出现故障时注意检查有无卡纸。激光打印机注意硒鼓有无碳粉，喷墨水是否干凅，针打机看是否有断针。当打印机工作时，不要人工强行阻止，否则，更容易损坏打印机。6. 软件系统的管理a) 公司各部门及员工应固定在某台电脑上建立文件夹或文档资料，不得随意在任何一台机上建立存档。b) 重要的部门或个人文档必要时需加密；对公司或个人的资料，未经允许任何人不得进行改动。c) 公司各部门的重要操作系统，需由专人进行维护管理。7. 电脑防病毒的管理。外来的磁盘，或对外报送的磁盘以及从外界录入信息的磁盘，一律要进行电脑病毒检测，在确保没有病毒时方可进入本公司电脑读取信息。外来的信息光盘，非经允许，不准在本公司的电脑读取信息，以防止病毒的入侵。8. 上网的管理，由于工作的需要公司各部门的电脑都办理了上网的手续，上网时，禁止浏览色情、反动的网页。浏览信息时，不要随便下载网页的信息，特别是不要随便打开不明来历的邮件及附件，以免网上病毒入侵。9. 禁止在公司电脑安装有害系统运行的游戏与无关软件；禁止在各部门的电脑上玩游戏和进行与工作无关的各种网上活动。10. 电子邮箱的管理 a) 公司申请开通邮箱，并由公司行政人事部指定专人进行管理。b) 任何人不得擅自更改邮箱的注册资料及密码，不得将密码转告他人。c) 该邮箱仅供公司的相关业务使用，任何人不得利用其收发私人信件。d) 各部门或个人应让对方发邮件时写明邮件的收取部门或个人及内容名称。e) 各部门及个人对重要的邮件需在收取的当日调取存入电脑。f) 各部门及个人在未经允许下，不得打开其他部门或个人的邮件，更不得打开来历不明的邮件及附件。11. 违规处罚有下列情况之一的，将执行以下经济处罚。a) 经查实发现下班后未关闭电脑主机及显示器的,每次扣电脑责任人50元。b) 经查实利用电脑在工作时间做与本职工作无关的事（聊天、游戏等）, 将处200元罚款。c) 若因个人原因造成电脑中毒，并影响整个公司网络的运行，致使公司无法进行正常工作，将处500元罚款。d) 在任何情况下均不许个人私自改动电脑IP地址，若经发现，将处500元罚款。e) 人为原因使用不当，造成重大损失的，照价赔偿。(二) 复印机使用规范1. 复印机的保管与维护工作由行政部负责。各部门复印文件须使用本部门代码进入复印机操作界面。2. 复印机使用人员应严格按照操作规范进行，如在使用过程中遇到问题或故障，要及时向行政部反映，以便请专业人员进行维修，任何人未经许可不得私自拆卸，以免造成机器损坏。3. 当复印机出现卡纸故障时，在操作面板上都有卡纸部位指示灯，在机器上找到相应部位，取出卡纸，不可强行拉扯，注意拿卡纸时不要划伤感光鼓。4. 任何人不得利用工作之便，复印与工作无关的私人文件，若因特殊情况需要复印者，须事先经过部门负责人同意方可复印，如若违反将视情节轻重予以批评或经济处罚。5. 不允许非办公室管理人员使用复印机。6. 每日下班前，行政部负责检查复印机是否关机，是否切断电源，以免发生事故。(三) 投影仪使用规范投影仪为高精度计算机辅助设备，为了更好地为各种正常工作服务，同时提高设备使用效率、延长设备使用寿命，特制订如下规范：1. 各部门借用人为投影仪管理直接责任人，并应负责对本部门内部人员进行投影仪使用监管。2. 每次使用时都要如实并提前到行政部做好使用日期、具体的起止时间、使用内容、及借用者姓名等登记。3. 投影仪的打开须按住遥控器“ON”键约3秒钟，方可开启。投影仪的关闭须按住遥控器“OFF”键约3秒钟，方可关闭。关闭投影仪后，必须等待五分钟以后才能切断电源，否则会损毁灯泡，投影仪灯泡属贵重物品，价格千元以上，如因操作不当造成损坏，需承担相应的费用。4. 投影仪镜头不得用手触摸，要进行定期的专业清洁。5. 投影仪的各种连线不允许私自拔下，盲目拔下会直接导致损坏投影仪。6. 接线板必须始终接通，不允许私自拔下，盲目拔下会直接导致损坏投影仪。7. 电动屏幕的升降必须由遥控器控制，不允许用手拉动。8. 各部门借用人负责保管遥控器，丢失按价赔偿。9. 行政部对投影仪的使用与管理情况进行检查和抽查，各部门借用人在使用过程中发现问题要及时上报行政部，并由行政部统一安排解决。10. 借用移动投影仪时应倍加爱护，细心操作和谨慎保管。发生故障，立即停用并及时报行政部维修，任何人不得私自拆卸和违章操作。如属人为事故或丢失需追查责任，并由实际责任人按时价赔偿损失。11. 使用部门应具有高度的责任感， 严格执行借还制度，同时，行政部应尽可能的为使用部门提供一切方便，及时做好维修保养工作。12. 投影仪如因正常损坏并无修理价值需报废时，应认真填写报废申请，由专业技术人员鉴定，报总经理批准后，方能报废销账。十、 公务出差规范1 公司员工因公外出必须严格按任务计划办事，不可擅自更改计划；2 在外期间要特别注意自己的行为、礼仪和言谈风度，时时处处严格要求自己，不得做出有损人格、公司形象的事；3 严格出差财经管理制度，超标准吃、住、行，由自己负担，小心财物、文件保管；4 尊重外单位人员，待人接物礼貌、郑重，不卑不亢，值得信赖；5 不可利用出差之便游山玩水，不可饮酒过量失态及面红耳赤。6 出差票务预订规范1) 员工因公出差须持部门/品牌经理签署并批准的出差人员票务预订申请单交给行政部，统一由行政部负责票务订购及登记；如无特殊要求，为控制支出将优先预订低价打折票；2) 订购标准；a) 国内乘坐火车在24