[文书写作培训资料]现代企业文书写作

现代企业文书写作 文书写作培训资料 讲授目录 一、文书写作概述 二、中国公文写作 三、商务信函写作 四、经济文书写作 五、常用工作文书 六、社交礼仪文书 第一部分：文书写作概述 1、文书写作特点 2、文书写作要求 3、文书写作程序 1、文书写作特点 1、使用广泛，对象明确 2、约定俗成，格式固定 3、内容真实，实事求是 4、讲究时效，重视办理 5、语言明确，风格独特 文体 多为陈述或说明式 以叙述为基础 对人或事的过程的交代， 反映情况侧重叙述，但要概括 以议论为手段 对事情的评价，阐明道理 偏重议论，但要针对主题 以说明为目的 摆出事情的真相，提出要 求多用说明，但要简明 按作用分类 指挥性文书 指示 规范性文书 章程 报请性文书 请示 知照性文书 通知 联络性文书 信函 记录性文书 会议记录 报导性文书 新闻 法律性文书 合同 2、文书写作要求 意思明确 明白无误 ， 让人一目了然 文理通顺 即流畅表达 ， 又显示写作水平 观点正确 有道理 ， 不搞歪理 实事求是 真实 ， 不掩饰 ， 不夸张 及时迅速 讲效率 ， 讲效益 ， 不拖拉误事 简明生动 增加可读性 ， 防白话 、 套话 、 干巴巴 层次分明 有先有后 ， 段落清晰 ， 不转圈 标点规范 正确运用 ， 防一逗到底 格式适宜 不同文种用不同格式 l 简明 用词简单明了，直截了当 l 准确 用词含义明确，不会误解 l 朴实 用词通俗自然，恰如其分 l 庄重 用词严肃端庄，不多情感 l 规范 用词符合语法，讲究逻辑 应用性文字要求 标点符号歌 一句话说完，划个小圆圈 句号 中间要停顿，圆点加尾尖 逗号 并列词语间，点个瓜子片 顿号 并列分句间，圆点加逗点 分号 总结导语前，上下两圆点 冒号 疑惑或发问，耳朵坠耳环 问号 标点符号歌 命令感叹语，滴水下屋檐 感叹号 引文特殊词，蝌蚪上下窜 引号 文中要注解，两头各半弦 括号 转折或注解，一横写后边 破折号 意思说不完，六点紧相连 省略号 特别重要处，字下加圆点 着重点 努力提高写作能力 1、提高文字表达能力 2、积累相应专业知识 3、熟悉文书格式要求 4、掌握政策理论水平 5、具有严谨写作态度 3、文书写作程序 明确写作主旨 给写作定位 ， 目的 ？ 写什么 ？ 文种 ？ 怎么写 ？ 收集信息资料 供写作参考 ， 需要哪些 ？ 怎 么收集 ？ 如何整理 ？ 拟定结构提纲 搭写作框架 ， 通盘安排 ， 强 化要点 ， 有祥有简 完成正文草稿 填写作内容 ， 按照提纲一步 步充实内容 ， 加工成章 认真修改检查 定写作终稿 ， 反复推敲斟酌 ， 直至满意 二、中国公文写作 1、公文的作用特点 2、公文的范围、类型 7、通知和通报 3、公文的处理方法和程序 8、报告 4、公文的行文规则 9、请示 5、公文的通用格式 10、函 6、公文的种类 11、会议 纪要 1、中国公文的作用 公文 -国家机关 、 社团组织 、 企事业单位在公务活动中行使职权制定的 公务文书 。 公文性质 工具 公文作用 -1、 贯彻政策 、 规范行为； 2、 通报情况 、 指导工作； 3、 方便查找 、 积累史料； 公文的特点 公文特点 -1、 制发者的法定性； 2、 作用的权威性； 3、 效用的现实性； 4、 体式的规范性； 5、 制作的程序性； 2、中国公文范围 按事业范围分 -专用公文；通用公文 按行文方向分 -上行文；下行文；平行文 按公文来源分 -收进文；外发文；内部文 按发文性质分 -问文；复文 按处理要求分 -参阅性公文；承办性公文 按办文时间分 -特急文 （ 特急件 ） ；急办文 （ 急件 ） ；常规文 （ 平件 ） 按机密程度分 -绝密文；机密文；秘密文；普通文 3、公文处理方法和程序 三大环节： 1、 发文处理： 拟稿 -审核 -签发 -登记 -缮印 -用印 -分发 2、 收文处理： 签收 -登记 -分办 -拟办 -批办 -承办 -催办 -督办 -办复 3、 公文管理： 制定立卷类目表 -归卷 -调用 -立卷 -归档 -销毁 4、公文行文规则 l 行文关系要和隶属关系一致 l 行文方式要根据工作需要灵活掌握 l 行文名义和内容要与发文机关的职权范围 相对应 l 行文线路要尽量缩短 l 处理好主送与抄送的关系 l 经过批准 ， 有些文件可以通过新闻媒介公 开发布 l 如有必要 ， 可以联合行文 l 党政之间的行文关系要按规定执行 5、通用公文的格式 1、排版 自左至右 2、单位 国家法定计量单位 3、字体 发文单位初号宋体 标题 2、 3号宋体 4、用纸 A4、 B5 5、文头 套红，占首页三分之一 文头部分格式（红头上 1/3） 1、代码 5、收文处理章、 2、份号 3、秘级 4、紧急程度 6、文件版头 7、发文字号 8、签发人 行文部分（下 2/3） 1、标 题 2、题注 3、主送单位 4、正文 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 6、发文署名 7、成文日期 5、附件说明 8、印章 文尾部分（最后） 1、主题词 2、抄送单位 3、印发说明 4、页码（单右双左） 通用公文惯用语 一、开篇起首的惯用语 根据 、遵照 、按照 、兹将（因、有、介绍、证明、就派） 为了 、关于 、敬悉 等。 终篇收束的惯用语 此致敬礼、特此 、恳请 ；妥否，请 、当否，请 、以上 如无不当请 、 为盼、 为荷、 为感等。 公文序码标示 第一层 -一、二、三、四 第二层 -（一）、（二）、（三）、 第三层 -1、 2、 3、 4、 第四层 -（ 1）、（ 2）、（ 3）、 第五层 - 、 6、中国公文种类 12类 13种 1命令 发布重要行政法规，采取强制 性 行政措施 2决定 对重要事项或重大行动的安排 3议案 各级政府向同级人民代表大会或 常委会提请审议事项 4指示 对下级布置工作，阐明工作活动 的指导原则 中国公文种类 12类 13种 5批复 答复下级请示事项 6通告、公告 一定范围内公布应遵守 或周知的事；向国内外宣 布重要 或法定的事 7通知 批转下级、转发上级和无隶属 机关的公文；发布规章、任免， 传 达周知事项 8通报 表彰先进，批评错误，传达得 要 精神或情况 中国公文种类 12类 13种 9报告 向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问 10请示 向上级请求指示批准 11函 无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门请求批准 12会议纪要 记载和传达会议情况和议 定事项 （ 1993、 11修订 ） 7、通知 概念 向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性公文 特点 适用范围广，使用频率高， 知办时限强，运用种类多 格式： 1、标题 2、上款 3、正文 开头、主体、结尾 4、落款 通知的种类 l 指示性通知 通知的依据 ， 主体 ， 结尾 l 转发性通知 来文单位及来文名称 ， 转 发 ， 顺带要求 l 发布性通知 发布的依据 ， 内容要求 ， 目的意义 l 事务性通知 说清事项 l会议通知 会议背景 ， 有关事项 ， 其他说明 l任免通知 任免依据 ， 日期 ， 人员 ， 职务 通报 概念 表彰先进、批评错误、传达重要情况的公文 作用 弘扬正气，抵制歪风，指导工作 格式： 1、标题 2、上款 3、正文 4、签署和日期 注意：及时、真实、典型，突出教育性， 掌握政策性 8、报告 概念 向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问时使用的陈述性公文 特点 只指上行文 只指行政机关公文 不同于一般调查报告、考察报告、预测报告等 报告种类 |1工作报告 总结工作经验、汇报工作进展、提出工 作意见 ， 向上反映 。 |2调查报告 -调查概况 、 调查的情况 、 事后研究分析 、 建议和方案 。 |3建议报告 -提出工作中急待解决 、 需上级关注的意 见或建议 ， 供参考 。 4答复报告 -如实汇报和答复上级有针对的询问问题 或催办工作 。 |5报送报告 -随着向上级报送文件 、 物件时写的说明 报送对象和目的报告 。 报告 按要求分： 呈报报告 -直接向上级汇报反映情况 ， 不批转 。 呈转报告 -呈送上级并建议批准转发有关单位 执行或参照 。 按性质分： 综合性报告 -汇报全面或多方面工作的报告 。 专题性报告 -汇报某项工作 、 某一问题 、 某方情况的单一报告 。 报告格式 1标题 -标准式标题 （ 公司上半年各类产品质量评比工作的报告 ） 2主送单位 -多为发文单位的上级单位 。 3正文 -缘由：概括基本情况 、 原由 ， 说明报告主旨 、 目的 、 意义 。 事项：系主体内容 ， 情况措施 、 经验教训 、 意见建议等 。 结尾：惯用尾语 （ 特此报告 ， 请审阅；如无不妥 ， 请批转 ） 4发文单位和日期：同其他公文 。 9、请示 概念 向上级请求指示 、 批准时用的公文 分类： 请求指示的请示 -遇有疑难问题 、 新情况 、 不明确求上级指示或解释 。 请求审批的请示 -对不能做主的经济 、 物资 、 编制等问题请上级审批 。 请求帮助的请示 -完成工作需要在人 、 财 、 物上得到上级的帮助 。 请求批转的请示 -解决某问题涉及其他部 门单位，请求上级批转执行。 请示格式 1标题 标准式 （ 关于开展公司上半年产品质量评比工作的请示 ） 2主送单位 -根据隶属关系主送一个上级 ， 不可多头 免批复意见不一；一般不越级行文 。 3正文 -缘由：请示目的 、 原因 、 依据 ， 理由充分 ， 言之有据 。 事项：系主体 ， 要求审批的具体问题或事项 ， 要写明确 ,坚持一文一事 . 要求：系结尾 ， 提出肯定性要求 （ 当否 ， 请批示 ） 4发文单位和日期：同公文 ， 写明确 ， 以便批复 。 请示和报告的区别： 1、 文目的不同； 2、 写作结构不同； 3、 结束语不同； 4、 处理方式不同； 5、 内容宽窄不同； 6、 行文时间不同； 7、 报送制度不同； 10、函 概念 无隶书单位商洽工作 ， 问答问题及向主管部门请求批准事项时使用的公文 分类： 商洽函 -不相隶属单位商洽工作的行文 。 答询函 -单位 、 部门间进行问题或事项的询 问和答复的行文 。 请批函 -向不相隶属单位和主管部门请求批 准 有关事项的行文 。 函形式 公函 内容比较重要 ， 行文郑重 ， 具有完整的公文 格式 。 便函 -多用于公务中事务性工作 ， 不需完整公文 格式 ， 不能用私事 。 特点： 1简便轻捷 -内容简约 ， 形式精短 ， 商洽联系 ， 及时迅速 。 2行文多向灵活 -不相隶属单位间上下左右均可 ， 自由灵 活 。 3语言质朴自然 -多是陈述 、 说明性 ， 明白晓畅 ， 恳切平和 。 函格式 1标题 -发函用 关于 XXXX的函 复函用 关于 XXXX的复函 正式公函 ， 应在标题下方标注发文字号 。 2主送单位：发函可多头 ， 复函主送来函单位 。 3正文： 开头 发函说明缘由 、 目的 ， 商洽工作 原由 、 情况交代清； 复函引述来函日期 、 发文号做 起 首语 ， 表明收到函 。 函格式 主体 -发函写清商洽 、 询问 、 请求的事项 ， 明确具体； 复函要针对来函事项逐一郑重作答 ， 不能回避不答 。 结尾 -发函用 “ 盼复 ” 、 “ 请回复 ” 、 “ 专此函达 ” 复函用 “ 特此复函 ” 、 “ 此复 ” 4、 发文单位和日期：同公文 ， 有的加盖公章 ， 有 的写明抄送单位 。 11、会议纪要 定义 -按会议宗旨 ， 精练准确记述其要点 ， 以上 报和下达贯彻执行 。 写作 -1、 忠实会议实际 ， 准确反映会议情况和 意见 。 2、 突出会议中心 ， 内容概括 ， 有取有舍 有主有次 ， 言语精练 。 3、 逻辑条理清楚 ， 观点鲜明 ， 不堆砌拼 凑 ， 必要时加理论说明 。 4、 及时印发 ， 作为依据 ， 起到指示 、 指 导 、 协调 、 约束作用 。 会议纪要 格式 -列为法定公文 ， 版面编排由版头 、本体 、 版尾三部分 ， 可不盖公章 。 本体 ：标题 -1、 会议名称 +纪要 2、 单位名 +会议名 +纪要 3、 正题 （ 主题 ） +副题 （ 会 议名称 +纪要 ） 时间 -标题下写纪要 印发 时间 ， 署名下写 成文 时间 会议纪要 正文 -概况：会期 、 会址 、 主持 、 参会 、 议题 、 结果六要素 主体：具体反映会议的主要情况 、 内 容与成果 （ 方法见后 ） 结尾：可用简短 、 明确 、 有力的语句 提出要求 、 希 望 、 号召 签署 -正文右下方署明主办单位或会议 名称 会议纪要的主体 主体：具体反映会议的主要情况 、 内容与成果 。 表 达方式有 : 概述式；综合原始材料 ， 围绕议题概述多用 小型会议 条块式；规模大 ， 议题多的会根据不同内容 分块表达独立意思 ， 或分条列项归纳 会议内容 ， 或先块后条混合使用 ， 层次明确 记录式：有重要讲话时用记录方式构成记要主体 三、商务信函写作 1、商务信函写作 6个 C要求 2、商务信函写作格式 3、商