企业合同管理规范.doc

.一、目的 为规范XX公司合同管理工作，从合同文本、审批流程、申请人工作职责及各岗位审批要点、签章、归档、借阅等方面进行规范，保证各项工作高效、有序开展，降低公司法律及资金风险，制定此管理规定。二、合同标准文本每年由法务中心牵头，根据国家相关要求及我司发展情况对标准合同文本进行修改或重新拟定，2017年度标准合同文本详见附件一。 三、审批流程图四、合同类型按照合同的性质特点，分为经营性合同和非经营性合同。1、 经营性合同经营性合同指与主营业务相关的经营性商品的采购、销售、售后合同。经营性合同签订之前，业务人员需进行供应商、客户资质审核，综合考虑价格、销售政策、商品政策、分成比例及结算政策等因素。2、 非经营性合同非经营性合同主要包括与主营商品采购及销售无直接关联的合同，如费用类合同、设备采购等。此类合同需业务部门进行招标比价。单次20万以上或年度50万以上需进行招标，金额不足招标标准的采购项目进行三方比价。五、各岗位职责1、合同流程提交前提：合同审批流程提交前，针对经营性合同业务人员需进行合作方的甄别和选取，对于非经营性合同需进行招标比价，从产品质量和价格两个方面综合考虑，选取供应商。且需要先提交线下需求申请，线下申请审核通过之后，才可提交线上合同流程。2、合同审批流程各岗位工作职责2.1、申请人工作职责2.1.1提交合同审批流程，确保合同文本内容与线下申请审批相关内容一致；2.1.2合同文本内容不得空白，确保合同条款完整性。供应商名称、期限，尾部的开户行、账号、签字、地址、电子邮件等信息必须予以填写，合同条款中的空格处必须全部填写，无内容的须填写“/”，不得留白；2.1.3按要求上传合同及附件，格式正确、命名规范，不得出现无法打开或者打开显示文件为空等情况；2.2、法务部门审批要点对非我司标准合同进行条款审批，对不利我司的条款提出修改意见。2.3、财务部门审批要点财务部门需对招标比价信息、合同主体、合同时效、发票类型、收付款周期等信息以及营业执照等证照进行审核。具体审批要点见附件二。六、合同签章要求1、合同约定内容一致性：合同流程中申请的所有信息、流程审批环节的意见与纸质合同文本中的约定需保持一致；2、纸质合同文本的规范性：合同流程中涉及的合同附件不允许缺失；合同条款中所有空白处均需填写，不允许留白，没有内容可“/”处理；文本原则上不允许修改，若有文字改动，供应商需盖章确认；3、签章的规范性：合作方盖章处的红章、骑缝章必须清晰，名称与合同中供应商名称必须一致，合作方、我司必须签字，所有签字处均为手写（若为盖章样式则需提供公安局备案卡证明）。4、签章流程：流程审批通过后，业务部门将纸质版合同交给相应财务支持岗位审核。财务支持岗位核对纸质合同中内容，需与OA流程中上传合同内容完全一致。财务支持岗位核对无误后，写明“文本已核，同意签章”字样，将合同交由合同章保管人员加盖合同章。七、合同归档、借阅合同签订完成后，业务部门应及时在OA系统上传双方签字、盖章的电子版合同进行归档。同时财务支持岗位以月度为周期进行纸质合同归档，每月至少一次按照集团档案部要求进行线上归档操作，并将纸质合同移交档案室。 归档后如需借阅纸质合同，可在SOA-档案管理系统走档案借阅流程。合同借出后请妥善保管，不得涂抹、修改、毁损，使用完毕及时归档。八、台帐登记业务经办人应当登记合同台帐，同时，各业务模块对应财务支持人员应于合同签章两个工作日内更新合同台帐，合同台帐中应当明确合同编号、签订日期、对方企业名称、合同明细、付款方式、付款周期、发起部门等。九、合同执行检查业务执行需在双方合同签订后，不得业务执行后再补签合同，以免造成资金及诉讼风险。合同签订完成之后，业务经办人跟进合同执行情况，财务支持人员进行监督。对于框架性合同，定期结算收入或者费用，业务经办人按照合同约定时间及时核对数据，结算数据经财务确认后，进行发票开具、资金收付；对于费用支出，严格按照合同约定条款进行KPI考核，并提供验收资料，验收无误后根据合同约定进行付款；对于展台、物料等，按照合同约定付款条款进行支付，在合同台帐中登记未支付质保金金额及付款时间。十、合同的变更、补充、终止1、合同变更 合同变更包括两种情况：合同主体的变更和合同内容的变更。1.1、合同主体变更，原则上不同意对方主体变更，若需变更的，应依照我司模板签订三方协议，原则上要求原合同对方须对变更后的合同承担连带保证责任。合同主体不变，仅系公司更名的，需向我司出具证明，包括但不限于书面更名通知、工商局核准名称变通知书（加盖公章）。合同主体变更的需按本规范要求提供新主体的资质文件。1.2、合同内容的变更包括商务条款的变更和法务条款变更，商务条款如合同中有关商务条件、费用、履行时间、银行账户等方面的变更，法务条款如合同中有关违约条款、质量标准、验收、质保期、解决争议方式等方面的变更。无论是合同主体的变更还是商务条款、法务条款的变更，均应按合同审批流程进行审批，审批同意后以书面协议形式予以确定。2.合同的补充在合同履行中，对合同内容的补充必须签订补充协议，并按合同审批流程报批。3.合同的终止合同终止分为正常终止和非正常终止两种情形：正常终止的情形指合同到期，双方权利义务履行完毕，合同自然终止；正常终