武冈包商村镇银行人事档案管理规定制度流程.doc

武冈包商村镇银行人事档案管理制度一、目的为了加强和规范员工档案管理，有效地保护和利用档案。二、适用范围武冈包商村镇银行三、职责1、涉及部门职责：1.1综合管理部分管行领导： 负责审查审批是否同意接收人力资源管理部上报新晋员工档案； 负责审批是否同意外单位来我行查阅档案。1.2综合管理部（人事处）：负责审查审批新晋员工档案；负责审批是否同意本单位各部门单位部门查阅档案；负责上报新晋员工档案中有较大参考价值的材料;负责全行员工日常档案管理及相关工作；负责处理未通过档案审查新晋员工录用事宜并将其档案返回原单位。2、涉及岗位人员职责2.1综合管理部（人事处）负责人： 负责审查审批是否同意接收综合管理部档案管理员上报新晋员工档案； 负责审批是否同意本单位各部门单位部门查阅档案。2.2综合管理部档案管理员：负责审查、接收新晋员工档案，并将审查时有较大参考价值的材料及时上报;负责全行员工日常档案管理及相关工作。2.3综合管理部招聘管理员：负责处理未通过档案审查新晋员工录用事宜并将其档案返回原单位。3、相关文件和记录名称：3.1依据的法律、法规：中华人民共和国档案法、干部人事档案材料收集归档规定、干部档案工作条例、企业职工档案管理工作规定3.2相关制度流程：人事档案的内容及分类归档标准、 武冈包商村镇银行员工离岗制度流程3.3审批表类：档案借阅登记簿 3.4记录类：员工花名册、档案借阅证明、档案借阅介绍信四、程序1、接收人事档案综合管理部档案管理岗人员应在我行接收新晋员工，办理正式调动或录入手续前调阅本人档案； 档案管理岗人员负责与原单位相关人员沟通，了解人事档案中记载的政治历史问题、处分或奖励等问题。2、审查档案由综合管理部档案管理岗人员负责审查调阅的档案，如档案材料不全或未按规定密封包装，加盖公章，可不予接收；审查人事档案内容是否完整，依据见人事档案的内容及分类归档标准由综合管理部档案管理岗人员负责对本人档案内容进行审查，如发现档案中有记载本人政治历史问题、处分或奖励等具有较大参考价值的材料，应与原单位相关人员沟通确认并及时上报综合管理部负责人；如本人档案如无任何上述问题，则接收本人档案。3、由综合管理（人事处）负责人审查由综合管理部（人事处）负责人对档案管理岗人员审查有问题的档案进行再次审查，如发现情况属实，则对分管综合管理部的行领导进行汇报；如综合管理部（人事处）负责人认为情况不严重则返回档案管理岗人员，办理接收手续。4、分管行领导审查由分管行领导根据综合管理部负责人的汇报进行重新判断是否接收该新晋员工；如接收，则返回档案管理岗人员进行办理接收手续；如不接收，则返回综合管理部进行处理。5、处理由综合管理部招聘专员，根据分管综合管理部行领导及综合管理部负责人的意见进行处理，并将档案返回该同志原所在单位。6、 归档、立卷档案管理岗人员负责接收档案，将本人基本档案资料录入员工花名册或软件管理系统内；在其报到一个月内立档，对调入或新建立的档案进行造册登记对对人事档案材料进行分类管理并立卷；立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档；人事档案材料的分类严格按干部档案工作条例、企业职工档案管理工作规定的规定办理。7、日常档案管理由综合管理部档案管理岗人员按照干部管理权限，保管员工的档案，负责日常档案管理；档案管理岗人员负责及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料：对员工继续教育、专业技术职称、考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保证档案的完整；档案管理岗人员负责登记员工工作、工资、奖惩情况；人事档案材料不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写；档案管理岗人员负责做好员工档案的安全、保密、保护工作；人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染；人事档案材料应分类整理，每年要对档案进行一次整理、校对工作；按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。8、借阅档案综合管理部档案管理岗人员负责员工档案的查阅、借阅工作，为领导和有关部门提供员工的情况；如不批准，如由档案管理岗人员告之借阅单位及原因。9、批准本单位内部各单位门因工作需要查阅员工档案时，应出具证明，交于综合管理部（人事处）负责人批准方可查阅；外单位来我行查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经我行分管行领导批准后，方可查阅。10、借阅由综合管理部档案管理岗人员负责建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录；任何人不得查阅或借出本人及亲属的档案；查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。11、转出档案员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离行手续者，综合管理部档案管理岗人员负责在一个月内将其档