外包服务费结算流程.doc

_1、 目的：规范外包单位结算工作,保障各类外包服务合同的有效履行和结算的时效性。2、 范围：适用于对各项目秩序、保洁、电梯维保、日常垃圾清运等外包单位的服务费结算管理工作。3、 职责：3.1人事专员/主管：负责每月定期督促各项目外包服务费结算单的申报，负责结算单内部的流转会签，负责结算单的最终归档工作。3.2项目部经理：负责每月按照规定时间首先对外包单位服务项目情况提出初步的评定结算意见并提出改进措施和要求。3.3行政人事部经理：负责每月依照人事检查情况对外包单位服务项目情况提出相关评定结算意见并提出改进措施和要求。3.4保障发展部经理/品质经理：负责每月依照品质检查情况对外包单位服务项目情况提出相关评定结算意见并提出改进措施和要求；负责与外包结算单位在每月结算服务费时沟通结算意见，督促外包单位签属结算单。3.5财务部经理：负责每月核定结算单结算金额情况后报总经理签批，通知外包单位开具发票，做好账务处理。负责根据总经理签批的报销单，通知外包单位收款。3.6主管副总/总经理助理：负责每月对由各部门签署完结算意见的结算单情况进行最终评定意见的签署。3.7总经理：负责对外包服务费结算单进行签批，并根据公司资金情况批准财务部报销时间。4、程序要点：4.1结算期：与公司考勤期相同，即每月21日至次月20日，初次结算期则根据合同起始日至当月20日。4.2申报期：每月21日-23日。4.3流转期：每月24日-30日4.4付款期：每月12日。4.5具体流程：4.5.1每月23日前，各项目部必须填写好外包服务费结算单以下简称“结算单”，将上一月各外包单位服务情况签署评定意见后并附上相关考勤记录，报送至行政人事部人事/主管，同时，考勤记录必须由项目负责人签字确认，否则行政人事部可以拒收。4.5.2行政人事部在收到结算单后须于2日内，根据当月人事检查情况出具专业的评定意见后将结算单交人事专员/主管流转至保障发展部进行评定。4.5.3保障发展部在收到结算单后须于2日内，根据当月品质检查情况签署评定意见后交人事专员/主管流转至主管副总/总经理助理进行审核评定。4.5.4主管副总/总经理助理应于1日内对结算单评定审批，交至人事专员/主管送财务部核定结算金额。4.5.5财务部于每月28日前核算结算金额，核算无误后，通知外包服务单位于2日内对结算单内容进行确认签字。4.5.6财务部收到外包单位签署的结算单后应报送总经理签批，总经理签批后财务部通知外包单位开具相应发票，每月30日前，依据结算单做好相关计提的账务处理。4.5.7行政人事部负责于每月30日将流转会签后的结算单复印存档，财务部留原件作为计提账务的入账凭证，报销时附复印件。4.5.8每月12日前，由财务部填写好对外付款报销单后附结算单复印件和发票，经保障发展部经理、财务部经理、主管副总/总经理助理、总经理逐级签字，于12日方可付款。遇有特殊情况的，财务部可根据公司资金情况提前向总经理报送付款计划安排，经与总经理沟通说明理由后，通知外包单位具体付款情况。4.5.9若外包单位对评定意见出现异议，由财务部会同项目部和保障发展部品质处与结算单位进行评定意见的沟通工作，最终达成对结算金额的确认工作。5、附件：外包服务费结算单6、附则：为保障结算顺利，本制度内涉及的时间及内容需相关部门认真遵守，不得延误，此项作为绩效考核的指标之一。本制度最终解释权