会议管理办法.doc

_会议管理办法第一章 总 则第一条 为加强会议管理，规范会议程序，提高会议质量和工作效率，特制定本办法。第二条 会议管理原则：精简、高效、节约。严格控制会议次数，精简不必要的会议。能电话解决的事宜，不拖到会议解决；能当次会议解决的问题，不拖到下次会议解决。会议前合理安排会期，充分做好会前准备工作，议题明确，议程安排紧凑，确保会议质量，注重贯彻落实、节约资源。第三条 会议主持：公司总裁办公室负责召开并主持总裁办公会、月度晨会、月度经营分析会、年度重大工作会议的统一计划、协调和安排；各部门自行召开/发起的会议，由部门自行安排。第四条 会议记录：总裁召集的会议、月度经营分析会、公司例会等由总裁办公室负责记录，并在会议结束后第二个工作日内整理出会议纪要，报会议主持人签批后下发与会部门。各部门自行召开/发起的会议，由部门自行安排专人记录、整理，需要知会其他部门的抄送相关部门。 第二章 总裁办公会 第五条 总裁办公会的主要任务：从公司实际出发研究业务及日常管理工作，提出近期、中期和长期业务工作意见。讨论和决定公司业务工作中的重要问题。第六条 会议审议范围主要有：1、业务发展战略规划；2、年度资产负债计划；3、年度、季度、月份资金及信贷计划；4、大额财务开支及捐赠赞助等；5、新开办业务；6、年度工作意见；7、转授权；8、其它需总裁办公会讨论的事项。第七条 总裁办公会形式：一、时间：总裁办公会原则上实行例会制度，根据工作需要，可不定期召开。如无特殊情况于每周二下午举行，若遇特殊情况临时通知改期。二、地点：27楼董事会办公室三、参会人员：总裁、副总裁、财务总监、审计总监、采购总监、各品牌事业部负责人。会议主持人可视情况邀请相关人员列席会议。四、主持：总裁办公会由行政副总裁召集并主持，会议决议需经总裁同意后方可生效。五、拟报送总裁办公会审议的工作事项：总裁办公室应在每次总裁办公会会前收集审议事项，并据此拟定会议议程。第三章 月度晨会第八条 公司召开月度晨会目的：向全体与会人员宣扬公司经营理念、企业价值观，通报公司月度经营业绩、经营动态和重大决策，加强员工团队意识和企业凝聚力，鼓舞士气。第九条 公司晨会形式：一、时间：每月十五日上午11：00（若遇节假日顺延至下一个工作日）。二、地点：公司总部11楼会议室。三、参会人员：1、公司总部全体内勤人员；2、深圳运营部店长（包括店长）以上人员，东莞、广州运营部主管级（包括主管）以上人员及3名店长代表参加现场会议，北京、上海、成都、南宁、杭州、贵阳、沈阳运营部主管级（包括主管）以上人员及店长代表远程视频参加；在深圳及周边的机场运营部主管级以上人员及店长代表参加现场会议，在其他地区的机场运营部主管级以上人员及店长代表远程视频参加，香港运营部主管级以上人员代表根据实际情况参加现场会议或远程视频。3、 储运科负责人及1名员工代表；4、 维修组代表1名。四、公司晨会主持：每次晨会设主持人24名，由各部门人员轮流担任，主持风格要求轻松、健康、有活力。五、公司晨会内容：1、 分享公司最新动态；2、 介绍新同事与大家见面；3、 分享各品牌发展状况和最新动态；4、 分享销售心得及服务技巧；5、 强化与推广企业文化、理念。第四章 月度经营分析会第十条 月度经营分析会是公司经营活动中的重要会议，在每月十五日召开（若遇节假日顺延至下一个工作日）。由各部门经理级以上人员向公司总裁以及管理层人员汇报上月的经营、管理情况，分析问题，找出差距，提出解决方案。第十一条 参会人员：总裁、副总裁、各部门总监、各运营部负责人、大客户部负责人、各品牌事业部经理级人员。总裁办公室可视情况邀请其他部门人员列席会议。第十二条 会议议程及主要内容：一、财务部进行月度财务分析报告（一）当月财务数据汇报与分析，重点汇报各利润部门盈亏情况、销售与开店进展情况、计划预算内亏损与计划预算外亏损的财务分析；结算异常的店铺财务分析。（二）通过数据分析提出存在的问题，尤其是从公司经营层面剖析经营策略的合理性。（三）通过当月财务数据分析，指出各经营部门存在的主要问题，并针对存在的问题提出下阶段经营策略调整的建议。二、 运营中心月度经营分析报告运营中心经营分析：由运营中心负责人指定一名代表对运营中心情况进行汇总报告，分析整个运营中心当月经营情况。1、经营数据汇报，包括以下方面：（1）各运营部当月销售达标情况及排名，各运营部销售结构分析与对比。（2）各运营部当月各项费用预算执行情况，超预算费用支出的原因分析。（3）各运营部当月结算异常店铺的原因说明，提出解决对策。（4）各运营部人均销售额变化情况、人员流动情况。（5）重要经营指标的历史趋势变化分析。2、经营状况原因分析，指出存在的问题和有效解决办法与措施。3、市场同业的新信息，新情况；终端消费者的新信息，新需求等。4、工作改进措施和对公司经营策略调整的意见。5、回复财务部指出的其他问题。6、提出需要其他部门协助的问题。三、各品牌事业部进行经营分析报告：1、 品牌部第一经营责任人本人汇报上月经营情况，除非遇出差等特殊情况，可指定代表发言。品牌部发言顺序：SKAP男装、女装、饰品、精品及物流；休闲品牌事业部；户外品牌事业部。品牌部的汇报应侧重于重点经营数据、经营层面的信息与品牌方向性分析，包括本系列的物流情况、需与相关部门对接的内容、亏损店铺解决方案及上月经营分析会上接到任务的完成情况。经营细节内容如畅销款式、排名等可在部门内部会议上交流。四、会议主持人重申上次经营分析会上部署但未得到回复的事项，相应责任人汇报事项的完成情况。五、会议主持人做会议小结，总裁做总结性陈述，确定经营策略调整方案。第十三条 会议前的准备：要求各部门在会议召开前两个工作日将部门上月的经营业务资料制作成电子文件交总裁办公室备存，与会人员负责对相应会议内容进行汇报、分析、总结。第十四条 科技部需提前调试会议室与相关运营部的视频连接，北京、上海、成都、南宁、杭州、贵阳等可视频的运营部及总仓每月通过远程视频参加会议。若需要以上运营部人员到现场参会，则根据公司要求提前通知。机场运营部每月根据实际情况参加现场/视频会议。第五章 部门例会第十五条 部门例会于每周五举行（可根据部门工作实际情况适当调整），由各部门负责人分别组织本部门全体人员参加。目的在于传达公司规章制度、文化精神及公司动态并确定下周工作方向。部门各成员汇报上周工作，部门负责人予以总结，并安排下周工作重点。第六章 电话会议第十六条 电话会议是指通过相关电话系统，进行远程多方会议的方式，解决了传统会议对会议时间、地点及人员出席情况的制约，提高会议召开的机率，目的在于实现及时、高效沟通。第十七条 适用范围：在会议必要召开而重要与会人员不能现场/视频参会的情况下，可选择召开电话会议。第十八条 使用原则：会议召集人应尽量减少召开电话会议的次数，以降低成本。使用方法可参阅电话会议操作方法（详见附件一）。第七章 说明第十九条 公司有关部门因其它临时性突发事件而召集的各项会议，其会议召集、记录、会议议程参照本制度执行，不再另行说明，但应遵循以下原则：所属部门内临时会议无需通过总裁办公室审批，由部门负责人按需要召集，并做好会议记录存档，作为归档文件保存的需抄送一份至总裁办公室。第二十条 因公司所处行业经营特点，需要对以下月份的会议作特殊处理 ：取消每年春节及大型订货会所在月份的晨会和经营分析会。以上月份如有特殊原因需要召开会议的，由总裁办公室负责提前通知。第二十一条 运营部的各项业务会议、自营店铺自行召开的会议，由运营部自行组织，按本办法相关规定执行。第二十二条 会议的主、协办部门和职责除公司总裁办公会、月度晨会、月度经营分析会，年度重大会议由总裁办公室具体负责组织筹备外，其他会议的会务工作由会议主办部门负责组织筹备，人力行政部事务管理科予以必要协助。一、总裁办公室职责：作为公司会议归口管理部门，负责公司会议归口管理，协调会议资源，负责会议审批及总裁办公室主办的相关会务工作。二、人力行政部事务管理科职责：（一）负责会议室茶水、卫生，参会代表午休午餐、车辆接送等后勤事务安排；（二）协助会议主办部门做好会场布置，确保会场整洁有序。三、会议主办部门职责：（一）按规定制定会议计划，跨部门会议需提请总裁办公室审批会议审批单（详见附件二）。（二）负责拟写会议通知，并由会议主办部门负责人签批后，由主办部门下发。属于紧急会议的，主办部门应逐一电话通知，以确保参会人员能及时得到有关会议信息，做好相关会议准备，依时到会。（三）在会前要做好充分准备，确保会议效果。包括做好会议议程、主题、分组情况、会议主报告、会标、会议讨论材料、会场布置等各项会议准备。会前请填写会议室使用申请表（详见附件三），并直接交给前台接待处，便于提供会务服务支持。（四）做好会议请假登记、签到、补漏等以及会议纪律检查、落实工作。 （五）负责会议录音、录相。参会记录人应在会后两个工作日内制作会议光盘，并于光盘上标明会议日期、会议主题（会议主题需与会议主持人核实后方可上标），会议声像资料需每月整理一次并交总裁办公室归档。（六）记录、整理并发送会议纪要。（七）若总裁参加的会议，总裁办公室会派出专人记录会议内容，并整理重大会议中总裁讲话内容，形成相关会议纪要或会议报道，并负责会后落实、检查与情况反馈。第二十三条 会议通知会议按有关程序确定后，由主办部门负责草拟及下发会议通知，同时需抄送总裁办公室、人力行政部。第二十四条 会议材料会议主办部门在会前要做好充分准备，确保会议效果。会议内容涉及其它部门的,须事先征求有关部门的书面意见，协商一致才能写入会议报告等材料中。会议材料应与会议主题密切相关，会议主办部门应提前将会议资料送发与会人员。第二十五条 会议纪要和会议文件会议记录、会议纪要的整理由会议主办部门负责。会议纪要应内容具体，形式规范，主要包括以下要素：会议名称、时间、地点、主持、出席、记录、议题，会议议定事项内容等。会议决定的事项由会议主办部门负责督促、落实。会议主办部门在会后根据会议情况整理会议纪要，并送会议主持人签批后，印发相关部门，同时抄送给总裁办公室。第八章 会议纪律第二十六条 出席各类会议的人员须在会前做好充分准备，准时出席会议，月度经营分析会及公司重大会议一律要求参会人员提前10分钟到达会场，不得迟到、早退或中途离场。因故不能到会时，需会前向会议召集人或会议主办部门请假，并安排其他人员参会。凡因公务出差且已按相关规定办理请假手续的，无需再行会议请假，但其公务授权所指定的人员必须按要求参加会议。第二十七条 会议期间，出、列席人员要按位就坐，精力集中，严格遵守会场秩序，认真研究有关文件，虚心听取他人发言，保持会场肃静；出席会议人员发言、讨论时应紧扣议题，突出重点，言简意赅，严格遵守会议议程时限，以保证会议的效率和质量。会议期间不得喧哗、不得交头接耳，必须关闭手机或将手机等通讯工具调整到振动状态，不得在会场内接听手机。与会人员遇有特殊情况需要处理时，应向会议主持人请假，经同意后方可离开会场。第二十八条 与会人员必须遵守保密规定，妥善保