正式行文规范.doc

.一、公文文号的正确使用印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择），而不应该用小括号“（） ”或中括号“ ”。如：商洛学院（2009）5号 （不规范）商洛学院 2009 5号 （不规范）商洛学院20095号 （规 范）二、标题的要求（一）正文必须要有标题（封面除外）。标题使用二号小标宋体字。不得将标题字打印大小不一或中间加入其他艺术体。（二）标题字数较多时，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，不能把词、词组和专用术语分开。多行标题的排列方式一般是正宝塔、倒宝塔或棱形，避免出现上下长度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。（三）标题应当准确简要地概括正文的主要内容并标明正文种类。标题中除规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。如有副标题则回行居中，字体使用四号楷体。如标题下附属单位名称和时间则用（）括住，字体使用四号楷体，单位名称与时间间隔两个空格，时间使用数字形式，如：（商洛学院 2012年3月11日）三、正文的要求（一）正文要与标题隔一行。（二）正文使用三号仿宋体字。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中一级标题使用三号黑体，二级标题使用三号楷体，三级标题使用三号仿宋体加粗，四级以下级标题与正文字体相同。一级标题后若回行不使用标点。（三）全文层次序号的使用1.第一层为“一、”，以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十、等。2.第二层为“（一）”，以下可排（二） （三） （四）等，此序号是从插入中的特殊符号里选择，不采用输入法输入，括号后面不得添加任何标点。3.第三层为“1.” 1后面添加的是圆点，而不是顿号或句号。以下可排2. 3. 4. 5. 6. 7.等。4.第四层为“”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，不采用输入法输入，括号后面不得添加任何标点。以后可排 等。5.第五层为“”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，圆圈后面不得添加任何标点，以后可排 等。此序号还可以不单独作为标题序号在句子里使用。（四）行文格式的要求1.每个自然段的首行必须左空两格（包括序号）。一级标题前面不空格。2.请示、报告、通知等有称谓的，文章的第一行称谓须顶格。（五）正文中如有引用的内容则必须准确无误，必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用公文标题使用简称时，先用全称，并注明简称。（六）正文如有附件，应当注明附件顺序和名称。先在正文下一行左空两格用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。四、正文中一些主要标点符号的使用（一）破折号，行文中作为说明解释的语句用破折号标明。总结、计划标题中如果使用副标题或文章中使用破折号，破折号的长度为两个汉字的长度，例“”，而不是数个短横，例“”。（二）连接号，相关的时间、地点或数目之间用连接号，表示起止。工作计划、总结中使用到的主要有以下情况：1.表示时间起止的，工作计划、总结中有关年度中的连接号“”是两个字符的长度，也就是一个汉字的长度，不是两个短横或其它。2.表示数目的，用阿拉伯数字表示数值的范围，例如：总结、计划中出现的“14个年级”，1和4之间应用浪纹线。3.表示地点的，例如：商洛西安，是两个汉字的长度。（三）省略号，省略号的形式为“”，六个小圆点占两个字的位置，不是六个小短横。（四）标点符号的位置1.句号、问号、叹号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，居右偏下，不出现在一行之首。2.引号、括号、书名号的前一半不出现一行之末，后一半不出现在一行之首。3.破折号和省略号各占两个字的位置，中间不能断开。连接号、间隔号一般占一个字的位置，这四种符号上下居中。（五）页码用四号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条四号一字线。单页码居右，双页码居左。空白页和空白页以后的页不标识页码。五、文章中数字的使用（一）使用阿拉伯数字。凡是可以使用阿拉伯数字而且有很得体的地方，所表示的数目又比较精确时，均应使用阿拉伯数字。如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字。如：2012年3月11日 500克 20支 等。（二）使用汉字。根据国家有关标准，凡是定型的词、词组、成语、惯用语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：星期六 二万五千里长征 第四方面军 一二师 “ 十二五”计划 应试教育等。（三）应当使用国家法定计量单位。六、封面和成文结尾时间的汉字写法（一）正式的计划、总结、报告、通知、请示等类的公文结尾的成文时间政府系统一般使用汉字，党群系统使用阿拉伯数字。（二）时间使用汉字的规范写法，如：二九年九月十二日。二九年中的“”是汉字，可从插入中的特殊符合里选择，是正圆，不是椭圆，不是阿拉伯数字0，必须拼写汉字。不能汉字与阿拉伯数字混用，不能写成二00九年。（三）其他不规范形式，如：二九年6月或2009年六月。（四）成文时间及文中不能拼写成大写的汉字，如：贰零零玖年玖月玖日。七、落款及时间（一）正文结尾要有单位名称（全称或规范简称）。单位名称一般在正文的右下方适当的位置，右空两格。如全称：商洛学院经济与管理学院，简称：商洛学院经管院。（二）时间在单位名称的下一行，右顶格。（三）落款多个单位时，应该每个单位占一行，两端对齐。（四）正文标题下已经书写单位名称和时间的，结尾不再使用落款和时间。八、公文中纸张及印章的正确使用公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm*97mm）,左侧装订。版式通用word，页边距上下2.54厘米，左右2.7厘米，行距一般为固定值3 0磅。如有特殊要求，另行处理。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。预览：关于日常行文格式要求的通知一、页面设置的要求上边距为2.4cm，下边距为2.2cm，左右边距同为2.8cm。二、正式行文的格式要求（一）标题要求：标题用2号宋体，加粗、居中。（二）正文要求：1.正文的基本字形。采用3号仿宋_GB2312字体，行间距为固定值26磅。2.正文中的表格。以word形式， 4号仿宋_GB2312字体，表格内行间距为固定值19磅，财务报表除外。（三）正文层级要求：1.一级标题用3号仿宋_GB2312字体，加粗，用汉字数字“一、xxxxx二、xxxxx”2.二级标题用3号仿宋_GB2312字体，用汉字数字外加小括号“（一）xxxxx（二）xxxxx”3.三级标题用3号仿宋_GB2312字体，用阿拉伯数字 “1. xxxxx2. xxxxx”4.四级标题用3号仿宋_GB2312字体，用阿拉伯数字外加小括号“（1）xxxxx（2）xxxxx”5.五级标题用3号仿宋_GB2312字体，用特殊符号中的数字符号标注。6.标题不允许使用自动编号；不允许使用英文字母编号。预览：7.要注意序数数词的写法，一、下面是顿号，1.下面是圆号，而（一）和（1）括号外面是不带顿和点号。8在正文层次不多的情况下，第一级标题用“一、”，第二级标题可用“1.”。9有段落统一用“。”，例如：（1）xxxxx。（2）xxxxx。（四）附件1个以上的情况，样式例如：附件1：xxxxx 附件2：xxxxx（五）年月日落款与正文内容空四行，与页边距空四格。（六）公章要齐年压月。三、上报材料类文件（非正式行文格式）格式要求（一）标题要求：标题用小2宋体，加粗、居中。（二）正文要求：1正文的基本字