外贸操作流程.doc

.简易流程一、 国内、外客户档案：业务员认真填写档案中各栏目（其中，客户代码、名称、地址、电话、传真和联系人栏目必填，对国外客户还必须输入国别），自行编制简单易记的客户代码，以利于查找和调用。客户档案输入完成后存盘且经本人确认后，才能在合同、明细单、信用证分析单中调用，以后不可以自行修改或删除，除非由分管领导授权（取消确认标记）。其他职能部门(如财务部和办公室)相关人员经授权可以调阅，但不得打印、外传国内外客户档案资料。客户档案流程：业务员输入并确认-业务员在合同、明细单中调用并不得自行修改删除。二、商品档案：一般应先建立商品档案库，输入商品的品名、规格、包装、图样、内外销价格(包括历史成交记录)、厂商和外商等信息，以便在成本测算/报价、内、外销合同和明细单中参考或直接调用相关信息。商品档案流程：业务员输入-业务员在内、外销合同和明细单中调用三、合同成本测算：业务员在缮制购货合同或外销合同前，必须先填写合同成本测算表，完毕后确认才能打印，打印后部门经理审核通过并签字。合同成本测算流程：业务员输入并确认-部门经理审核确认。四、合同制作：新输入的合同号已在合同测算表中，且该测算表已经审核通过。内、外销合同所必需的客户信息（客户名称/地址）必须从国内、外客户档案中调入，商品信息则从商品档案中调入或直接输入均可。合同输入完毕并按确认键后才能打印，然后由部门经理审核签字确认，审核通过后不得自行修改或删除，以保证其他部门统计、查询时数据的准确性。如需修改需由部门经理同意。合同制作流程：合同测算和客户档案就绪-业务员输入并确认-部门经理审核-统计查询。五、工厂交货/付款登记：业务员应及时将工厂交货及付货款信息输入本系统。工厂交货/付款登记流程：工厂交货或付工厂货款-业务员输入该信息形成一览表。六、明细单制作：出运时缮制明细单，数据可以从合同库中调入取得，合同号必须来自合同库经审核确认的合同。商品的海关代码、商品单价必须在商品信息栏中输入,以便制单和统计。明细单缮制完毕并自行确认后，财务部单证人员和办公室储运人员可以调用其信息缮制结汇单据和储运单据等。明细单确认后业务员不得自行更改，如需更改时应填写书面联系单，必须经财务部和办公室双重授权(取消确认标记)后才能更改(由业务员本人进行)，并将更改后的单据交财务部单证及办公室储运人员。财务部单证人员及办公室储运人员在发现业务员单据有问题时，将通过公告栏和电话通知有关业务员修改。因此，业务员每天上班后应打开电脑，查看公告栏内的信息。明细单制作流程：合同就绪-业务员输入并确认明细单-财务部和办公室制单/订舱-统计查询。七、单证制作：在完成明细单的基础上，由计算机自动生成各种单据，如发票、装箱单、汇票、产地证等。单证制作流程：明细单就绪-单证员从明细单生成各单据-议付交单-统计查询八、储运管理：根据业务部提供的明细单订舱、登记提单信息以及三单管理、运费支付/统计查询等。储运流程：明细单就绪-订舱-登记提单-三单管理-运费管理九、核销单管理：业务员在出运前领取核销单，核销单管理员应及时将领单信息(核销单号、发票号、合同号、出运金额等)及核销信息输入系统，并可以设置未核销天数以便催单，直至禁止领单。核销单流程：领单-备销-核销-核销单监控十、统计：根据业务及储运数据直接统计进出口实绩、出口商品按国别/商品统计、加工贸易台帐等各种统计报表。十一、总经理查询：查询/浏览、统计/对比各项业务数据，如测算表、合同、出运等，一般汇总统计，必要时可以调阅具体每笔业务的数据。还包括统计员统计的各种统计报表，以便全局把握公司整体业务进展、动态。 说明：1、业务部若不通过本系统缮制成本测算表、内/外销合同，财务部有权拒付货款。2、以上信息的存取、调阅均严格限制在各自职能/职权范围内进行。简单地说就是：各业务员的信息互相隔离，业务部门经理可以查询本部门每个人的业务资料，财务部、总经办、单证人员、储运人员、统计人员及管理人员经授权可以调阅与其相关的资料。总经理或分管总经理可