关于实验教学质量提升的思考——以用友ERPU8供应链管理系统为例.doc

关于实验教学质量提升的思考以用友ERPU8供应链管理系统为例 桑滨 摘要：以用友ERP-U8供应链管理系统为例，从软件安装、操作、课堂教学等方面，系统阐述了教学过程中容易遇到的难题，并提出了提升实验教学质量的建议。 关键词：高职；实验教学；用友；供应链管理 基金项目：浙江省哲学社会科学规划课题（项目编号：13NDJC038YB） 作者简介：桑滨，女，浙江金融职业学院教师，注册会计师，中级会计师，硕士，主要研究方向为职业教育课程与教学论。 ：G712：A：1674-7747（xx）09-0072-05 用友ERP-U8是一款企业管理软件，在精确管理的基础上，规范企业经营业务，并改善经营业绩，在“分步实施，应用为先”的实施策略下，提高企业整合优化资源水平，使企业拥有从容应对市场变化的快速反应及适应能力，维持竞争优势。用友EBP-U8为企业提供基于不同层级的问题解决方案，从而满足不同级别用户对信息的使用需求：高层经营管理者提取决策信息，以衡量收益与风险的关系，制定长远发展战略；中层管理人员查询管理信息，以实现投入与产出的配比优化；基层管理人员需要及时、准确的成本费用信息，以实现预算管理，控制成本费用。通过实现企业人、财、物等内外部资源与物流、资金流、信息流等外部资源的整合，用友EBP-U8形成“整合应用、驾驭变化”的产品理念，并为企业带来最佳业务实践、最佳应用体验、最佳投资回报三大应用价值，虽然划分为财务管理、供应链、生产行业插件等系列产品，由40多个系统构成，但各系统之间信息高度共享。1在高职院校中，该软件供应链模块的教学内容包括采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、期末处理等。 供应链管理（Supplychainmanagement，简称“SCM”）指在满足一定客户服务水平的条件下，为了使整个供应链的系统成本达到最小，而把供应商、制造商、仓库、配送中心和渠道商等有效地组织在一起进行产品制造、转运、分销及销售的管理方法。供应链管理是企业的有效性管理，表现了企业在战略和战术上对企业整个作业流程的优化，整合并优化了供应商、制造商、零售商的业务效率，使商品以正确的数量、正确的品质，在正确的地点，以正确的时间、最佳的成本进行生产和销售。其作用主要有以下3点：（1）提高交货的可靠性和灵活性，从而提升客户的最大满意度；（2）降低库存，减少生产及分销的费用，从而降低公司的成本；（3）企业整体“流程品质”最优化2。供应链管理是用友ERPU8管理系统的重要组成部分，目前，多数学校ERP教学的操作软件以用友ERPU8为例，但是往往由于学生操作不当而出现许多与教学要求不相符的问题。本文通过归纳、总结，提出相应的解决办法，以帮助学生更好地进行理解与操作。另外，由于各功能模块功能众多，但在有限的教学实践中只能指导学生进行常规练习，学生只是按照教材规定逐步操作练习，实验教学中对部分模块中重要且与实践联系密切的内容无法练习，但这些内容在实践中是经常会遇到的。因此，本文以用友ERP-U8的U8.72版本为例，提出一些教学中的经验和改革方法，以期对用友ERP-U8实验课程质量的提升有所帮助。 一、鼓励学生亲自进行软件安装 高职院校大部分学生的软件安装知识并不丰富，学习前软件已由专业人员或实验指导教师安装，学生只学习其应用程序，而忽略了安装过程。只有少部分学生在理论上知道该软件如何安装，尝试过安装过程，而安装成功的寥寥无几。用友ERP-U8（U8.72）安装对系统所需的硬件和软件环境均有较高要求，且在安装U8（U8.72）之前，应确保操作系统是“干净”的，即计算机没有安装过任何其他类似软件或者已经卸载干净。安装步骤有4个：IIS安装、数据库安装、ERP-U8（U8.72）安装和数据源配置。2以下对安装过程中的常见问题提出解决方法。 （一）IIS安装中出现的问题及解决方法 ERP-U8（U8.72）系统的Web服务器必须运行在IIS基础上，所以在安装ERP-U8（U8.72）系统之前，必须先确认已经安装了该组件。下面通过介绍IIS组件的具体操作说明常见问题：（1）双击控制面板窗口中的添加或删除程序图标，打开其窗口；（2）单击添加或删除Windows组件按钮，打开Windows组件向导对话框，选中“Inter信息服务（IIS）复选框；（3）点击下一步，进行安装，安装过程要求放入系统安装盘，按要求做就可以安装完成，前两步一般较顺利，如果没有系统盘，第三步安装就无法继续进行，此时，可以在网上下载IIS5.1安装包（压缩包需先解压缩）进行安装，在“插入磁盘”对话框中点击“确定”按钮，系统会提示选择安装路径，选择下载的安装包，然后就可以开始了。在这个安装过程中，系统会提示选择安装所需的文件，这些文件系统均都可以在安装包里自动搜索，利用IIS5.1安装包也可以完成IIS组件的安装。3 （二）数据库安装中出现的问题及解决方案 用友ERP-U8（U8.72）的运行需要有数据库的支持，有两种数据库可供选择：一种是占存储空间较小的简装版MSDE数据库，其安装非常简单，且安装过程不易出错，且该数据库安装结束后不需重启机器；另一种是MicrosoftSQLServer2000+SP4（或更高版本），这种方法的安装过程较为复杂，且需安装SQLSever2000SP4补丁程序，与SQLSever2000相比较，MSDE数据库在用户增多后其性能下降，并且没有管理工具，其他功能基本相同。用户可根据自己需要选择合适的数据库程序，如果对此方面要求不高的单机用户可安装MSDE。3 （三）数据源配置中出现的问题及解决方法 用友ERP-U8（U8.72）安装成功并重新启动计算机后会有数据源的配置过程，并要求在“数据库”后的文本框输入数据服务器的计算机名，对于计算机基础知识欠缺的学生，该步骤也会成为安装的障碍。解决方法是：在计算机的桌面上，找到“我的电脑”，单击鼠标右键找到“属性”，在“系统属性”对话框中选择“计算机名”选项卡，在该界面中找到“完整的计算机名称”后的字符即为数据服务器的计算机名。4 二、用友ERP-U8供应链管理操作中常见问题及其解决办法 （一）系统管理方面 1.建立账套时选错企业类型，导致某些业务不能启用。建账时易选错企业类型，导致某些功能模块无法启用，系统默认企业类型为“工业”，可以根据企业实际进行修改，当选择“工业”企业类型，供应链管理系统才能处理产成品入库、限额领料等业务；当选择“商业”企业类型，供应链管理系统才能处理受托代销业务。5另外，企业类型的选择也将决定系统预置科目的内容，所以必须选择正确。若设置错误，解决办法即是由账套主管在修改账套功能中进行修改，但是此功能只能将企业类型从“商业”改为“工业”，反之则不行。 2.其他系统在运行时，系统提示正在执行某操作，当前功能不能执行。ERP软件的运行需要较高的运行环境，各功能模块往往不能在同一台电脑上同时运行。所以，当学生操作不当同时启用多个功能模块时，系统往往提示正在执行某操作，由于功能互斥，当前功能不能执行。针对此类问题，解决办法是关闭其他不需用的模块，只需鼠标指到不需用功能模块，然后右键弹出并点击“关闭”菜单即可。 3.新建账套后，系统提示操作员非法。当设置操作员权限时，未赋予操作员拥有该账套的操作权限，系统不允许进入该账套进行操作。解决办法即是以Admin或账套主管的身份注册进入系统管理，对该操作员进行相应赋权。 4.从教材附带光盘中备份数据不成功。当备份操作不规范时，备份后的数据往往不能正常使用。解决办法是，备份分3步进行：（1）将光盘中需要备份的压缩文件复制到硬盘上；（2）对该压缩文件进行解压缩；（3）将解压完后的文件删除其“只读”属性，然后按正常程序备份数据。 （二）基础设置方面 1.输入存货档案时不能输入“代销”属性。输入存货档案中当“代销”属性显示为灰色时，说明未启用存货的受托代销业务。需进入库存管理系统进行选项设置，将“有无受托代销业务”选项选中，或者到采购系统进行选项设置，将“是否受托代销业务”选项选中。当采购管理系统和库存管理系统集成使用时，这两个功能是相通的。这时，再回到输入存货档案界面即可输入“代销”属性。 2.费用项目无法设置。费用项目的设置必须先设费用类别，再在相应类别下设置具体的费用项目。即使无分类或者只有一个分类，也要先增设“无分类”或者某一个分类的费用项目分类，然后在“无分类”或者某分类的类别下进行费用项目设置。 3.数据无法录入。输入客户档案时，“银行”按钮显示为灰色，即无法输入“银行”信息，5这时应该单击工具栏中的“修改”按钮，系统弹出“修改客户档案”窗口，“银行”按钮变为黑色，这样就可以输入“银行”信息。还有库存管理的期初结存数，当选中某个仓库时，要点击“修改”按钮，才能输入此仓库中的具体存货信息。 4.收发类别设置错误。在“基础档案|业务”下设置收发类别时，没有看到下面的收发标志选项，误将“入库”设置为“发”，将“出库”设置为“收”，这将导致后面设置采购类型和销售类型时，找不到相应的出入库类别。这时需要重新返回修改收发类别，将“入库”设置为“收”，将“出库”设置为“发”。 （三）采购管理方面 1.无法手工录入期初采购入库单。设置采购管理系统参数时，若设置了“普通业务必有订单”选项，则无法手工录入期初采购入库单，只能拷贝其他单据生成。这时，需将参数“普通业务必有订单”选项取消，即可手工录入期初采购入库单，录入完毕并审核后若需要可重新将参数“普通业务必有订单”选项选中。如果采购管理系统和库存管理系统集成使用，则采购入库单应在库存管理系统中录入。只有期初的采购入库单是在采购管理系统中录入，若录入的期初采购入库单缺少“期初”二字，是已经进行采购期初记账，记账后就不能在进行期初数据录入了。这时，可以打开“采购期初记账”，点击“恢复”按钮，返回未记账状态。 2.凭证选择范围过大。在存货核算系统的业务核算模块中记账后，财务核算模块下生成凭证时，由于数据缓存量过大，可能会显示数据选择范围过大以至于无法生成凭证，请缩小数据范围。这时需要单击屏幕左上方“清理”按钮，进行数据清理后重新登录即可。 3.输入采购请购单时数量输错。当主计量单位和从计量单位并存时，录入数量易出错。如xx年1月10日，本企业向上海永昌服装厂提出采购请求，请求采购永昌男衣50包，每包200件，报价280元/件（即56000元/包）；女套装50包，每包200条，报价180元/条（36000元/包）。学生在录入请购单中采购商品数量时，往往不知所措。这时只需根据计量单位输入相应的单价即可，以男衣为例，若数量输入50，则表示计量单位为包，则单价为56000；若数量输入10000，则表示计量单位为件，则单价为280。 4.现结与结算混淆。现结表示客户随即用现款结账，没有拖欠货款；而结算表示采购发票和采购入库单之间的核对一致，采购发票上面有货物单价，而采购入库单（可能不止一张）上面有最终的入库数量。采购商品时若现结，只需在采购发票界面单击“现结”按钮，输入相应结账信息后，发票左上角显示红色“已现付”字样，再点击发票界面的“结算”按钮即可。这相当于自动结算功能，完成后发票左上角显示红色“已结算”字样。若采购的商品没有及时付款，此时，需要通过采购管理模块下的采购结算功能实现采购发票和采购入库单的结算，过滤后要选择发票和与之相应的入库单。有些同学不注意匹配，造成无法结算。若无意中点击了发票界面的“结算”按钮，需要在结算单列表中找到该张结算单据，删除后重新结算即可。 （四）销售管理方面 1.无法进行“坏账准备设置”。在设置与销售管理系统相对应的应收款管理系统的参数时，“坏账准备设置”项目不存在。这时，应在应收账款|设置|选项下降坏账处理方改为“应收余额百分比法”，在“坏账处理方式”设置好后退出ERP-U8系统，然后重新注册登录该系统，“坏账准备设置”项目即可进行设置了。若不重新登录，可能相关系统参数还保持原来的设置，没有刷新。 2.分期收款发出商品的业务处理不正确。业务内容：xx年1月10日，广州东山贸易公司向本公司订购200套永昌男套装（采用先进先出法，需逐笔结转销售成本，假设单位成本为750元/套），本公司报1020元。经双方协商，以1000元成交，双方签订销售合同，合同约定分4次收款。25日，本公司给广州东山贸易公司发出男套装200套，27日本公司开具销售专用发票，并结转销售成本，同日，收到广州东山贸易公司的电汇，系支付第一期分期收款业务的款项。业务处理方法为：（1）在销售管理系统填制并审核销售订单、发货单，业务类型为“分期收款”；（2）在库存管理系统生成并审核销售出库单；（3）在存货核算系统选择业务类型为“分期收款”进行“发出商品记账”，然后生成凭证，借：发出商品150000，贷：库存商品150000；（4）在销售系统生成销售专用发票，并进行“现结”。这里要注意将发票数量修改成50套，因为分期收款销售的会计处理是按合同收款日期分期确认销售收入的，该操作学生普遍易出错；（5）在存货系统再进行一次“发出商品记账”，单据类型为“销售发票”，然后生成凭证，分录为：借：主营业务成本37500，贷：发出商品37500，该步骤学生很容易遗漏；（6）在应收款系统执行应收单据审核（包含已现结发票），然后进行制单处理（现结制单），分录为：借：银行存款58500，贷：主营业务收入50000，应缴税费应交增值税（销项税额）8500。6 （五）库存管理、存货核算方面 库存管理的期初结存数据需要分仓库进行录入，而且要分仓库分别审核，如果不审核，后面的销售处理业务会出现“库存不足”的问题。采购期初初记账后的入库单都是在库存管理系统中录入，但是如果在销售管理系统中选择“销售生成出库单”，则出库单会根据发货单自动生成，只需在库存管理系统中审核即可。对于盘点业务，要注意单据记账后才能进行盘点，若盘盈，需要另外录入单价再审核；若盘亏，可直接审核自动生成的其他出库单。对于存货核算系统的期初余额可以不用手工输入，直接从库存管理系统取数，所有仓库取数完毕后要记账。如果存货采用先进先出法或者移动平均法核算，每笔销售业务都要在存货核算系统中记账，以核算成本，采用其他方式核算的，月末一次性结转成本。这里要注意暂估入库业务的成本核算处理，是在“业务核算|结算成本处理”下进行，不同的暂估方式其处理方法也不尽相同。 三、提升教学质量的相关建议 （一）引入ERP沙盘计划的教学方式 让不同学生组成合作团队，分工完成实验内容。用友ERPU8.72可以设置会计主管、账套主管、出纳等角色，并赋予与之相应的权限，还具有总账、应收款、应付款、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等模块。课堂教学中的理论教学需要几个月，而实验教学内容基本在一个月之内，这就需要同一个人用不同操作员账号重新登陆系统，这导致学生对不同角色的职权划分界限模糊，且无法清晰理解各个模块之间的联系。例：采购管理系统中录入采购订单、入库单并收到发票后，应进行采购结算，如果没有结算，单据是不会传递到应付款系统中的，也就无法审核。如果采购、销售、应收、应付由不同操作员操作，则分工会比较清晰，不会出现忘记记账无法审核的情形。可以采用用友ERP沙盘模拟实验课程的教学方式让学生分组完成任务，4-5个同学负责一个公司帐套，每位同学各司其职，共同实现业务目标，然后各个公司可以评比业绩。之后开展下一轮实验，同学可以轮岗，熟练运用软件操作。 （二）改变账套建立日期并练习结账业务 课堂教学中往往以一个月为模拟时间段，无法练习下个月及年度帐的结转业务，且建账日期基本都在年初。因此，可将账套建立日期改为年中，比如6月1日，这时期初余额的录入需要年初至6月1日的累计借贷方余额，6月30日结账后就要用下个月日期重新注册登录，如果恰逢年末，还要进行年度帐的结转。通过如此练习，可以让学生更好地接触实际，同时，增添学习兴趣。 （三）设置多种假设问题，让学生主动解决 对于教材中没有提到的而实际运用中经常碰到的问题，很少有同学会主动尝试练习。这时，老师可以提出一些假设问题，让学生解决，学生配合度一般较高，而且对这些实际问题也保持较高的兴趣。 如果某个凭证不慎录入有误需要删除或者修改，如果该凭证没有传递到总账且没有在应收或应付系统中审核制单，只需找到该凭证直接删除或者修改即可。假如有采购发票录入有误，且已经在应付系统中进行制单处理，这时需要通过应付系统的单据查询功能，找到已经生成的应付单据，删除之后，对该采购发票进行弃审。由于已经进行采购结算，还需在结算单列表中找到该结算单据并删除，然后才能对该录入有误的发票进行修改或者删除工作。可见系统中各功能模块是环环相扣的，一个环节输入有误，会影响其他后续环节的输入数据。如果想修改或删除上游的单据，只有先把下游与之相关的单据删除之后，才能对该上游单据进行修改或删除操作。 （四）充分利用帮助功能 如果学生在操作中碰到问题，并且来不及问老师，这时可以自己打开F1帮助键，或者单击屏幕上的“帮助”按钮，基本的问题一般都能在此处找到解决方法，如果有难度可以再进一步咨询老师。例如，薪资系统的工资项目设置中，要设置奖金的公式为“管理人员4000，行政人员3000，其他人员2000，需使用iff函数”。这时需要在薪资管理的设置选项下，先打开人员档案，然后按F1键调出帮助栏，即可查询设置选项下的各种功能。查询工资项目设置下的函数设置，知道iff函数的说明，它是一个条件取值函数，格式为iff（，），返回一个非真即假的数值，像本例中有3个条件供选择，需要在此函数中再嵌套一个相同函数，即iff（人员类别=“管理人员”，4000，“行政人员”，3000，2000），在帮助功能的基础上，再加上老师的讲解，学生更易理解。 四、应建立相适应的教学资源 （一）培养双师型教师队伍 ERP是一门理论与实践相结合的课程，要求任课老师不仅具备丰富的财务会计、供应链等知识，还要具备一定的计算机操作水平，包括数据库安装等相关专业知识。而目前高职院校的ERP老师大部分是工商管理专业毕业，没有计算机专业背景，亦没有参