《写邮件标准化培训》PPT课件.ppt

1,写一份专业的邮件,2,一封邮件的必要元素,收件人抄送人：相关需要了解邮件内容的人邮件主题：帮助收件人一目了然的获悉邮件内容称呼邮件内容发件人签名附件,3,收件人与抄送人,所有事情的相关人员都应该收到该邮件；邮件需要抄送自己的直属主管，和事情的相关下属，保证内部团队的讯息对称；通常发给客户的邮件，客户是收件人，抄送公司内部人员；发给公司其他部门的邮件，其他部门人员是收件人，抄送本部门相关人员；,4,在客户面前，我们是neo服务客户的团队,是作为一个整体出现。,5,发送会议记录时，所有参会人员是收件人，未能参会的相关人员是抄送人.,6,邮件主题,千万不要忘记写邮件主题一个主题一封邮件，避免对方理解错误,7,邮件主题,请不要忘记,8,Ifyouhaveanyquery,plsletmeknow!Ifyouhaveanyquestion,donthesitatedtocallme!如果有任何问题，请随时和我联系！,9,再简单的内容，也需要用一句完整的话，以示对对方的礼貌。,10,称呼需要包括所有收件人。避免被漏掉的人感觉到被轻视。,11,对客户最好使用尊称“您”。多说两句话，“请查收”，“如果有任何事情随时联系我。”等等以示对客户的重视和关心。,12,确认对方的名字书写正确。,13,要求对方给予确认，或反馈的，请将对方需要确认和反馈的时间写清楚。,14,确保内容没有错别字！标点符号使用正确！,15,大串数字要加千分号，便于一目了然。,16,17,不要忘记粘贴附件！,18,发出修改的邮件，请在邮件中简述修改过的地方。以便对方很快了解。,19,收件人称呼和邮件正文之间要留空行。,20,签名应该不仅是自动签名。签名与邮件正文间隔不要太大，或者太小。太大太小都会影响美观。,21,是否可以多说两句？附件的资料内容？转发附件的主要内容？毕竟我们不是邮差，把自己消化过的东西给到对方。体现自己价值的同时，方便对方。,22,即使内部邮件，也至少需要有FYI.,23,商业往来邮件，全部齐头就好了。不必按照中文的书面要求，开头空两格。,24,说句话，说句话，别这么硬邦邦，干巴巴。,25,给个称呼，即使是内部，即使是你的下属。礼貌些。,26,想劝说客户，但不要有威胁之意。把两方面的优劣势客观地摆出来，让客户自己评判。如果你想引导客户，追一个电话，用口头来引导,27,A.请尽快邮件回复我，广告监测数据是由媒体提供还是由neo提供。B.有关广告监测数据来源的问题，麻烦您尽快告知。,28,第一个字母大写。Hi后面如果有名字，就不用加逗号。名称后需要加逗号。HiDearShanshan,29,不要做邮差。根据链接内容给予你的看法和建议。称呼文件主题和签名之间要有点距离。,30,不要忘记签名称呼和内容之间要留有空间,31,附件是什么？你想让对方做什么？还是你回复什么任务？是否可以写出来？,32,齐头信比较美观,33,邮件是正式的沟通方式，尽量不要用些小孩子感觉的符号。,34,对于一些不能够按照之前承诺提供给客户的东西，如果用邮件告知，请务必充分地说明理由，并表示歉意。并在邮件发出后，给予客户电话再次沟通。不要给客户“因为觉得我们食言而生气”的时间和机会。或者你可以先电话沟通，跟客户解释清楚后，再发书面邮件。说“正如和您电话中沟通的，由于xx原因，我们不能”。,35,附件粘贴后，要打开附件查看，避免粘错附件。,36,注意附件粘贴的位置，不要截断邮件的内容和签名。,37,对于客户提出的意见要给予反馈和解决，而不是仅仅表示感谢。要给客户一个时间概念，什么时候我们会提交什么文件。,38,不同的内容之间，留个空行，不仅美观，也方便阅读。,39,不要从别的地方直接copy文字，因为大小和字号会不同。麻烦别偷懒！,40,邮件的主题不要遗漏。拼写错误可能会闹笑话。,41,统一签名,名字职位NeoOgilvyBeijingOgilvyOneWorldwide电话传真邮箱手机,42,对方称呼。英文第一个字母大写。下面空一到两行。,一段文字中间空一行,礼貌用语。可以是Cheers,BestRegards,Thanks等。第一个字母大写。,手写签名。可