商务书信格式.doc

齐列式到目前为止，齐列式是最简单的一种格式。信中每一部分都从左边顶格开始，各部分之间空一行。这种格式看起来有一种很专业的感觉。写信的时候，顺序是日期、档案号、封内地址、称呼、主题行、正文、信尾结语、签名、打印的姓名以及附加的信息。Italics Unlimited231W. 40th streetCamden, NJ 08618(623) 555-2678August 10,20XXXXXTerry LancasterCapital Supply657 Minden Ct.Des Moines, Iowa 54687Dear Mr. Lancaster:Attention: President of Capital SupplySubject: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSincerely,SignatureJoan McAllisterJFM:eerP.S.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXLetterheadDate (2-3 spaces)File NumberInside Address(2-3 spaces)Attention Line(2-3 spaces)Salutation(2-3 spaces)Subject LineBody(2 spaces betweenparagraphs)ComplimentaryClose(4 spaces for signature)SignatureTyped Name(2-3 spaces)AdditionalInformationPostscriptMailing Instructions斜体无限公司卡米登市40号大街231W, NJ 08618，(623) 555-267820XX年8月10号XXX泰瑞兰卡斯特资本供应公司明顿县657号德斯莫尼斯，Iowa 54687敬致：资本供应公司总裁亲爱的兰克斯特先生：主题：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX您真诚的，（签名）琼麦克阿里斯特JFM：eer又即：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX抬头日期（2-3行）档案号封内地址（2-3行）敬致（2-3行）称呼（2-3行）主题行正文（段与段之间空两行）信尾敬语（与签名间空四行）签名打印的姓名（2-3行）附加信息附言寄送要求混合式和齐列式一样，混合式也分段，这样各段就可被突出出来。各部分之间的空行数也和齐列式一样。日期、签名和信尾敬语放在右侧，以突出三者。信尾敬语和签名对齐，放在信纸中间位置右侧，与正文最后一段之间空2行。Italics Unlimited231W. 40th streetCamden, NJ 08618(623) 555-2678August 10,20XXTerry LancasterCapital Supply657 Minden Ct.Des Moines, Iowa 54687Dear Mr. Lancaster:Subject: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSincerely,SignatureJoan McAllisterJFM:eerLetterheadDate (2-3 spaces)Inside Address(2-3 spaces)Subject LineBody(2 spaces betweenparagraphs)ComplimentaryClose(4 spaces for signature)SignatureTyped Name(2-3 spaces)AdditionalInformation斜体无限公司卡米登市40号大街231W, NJ 08618，(623) 555-267820XX年8月10号泰瑞兰卡斯特资本供应公司明顿县657号德斯莫尼斯，Iowa 54687敬致：资本供应公司总裁亲爱的兰克斯特先生：主题：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX您真诚的，（签名）琼麦克阿里斯特JFM：eer抬头日期（2-3行）封内地址（2-3行）敬致（2-3行）称呼（2-3行）主题行正文（段与段之间空两行）信尾敬语（与签名间空四行）签名打印的姓名（2-3行）附加信息缩进式你会看到缩进式就是常被当作“商务书信”来讲授的一种格式。除了正文各段首行缩进以外，改格式和混合式一样。所有间距不变。Italics Unlimited231W. 40th streetCamden, NJ 08618(623) 555-2678August 10,20XXTerry LancasterCapital Supply657 Minden Ct.Des Moines, Iowa 54687Dear Mr. Lancaster:Subject: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSincerely,SignatureJoan McAllisterJFM:eerLetterheadDate (2-3 spaces)Inside Address(2-3 spaces)Subject LineBody(2 spaces betweenparagraphs)ComplimentaryClose(4 spaces for signature)SignatureTyped Name(2-3 spaces)AdditionalInformation斜体无限公司卡米登市40号大街231W, NJ 08618，(623) 555-267820XX年8月10号泰瑞兰卡斯特资本供应公司明顿县657号德斯莫尼斯，Iowa 54687敬致：资本供应公司总裁亲爱的兰克斯特先生：主题：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX您真诚的，（签名）琼麦克阿里斯特JFM：eer抬头日期（2-3行）封内地址（2-3行）敬致（2-3行）称呼（2-3行）主题行正文（段与段之间空两行）信尾敬语（与签名间空四行）签名打印的姓名（2-3行）附加信息简化式如果你不知道收信人的头衔或者你是给一家公司、政府部门或组织写信，那么可以使用这种简化格式。它不包含礼节性的称谓（先生、夫人、女士、博士）、称呼和信尾敬语。这种书信的中心就是正文要讲的内容。间距和齐列式一样。Italics Unlimited231W. 40th streetCamden, NJ 08618(623) 555-2678August 10,20XXTerry LancasterCapital Supply657 Minden Ct.Des Moines, Iowa 54687Subject: PRINTING SUPPLIESXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSignatureJoan McAllisterJFM:eerLetterheadDate (2-3 spaces)Inside Address(2-3 spaces)Subject LineBody(2 spaces betweenparagraphs)SignatureTyped Name(2-3 spaces)AdditionalInformation斜体无限公司卡米登市40号大街231W, NJ 08618，(623) 555-267820XX年8月10号泰瑞兰卡斯特资本供应公司明顿县657号德斯莫尼斯，Iowa 54687主题：印刷物资XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（签名）琼麦克阿里斯特JFM：eer抬头日期（2-3行）封内地址（2-3行）主题行正文（段与段之间空两行）签名打印的姓名（2-3行）附加信息悬挂式你偶尔会看到这种格式，但在实际中，这种格式很少见。它的主要优点就是将人们的注意力吸引到正文和各个段落。各行之间以及各部分之间的间距和前面的范例一致。Italics Unlimited231W. 40th streetCamden, NJ 08618(623) 555-2678August 10,20XXTerry LancasterCapital Supply657 Minden Ct.Des Moines, Iowa 54687Dear Mr. Lancaster:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSincerely,SignatureJoan McAllisterJFM:eerLetterheadDate (2-3 spaces)Inside Address(2-3 spaces)Body(2 spaces betweenparagraphs)ComplimentaryClose(4 spaces for signature)SignatureTyped Name(2-3 spaces)AdditionalInformation斜体无限公司卡米登市40号大街231W, NJ 08618，(623) 555-267820XX年8月10号泰瑞兰卡斯特资本供应公司明顿县657号德斯莫尼斯，Iowa 54687亲爱的兰克斯特先生：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX