企业合同管理信息系统建设探索.doc

企业合同管理信息系统建设探索 李娟 （广东省粤电集团有限公司，广东广州510630） 摘要：传统企业合同管理中存在诸多问题，已经不能适应信息化时代的需求。建立信息化管理系统，成为企业合同管理的重要突破口。在企业管理信息系统的建设中，要重点关注功能模块建设，并坚持正确的实施步骤。 关键词：合同管理；信息系统；功能模块 ：F270文献标志码：A：1000-8772（xx）19-0073-02 按照科斯的理论，企业的本质就是一个“契约束”。企业由大量内部与外部的“契约”凝结而成。当然，科斯眼中的“契约”并不等同于“合同”，但不可否认，“契约”的主体构成部分属于企业中林林总总的“有形合同”，对外有各种交易合同，对内有劳动合同、保密合同等。因此，企业合同的管理水平，往往直接或间接地体现或代表了企业本身的管理水平。随着信息化技术的飞速发展，信息技术已经广泛应用于企业管理的方方面面，建立一套管理规范化、工作自动化、流程标准化的合同管理信息系统，对企业实现合同的全生命周期管理，有效管控合同风险进而全面提高企业管理水平有着重大意义。 一、传统企业合同管理中存在的主要问题 1、企业合同管理往往停留在日常事务性工作，尚未形成体系化、模块化管理机制。长期以来，合同管理人员大多埋头于日常事务性、走流程的工作，使其难以摆脱现有事务性工作而向体系化、模块化管理层面升华，缺乏完整工作管理闭环，造成“只见树木不见森林”的局面。 2、合同定期评估失位，未形成合同管理全方位、全过程评估，尤其是对审批、履行等关键环节的评估相对薄弱，不利于合同管理工作的持续提升和闭环管理。 3、合同管理的价值未充分挖掘，对公司的运营支撑作用有待提升。在公司运营中，合同作为企业经营活动的重要载体，蕴含着大量反映公司内部运营管理的数据信息，但其中的价值未能得到充分挖掘，导致法律部门参与业务部门经营管理的程度较低，更无法对公司运营管理起到有力支撑。 二、合同管理信息系统建设的必要性 1、满足日益加强的外部监管的需要 近年来，包括国务院国资委、财政部等在内的监管机构对国有企业的合同管理提出了严格的要求，明确要求企业通过信息化手段支持合同签订、合同履行、合同评价等关键环节的管理，建立全生命周期的合同管理体系。最近广东省国资委最新出台的关于推动省属企业内部控制规范体系的建设以及广东省属企业加强风险管理工作实施意见也提出了加强内部控制，将信息技术应用于风险管理，建立涵盖风险管理基本流程和内部控制体系各环节的风险管理信息体系的明确要求。因此，建设合同管理平台，不仅是提升合同管理的信息化水平，也是更好地遵从外部监管要求的需要。 2、优化企业管理手段、提升管控水平的需要 合同是企业业务开展的一个关键载体，合同管理是支持企业集团进行管理和管控的重要手段和渠道。通过建设合同管理平台，可为企业的集团化管控提供一个有力的支撑平台，并带来以下几方面的应用价值：建立一套符合企业合同管理工作要求、与内控制度相结合的信息系统平台，实现合同管理的专业化、网络化、信息化，有效降低管理成本，提高工作效率；统一合同起草、修改、审批、签订、履行的业务流程，强化合同全过程管理，有效控制合同风险；提供及时、准确、全面的合同信息及执行情况，为各级管理者提供决策支持服务。 3、提升企业合同管理水平的必然选择 计算机水平的提高和企业信息化的广泛应用使企业的业务管理更加透明、便捷和及时，企业领导对借助信息化提升管理理念落实、战略执行和监督能力的需求也日趋强烈，借助信息化手段提升企业的合同管理水平也成了多数大型企业的必然选择。信息化水平提高同时也为合同管理水平的提升提供了硬件支持，使企业对合同管理的诸多需求通过信息化的手段加以落实，这本身就是一个相辅相成、互相提升的过程。 三、合同管理信息系统的主要功能模块设计 合同管理信息系统的功能需求应根据不同企业的不同管理需求来设置，但对大多数合同管理系统来说，应包含以下几个主要功能模块： 合同准备：该模块重点解决合同起草效率不高、质量待提高等问题，重点就合同范本、批量合同、合同管理人员、起草过程指导等方面进行重点提升优化。模块功能主要包含合同相对方管理、合同模版管理、合同审批流程管理等； 合同审批：根据公司经营发展所涉及不同类型业务的特点和合同风险管理的需要，确定不同金额、不同类型的合同的审批流程，制定相应审批规则。完善合同签章及倒签管理规范等，提升合同审批效率，防范因合同审订疏漏引发的法律风险。模块功能主要包含合同审批流程、合同倒签、合同签章管理等。 “合同履行”：合同履行主要对合同签订后的履行过程进行跟踪和监控，对履行过程中可能会出现的风险进行管理。通过建立合同履行全过程动态管控机制，对合同履行情况进行有效管控；通过梳理合同变更、解除、作废及争议、违约等处理，提升合同履行异常处理的规范性，并可以实现合同履行计划管理、履行过程的跟踪监控、履行结果的反馈、付款审批关联等。模块功能主要包含：合同履行计划管理、合同更新管理、合同付款关联、合同相对方评价等。 “合同评估”：通过构建一套合同管理水平的指标体系，实现对合同管理水平的有效评价；并通过定期评估通报机制，推进合同管理评估显性化。模块功能主要包含合同评估及报送体系。 “合同统计与查询”：合同信息是重要的经营管理信息，通过合同管理信息系统实现对合同的汇总及分类查询统计，可以根据固定的或定制化的要求，汇总生成各类涉及合同的信息图表，为企业的有效管理提供帮助。模块功能主要包含合同查询、合同统计。 四、建设合同管理信息系统主要工作步骤 企业的合同管理不是孤立的管理体系，而应当作为企业的业务管理体系的有机组成部分，应当在企业原有合同事务的日常管理的基础上，构建信息化的、高效的合同管理体系。 1、合同管理信息系统开发前的梳理和准备 为更好的完成合同管理系统的建设，作为合同管理信息系统的建设基础和依托，需要先行或同步进行企业合同管理体系优化与构建，即：从管理的角度对合同管理过程中的要点进行梳理、对合同管理风险进行排查，按照流程的逻辑节点对合同管理的内容进行归类，形成新的处理流程规范、法务活动各岗位规范、标准法律文件范本等，构建一个系统的、动态的、全过程的合同管理体系。在此基础上制定合同管理的信息化方案，将合同管理体系成果有效的融入法务管理平台系统，促进合同管理有效落地，进一步提高工作效率，提升合同管理能力。 2、合同管理信息系统开发过程 开发过程主要是把前期梳理准备的成果用管理信息系统的形式表现出来。系统开发的工作主要包括需求调研、产品开发、内部测试及调整、初步验收、产品上线试运行、产品最终验收等环节。系统开发阶段最重要的工作就是怎样把需求也就是企业用户的想法尽可能的还原成系统的功能模块。如果出差较大偏差，导致系统最终成果不能提供设想的功能，不能给用户较好的体验，则意味系统开发的失败，这是我们需要在系统开发中尽量避免的。 3、系统落地实施 系统开发完毕，并不意味着系统建设的结束，将已完成的系统经过宣贯、培训，落实到日常的合同管理工作中，才是系统开发的最终目的。系统的落地实施，一般需要经过用户试用、培训、发文要求等环节，通过一定的行政手段将系统强制推广应用，是系统落地实施最重要，也是必须的一个环节。系统落地实施后，还要根据运用情况