企业公文写作的范式(ppt 57页)

企业公文写作与处理,综合部陈剑2009年8月,主要内容,一、公文概念及其作用二、公文写作基本规则三、常用文种写作范式四、企业公文处理要求,公文是公务文书的简称，有广义和狭义之分狭义公文：是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。(国家行政机关公文处理办法国发200023号、国家行政机关公文格式GB/T9704-1999)广义公文：是党政机关、人民团体、企事业单位在各自的公务活动中，为处理公务而形成的，具有一定格式的文字材料企业公文：是企业机关治理企业的重要工具，也是企业中的各部门共同使用、企业处理公共事务的书面文字材料。它担负着传达贯彻党和国家的方针、政策，请示答复问题，指导商洽工作，汇报沟通情况，总结交流经验等重要职能。,1.公文的概念,公文是规范协调组织各项活动的重要工具实现行政管理（经营管理）的手段（办文、办事、办会）承上启下、联系内外、沟通左右的纽带桥梁沟通汇报情况、表彰奖惩、指导商洽工作公文制发单位形象的集中直观体现代表公司在社会中的存在、责任体现公文是体现自我综合素质的重要载体文字表达能力是个人综合能力的最好表现公文写作则是把组织意志通过个人以组织的程序和形式表达出来,2.公文的作用和重要性,形象比喻公文就是一个组织（企业）的脸面，在公务活动中具有代表公司书面沟通与交流的作用，可以说是公司整体水平的书面代表公文处理的正确与规范也代表着公司的管理水平，同时也可为公司创造效益并减少不必要的麻烦,3.公文的特点,规范性,实用性,政策性,时限性,公文的政策性是由其反映的内容决定的。党和国家制定的路线、方针、政策都以公文形式直接下达，公文必须与党的方针政策相符合，保证各项方针政策的贯彻落实,公文的严格规范性是其它文章都不具备的。是否需要行文、文字如何表述、文种如何选用、格式如何安排以及处理程序等，均有严格的规范要求。公文写作的创造性只能在规定的范围内发挥,撰写公文是为了解决实际问题，反映的情况和事例必须确实，有现实的针对性。实用性反映在客观效用上，要通过对文件的传达、贯彻、执行和落实，能够迅速收到实际效果。写作表述上，必须平实简洁、开门见山、直截了当、据事就实、观点直露。实用性是公文写作的出发点，没有实用性，公文也就失去了存在的价值,公文都有着实用目的，迟缓或拖延办理，必然给工作带来损失。因此，撰制者和执行者一定要有强烈的时限观念，要快写、快发、快处理，提高办事效率,4.公文分类,规范性文件：办法、规定领导指导性文件：指示、批复、决定、决议公告性文件：通报、通知陈述呈请性文件：请示、报告商洽性文件：函证明性文件：证明、介绍信、合同记录性文件：会议纪要、会议记录,企事业单位常用公文,按行文方向分类：上行文、平行文、下行文、内用文按作用分类：专用、通用、技术公文按时限要求分类：特急、急、普通按机密程度分类：绝密、机密、秘密、普通按办理性质：办件、阅件,公文分类标准,5.常用文种,文种，用于揭示公文的性质、发文机关的职权范围与行文目的以及发文机关之间的行文关系，是公文标题的组成部分正确选用文种的依据：1.国家的有关法规，不得漏掉、错选或自造文种2.发文机关的职权3.发文机关的行文目的4.发文机关与主送机关之间的行文关系,学习文种目的在于正确选择文种,国家行政机关公文处理办法（国办发200023号）规定的13种文种命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要决定：适用于对重要事项或者重大行为做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项中共中央关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定通知：适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免干部关于展开奥运冲刺阶段传播推广工作的通知、关于XX等职务任免的通知通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况关于XX分公司数据业务弄虚作假的情况通报,报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况、答复上级机关的询问关于海南公司维护稳定工作排查情况的报告请示：适用于向上级机关请求指示、批准关于变更村通工程基站建设计划的请示批复：适用于答复下级机关的请示事项关于抗震救灾捐赠额度的批复意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法中国移动海南公司关于加强信访工作和接访活动的实施意见函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项关于停止全球通积分兑换保险业务的函、关于共建12315短信平台的函会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项加快发展海南省电信业工作会议纪要,主要内容,一、公文概念及其作用二、公文写作基本规则三、常用文种写作范式四、企业公文处理要求,1.公文行文的基本规则,行文规则是指公文往来时需要共同遵守的制度和原则遵守行文规则，有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流通过程，抑制无价值公文的产生单位关系确定行文关系，行文规则规定了各级单位的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据单位的组织系统、领导关系和职权范围来确定的,上行文的行文规则（请示、报告）单头主送，不多头主送，可采取抄送形式逐级行文，不要越级行文要向机关行文，不要向领导者个人行文“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关“报告”中不得夹带请示事项,下行文的行文规则（通知、通报、批复、决定）按照职权范围行文部门之间应当经过协商一致，方可就有关问题向下行文通知类普发性文件，各主单位排列顺序应为先外后内，级别先高后低。不同系统间单位用逗号“，”隔开，系统内单位用顿号“、”隔开,平行文的行文规则平级之间不宜使用上行或下行文不相隶属机关之间一般用“函”行文无论向什么机关行文，无论要求解决什么问题，只要彼此间没有隶属关系，一般都得用函,向政府单位行文用“报告、请示”还是“函”？,联合行文的规则同级公司、同级公司各部门、上级公司部门与下一级公司可以联合行文；公司与同级党委可以联合行文；公司与地方同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文注：原则上互不隶属之间的同级组织可联合行文。业务涉及其他部门职权范围的可商该有关部门联合行文，并根据职能主从商定或确定一个主办单位属于主管部门职权范围内的具体问题，应直接报送主管部门处理，不得采取联合行文方式禁止联合单位过多。一般在3-5个单位之内。如涉及单位过多，可以提请同级公司协调或以公司名义发文须经公司审批的事项，经公司同意也可以由部门行文，文中应当注明经公司同意,2.公文写作基本要则,公文格式要规范语言表述要准确常见错误要避免,1公文格式要规范公文框架格式标题+主送机关+主体+结尾标题格式发文机关+事由+文种主送单位格式上行文一般是一个主送单位公文要素字号格式（标题2号小标宋体、发文字号3号仿宋、主送机关和正文3号仿宋）公文结尾格式（根据文种要求）,标题,发文单位,事由,文种,如：中国移动海南公司关于XXX的报告,关于XXX的请示,关于XXX的通知,标题使用中，常见的是文种使用错误。其中量最大的是把“申请”当作“请示”，把”汇报”当作”报告”。“申请”和”汇报”不能作为文种来用请示和报告混用。请示需上级单位给予批复；报告是报上级单位阅知，下情上达即可，不需批复规章制度类标题，建议关于印发通知，而不是关于下发的通知标题一般不加标点符号,正文,正文中提到撰写此文件的依据时，有时需引用文件，正确引用应为“公司市场经营部关于XX的通知（海南移动市场2009X号）”注意各部分的位置、六角括号的用法，方括号、圆括号均不正确若引用文件标题中还含有文件小标题，应为关于转发集团公司的通知，注意使用单书名号正文层次序数正确使用：第一层一、；第二层（一）；第三层1.；第四层（1）。公文中最好不要采用1）1.1Aa等符号。段落中无论有无层次序数，段落首行须两个汉字符，回行须顶格。若使用自动生成的段落编号，请手动调整排版,正文字体应仿宋_GB2312三号字，行间距为28磅；无特殊要求，字体颜色一般均为黑色，不加粗表格图形等尽量不在正文出现，可放入附件中正文措词施要得体，条理清楚，感情中立，不宜使用语气词或感情色彩较浓的词，结尾语一般要单另一行，语气要谦虚，结束时使用的标点符号，一般为句号“。”，如“妥否，请批示。”不宜用感叹号“！”“？”等。数字间的逗号为半角：如“123,000元”，不能写成“123，000元”落款时间应为大写汉字，如二九年五月十八日,在正文下一行（不空行）左空两字标识“附件”后标冒号,说明附件顺序和名称，并与附件标题一致附件序号用阿拉伯数码附件名称后不加标点符号,附件,2语言表述要准确语言模式选择词语的选择常用的事物和概念的特殊表达要求,语言模式的选择书面语言：指在表述公文内容的时候，不能用日常说话的口语方式来表述公文内容，而是要用符合书面材料语言要求的方式来表述内容。比如说在公文当中要表述内容的顺序，常常要用到“一是、二是”之类的数字用语，“文件”类的公文必须要用书面式语言。程序化语言：格式固定的语言表述方式。比如在一些文件的开头部分：“根据为了现将有关事宜通知如下”、“为做好特制定”、“现将印发请”、“为加强公司就规定如下”,词语的选择词语的涵义：截至与截止、制定与制订、其他与其它、作与做（作为、做法）词语的感情色彩：以平实庄重为基本格调，以记叙说明的明确、规范和简洁为特征深圳市原市委书记VS原深圳市市委书记领导同志到会一般为“讲话”，不是“发言”,常用的事物和概念的特殊表达要求时间的表达（今年、明天、本月、年份）（1-7月）空间的表达（国外、国内、这里、那里）职务、姓名的表达（全称、多种职务、党内党外）数量的表达（倍数、分数、到、了、以上、以下）范围的表达（全部和部分）程度的表达（很、更、特、最等等）,按惯例，“以上”、“以下”表示界限时，一般均包括前面的本数在内,3常见错误要避免,公文标题方面的错误1.标题要素不全（发文机关事由文种）例：标题中的“事由”缺失关键词或随意省略事由，如公司决定，看不出决定的主要内容、事项和基本观点；缺失文种2.标题不准确（事由概括不准、文种名称不准确）3.标题不够简要（事由、批转文件等过于冗长）4.标题与落款矛盾（请示，最后出现“特此报告”。报告，最后出现“妥否”等）,时间、数字方面的错误成文日期的错误使用结构层次序数乱用：分为四层一、（一）1.（1）违反公文中数字使用规则,文字表达方面的错误语不对体例：关于做好安全生产检查各项准备工作问题的通知叙述事实滥用文学语言轻易造新词错用、滥用字、词（差之毫厘失之千里，“沁阳”“泌阳”败在一撇）重复交叉使用前后矛盾,公文语句结构方面的错误句子成分搭配不当语句位置颠倒语句成分残缺语言结构混乱指代不明,标点符号方面的错误标题中的符号使用不妥（除书名号外标题原则上不符号）例：关于转发“XX省政府关于加强春节安全保卫工作意见”的通知数字之间使用不妥（十之八九）省略号与“等等”的重复使用符号与语气的表达使用（尽量避免！、？等带有感情色彩的符号）,其他方面的错误引用文件表述不规范例如：根据集团公司中移通2008100号关于海南公司的批复，规范的表述应为:根据集团公司关于海南公司的批复（中移通200726号）提示：引用公文，应先引标题，后引发文字号名称表述不规范单位名称在同一公文中出现多种称谓。如：第一次出现时为“中国移动通信集团公司”，在未标注简称的情况下，第二次为“移动通信集团公司”，第三次出现时却为“移动通信集团”,公司OA系统公文管理模块简介,主要内容,一、公文概念及其作用二、公文写作基本规则三、常用文种写作范式四、企业公文处理要求,4.常用公文的写作,（1）请示的撰写（2）报告的撰写（3）通知的撰写（4）通报的撰写（5）函的撰写（6）会议纪要的撰写,(1)请示的撰写,第一层：写明请示的原因、背景。即：说明请示问题的依据、原因、出发点，说明为什么要请示第二层：写明请示的事项。即：要求上级给予批示、批准的具体事项结尾：“妥否，请批示”,1.把请示这个公文名称写成“请示报告”2.有些请示在写作时抓不住问题的关键，请示原由写得太抽象、太笼统，使人看不出所要办理的事情的必要性，同时对如何办理这件事未提出办法和措施，或措施欠具体3.不是一事一请示，而是把不同类的事情，或几件事情放在一份请示中写。这是不允许的4.在写请示时限定领导机关几日内批复，这是不礼貌的。作为下级机关，最多只能写“请速批示”，而不能限定时间,常见问题,(2)报告的撰写,综合性报告：开头、主体、结尾开头：概括说明全文主旨，把一定时间内各方面工作总的情况做一个概述主体：是报告的核心，要就各方面工作的主要情况进行说明结尾：具体写出工作中存在的主要问题，并提出下一步工作意见专题报告：情况、经验、问题情况：开展和进行某一专项工作的依据，工作的大体进展情况，取得的成效等经验：完成某一项工作的主要做法或取得的经验问题：讲请存在的问题，今后的意见和建议要针对存在的问题去写；意见和建议提出的措施要得当，方法要行之有效,报告中不能带呈请事项，不能要求上级务必给予批示应突出重点情况，重点讲按制度规定和上级要求或上级关心的新情况、新经验、新问题，淡化次要内容应及时行文，以便于上级能掌握即时信息，及时指示方向，纠正错误，解决问题对有关数字、数据的陈述务必真实、准确、全面，以免上级以此为依据制定决策时造成失误撰写答复询问的报告时，要注意针对性，首先要指明所针对的来文日期与来文询问的内容，然后扣住上级提出的问题明确作答，不要涉及无关的情况,撰写要求,通知的适用范围：批转性通知、告知性通知、事项性通知（1）批转下级机关公文（2）转发上级机关与不相隶属机关公文（3）印发（发布）本机关的公文（4）布置工作：传达需要下级机关办理的事项（5）任免人员：任免通知（6）传达需要有关单位阅知和执行事项：知照性（告知性）通知,(3)通知的撰写,通知的写作要点结构：标题、主送机关和正文正文：第一部分：发通知的原因、根据和目的启承语：“现将有关事项通知如下”等第二部分：所通知的事项第三部分：对全文加以总结，提出号召、希望、要求等通常以“特此通知”结尾,会议通知,一般应包括以下内容：会议名称；召开会议的根据与目的；会议时间；地点（报到的时间、地点）；与会人员；差旅费报销办法；与会者准备工作与注意事项；联系单位、联系人与联系电话号码等。会议通知的内容，要求准确、具体，无一错漏，并必须在会前送达，留出充裕的时间，以使与会者做好充分准备。,(4)通报的撰写,通报是表彰先进、批评错误、传达重要情况时使用的公文表彰、批评性通报正文的写法发文的原因、根据介绍事件过程、人物行为，适当地进行评论分析，指出重要意义或后果提出其中实质性的问题发文机关对事件、人物做出的决定，要求和采取的措施、规定事项性通报正文的写法就一个事件、一个情况的演变过程进行概括和叙述存在的主要问题解决措施或今后工作的要求,(5)函的撰写,函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等问函开头：交代去函的缘由、根据、理由。要开门见山，直截了当主体：写明询问或商洽的内容。要求写得具体、准确、条理清楚，要一事一文结尾：常用“即请复函”、“盼复”、“以上意见，请予函复”等；也可以写一些表示感谢的词语，如“特表示感谢”、“请函复为感”等复函开头：“X月X日贵单位关于XXXXX来函已悉，经研究函复如下：”主体：针对问函所商洽和询问的事项，做明确、具体的答复结尾：不用寒喧，也可以没有结尾，常用“此复”、“特此函复”等,(6)会议纪要,XXX项目组第X次会议纪要（注意标题不用加“关于”）X年X月X日，XX项目组第X次会议在X处召开，会议由XXX主持，XXX、XX、XX单位相关人员参加了会议。会议对XXXXXXX事项进行了讨论，现将会议议定事项纪要如下：一、XXXXXXXXXX。二、XXXXXXXXXX。参会人员：XX、XX、XX、XX会议记录：XX,区别于：关于印发XX会议纪要的通知文种、目的、格式,主要内容,一、公文概念及其作用二、公文写作基本规则三、常用文种写作范式四、企业公文处理要求,1.公文处理,公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作发文办理收文办理公文归档公文管理,流程（公司发文）:撰稿中心内审核中心领导审核部门领导审核相关部门会签部门领导审核综合秘书审核、呈送公司领导签发编号、分发、印制、用印、归档会签：对涉及其他部门职权范围内的事项应主动与有关部门协商，如不能取得一致，应列名各方理据或提出建设性意见经有关部门会签后报请上级协调或裁定。审核（核稿）：行文关、内容关、政策关、文字关、程序关、格式关,发文办理,流程（省公司收文）:收文登记综合部领导拟办意见机要秘书发送、分办（公司领导、相关部门）（公司领导阅示）主办、协办部门批办承办催办、督办审核：职责（是否本机关办理）、行文（是否符合行文规则）、内容（是否符合法律法规及其他规定）、会签（涉及其他部门/机关的事项是否已协商会签）、格式（文种、格式是否规范）承办：职责内事项及时办理、有困难及时说明、不属于职责范围或不宜承办的及时退回文秘部门催办督办：文秘部门（/综合部门）负责、责任到人，紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办,收文办理,公文管理,综合部是行使公文管理职能的组织机构公文由综合部专人统一收发、审核、用印、归档和销毁密级公文和注明不准翻印的公文不得翻印公文不得随意缩放（复印、扫描）工作人员调整工作岗位时应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退,与公文处理相关的知识公司称谓,集团总部各公司名称中国移动通信集团公司，简称：中国移动，内部可简称：集团公司，不称“中国移动集团”;在国际资本市场上可称：中国移动母公司中国移动有限公司，是在香港、纽约上市的公司，简称：中国移动，内部可称“上市公司”，不称“有限公司”、“香港公司”；在国际资本市场上可称：中国移动上市公司中国移动通信有限公司，为上市公司设在内地的管理公司，可简称：中国移动，不称“有限公司”、“上市公司”、“内地公司”中国移动通信集团工会，简称：集团工会我公司称谓我公司名称“中国移动通信集团海南有限公司”，对外简称：中国移动海南公司各分公司名称“中国移动通信集团海南有限公司分公司”，对外简称：中国移动海南公司分公司省公司各职能部门、生产中心，内部可称：省公司部（中心），各单位不得以部门名义对外行文公司工会名称“中国移动通信集团工会海南省委员会”，对外简称：海南省移动通信工会，内部可简称：海南省移动通信工会或公司工会（视不同语境下选择使用）,所有单位准确称谓应以公司人力资源部发文为依据,公司架构图,75.07%,公众股东,中国移动（香港）有限公司,100%,24.93%,100%,中国移动（香港）集团有限公司,29,个,中国移动通信有限,公司,京移通信设计院有,限公司,公众股东,中国移动有限公司,100%,100%,中国移动（香港）集团有限公司,北京联动优势科技有限公司,中国移动通信有限公司,设计院有限公司,31省运营子公司,中国移动万众电话有限公司,中国移动通信集团公司,中移鼎讯通信股份有限公司,31%,29%,铁通公司,辛姆巴科有限公司,29个存续企业,集团客户中心,采购中心,客户服务中心,数据业务中心,信息技术中心,网络维护中心,土建工程办公室,行政服务中心,公司管理层,市场经营部,计划部,网络部,工会,党群工作部,内审部,综合部,财务部,人力资源部,十八个分公司,工程建设中心,纪检组监察室,行文关系和规范称谓对公司内部,公司向各部、中心和分公司行文时，可简称：省公司；部门、中心行文时可简称：省公司XX部省公司对下属单位普发公文时，抬头称：公司各部、中心，各分公司；省公司对部分或单一单位行文时，抬头称：省公司部（中心），分公司；省公司部门对部门（中心）行文时，抬头称：XX部（中心）;省公司部门对分公司行文时，抬头称：XX分公司各部门（中心）均不得擅自以部门名义通过“部门发文”对外行文，部门发文的主送单位必须是公司内