企业公文写作基础知识概述(PPT 36页)

企业公文写作基础知识,孙运涛,（一）定义：简称公用文书。（二）执行标准：1、国务院国家行政机关公文处理办法（2001-1-1施行）；2、国标GB/T9704-1999国家行政机关公文格式。,一、公文的概念、执行标准,二、企业公文特点,（一）具有法定作者（公司、法定代表人名义董事长、总经理、经授权单位/部门）；（二）具有法定权威和效用（公文的现实执行效用，时效性等）；（三）具备特定体式文体：文件的表达形式。,企业公文特点,格式：1、约定俗成格式；2、法定标准格式。（四）特定的处理等程序。重点提示：1、企业内设机构不得正式对外行文；2、企业综合职能部门-行办/总经办/董事会办-的授权行文和职权行文：,企业公文特点,（1）授权行文依据“经。同意（批准）”（2）授权手续-谁授权，谁签发。（五）有特殊的针对对象：就事谈事，有明确的收、处对象和专门事宜。（原则上一事一文）,三、企业常见公文文种及使用,（一）企业常见公文文种：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要（共9种）（二）企业内设机构经常使用的几种文种的拟制1、通知（1）下行文；是发布行政法规、规章、传达上级指示、批转文件或要求执行事宜时用的文种。,通知常分批转性、规定或指示性、会议性、事务性通知。（2）要件11个（文件头、编文号、签发、标题、通知对象、内容、主办单位或部门章、成文日期、题词、主/抄送机构、承办机构和文件印制份数等）。,企业常见公文文种及使用,企业常见公文文种及使用,2、请示（1）上行文；是向上级请求指示、批准时使用的文种-指办事前的。（2）请示内容分三部份（开头：请示的理由或背景-要求充分、简要；主体：请示的事项-要求实际、合理、明确、简要；结尾：要求-常用可否、当否，请批示或批复.,企业常见公文文种及使用,例：行政人事部关于用车事宜的请示公司领导：按公司要求和我部门工作计划安排，我部将于2011年10月25日前去黄岛黄海学院进行校园招聘,由于公司距招聘学校路途较远(约50公里),如果招聘人员乘座胶州至黄岛最早的班车(早上8:30从胶州发车)前往,最早将在9:30左右到达,与校方原协调安排的时间(9:00)有冲突,不利于招聘工作.如果招聘人员提前一天前往,会增加差旅费约300元(叁佰元).为了在尽量节约费用的同时顺利推进招聘工作,特请示届时使用公司车辆前往.当否，请批示。行政人事部二零一一年十一月二十三日,企业常见公文文种及使用,企业常见公文文种及使用,3、报告（1）上行文；主要是向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级的询问或要求时使用的文种-指办完事后的书面材料。（2）报告的要素11个,企业常见公文文种及使用,（文件头）、（编文号）、（签发）、标题、报送对象、内容、主办单位或部门章或签字、成文日期、（主题词、主/抄送机构、承办机构和文件印制份数等）注：括号中的部份，无（注册）法人资格单位不灌用。特别提示：“请示”用于事前；“报告”用于事后。,企业常见公文文种及使用,例：青乳发2011XX号关于精益生产工作首期推进情况的报告,青岛新希望琴牌乳业有限公司文件,企业常见公文文种及使用,新希望乳业控股有限公司：青岛琴牌乳业公司精益生产管理工作，已于2011年9月份正式起动，现将首期（9月10日至10月31日）工作开展情况报告如下：一、基本情况XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX-要求简明扼要、集中概括、一目了然、数据支撑二、几点做法（一）XXXXX1、XXXXX,企业常见公文文种及使用,（1）XXXXX（2）XXXXXX2、XXXXX三、取得效果（或经验、体会等）(一)XXXXX（二）XXXXXX四、存在的问题（或不足）-重点（含以下）（一）XXXXXX（二）XXXXX,企业常见公文文种及使用,五、存在问题的原因（分析）（一）XXXXX1、XXXXX（二）XXXXXX（三）。六、下步打算（努力方向等）（一）XXXX（二）。（三）。,企业常见公文文种及使用,七、改进措施（排号同上-（一）、（二）、（三）。）青岛新希望琴牌乳业有限公司二零一一年十一月一日主题词：精益管理首期情况报告送：XXX、XXX（共印XX份）承办：行政人事部,企业常见公文文种及使用,4、函。平行文，主用于平级或无隶属关系单位（部门）之间，为了协调工作或拟办事宜时用。注意-下级单位不能向上级单位行函！5、会议记录（会议纪要）。会议记录是对会议情况的原始记载，会议纪要是对会议的目的、要求、基本精神及决定的事项加以文字归纳整理，以上传下达，统一思想，推动工作的一个正式公文。,企业常见公文文种及使用,（1）两者关系：记录是纪要的基础依据；纪要是记录的精华体现。（2）纪要特点：可下发执行（类似通知作用），也可报送上级（类似会议情况报告作用），还可发给平级单位（类似函的告知作用）。（3）要素：时间、地点、参会人员（应到、缺席人员说明情况）、主持人、记录,企业常见公文文种及使用,（整理）人、会议议题等。6、内部往来文件（1）文件的一种，具特殊性（内部使用）。（2）要素：编号由发出部门+年份+发文序号,企业常见公文文种及使用,文件发出单位（公司、部门、个人）；接收单位指经办单位；主报送对象；抄送对象（可能涉及才填）；主题（联络的主要议题）；内容（正文）；本信息发出人经办人；行文时间（用阿拉伯数字）,企业常见公文文种及使用,例：青岛新希望琴牌乳业有限公司信息联络单编：Q/RP/HACCP405.1编号：行政人事部2009-01,企业常见公文文种及使用,小结：公文撰写步骤和操作一、写作第一步：交拟-向拟稿人交待（一）为什么写（目的、背景）；（二）主要写什么（主要观点、意见、办法及对文稿的大体设想）；（三）该怎样写（写作要求：包括文种、起草方式、撰稿时间和程序、提供必要的参考资料等）。,企业常见公文文种及使用,二、正文写作规范（一）开头定明本文主旨确立的途径（来自于机关单位-经研究决。；来自于工作实践-最近。；来自于国家或上级的文件和会议精神-文件名称和文号、会议名称及主题）；（二）公文内容拟写规范1、内容准确符合国家法律、法规及其它有关规定。,企业常见公文文种及使用,2、文字表达：情况确实，表述准确，结构严谨、条例清楚，字词规范，标点正确，篇幅适宜并力求简短。3、称谓使用：要求正确，对同一人物、机构、事物的称谓前后要统一、一致，称谓要规范-人物称谓一般姓名在前，职务在后。,4、引文、日期：引用公文应先引标题，后引发文字号；日期应当写明具体年、月、日，一般不用“今年、上月、昨天”等表达。5、使用法定计量单位（如公斤不能用斤代替、公里不能用里）。,企业常见公文文种及使用,企业常见公文文种及使用,6、结构层次的序数符号：原则上不超过四层“一、”-但作为小标题时无标点-“一基本方法”；“（一）”、“1、”、“（1）”。7、非规范化简称：先用全称，如下文要再用，可注明简称。如：XXXXX四川新希望乳业有限公司（以下简称“川乳公司”）XXXXXXX。-此只能在同一文中使用。,8、数字使用：除成文日期、部份结构层次序数、词组、惯用语及有修辞语句中作为词素的数字外，应当用阿拉伯数字-1、2、3。如：XX共下发315份，收回314份，XXX；“第一”不能写作“第1”；“前后历时26天”，不能成“前后历时二十六天”等等。,企业常见公文文种及使用,新闻/信息,特点:及时性、准确性；通俗、陈述型内容：时间-地点-内容-特点-结果或成因/背景-时间-主体-地点-事件-（特点）-结果总之/目的：要及时告诉他人-什么时间、在什么地方、发生了什么事、结果/效果/进展情况如何或为了实现什么目标/目的、谁在什么时间、什么地点、做了什么事件、效果/进展情况等最主要的是-作者应该站在第三人称角度表述；忌-抒情、评论,例1青岛市东城国际幼儿园组织的36个家庭到琴牌公司参观，讲解员现场就牛奶生产工艺进行详细介绍，并对家长们提出的如何喝牛奶、喝什么样的牛奶等问题作出解答。参观之后，幼儿园老师在厂区内组织家庭进行运奶、饮奶比赛，琴牌公司为优胜家庭提供希望星儿童奶作为奖品，通过这种方式起到良好产品推广和企业品牌宣传的效果。-记流水帐形式了,应该观注点：1、青岛市东城国际幼儿园2、36个家庭3、来琴牌参观4、如何喝牛奶/喝什么样的牛奶（可以否理解为-如何健康饮奶）？5、开展运奶、喝奶比赛6、目的-琴牌公司品牌宣传,为了提高现代家长的“健康饮奶”意识，近日，琴牌公司与青岛市东城国际幼儿园联合，首期组织了36个家庭到琴牌公司厂区进行了参观。参观中现代家长们就普遍关心的“幼儿健康饮奶”事宜与公司专业人员进行了面对面的沟通交流；为了体现企业与消费者家庭的和睦，参观人群还在厂区内组织进行了富有激情的户外互动比赛活动，整个过程都融现了新希望企业“家”的感觉。,例2根据总部关于做好实物资产和往来账务管理2011年度收官工作的通知要求，琴牌公司成立资产清查小组开展2011年度资产清查工作。观注点：1、总部要求；2、琴牌公司；3、2011年度次产清查。根据总部的统一要求，琴牌公司2011年度资财产清查工作于日前正式展开。,例3总部技术中心马岩峰于日前协同琴牌公司奶源部、品控部走访示范牧场和奥特牛场，现场查看饲料及兽药的使用情况，着重强调产品质量安全的重要性，并对琴牌公司奶源基地的建设和管理予以认可