公文写作技巧沟通讲义(ppt 40页)

公文写作技巧沟通,浙江分公司钟令华2013年5月16日,概念沟通,“公文”也即公务文书，对人们通常所说的公务文书这个概念，有广义和狭义两种理解。广义的公务文书是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料（包括法定公文、通用文书和专业文书）。狭义的公文即法定公文（机关公文），是人们在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式。国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法列出的13类公文。命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要；本次讨论只限于企业常用公文文体，命令（令）、公告、通告、议案暂不讨论。通用事务文书包括：计划、总结、调查报告、简报、述职报告等；经济文书包括：协议书、合同、经济预测报告、经济活动分析报告、市场调查报告等。专业性文书是在不同的社会行业、专业领域或特定的场合专门应用的文书。如：公安机关刑事法律文书、人民检察院法律文书、人民法院法律文书等。,第一章：公文写作知识第二章：事务文书写作第三章：写作技能积累,目录,公文的一般格式：一、眉首部分1.发文机关标识，即红头2.秘密等级：绝密、机密、秘密3.发文字号：发文机关代字+年份+序号：如，生保浙发20131号、生保浙办发20133号4.签发人：主要负责人或主持工作的负责人二、主体部分1.标题：发文机关名称（可略）+主要内容+文种例如：关于下发生命人寿浙江分公司机构个险星级管理暂行办法的通知关于下发2013年业务计划的通知注意：明确、简练、规范；除书名号外，不加标点符号2.主送机关：下行文若干，上行文一个3.正文,4.附件标注5.成文时间：领导签发日期，汉字书写6.公章7.印发传达范围（可略）三、版记部分1.主题词：主要内容及文种，一般不超过5个2.抄送机关：除主送机关外需阅知的部门3.印制版记印发机关：一般为办公室印发时间：实际付印时间，不同于成文时间,公文的发文规范：一、拟稿基本要求综合性或专业性公文，一般由办公室或职能部门拟稿，对政策性强、涉及面广、问题复杂、文字量大的公文可组成专门班子共同拟稿。行文应当确有必要，注重效用。凡能通过当面协商、电话联系等方式解决的问题，不要行文。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，逐级行文，一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级单位。除办公室外，公司其他职能部门不得对下级公司和与公司不相隶属的单位行文，但可对下级公司对应的部门行文。各级公司必须以单位的名义向上级公司报送文件，不得直接向上级公司各职能部门行文。各级公司的内设部门可向上级公司各职能部门行文，不得直接向上级公司行文。任何人不得越权签发公文；必须“先核后签”；联合发文，做好会签。情况确实观点明确表述准确结构严谨条理清楚直述不曲字词规范标点正确篇幅简短人名、地名、数字、引文准确,二、公文语言规范公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语。需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。三、公文行文要求“请示”应当一文一事，请示事项必须明确。一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。“报告”不得夹带请示事项。除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送请示、意见和报告。,转发上级公司文件，除有特殊要求外，可不向上级公司抄送。向下级公司的重要行文，应当同时抄送直接上级公司。人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日，不能写“去年”、“今年”、“昨天”，也不能只写月、日不写年。年份要完整表述，如“1999”不能写成“99”。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。公文草拟完成后，应按规定填写发文审批单。主批人要签署明确意见，并签上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应视为同意。公文应使用微机打印。核稿、审批和签发公文，一律用钢笔或毛笔，禁止用铅笔、圆珠笔等容易褪色、涂改的书写工具。书写要工整易认，不得在文稿装订线外书写。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,主要公文的写作方法一、决定1.定义：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2.特点：权威性、指挥性、全局性3.分类：法规政策性决定、重要事项决定、奖惩决定4.写法A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种B、正文：开头、主体、结尾开头一般写发布决定的背景、根据、目的、意义主体撰写决定事项结尾写执行要求或希望号召,【例文】生命人寿浙江分公司关于授予*等七位同志“销售能手”称号的决定在浙江分公司“四五联动”业务竞赛月中，全体销售人员齐心协力，奋勇争先，取得了辉煌的业绩。尤其是*等五名同志，经研究，浙江分公司决定授予*、*、*、*、*五位同志“销售能手”称号，并希望全体销售人员向他们学习，*年*月*日,二、通知1.定义：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2.特点：功能的多样性、运用的广泛性、一定的指导性、较强的时效性3.分类：发布指示的通知、颁发规章的通知、批转转发文件的通知、晓谕性通知、任免通知、会议通知4.写法（基本写法）A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种B、主送机关C、正文：缘由、通知事项、执行要求,【例文】关于劳动节期间工作安排的通知各中心支公司、营销杭州本部、银代杭州本部、分公司各部门：根据总公司要求，结合分公司工作需要，经研究，现将浙江分公司2013年五一劳动节期间工作安排通知如下：一、放假时间为4月29日（周一）-5月1日（周三），5月2日（周四）正式上班，共三天。4月27日(周六)、4月28日(周日)正常上班。二、各单位可根据实际情况，安排本单位放假期间的培训、展业活动。三、做好劳动节期间的安全保卫工作，请各中心支公司将值班表上报；分公司办公室，分公司有关领导将进行抽查。四、财务人员应按照财务制度的要求，做好财务盘点、有价证券、帐册入柜等工作，并在确保保险柜锁好的情况下贴上封条，确保万无一失。五、4月28日下班前，各部门负责人须检查本部门区域、房间电源、电脑、空调和门窗的关闭情况，确保安全。六、各部门、各机构负责人在节日期间应保证电话24小时处于开机状态，确保上下信息畅通，遇有突发事件，请及时联系总值班人员。二一三年四月二十二日,三、通报1.定义：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。2.特点：题材的典型性、思想的引导性、制发的时效性3.分类和写法发文机关（可略）+主要内容+文种A、表彰通报：介绍先进事迹、先进事迹的性质和意义、表彰决定、希望号召B、批评通报：错误事实或现象、错误性质或危害性的分析、惩罚决定或治理措施、提出希望要求C、情况通知：缘由与目的、情况与信息、希望与要求,【例文】关于重筹机构筹建进度周报表上交情况的通报根据总公司企划部要求，各重筹四级机构自接到重筹批复起，每周要按照标准格式上报机构筹建进度情况。为此，浙江分公司要求各重筹四级机构必须在每周五上午12：00前按要求提交机构筹建汇报表。现将前一阶段有关落实情况通报如下：截至6月20日上午12点，2013年分公司经营主题是“价值、品质、提升”，鉴于此，分公司决定，对通报批评，对口头批评，同时，希望全体员工引以为戒，进一步提高对严格管理重要性的认识，从自身做起，严格落实公司政策、文件和会议要求，加大工作执行力度，不断增强工作的严肃性、自觉性和主动性，共同为达成全年计划目标、实现三年梦想而奋斗。二一三年六月二十一日,四、报告1.定义：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。2.特点：行文的单向性（上行）、内容的陈述性3.分类：工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告4.写法A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种B、主送机关C、正文导语：背景式、根据式、叙事式、目的式主体：总结式（主要用于工作报告）、“情况-原因-教训-措施”四步写法（主要用于情况报告）、建议式（主要用于建议报告）结语5.特别注意：不得夹带请示事项,五、请示1.定义：适用于向上级机关请求指示、批准。2.特点：期复性、单一性、针对性、时效性3.分类：A、请求指示的请示：遇到新情况需指示、有疑问需解释、有分歧需裁决B、请求批准的请示：请求批准、请求审批、请求批转4.写法A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种B、主送机关：只能有一个、不能送领导者个人、不能越级C、正文：开头、主体、结语,报告与请示的异同：相同之处：1.都是上行文。2.都有陈述意见，反映情况的内容。不同之处：1.时间有别。请示需事先行文，不能“先斩后奏”；报告在事中事后均可行文。2.事件有别。请示只能一文一事；报告可一文一事，也可一文多事。3.处理有别。请示要求上级必须回复；报告则不必，只供上级参考或阅知。例如：关于XXX营销服务部补办经营保险业务许可证的请示关于XXX营销服务部经营保险业务许可证遗失的报告,六、批复1.定义：适用于答复下级机关的请示事项。2.特点：答复性、针对性、集中性、明确性、政策性3.写法A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种B、主送机关：一般只有一个，即发出请示的下级机关C、正文：批复依据、批复事项、执行要求态度明确（YESORNO）、迅速及时,【例文】单位关于的批复：你单位的请示收悉，经研究，现批复如下：（对请求事项的答复；对工作的指示）特此批复/此复落款日期,七、意见1.定义：适用于对重要问题提出见解和处理办法。2.特点：指导性、针对性、原则性3.分类：规划性意见、实施意见、具体工作意见4.写法A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种B、正文：发文缘由、意见条文、执行要求,【例文】关于执行聘才计划的若干意见各中心支公司：经研究，现就执行聘才计划提出如下意见：一、*年*月*日为聘才计划支持招募营销主管、搭建营销队伍的截至日期，在此日期以前；二、自*年*月*日起，；三、。请遵照执行。二一三年五月十日,八、函1.定义：适用于不相隶属机关间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。2.特点：平等性和沟通性、灵活性和广泛性、单一性和实用性3.分类：A、公函与便函：区别为是否严格按照公文格式撰写B、发函与复函：对来函的回复一般用复函C、商洽函、询问函和请批函4.写法A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种B、发文字号：正规文号，如生保浙函20131号C、主送机关：一般只有一个D、正文：发函缘由、事项、希望请求注意：平行文，语言平和礼貌，同时避免阿谀逢迎。如：关于生命人寿保险股份有限公司副总经理张汉平一行拜访XX保监局的函关于浙江保监局浙江保险业统计工作考评办法征求意见的复函,九、会议纪要1.定义：适用于记载、传达会议情况和议定事项。2.特点：纪实性、概括性、指导性3.分类：决策型纪要、交流型会议纪要、研讨型会议纪要4.写法A、标题：会议名称+文种B、成文日期：领导人签发日期，不是会议日期C、正文：前言：时间、地点、会议名称、主持人、主要内容注意：简要表述，如非具体事项较多，可用“会议认为”、“会议指出”表述，用“会议议（确）定如下事项”过渡到主体部分主体：分条分项撰写结尾：参会主要人员（严格意义上要签字）,【例文】5月2日总经理办公会议纪要2013年5月2日10：00，岳泓总经理在分公司15楼大会议室主持召开总经理办公会议。会议听取了分公司四月份经营分析报告、各条线各部门四月总结与五六月工作规划，岳总对前后线工作做了点评并部署了“五六联动”工作。会议认为，会议指出，5月2日起，浙江分公司全面进入半年业绩冲刺阶段。会议就如何做好五月工作并迎接六月大战做了如下研讨：一、六、参加会议人员：,第一章：公文写作知识第二章：事务文书写作第三章：写作技能积累,目录,事务文书主要种类事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体。由于这类管理类文体处理的日常事务亦为公务，所以事务文书属于广义的公文范畴。它与狭义公文（行政机关12类13种，党内机关14种）的区别在于：一无统一规定的文本格式；二不能单独作为文件发文，需要时只能作为公文的附件行文；三必要时它可以公开面向社会，或提供新闻线索（如简报）或通过传媒宣传（如经验性总结、调查报告等）。事务文书一般分为5种：计划、总结、述职报告、调查报告、简报,主要事务文书写作一、计划1.定义：对今后一段时间的工作、活动作出预想、设计、安排的一类文书。是一类文体的总称，实践中有许多具体名称，如：“安排”、“要点”、“设想”、“方案”、“规划”等。2.特点：预见性、针对性、可行性、约束性3.写法A、标题：单位名称+适用时间+指向事务+文种如，生命人寿浙江分公司2013年营销工作计划生命人寿浙江分公司2013-2015年三年发展规划B、正文：开头、主体、结尾（可略）,二、总结1.定义：对前段工作进行全面回顾、检查、分析、评判，从理论认识的高度概括经验教训，以明确努力方向，指导今后工作的一种实用文体。2.特点：自我性、回顾性、客观性、经验性3.基本内容：基本情况回顾、成绩和做法、经验和教训、今后打算4.写法：A、标题：单位名称+时间+主要内容+文种如，浙江分公司团险渠道2013年一季度交叉销售工作总结B、正文：开头主体：纵式结构（按时间顺序分述各个阶段工作）、横式结构（按性质和分类相互平行并列展开）、纵横式结构；外部形式分为贯通式、小标题式、序数式结尾注意：实事求是；注意共性、把握个性；详略得当、突出重点。,三、述职报告1.定义：依据自己的职务要求，就一定时间内的任期目标，向任命机构、上级机关、主管部门汇报自己履行岗位责任情况的书面报告。2.基本内容：岗位职责、指导思想、主要工作、经验和教训3.写法A、标题：单标题：职务+时间+文种如：分公司办公室主任2012年述职报告；双标题：将侧重点或主旨概括成一句话为标题，年度和文种为副标题；如创新凝聚规范-分公司办公室主任2012年述职报告B、前言：岗位职责、指导思想、概括评价C、主体：工作项目归类式、时间发展顺序式、内容分类集中式D、结尾和落款（4）注意事项：实事求是、突出特点、抓住重点、虚实结合、语言简练,四、调查报告1.定义：针对某一现象、某一事件或某一问题进行深入细致的调查，对获得材料进行认真分析研究，发现本质特征和基本规律之后写成的书面报告。2.特点：较强的针对性、材料丰富翔实、提供规律性认识3.分类：介绍典型经验、揭露问题、反映新生事物、社会情况4.结构：A、标题：单标题：公式化写法（调查对象+调查课题+文种）、常规文章标题写法；如：2012年浙江人身险市场同业发展调查报告；双标题：正标题常规文章标题写法，副标题公式化写法；如：机构扩张和队伍重组“双翼齐飞”2012年浙江人身险市场同业发展调查报告B、前言：提要式、交代式、问题式C、主体：用观点串联材料、以材料性质归类分层、以调查过程不同阶段自然形成层次D、结尾：概括全文，明确主旨；指出问题，启发思考；针对问题，提出建议,五、简报1.定义：为及时反映情况、汇报工作、交流经验、揭示问题而编发的一种内部文件。2.作用：向上级机关汇报工作、反映情况；平级机关之间交流经验、沟通情况；向下级通报情况、传达上级意图。3.种类：工作简报、会议简报、科技简报、动态简报4.特点：新闻性、集束性、规范性5.格式：A、报头：即红头，由简报名称、期数、编发机关、日期、保密提示等项目组成B、报核：目录、编者按、报道C、报尾6.写法：A、标题：单标题：核心事实或主要意义概括为一句话；如浙江分公司银代渠道一季度业务竞赛简报；双标题：正题后面加副题、正题前面加引题B、正文：导语、主体、结尾,六、电子邮件礼仪在职场交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息最快最直接的提供给需要的人。,必要时才选用电子邮件方式；善于运用当面沟通与电话沟通,关于主题1.一定不要空白标题。2.标题要简短，不宜冗长。3.标题要能真反映文章的内容和重要性。4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情。5.可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，不要随便用“紧急”之类字眼。6.回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。,关于称呼与问候恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要回应；在多个收件人的情况下可称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。Email开头结尾最好有问候语最简单的开头写一个“你好”；结尾“祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。,关于结尾签名签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等必要信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。对方如果需要更详细信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司宣传口号。但要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。,关于邮件正文Email正文要简明扼要，行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让收件人拉滚动条才能看完邮件。注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须客观。Email正文用序号列表，以清晰明确如果事情复杂，最好用1/2/3的目录列出段落进行清晰明确的说明。保持每个段落简短不冗长，切忌长篇大论。一次邮件交待完整信息最好一次邮件中把相关信息说清楚，说准确。不要过两分钟再发一封“补充”或“更正”之类邮件，这会让人反感。尽可能避免拼写错误和错别字，三查而后发这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果有英文，最好把拼写检查功能打开;如果是中文，注意同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读三遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。合理提示重要信息不要过多使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。,合理利用图片、表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的细致。尽量不要使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻:)只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合关于附件如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。附件文件应按有意义的名字命名，不可用难以看懂的文件名。正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。如果附件过大（不宜超过5MB），应分割成几个小文件分别发送。,关于语言选择和汉字编码英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件；对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。,选择便于阅度的字号和字体中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。经研究证明这是最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。,七、短信（微信）礼仪发短信（微信）一定要署名短信署名既是对对方的尊重，也是达到目的的必要手段。没有署名的祝福发了等于没发。如果是正事，不署名更会耽误事。短信（微信）祝福一来一往足矣现在每逢节日，人们都会发短信祝福。来而不往非礼也，所以别人发来短信，自己就要回一个短信。接到对方短信回复后，一般就不要再发致谢之类的短信，因为对方一看，又得回过来。就祝福短信来说，一来一往足矣，二来二往就多了，三来三往就成了繁文缛节。有些重要电话可以先用短信（微信）预约有时要给身份高或重要的人打电话，知道对方很忙，可以先发短信“有事找，是否方便给您打电话？”如果对方没有回短信，一定不是很方便，可以在较久的时间以后再拨打电话。及时删除自己不希望别人看到的短信（微信）一些人经常把手机放在桌上，如果出办公室办事或者去卫生间，也许有好奇之人就会顺手翻看短信。如果上面有一些并不希望别人看到的短信，就可能引起麻烦。如果不幸被对方传播出去，后果就更严重。夫妻之间亦是。难免会有异性同事、朋友发一些语言亲昵的短信，其实是因为双方熟了，开开玩笑，如果让爱人看见，就会引起不必要的误会，因此经不起推敲的短信一定要及时删除。上班时间不要没完没了发短信（微信）上班时间每个人都在忙着工作，即使不忙，也不能没完没了地发短信。否则就会打扰对方工作，甚至可能让对方违纪。如果对方正在主持会议或者正在商谈重要事项，闲聊天式的短信更会让对方心中不悦。发短信（微信）不能太晚有些人觉得晚上10点以后不方便给对方打电话了，发个短信告知就行。短信虽然更加简便，但如果太晚，也一样会影响对方休息。提醒对方最好用短信（微信）如果事先已经与对方约好参加某个会议或活动，为了怕对方忘记，最好事先再提醒一下。提醒时适宜用短信而不要直接打电话。打电话似乎