文档审阅和保护.doc

审阅和批注一、批注批注是用户对文档的一部分内容所做的注释。批注在审阅者添加注释或对文本提出质疑时非常有用。批注适用于多人协作完成一项文档的场合。批注式附加到文档上的注释，它不显示在正文中，而是显示在文档的页边距或“审阅窗格”中的气球上，因而不会影响文档的格式，也不会被打印出来。1、添加批注插入批注的方法：（1）将光标移到需插入批注的位置（2）选择“插入”菜单的“批注”（3）输入批注内容2、修改批注如果对批注的内容不满意，还可以进行修改。修改批注的方法：方法1：在已经添加了批注的内容上右击鼠标，执行快捷菜单中的“编辑批注“命令，此时光标被定位在批注上，即可修改。方法2：直接用鼠标单击红色框的批注，也可以修改。3、删除批注如果在文档编辑过程中插入的批注是多余的，用户可以将其删除。而且用户可以有选择性地删除单个批注，或者一次性删除所有批注。（1）删除单个批注的方法：右击要删除的批注，选择快捷菜单中的”删除批注“命令。（2）删除所有批注的方法：单击”审阅“工具栏中”拒绝所选修订“按钮右侧的箭头，执行其下拉菜单中的”删除文档中的所有批注“命令。4、设置批注框的样式单击“审阅”工具栏“显示”下的“选项”功能；或者选择“工具”菜单下的“选项”菜单项，在弹出的“选项”对话框中选择“修订”选项卡。二、修订 如果你在修改稿件中将文中不用的段落删除了，存盘退出之后又后悔了，想把这段文字找回来，此时用“恢复”命令已无效，当时的“灵感”找不回来了，怎么办？不用担心，其实Word早为您想到了这一点，我们一起来学习Word的修订功能吧。1、 使用修订标记使用修订标记，即是对文档进行插入、删除、替换以及移动等编辑操作时，使用一种特殊的标记来记录所做的修改，以便于其他用户或者原作者知道文档所做的修改，这样作者还可以根据实际情况决定是否接受这些修订。使用修订标记来记录对文档的修改，需要设置文档使其进入修订状态。进入修订状态操作方法：方法1： 选择“工具”菜单的“修订”或打开“审阅”工具栏或使用快捷键“Ctrl+Shift+E”方法2：在状态栏中双击“修订”标记，使该标记激活。进入修订状态的文档，当对文档进行编辑操作时，会以修订标记来显示。2、 设置修订标记选项默认情况下，Word 用单下划线标记添加的部分，用删除线标记删除的部分。用户也可以根据需要来自定义修订标记。如果是多位审阅者在审阅一篇文档，更需要使用不同的标记颜色以互相区分，所以用户有时需要对修订标记进行设置。 设置修订标记选项步骤如下：（1）单击“审阅”工具栏“显示”下的“选项”功能；或者选择“工具”菜单下的“选项”菜单项，在弹出的“选项”对话框中选择“修订”选项卡。（2）根据用户的需要，分别对【插入内容】、【删除内容】、【格式】和【修订行】选择标记和颜色。（3）单击“确定”按钮。3、 接受修订或拒绝修订文档进行了修订后，可以决定是否接受这些修改，方法如下：（1）在修订处单击右键，选取“接受修订”或“拒绝修订” ；（2）单击“审阅”工具栏上的“接受所选修订”或“拒绝所选修订”4、修订的四种显示方式（1）显示标记的最终状态：插入的文字和格式修改会直接显示在原文中，在批注方框中显示删除后的文字。（2）最终状态：直接呈现出修改后的文档内容。（3）显示标记的原始状态：删除的文字仍保留在原文中，则批注方框中显示插入的文字和格式修改。（4）原始状态：显示原始未修改的文档，让您了解未做修订的文档内容。三、保护文档保护文档功能包括限制可以访问文档的用户以及限制他人可以进行的更改，甚至还可以将文件加密，让阅读此文件的人，无法对这份文件进行任何的修改。1、保护文档操作步骤：（1）点选“工具”菜单的“保护文件”。（2）在“保护文档”窗格中的“编辑限制”中选择“未做任何更改（只读）”项。（3）勾选“每个人”（组：是对使用者的选择）。（4）单击“是，启动强制保护”按钮。（5）分别输入新密码及重新输入确认密码（注意字母大小写）。（6）单击“确定”按钮。保护文档的编辑限制共分四种：1、修订：让审阅者通过插入批注和修订来更改文档。2、批注：仅让审阅者插入批注。3、填写窗体：保护窗体文件不被删改，只能填写窗体内容。4、未作任何更改（只读）：保护文件不被删改。2、文档的局部保护Word 2003的文档保护功能最大改进要数文档的局部保护了，可以将部分文档指定为无限制。操作步骤：（1）点选“工具”菜单的“保护文件”。（2）选定需要进行编辑的（无限制的）文本，按住Ctrl键可选中不连续的内容。（3）在“保护文档”窗格中的“编辑限制”中选择“未做任何更改（只读）”项， 防止用户更改文档。（4）“例外项”中选择可以对其编辑的用户，如果允许打开文档的任何人编辑所选部分，则选中“组”框中的“每个人”复选框； 如果允许特定的个人编辑所选部分，单击“更多用户”，然后输入用户名（可以是 Microsoft Windows 用户账户或电子邮件地址），用分号分隔，点“确定”。（5）单击“是，启动强制保护”按钮。（6）分别输入密码及重新输入确认密码（注意字母大小写）。（7）单击“确定”按钮。这样，只有选定区域的文本可以编辑（高亮显示），而其它没有选中的区域就不能进行编辑。 3、取消文档保护取消文档保护的方法：方法1： 单击“保护文档”任务窗格底部的“停止保护”按钮。方法2：单击“工具”菜单的“取消文档保护”四、文档密码保护文档密码保护分为打开权限和修改权限密码。1、设置打开权限操作步骤：（1）点选“工具”菜单的“选项”，在“选项”对话框中选择“安全性”选项卡。（2）在“打开文件时的密码”文本框中输入密码。（3）单击“确定”按钮后弹出“确认密码”对话框，再次输入密码验证即可。2、设置修改权限操作步骤：（1）点选“工具”菜单的“选项”，在“选项”对话框中选择“安全性”选项卡。（2）在“修改文件时的密码”文本框中输入密码，并启用“建议以只读方式打开文档”复选框。（3）单击“确定”按钮后弹出“确认密码”对话框，再次输入密码验证即可。五、建立不同文件版本我们常在每次修改文档之后将其存成不同的文档名，如此一来使得硬盘中有许多相似的文档，日后将难以分辨如此多的相似文档，但利用word的“版本”功能，我们就可将同一份文件保存成不同的版本，并加入适当的备注，就可快速找寻到所需的文件。操作步骤：（1）点选“文件”菜单的“版本”。（2）单击“现在