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文档简介

物业档案管理制度 1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管由文员专职文件存档、注记工作 2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档文件柜要求上锁未经主管许可他人不得动用 3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档做到图有袋、文有夹报告类文件编目录索引档案类文件有存档文件清单及编号目录 4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案 5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任 6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份原件存放在档案中不得随意使用 7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的需经主管书面确认如有违反的作泄密处理 8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况对不符要求的保管责任人将作适当处分 9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的公司将视情节轻重追究当事人责任并保留追究其法律责任的权利 为规范本小区业户档案信息的管理不断完善信息的内容使客户档案信息准确、及时有效便于开展工作同时确保资料的保存完好特制定本管理规定： 1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作; 2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存建立统一目录同时建立电子档备份各类信息详细排列以便查阅; 3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件; 4、专管人员须认真填写各项记录表纸文档与电子文档同时进行及时跟进业主档案的变更保证信息的准确性; 5、业主档案信息应严格管理注意保密严禁非相关人员查阅以保护业主的隐私维护公司良好形象; 6、为确保文档安全文件柜要做好防火、防盗
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