电子文件管理张照余删减版.doc

电子文件管理1、 电子文件的定义：国际：用国家标准定义更好（1）通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡片/带之上的文件/档案，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排；（2）通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件（3）在正常的业务活动中以数字形式利用、保留或存储的任何文件，而无论其是否以数字形式制作或接收（4）以数字形式存在，依赖于计算机的文件2、电子文件属于文件范畴，具有文件属性文件：由机构或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形成或收到和保管的记录信息，不管其形式和载体如何文件属性：活动伴生性 直接约束性 法定证据性3、电子文件与相关概念辨析（1）机读文件：是电子文件概念的“曾用名” “机读文件”强调文件的阅读方式；而“电子文件”强调文件的存在方式 机读文件概念不太严谨（2）虚拟文件：不同于传统实体文件的、具有“虚拟性”的计算机文件。一度引起关于电子文件的“虚拟性”之争虚拟论者：电子文件具有虚拟性反虚拟论者：电子文件具有物理实态。（3）数字文件 数字文件 = 电子文件国际惯称：电子文件（electronic records) 数字资源（digital materials/ resources)但也有观点认为：电子文件 数字文件 （我们不认同）（4）电子档案电子档案 = 电子文件 电子档案 = 归档了的电子文件电子档案 = 具有档案性质的电子文件4、电子文件的特点：（1）、非人工识读：人们无法直接阅读电子文件，必须借助计算机来阅读。（2）、对生成技术环境的依赖：电子文件只有在其生成的技术环境中才能最大限度地保持其原始面貌。生成环境的改变，可能导致文件信息的失真和处理、利用上的困难，甚至无法识读。（3）、信息与载体的可分离性：可分离性应作以下认识：文件内容与表达其内容的数字代码序列之间不具有固定关系数字代码序列与其存储载体之间具有不具有固定关系（4）、文件寿命较短（5）、存储密度极高（6）、增殖速度极快（7）、多种信息形式集成：电子文件可以将文字、图形、图像、声音、影像等各种信息形式有机组合（多媒体文件）。5、电子文件的构成（三要素）（1）、内容信息： 电子文件所要表达、传递的信息内容，是电子文件的核心要素。 （2）、结构：电子文件各组成要素的结构关系，记录了电子文件内容信息的组织方式。（3）、背景信息（Context）文件背景信息文件的来龙去脉及与其他文件的关联。与形成机构有关的背景信息（组织背景）机构的名称、目的、职能、所在地、历史、组织结构，生成电子文件的具体活动等信息。与文件关联有关的背景信息（卷宗背景）文件所属的全宗、案卷，电子文件的办理过程与结果，其相关文件等。与生成技术环境有关的背景信息（技术背景）电子文件生成的操作系统名称及版本，应用系统软件名称及版本，硬件环境，文件类型、相关技术参数等。 6、电子文件的生命周期：（1） 设计阶段（concept stage）应用系统的设计、开发和安装阶段（2） 形成阶段（creation stage）每一份电子文件在应用系统环境中产生出来的过程（3） 维护阶段（maintenance stage）对于形成后的电子文件的技术维护和保管7、电子文件的分类：（1）按照文件功能划分（主文件、支持文件） 主文件：记录信息内容，传达作者意图，行使行政职能的文件 支持文件：生成和运行主文件必须的文件（2）按照文件构成特点划分（简单文件、复合文件、复杂文件） 简单文件：仅友一种格式组成 复合文件：由多种媒体形式和文件格式合成的文件 复杂文件：逻辑结构复杂，并由多个服务器操作的文件 典型：超文本文件（Hyper text); 超媒体文件（Hyper media)（3）按照信息存储载体划分（磁盘文件、磁带文件、光盘文件） 磁盘文件：以磁盘为存储介质 磁带文件：以磁带为存储介质 光盘文件：以光盘为存储介质（4）按照存在目的划分（利用文件、保存文件、备份文件） 利用文件：为利用而制作、流传的文件 保存文件：脱离流转过程，作为母板保存的文件 备份文件：作为保存文件的复本而备存的文件（5）按照文件来源途径划分（原生电子文件、数字化电子文件） 原生电子文件：直接生成于数字环境中的电子文件 数字化的电子文件：由传统文件通过数字化而形成的电子文件（6）按照信息表达方式划分（图像文件、图形文件、文本文件、音频文件、视频文件、数据文件、程序文件）8、图像分辨率：每英寸包含像素的个数（DPI） 显然，组成一幅图片所用的像素越多，它的清晰度就越高分辨率越高，文件越清晰，但文件的体积越大。9、图像色彩位数图像分解为像素：黑白像素：每个像素用1个“0”或“1”表示 灰色像素：每个像素用8个“0”、1”表示 彩色像素：每个像素用24个或更多个“0”、“1”表示 10、图像深度（色彩位数）：表示每个像素所用的0、1的个数（比特数）1 1、图像压缩/图像文件格式?记录像素数据时，一般选择适当的压缩算法对数据进行压缩不同编码压缩方法 不同图像文件格式图像处理软件编码压缩方法图像文件格式12、常见的图像文件格式：BMP：位图文件格式Bit map （.bmp） TIFF：标签图像文件格式 Tag Image File Format（.tif）GIF：图形文件交换格式GraphicsInterchangeFormat（.gif） JPEG：联合图像专家组格式 JointPhotographicExpertsGroup（.jpg） PNG：流式网络图形文件格式Portable Network Graphics（.png） 13、BMP位图文件应用：Windows平台上的基本图像格式优点：图像深度可以调节：1bit到24bit缺点：通常不加压缩，文件巨大，难以在互联网上发布BMP文件由4个部分组成：文件头(bitmap-fileheader)信息头(bitmap-informationheader)彩色表(colortable)图象数据阵列字节（bitmap-bits） 14、图形（矢量图）文件：（1）、以数学方法描述的一种由几何元素组成的图形。（2）、一般直接在计算机上采用矢量图处理软件绘制而成（3）、所占的磁盘空间较位图小很多（4）、缩放后图形、图像的分辨率不发生任何变化15、常见的矢量图图像文件格式SVG ：可缩放矢量图形 格式 Scalable Vector GraphicsSWF ：震动波格式 Shock wave formatDXF ：CAD矢量文件格式 Autodesk Drawing Exchange formatWMF：Windows图元文件格式 Windows Metafile formatEMF：Windows扩展图元文件格式 Enhanced Metafile format16、常见的文本文件：TXT格式、 RTF格式、 DOC格式 、WPS格式 、UOF格式、XML格式等 17、文本文件的特征：内含某种文字符号体系； 内含某种字符编码规则通常具有编辑属性； 通常具有逻辑结构18、音频文件三个关键指标采样频率：每秒种采样次数采样精度：记录每次采样的数据位数声道数：数字音频的信道数19、音频文件常见格式WAV格式、CD格式、DVD Audio格式、MP3格式 、WMA格式、RA格式VQF格式 、ATARC格式、AAC格式、AIF（或 AIFF）格式、MIDI格式20、音频文件的推荐格式主流音频文件格式如下： WAV 格式、MP3 格式 对音频文件，国家推荐采用以下通用的音频文件格式 CD 格式 、DVD audio 、WMA 格式、RA 格式 、ATARC格式 AAC格式、VQF格式、AIF（或 AIFF）格式、MIDI格式21、主流视频文件格式如下： AVI格式、DV-AVI格式、MPEG-1格式（VCD格式）、MPEG-2格式（DVD 格式） MPEG-4格式（流媒体格式）、 DivX、 MOV、ASF、 WMA RM格式、 RMVB22、电子文件管理的内容（1）、微观管理电子文件的生成； 电子文件的采集； 电子文件的传送；电子文件的鉴定； 电子文件的存储； 电子文件的利用电子文件的处置（2）、宏观管理建立组织机制； 制订法规、制度和标准制订管理策略和规划； 控制管理过程23、电子文件的微观管理的新变化（1）、范围拓展：向前、向后延伸，实现了文档一体化（2）、内容改变：增加了许多新的内容，如系统设计、文件迁移、元数据采集等（3）、流程改变：电子文件的管理流程不仅在时间、内容上不同于传统文件，而且在顺序上也发生了很大的变化：线性流程变为非线性流程24、电子文件（微观）管理流程图25、电子文件管理的原则全程管理原则、 前端控制原则、 真实性保障原则完整性保障原则、 可读性保障原则26、全程管理原则（1）、全过程管理：通过过程控制实现结果控制 （2）、全面的管理：要统筹兼顾所有管理活动和管理要素27、真实性、完整性和有效性保障原则 电子文件的真实性：是指文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。电子文件的完整性：包括两个方面的含义：一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。电子文件的可读性（有效性）：是指文件具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性28、机构内部电子文件管理模式对电子文件实行统一管理： 国家标准电子文件归档与管理规范中明确规定：“文件形成部门或信息管理部门应定期把符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按照档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。实行文件、档案一体化管理：电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖电子文件生命期全部管理活动的电子文件管理系统29、档案馆电子文件的管理模式（1）、分散式保管模式（匹兹堡大学方案）政府机构及各级社会组织产生的电子文件分散保存于各机构内部，而不是集中移交至各级档案馆。但档案馆对电子文件信息加以控制，并对其保管加以指导和帮助。 实践这种方案的典型是澳大利亚（目前也开始转向集中模式）实行电子文件分散式保管的最初理由：便于留存最初的技术环境（“树”存于原“土”）集中存储容量过大网络可以方便的实行“虚拟”集中（“虚拟档案馆”概念）分布式保管的缺陷：缺乏法律授权与社会责任分散保管物理隐患更大（2）、集中式保管模式（加拿大哥伦比亚大学方案） 指政府机构及各级社会组织产生的具有永久保存价值的电子文件集中移交至各级档案馆保存，即档案馆对电子文件实体和信息实现双重控制。美国、加拿大、英国、瑞士、法国、北欧等一些国家采用这一方案目前建议实行电子文件集中式保管的理由：更符合文件生命周期理论集中存储容量已经不是问题电子文件长久保管的关键在于合理采集文件信息而不是保存环境（元数据标准问世）避免分散式保管的责任与安全缺陷30、电子文件管理的法规是按照规定的程序由国家或地方的立法、行政机构制定、批准并实施的有关或涉及电子文件管理和利用的法律、行政法规、地方法规、行政规章和规范性文件等。 根据立法的针对性，可分为专门制约电子文件管理活动的专门法规和非专门制约电子文件管理活动的综合性法规。 31、电子文件管理的标准是按照规定的程序由国家或地方质量技术监督局制定、颁发的，有关电子文件管理的相关标准，包括国家标准、行业标准、地方标准等。 32、电子文件的法律认可电子文件的法律认可：是指电子文件作为事实证据在法律上得以采信的情况，包括作为法定证据的可采性和证明力两个方面。 （1）、可采性：是指电子文件是否具有作为法定证据的资格。 （2）、证明力：是指证据资料在证明事实时能力的强弱33、电子文件的证明力电子文件作为法律证据的证明力取决于四个因素：（1）、证据内容的真实性（2）、证据生成过程及存在状态的可靠性（3）、证据来源的合法性（4）、证据与被证事物的关联性34、电子文件管理系统（ERKS)？ （狭义） 能够对机构产生的电子文件进行科学管理和利用，保证电子文件的行政有效性和法律证据价值的计算机软硬件系统，尤其是与之相应的软件程序。 （广义）保证电子文件科学管理和有效利用，保证电子文件的行政有效性和法律证据价值的管理系统。包括：软硬件系统 、技术手段、管理方法、法规标准和组织体系等。35、电子文件管理系统的基本功能（1）、电子文件的生成（2）、电子文件的流转（3）、电子文件的利用（4）、电子文件的鉴定、处置（5）、电子文件相关信息的采集（6）、电子文件的存储和备份（7）、电子文件的转载、迁移（8）、支持机构正常的业务活动36、电子文件管理系统与相关信息系统的关系（1）、ERKS与信息系统（IS ）信息系统（IS) 与ERKS的两种关系： 嵌入关系：以信息系统为母体，将电子文件管理所需实现的功能嵌入其中，即通过对作为母体的业务信息系统的改造（二次开发），使得原信息系统能够对产生的电子文件进行科学管理和利用，保证电子文件的行政有效性和法律证据价值。 接合关系在将必要的文档管理功能嵌入各业务信息系统后，设计一个独立的电子文件管理系统，并通过标准的数据接口，保证该系统和各业务信息系统在文件数据流上的无缝连接和文件管理上功能集成。（2）、ERKS与档案管理系统（AMS）AMS与ERKS的不同：对象不同功能不同AMS与ERKS的关联： 数据交换关系（移交、调用） 功能延续关系（如元数据采集）（3）、ERKS与文件（管理）系统（FMS ）FMS与ERKS是完全不同的概念： 不同管理对象：计算机文件/文件 不同性质：系统程序/应用程序37、电子文件管理系统的特点（1）、与业务活动密切关联（2）、全面性：电子文件管理系统全面控制着电子文件的生成、管理与处置，涵盖电子文件的采集、组织、分类、鉴定、保存、检索利用与最终处置的各个方面。电子文件管理系统全程实施着对电子文件的连续（非间断）性管理（3）技术与管理要求的特殊性： 注重信息的完整（三要素）强调信息和系统的安全 备份、容灾要求较高（4）多样性：所关联的信息系统不同（财务、营销、人事、不同行业信息系统）与信息系统的关系不同（嵌入、接合）支持其运行的技术平台不同文件管理需求不同38、电子文件管理系统的开发原则（1）、整体性信息的完整（p144)（2）、规范性遵循相关标准规范 电子文件系统开发拟遵循的标准规范电子文件管理工作环节和模式电子文件著录标引规则及文件数据库结构标准电子文件管理元数据标准电子文件管理安全等级（3）、安全性确保系统与信息的安全特别强调行政有效性和法律证据性 备份、容灾；用户角色定义、权限分配、身份认证、防火墙、操作日志39、系统开发目标（1）、确保电子文件行政有效性和法律证据价值（2）、确保电子文件最大限度地支持机构的职能活动（3）、保护电子文件的完整、真实与可靠，维护系统内记录的长期可读（4）、保证机构内、外在线文件的检索和利用（5）、保护系统内的电子文件中涉及的各人隐私与知识产权（6）、确保文件在完成现行期后的归档与在线移交40、电子文件鉴定的定义是指根据有关规定鉴别电子文件的档案价值，确定其保管期限，删除、销毁已积累但无保存价值的电子文件。 41、影响电子文件鉴定的因素（1）、数量激增：导致原有的逐件、逐份的直接鉴定法难以应付（2）、信息易逝：要求将鉴定时间提前，及早确定每份电子文件的价值和保管期限（3）、对软硬件环境的依赖： 内容有用性不足以构成电子文件保存价值，必须开展技术鉴定（4）、信息的相关性：要求实施“实时鉴定”（5）、高密度存储：可适当放宽保管范围42、电子文件鉴定的特点（1）、多维性：鉴定范围拓宽（2）、连续性：文件一生需要多次鉴定（3）、分散性：归档前的鉴定主要由电子文件形成部门承担；归档后的鉴定由档案人员承担；还有技术人员、信息管理人员参与。（4）、风险性：出现意外的可能较大43、电子文件鉴定的内容（1）、电子文件的鉴别 （2）、电子文件的价值鉴定 （3）、电子文件的处置 （4）、对电子文件鉴定过程的记录 44、电子文件的鉴别 鉴别的任务：将文件从非文件信息中挑选出来 鉴别的时间：是在系统设计阶段45、价值鉴定：即根据一定的原则和方法，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期限已满的电子文件进行复审。46、电子文件价值鉴定的两个方面： 判断电子文件信息的有用程度判断有用程度实现的可能性1984年法国档案学者（哈罗尔德瑙格勒）提出双重鉴定思想： 内容鉴定 + 技术鉴定 其中以内容鉴定为核心，以技术鉴定为保障 47、电子文件的处置：即根据确定或调整了的保管期限对电子文件所作的处理工作：销毁；继续保存在文件系统中；脱机保存；迁移等。 处置在价值鉴定之后进行48、电子文件鉴定的实施时间（1）、系统设计时鉴定（鉴别） （2）、初次鉴定（文件形成时） （3）、二次鉴定（文件脱机保存时） （4）、三次鉴定（档案室保管期满） （5）、技术平台升级的“兼容性”鉴定 （6）、技术迁移后的鉴定 （7）、周期性鉴定49、电子文件的内容鉴定（1）、直接鉴定法（2）、职能鉴定法（3）、直接鉴定法和职能鉴定法的适用性比较（4）、内容鉴定应以保管期限表为基础50、电子文件的内容鉴定的两种基本方法（1）直接鉴定法（习惯称内容鉴定法）：是通过直接审查档案内容来鉴定档案的价值，要求鉴定人员逐张、逐件地阅读每一份文件原文。（2）职能鉴定法：通过审查文件形成者的职能，而不是文件的内容来判断文件价值的鉴定方法，它重点分析文件形成者的职能、工作计划、所参与进行的活动及活动过程中的有机联系和业务的重要性，以此判断文件的价值。51、直接鉴定法和职能鉴定法的适用性比较（1）、职能鉴定法是基本方法，侧重于有无保存价值（2）、直接鉴定法是辅助方法，侧重于价值之大小（3）、对于电子文件的鉴定，职能鉴定法优于直接鉴定法：职能鉴定法视野广阔，内涵深刻 职能鉴定法的效率较高52、电子文件的技术鉴定是对电子文件的技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对载体性能的检测。（1）、真实性鉴定 （2）、完整性鉴定（3）、可读性鉴定 （4）、无病毒鉴定（5）、介质状况检测 53、电子文件归档：将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式移交。 电子文件归档特点：（1）、归档时间提前 （2）、归档方式多样化（3）、归档范围扩大 （4）、归档难度增加54、电子文件的归档范围（1）、参照国家关于纸质文件材料归档范围的有关规定执行（2）、要求“三合一”（3）、采取双套制归档：目前我国电子文件归档采取“双套制” 双套制是权宜之计双套制：具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。双套制的缺憾：增加了建立纸质文件与电子文件之间联系的复杂性浪费资源（增加复印、打印和保管成本） （4）、确定归档范围时的常见问题草稿和定稿各种数据文件（数据库、图形库、资料库）电子邮件（公务电子邮件归档与管理规则DA/T