办公环境管理制度.doc

办公环境管理制度1. 目的: 为规范公司办公场所的工作秩序，完善行政管理机制，树立良好的企业形象，在营造良好办公环境的同时，提高工作效率，特制定本制度。2. 范围: 适用于全体员工。3. 名词解释: 无4. 职责:4.1. 行政人事部为公司办公场所管理的职能部门，负责公司办公场所的办公布局、环境卫生、安全保卫等 各项管理；4.2. 各中心、各部按照本制度落实办公场所管理的各项要求；4.3. 所有员工（包括临时办公人员，下同）以及所有因工作接洽需要进入办公场所工作的外来人员均应遵守本规范。5. 作业内容:5.1. 办公环境管理:5.1.1. 保持办公楼层整洁、畅通，公共通道和走廊不堆放杂物；5.1.2. 保持公共设施完好，环境绿化美观，室内装饰大方、用品摆放整齐；5.1.3. 未经许可，不可随意更改办公室布局，办公设备不擅自挪位；5.1.4. 保持办公场所整洁、安静、舒适，共同营造良好的工作环境氛围；5.1.5. 办公室分配、布置、装修由行政人事部统一规划、安排。5.1.6. 会议室主要用于公司领导和各职能部门组织举办各种会议和接待；接待室主要用于来访客人的临时接待。5.2. 为有序使用会议室和接待室，会议室和接待室的使用实行预约单制，具体预约事宜由行政人事部前台统一负责，各部门如需使用，需提前到前台进行预约、登记，由会议主办或承办部门填写会议室、接待室使用预约单。5.3. 行政人事部根据会议室、接待室使用的实际需要，合理安排使用。5.4. 会议室、接待室的使用和调配原则：接待室、会议室的使用一般按照“先预定先使用”的原则进行，如遇重要、紧急会议则按照“紧急、重要优先原则”:5.4.1. 承办有外部人员参加的会议与内部会议发生冲突时，先安排前者；5.4.2. 与外部重点单位洽谈、接待等重要活动，可优先安排会所会议室。5.5. 接待室、会议室使用的有关要求和注意事项：5.5.1. 接待室、会议室是公司进行接待、举办会议的场所，未经允许，不得挪作它用，如休息、聊天等；5.5.2. 接待室、会议室全天开放，行政人事部负责会议室、接待室的每天清洁，保证接待室、会议室无纸屑、灰尘，会议桌无污渍，与会人员在使用过程中也需保持清洁，会议过程中产生的废纸等需在会议结束后随手带走；5.5.3. 会议室、接待室禁止吸烟；5.5.4. 提倡节约，反对浪费。提倡自带水杯，尤其是内部会议，控制会议室瓶装水的使用量，会议或接待如需其他服务，如鲜花、横幅、用餐等，由主办部门和行政人事部联系提供；5.5.5. 行政人事部负责会议室投影、视频、音响、通讯、网络等设备的管理和维护，定期检查各类设施的状况；5.5.6. 爱护室内设备、电器、办公家具等公共设施，如有损坏照价赔偿，所有设备不得移动，任何部门或个人未经行政人事部同意不可将接待室、会议室内的各种物品或设施移作它用；5.5.7. 注意安全、节约用电。活动结束后请关闭所有电源，如照明、空调、投影等。5.6. 办公秩序管理：5.6.1. 员工应遵守作息时间，严格遵守公司考勤制度，上下班自觉签到；5.6.2. 工作时间不闲聊，不随意串岗离岗，不打私人电话，不因私会客，不看与业务无关的书报刊物，不浏览无关网站；5.6.3. 接、打电话应尽量简明扼要，语言文明，音量适中；5.6.4. 员工进入办公场所应按要求佩戴工作证件，未按标准佩戴的则等同于未佩戴佩处置。戴标准如图示：5.6.5. 不在办公区域（除茶水间）内就餐、吃瓜果零食和饮酒，不得将有异味的物品及和宠物等带入办公区域5.6.6. 不在办公时间玩电脑游戏（含手机）、看视频、从事娱乐活动，不大声喧哗或有其他不当行为；5.6.7. 接待来宾实行首问负责制，首问人有问必答，不回避、推诿，重要来访、来电要做好记录；5.6.8. 接待来客来访应适当控制时间，不请无关人员在办公室逗留；5.6.9. 禁止在办公区域从事私人商务活动，包括推销、团购、洽商、信息发布等，更不得利用公司的办公设施或网络从事上述活动5.7. 仪容管理：5.7.1. 员工进入办公场所应仪容整洁、仪表端庄，保持良好的个人形象和公司形象；5.7.2. 在工作时间、工作场所应规范依照穿着公司规定的服装，保持整洁；5.7.3. 工作中态度热情，语言文明，坐、立、行注意姿势的端正、稳重；5.7.4. 参加贵宾接待或公司外部各种礼仪性活动，应着装整齐，大方得体。5.8. 卫生管理： 5.8.1. 保持办公区域的整洁，不随意堆放物品，无纸屑杂物，无积尘污垢，保持各类办公设施、设备的清洁，无破损缺陷；5.8.2. 保持办公桌的整洁，工作场所不摆放与工作无关的个人用品，离开办公区域时，应将桌面上的物品摆放整齐；5.8.3. 办公场所（含茶水间、洗手间）一律不得吸烟；安全管理： 5.8.4. 前台工作人员要严格履行工作职责，无关人员不得进入办公场所。谢绝推销，对陌生来客要提高警觉性，注意公司及员工财物安全；如遇不确定情况，则安排外来人员在洽谈室等待，通知行政人事部门接待、安排。外来人员不得擅自进入办公场所。5.8.5. 未经批准，不得将公用物品带出办公场所；5.8.6. 非工作时间，保安人员应定时检查办公场所；5.8.7. 遇有外来人员到办公场所施工、维修、服务时，应有保安或工作人员陪同；5.8.8. 暂离办公室要随手关门，下班时关好门窗；5.8.9. 严格遵守公司的保密制度。公司各类文件、资料不随意丢放；不得在公司办公区域以外谈论涉及工作业务方面的信息；不得在公司以外的区域谈论或者打电话谈论涉及公司业务的相关信息。5.8.10. 大宗现金、贵重物品不在办公室内存放过夜；格执行有关消防安全的规章制度，按照规定配置灭火器材；5.8.11. 办公区域内不得存放易燃易爆危险物品，办公室的出入口及消防通道应保持畅通；5.8.12. 夜班员工如离开办公室应检查空调、电脑、复印机、打印机、日光灯、饮水机等用电设备电源及门窗是否关闭，确保安全、节约；5.8.13. 会议室、接待室等公共区域由行政人事部负责，如有加班，加班人应在离开公司前将相关电源、空调、门窗等关闭。5.9. 钥匙管理： 5.9.1. 办公室钥匙（不含财务室）由行政人事部管理；5.9.2. 员工不得自行复制办公室钥匙或借予他人使用，工作调动、办公室调换或离职时应将钥匙交回办公室；5.9.3. 钥匙遗失，应立即向行政人事部报备，及时配置；5.9.4. 重要公文柜、档案柜等钥匙由部门负责人统一保管，并有备份应急。5.10. 设备与设施管理：5.10.1. 正确使用空调、饮水机等公共设施，爱护电脑、电话、传真机、投影仪等办公设施、设备，贵重、重要的专用设备由专人保管使用；5.10.2. 工作场所的公用物品不得随意搬动，动用由指定人员管理的物品须办理借用手续；5.10.3. 电脑、电话、传真机、复印机、打印机等设备只限于办公使用；5.10.4. 夏季室外气温在30度以下、冬季室外气温在15度以上不开空调；(中央空调的以物业规定为准)5.10.5. 行政人事部负责联系专业人员对办公场所的照明、空调等设施、设备定期检查、维护；5.10.6. 在日常使用过程中，若发现办公设施、设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，应及时向行政人事部报修，由行政人事部联系专业人员维修、处理；发现安全隐患，应及时报告相关部门或报警。6. 奖惩6.1.1. 日常工作中，行政人事部工作人员有权随时对所有办公室的环境不合规范的进行口头提醒，相关人员须对提醒事项进行整改，整改后相关人员应通知行政人事部进行复查，直到合格；整改合格后未通知行政人事部进行复查的，视为拒不整改；对拒不整改的办公室将在公司内部进行通报批评。6.1.2. 行政管理部门不定期组织环境检查，对办公环境不合格的应马上要求整改，整改后仍不合格的，则对违规员工及部门负责人罚款30元/人/次，直到整改合格为止。 6.1.3. 严禁破坏办公环境，带到各办公室的办公垃圾和生活垃圾，必须在离开时一起带走或投放至垃圾框中，否则视为破坏办公环境，经查实，对当事人按50元/次扣款。6.1.4. 违反此制度5.6.4所述内容的，经查属实的，首次罚款人民币50元；第二次罚款人民币200元；第三次起罚款人民币400元/次。找人代开门的，代开门者承担50%。工作证件、公司门禁卡、大楼门禁卡均为公司财产，涉及到公司财产安全。若第一次遗失则按工本费补办；第二次遗失则按翻倍的工本费补办。6.1.5. 违反此制度5.6.5所述内容的，经查属实的，罚款人民币100元/次。6.1.6. 违反此制度5.6.6所述内容的，经查属实的，罚款人民币1000元/次。直接责任人处罚 100%，直接上级连带50%，间接上级连带20%。6.1.7. 违反此制度5.5.3与5.8.3所述内容的，经查属实的，初次罚款人民币200元；第二次起罚款人民币400元/次，凡