某公司合同管理办法范本.doc

.XXXX公司(全称)合同管理办法第一章 总则第一条 为了加强 (XXXX公司全称)(以下简称XXXX公司)合同的管理，规范合同的签订，有效控制、监督合同的履行，维护合同当事人的合法权益，根据中华人民共和国合同法，结合XXXX公司实际，制定本办法。第二条 合同的订立及履行应当遵守法律、法规，尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序，损害社会公共利益。合同一经签订，即具有法律约束力，当事人按照约定履行自己的权利和义务，不得擅自变更或者解除合同。第三条 本合同管理办法适用于XXXX公司签订的各类合同。第二章 合同管理机构及职责第四条 XXXX公司合同管理，实行合同综合管理部门与专业职能部门、承办及履行部门管理相结合的原则。第五条 XXXX公司合同的综合管理部门为综合管理部。其职责是：1、拟订合同管理制度并负责组织实施；2、对合同管理工作进行业务指导、监督和检查；3、主持拟订XXXX公司合同范本，并推行使用；4、参与重大合同、重要合同的可行性研究、谈判和文本起草工作；5、审核XXXX公司对外签订的合同；6、建立合同台账，如实记录合同的订立、履行及变更情况，及时督促合同履行单位履约，并向XXXX公司负责人定期汇报；7、会同合同承办、履行部门参与合同纠纷、案件等处理；8、管理合同原件文本及有关文件，并整理归档；9、XXXX公司合同专用章的保管；10、其他应当由合同综合管理部承担的职责。第六条 项目实施、售后服务、市场拓展等业务部门是参与合同管理的专业职能部门，参与重大合同的论证、起草、谈判、签订、履行、变更、解除及纠纷处理等工作，对合同进行专业审核和监督。第七条 合同承办及履行部门负责合同的谈判、拟定、签订及履行。其职责是：1、负责对合同方资质证明、资信状况、履约能力的调查，提供合同方相关资料，牵头组织合同的谈判并拟定合同文本，提请审核其承办的合同；2、负责提请合同的订立、变更和解除；3、负责合同履行，防止合同纠纷的发生；4、在合同审核流程中负责审核由本部门履行的合同；5、指定专人负责本部门合同管理，建立本部门的合同档案；6、其他应由承办及履行部门承担的职责。第八条 XXXX公司聘请法律顾问，为XXXX公司合同提供法律咨询，在综合管理部主持下拟定规范合同文本或格式条款，受托参与XXXX公司重大合同的谈判、起草、修改审核工作，协助处理合同纠纷、受托代理诉讼或仲裁等。第三章 合同的订立第九条 合同必须以书面形式订立，并使用国家有关部门颁布的标准合同文本或合同综合管理部门提供的合同范本；没有标准文本或范本的，合同的格式应符合有关法律法规和规章的规定。以传真、电子邮件或其他网络数据传输方式订立的合同，应在合同成立后书面确认。 第十条 合同文本应包含但不限于以下内容：签约双方名称、双方法人代表（委托人）、合同标的、履约方式、履约期限、结算方式、合同计量、单位地址、开户行、开户行账号、联系人、联系方式、签约地点及时间、违约责任、合同争议的解决方式等。第十一条 合同的分类：经济合同按照款项来源分为收款合同和付款合同。其下，按照内容细分为采购合同、销售合同、软件技术开发合同、借款合同、租赁合同、建设工程合同、运输合同、技术服务合同、维修合同、委托代理合同、劳务合同等大类，各大类下可再进行细分。第十二条 对批量原材料、车辆维修等需分次采购的商品，可按年签定采购协议，协议中可不签订合同总额，但应包含采购品种、单价、质量标准、付款方式及发票开据要求等。第十三条 项目实施过程中零星材料采购、临时用工等支出且不需追索的业务，3000元以下的可不签订合同。第十四条 合同必须加盖合同专用章，严禁以行政公章、财务专用章、部门章代替合同专用章签订合同。对确需加盖行政公章的，须由综合管理部负责人和XXXX公司负责人审批（见经济合同审批表），合同原件需在综合管理部留存归档。第四章 合同的审核第十五条 签订合同前应严格按照审核流程审核，非特殊情况未履行审核程序的合同，不得签字盖章，财务部门不予办理结算。第十六条 合同签订前须填写经济合同审批表，不同金额的合同按照权限进行审批。合同审核程序：按照起草人部门负责人（合同承办及履行部门）财务部门合同综合管理部门XXXX公司负责人的程序进行审批。第十七条 合同承办及履行部门（合同起草人、合同签订技术负责人、各部门负责人）审核内容：（1）合同标的是否满足实际需求；（2）技术或业务条款是否明确、具体和完备，技术措施是否完备、可行，技术标准和参数是否科学、真实；（3）设备采购是否符合公司业务需要；（4）质量技术标准、验收标准和技术服务条款是否明确、具体并具有可操作性；（5）是否具有提供技术的业务支撑；（6）是否与相关行业规定相矛盾；（7）其他应由技术、业务或支撑部门审核的内容。第十八条 财务部审核内容：（一）价款的结算支付方式是否明确、具体、合法；（二）标的物价款的支付期限和要求是否明确并具有财务可行性；（三）发票开具类别等是否符合发票管理要求。（四）其他应由财务部审核的内容第十九条 合同综合管理部门审核的内容：（一） 当事人是否具有合法的主体资格；（二） 合同内容、形式和程序是否合法、有效；（三） 合同条款是否具体完备；（四） 合同履行条件的文字表述是否严密、规范、准确无歧义；（五） 价款的结算支付方式是否明确、具体、合法；（六） 合同是否履行了审核程序；（七） 其他应由合同管理部门审核的内容。 第二十条 合同对方具有下列情况之一的，不得与之签订合同： （一） 资信不明或资信状况不好的；（二） 履约能力差或无履约能力的； （三） 合同标的价值超过签约当事人固定资产或注册资金的；（四） 超出经营范围的；（五） 无法人资格及签约人非法定代表人未经授权委托的；（六）有证据证明对方经营状况不良、资不抵债，或涉及重大债务纠纷，企业法定代表人涉嫌犯罪的；（七） 其他违反法律、法规和规章的。第二十一条 合同履行及承办部门应当结合审核意见对合同进行修改，修改后的合同经审核部门批准签字后，按签约权限提请合同签订。第五章 合同的签约权限第二十二条 审核后的经济合同按以下权限进行签订： 5万元（含5万元）以下，可根据公司法人代表授权后由部门负责人签订（授权签订合同时必须出具授权书）；5万元以上（含5万元）必须由XXXX公司法人代表签订。第二十三条 收款合同（与产品和服务有关的各类项目合同）签订前须进行顾客要求评审、产品要求评审和风险识别与防控措施的审核（见经济合同审批表）。第二十四条 金额在3万元以上的合同，应签订廉政合同。第二十五条 合同签字盖章后正本原件由XXXX公司综合管理部门留底存档，副本或复印件若干，其中：一份报财务部执行，一份由合同经办单位保留。第六章 合同的履行、变更和解除第二十六条 依法生效的合同，应当全面认真履行。合同履行部门应接受综合管理部门对合同履行情况的监督检查。第二十七条 合同日常管理：综合管理部门应指定专人保管本单位签订的各类合同，并建立健全合同统计台账，先按照大类登记合同总目录表，然后在每一类后按顺序登记合同分目录表，根据签订的每份合同的所有正本和附件按顺序排列。合同在执行过程中有变更的，必须附相关变更资料与原合同共同保管。第二十八条 合同收付款管理收款合同收到款项时，合同管理人员根据财务部门收款通知单登记合同结算台账，收款合同的履行由经办人及所在部门负责人共同负责，确保资金及时回笼。付款合同在付款前填写合同付款单（领款单），合同管理人员根据付款单填制合同结算台账，付款合同在履行时应由相关部门（合同实施单位、综合管理部、财务部）按合同约定付款。第二十九条 合同终止，履行及承办部门应作好合同项目的检查验收、合同结算和付款凭证的审核工作，并按规定办理入账、成本核算、有关资料整理及归档工作。第三十条 合同签订后，经合同双方协商一致需要变更或解除合同的，由合同履行部门将变更或解除的原因形成书面意见，经本部门负责人签字后报合同综合管理部门审核。第三十一条 变更、补充或解除合同，必须采用书面形式，审批流程与签订合同流程一致。第七章 合同的检查第三十二条 合同综合管理部门会同业务经办等部门，每年分上半年、下半年两次定期对全XXXX公司合同签订情况、履约情况、执行中存在的问题、是否有隐含的纠纷、是否存在履行风险及其他需要了解的情况进行检查，并对顾客进行回访，分析履约率及顾客满意度。第三十三条 合同承办及履行单位按季对履行情况进行自查，对发现的问题不能及时自纠的，应在工作汇报中说明。第八章 合同的纠纷处理第三十四条 合同履行中发生争议时，应当在法定或约定的期限内，采取以下方式处理： （一）根据合同约定的争议解决方式解决；（二）协商解决；（三）依法提请行业管理机构调解；（四）依法申请仲裁或提起诉讼。第三十五条 为避免和减少合同纠纷案件，出现合同争议时应尽量通过协商方式解决。 第九章 合同档案的管理第三十六条 合同按照执行情况归档。每年度将当年全部执行完毕的合同按大类装订编册后归档，本年度未执行完毕的合同，继续归入下一年度的合同管理中，待合同执行完毕后按以上程序进行管理。XXXX公司的经济合同由综合管理部统一归档保管。第三十七条 应当归档保存的合同文件资料主要包括：（一）正式签订的合同文本原件；（二）合同履行过程中签订的有关补充协议、变更协议；（三）各种批准文件；（四）合同前期谈判过程中的背景资料、往来函电、会谈纪要及与合同签订有关的传真、录音、录像等；（五）其他与合同签订有关的文件资料。第十章 奖惩第三十八条 XXXX公司属各部门负责人为该部门合同管理的第一责任人，各部门合同管理情况年终纳入XXXX公司绩效考核。第三十九条 有下列情形之一者，对直接责任人和相关责任人分别进行处理，造成经济损失的视其情节轻重，予以纪律处分和经济处罚。（一）违背本办法私自签订合同的；（二）擅自修改或解除合同，情节严重的；（三）签订虚假合同及违反财经纪律，损公肥私者；（四）合同保管不善造成丢失、损毁或泄密的。第十一章 附则第四十条 XXXX公司综合管理部须在年度终了，组织相关部门对本合同管理办法的适用性进行讨论或评估，适时修订相关条款。第四十一条 本办法经XXXX公司负责人审批通过之日起执行。第四十二条 本办法由XXXX公司综合管理部负责解释。附表：XXXX公司（全称）合同审批表合同范本整理编辑版附表： 合同编号：XXXX公司（全称）合同审批表合同签订部门： 审批日期：合同名称签订日期 年 月 日合作方合同金额 万元履约期限合同类别： 收款 付款合同份数 份合同主要内容及概况合同起草人部门负责人合同经办人签订付款合同时由部门负责人或综合管理负责人组织评审 评审方式： 经办部门评审 综合管理部组织会议评审 授权委托评审顾客要求评审： 评审人： 日期：产品要求评审：评审人： 日期：风险识别与防控措施：评审人： 日期：财务部门审核意见：综合管理部审核意见：专业部门审核意见：合同审核程序：XXXX公司部门负责人（5万