OA系统的基本知识和操作方法.doc

OA系统的基本知识和操作方法(一)作者: 来源: 点击数: 240 目前，总公司办公自动化（OA）系统已经上线运行。实现办公自动化是对传统办公模式的一种变革，为更好地发挥系统的作用，提高办公自动化水平，便于操作者学习OA系统、掌握OA系统，从今天开始，本报开辟办公自动化知识和使用技巧专栏，陆续刊发OA系统的基本知识和操作方法，为广大OA系统用户服务。编者 1、起草节点为起草“总公司发文”的人；一般起草后送部门领导核稿，核稿后送盖章环节盖本部门电子印章；盖章后需要会知相关部门的送相关部门处理，没有会知的送总公司领导签发； 2、核稿节点一般为本部门领导，核稿后若有需要修改的可以直接修改，也可以送起草人修改；不需要修改的在审批单核稿处盖个人图章或签名，然后返回起草人； 3、盖章节点一般为本部门文书，管理公章的人，若总公司发文通过本部门领导核稿，并已加盖个人盖章或签名；则盖本部门电子印章；若所收到总公司发文不符合盖章条件，可以返回给起草人做相应修改；重新核稿； 4、会知部门节点是总公司发文中需要会知的相关部门，相关部门办公室收到该文，应送部门领导，由部门领导给出会签意见； 5、会知部门领导节点可以直接写出会签意见，也可以指定某处室来办理，最终写出会签意见； 6、处室文书节点若收到总公司发文，则根据部门领导意见，送处室领导； 7、会知处室领导节点一般为处级领导，收到该文可以写出本处室意见，也可以指定办理人办理； 8、处理人节点根据处室领导意见，进行办理；办理后返回给处室文书； 9、总公司领导秘书节点收到总公司发文后，把正文转成领导批示后送给总公司领导签发；若发现起草人送文送错了，可以送其他领导秘书，也可以直接返回给起草人；领导签发后送总公司文书编号； 10、签发节点为总公司领导，同意签发则在表单上手写签发意见；若不同意，则写不同意意见，或直接返回给秘书；也可以在正文中进行批阅； 11、编号节点，收到该文，若属于上行文并得到总公司领导签发，则编文号； 12、套红节点收到该文，对该文进行正文排版、套红； 13、校对节点收到该文，对该文进行校对； 14、用印节点，收到该文若满足盖章条件则在正文盖总公司电子印章；若该文格式，排版有问题可返回套红步骤进行修改； 15、分发节点是总公司发文审批过程结束后，返回给起草人，由起草人分发该文，送相关单位传阅； 16、传阅节点是需要相关单位来阅读、执行该文内容的情况； 17、结束流程结束标志；（待续） 江口水电厂OA的操作方法浏览文件打开我厂主页，点击“办公系统”链接进入系统登录界面，要求输入相应的浏览文件的“用户名”和“密码”，例如：“用户名 aqk1, 密码 aqk1”，确定，进入系统浏览文件界面。在用户资料栏目 中，点击“修改密码”，出现修改用户密码框，重新输入新的密码 确定，登录密码就已修改完成。在“前台文件查询”中，可查询所要浏览的文件，选择文件栏目，输入文件标题或关键字，点击“搜索”，就能搜索到所要浏览的文件。在“前台文件管理”栏目中，可点击“本厂文件”或其他栏目，出现本部门所有已签收的文件列表，点击文件标题，可浏览文件内容。在右边页面中，也可直接点击各栏目中的文件标题浏览文件，点击各栏目旁边的更多显示文件列表，浏览文件。登录时的用户名和密码格式，例如：用户名 aqk1, 密码 aqk1。签收文件（浏览文件、签收文件）打开我厂主页，点击“办公系统”链接进入系统登录界面，要求输入相应的签收文件的用户名和密码，例如：“用户名 aqk, 密码 lhj”，确定，进入系统签收文件界面。在用户资料栏目中，点击“修改密码”，出现修改用户密码框，重新输入新的密码确定，登录密码就已修改完成。在“前台文件查询”中，可查询所要浏览的文件，选择文件栏目，输入文件标题或关键字，点击“搜索”，就能搜索到所要浏览的文件。在“前台文件操作”中，有签收文件和签阅文件，本权限无签阅功能。点击“签收文件”，出现本部门所有还没有签收的文件列表，点击文件标题进行文件阅读，并在最后点击签收实现文件签收。在“前台文件管理”中，点击各文件栏目，出现本部门所有签收过的文件，可浏览文件，点击“阅办单”，可查阅所有要签收文件的部门以及领导对文件的批示。在右边页面中，也可直接点击各栏目中的文件标题浏览文件，点击各栏目旁边的更多显示文件列表，浏览文件。登录时的用户名和密码格式，例如：用户名 aqk, 密码 lhj。（用户名和密码由相关的负责人保管）添加文件（浏览文件、添加文件）打开我厂主页，点击“办公系统”链接进入系统登录界面，要求输入相应的添加文件的用户名和密码，例如：“用户名 aqk, 密码 aqk”，确定，进入系统添加文件界面。在用户资料栏目中，点击“修改密码”，出现修改用户密码框，重新输入新的密码确定，登录密码就已修改完成。在“前台文件查询”中，可查询所要浏览的文件，选择文件栏目，输入文件标题或关键字，点击“搜索”，就能搜索到所要浏览的文件。在“前台文件管理栏目”中，可点击“我厂部行文”或其他栏目，出现本部门所有已签收的文件列表，点击文件标题，可浏览文件内容。在“后台文件管理”中，点击“添加文件”，进入添加文件界面，如果文件带有“附件”的文件，首先应上传附件；点击“立即上传”，出现文件上传界面，设定上传附件个数后，点击“浏览”找到附件存放目录，选中附件打开即可“点击上传”，附件上传完成，点击“返回”到添加文件页面。在“公文栏目类型”和“发文机关类型”中，应根据文件题头选择相应的公文栏目类型和发文机关类型（文件为通知类型时，应选择其他公文和其他发文机关）。“发文机关标识”文本框内不填，在发文字号中，应根据文件格式要求输入文件公文字号。在“文件标题”中，输入文件标题，如果标题过长必须在适当的字眼出回车换行。在“文件内容”中，输入文件正文内容（或打开原文件，进行复制、粘贴内容），必须进行简单的文档排版，首行缩进两字，我厂与我厂分开。在“签收文件、签阅文件、签批领导栏目”中，应注意签收部门的选择，如果公文栏目类型中选择的是“局载公文、上级来文、领导讲话”的文件，只要在“签批领导”的选项中选择一位领导签批就行，除此之外，则由信息员根据文件的内容要求选择的“签阅领导”和“签收部门”，在“签批领导”的选项中就无须选择了。在是“否为通知”选项中，该文件是否为通知类型，是，请选择，并要求在“公文栏目类型”和“发文机关类型”中选择其他公文和其他发文机关（文件标题将在主页通知栏目中进行提示）。如果提交的公文出现错误或不对时，点击我“添加的文件”，出现本部门添加的所有文件列表，选择修改，对相应文件进行修改，操作方法与以上方法相同。删除文件时要特别注意，不得轻易删除，信息员负有相当大的管理责任。在右边页面中，也可直接点击各栏目中的文件标题浏览文件，点击各栏目旁边的更多显示文件列表，浏览文件。登录时的用户名和密码格式，例如：用户名 aqk, 密码 aqk。（用户名和密码由相应部门的信息员负责保管） 领导的文件签批、签阅（可浏览、签批、签阅文件）打开我厂主页，点击“办公系统”链接进入系统登录界面，要求输入相应的领导签批文件的用户名和密码，例如：“用户名 aqk, 密码 aqk”，确定，进入系统领导签批文件界面。在“用户资料栏目”中，点击“修改密码”，出现修改用户密码框，重新输入新的密码确定，登录密码就已修改完成。在“前台文件查询”中，可查询所要浏览的文件，选择文件栏目，输入文件标题或关键字，点击搜索，就能搜索到所要浏览的文件。在“前台文件操作”中，有“签收文件”和“签阅文件”功能，点击“签收文件”，出现所有还没有签批的文件列表，点击文件标题进行文件阅读，并在最后点击“签批”，出现领导签批文件框，在领导签批输入框中，可输入领导对该文件的批示内容以及要求经办的部门；在阅批领导中，还可以选择其他领导阅批；在签收部门中可选择对该文件所要签收的部门，然后点击“确定”，文件签批完成。（如果文件现在签批错误或其他原因签批不对，可在“前台文件管理”中，文件所在相应栏目中找到该文件，点击“重批”，进行重新签批。）点击“签阅文件”，出现所有还没有签阅的文件列表，点击文件标题，打开文件进行阅读，点击签阅实现文件签阅。在“前台文件管理栏目”中，可点击“我厂