经典Excel表格使用技巧手册.doc

经典Excel表格使用手册函数公式解决筛选难题 某天，有一同事拿着一份成绩表来找我寻求帮助。原来这是一份Excel格式的全市对口高考成绩表，整个工作表中除了处于A列的准考证号字段外，其他字段就是各科的考试成绩以及总分成绩。现在的要求是从这份工作表中将本校学生的成绩筛选出来。但现在的问题是当初排准考证号的时候是各个学校的学生间隔排列的，只知道本校考生的准考证号都是偶数。因此，只有把所有的偶数考生成绩筛选出来，才有可能最后解决问题。可是，怎样才能把所有的偶数学生全部筛选出来呢？想了“分类汇总”、“自动筛选”、“高级筛选”等可能的功能，但都没有什么结果。总不能要我一行一行地逐个选取吧？这可是有着一千多考生的工作表呀，这么选的话，岂不把我的眼都要弄瞎了？不行，还得想个好办法。对了，既然要根据准考证号来选取其中的偶数，那么是不是可以利用取余数函数来解决问题呢？Excel中MOD（Number，Divisor）函数可以返回两数相除的余数，而拿准考证号除2，所得的余数不是0就是1吗？这样的话，我们再把余数为0的全部筛选出来，问题不就解决了吗？但仔细看看，问题还有两个：一是准考证号是首位为0的14位数，在Excel中这样的数字运算起来是可能有其他问题出现的；第二个问题是准考证号是文本格式，根本不能直接拿来运算。解决的办法很快也找到了，第一个问题我们可以使用RIGHT函数截取最后两位数进行运算，这对于余数是没有任何影响的。用RIGHT函数截取出来的也是文本，所以，还得使用VALUE函数将它转换成数字。这样，第二个问题也就不是问题了。办法有了，实现起来就简单多了。在工作表的最后（G列）添加“识别符”字段。点击G2单元格，输入如下公式：=MOD(VALUE(RIGHT(A3,2),2)，按下回车键。您看，结果是不是出来了？选中该单元格，将鼠标移到单元格的填充句柄处，向下拖动至最后一行，自动计算出全部结果。剩下的事情就是在这一列中筛选出所有为0结果，我就不再罗嗦了。EXCEL中高级筛选条件的写法EXCEL电子表格软件的高级筛选是一项功能非常好用的数据筛选功能，利用高级筛选，可以从数据清单中按照某些复杂的条件来查找符合条件的记录，它的操作过程很简单，但操作的关键是写好筛选条件，下面就来讲一讲如何书写筛选条件。书写筛选条件时要先划分一片条件区域，条件区域可以选择数据清单以外的任何空白处，只要空白的空间足以放下所有条件就可以。写条件时要遵守的规则是：1、要在条件区域的第一行写上条件中用到的字段名，比如要筛选数据清单中“年龄”在30岁以上，“学历”为本科的职员，其中“年龄”和“学历”是数据清单中对应列的列名，称作字段名，那么在条件区域的第一行一定是写这两个列的名称（字段名），即“年龄”和“学历”，而且字段名的一定要写在同一行。2、在字段名行的下方书写筛选条件，条件的数据要和相应的字段在同一列，比如上例中年龄为30岁，则“30”这个数据要写在条件区域中“年龄”所在列，同时“本科”要写在条件区域中“学历”所在的列。那么在写条件时，一般都同时有多个条件，这些条件是个什么关系，又怎么在条件区域中分布呢？我们平时所用的逻辑条件，如果有多个，它们之间总是会存在两种关系，一种是“或”关系，一种是“与”关系。“或”关系是指几个条件中只需有一个成立，结果就会成立的情况，比如一句话“小张和小王，你们谁来把你们的邮件取回去。”，这样表达的是他们两个人的邮件要往回取，“去人取”是条件，“取回邮件”是结果。这里存在三个条件，一个是“小张去取”，一个是“小王去取”，再一个是“两个人都去”，那么在这三个条件中，只要有一个成立，结果“取回邮件”就会成立，那么这些条件之间的关系就是“或”关系，当然在考虑这个关系的时候，我们只要记作“小张去取或小王去取”就可以了，表示两个条件中，只要有一个成立，结果就成立，当然两个都成立，结果更会成立了。“与”关系是指在几个条件中，必须这些条件都成立，结果才成立的情况，比如一件事“如果明天不下雨也不刮风，那我就出门”，这里有两个条件，一个是“不下雨”，一个是“不刮风”，只有这两个条件都成立，结果“我出门”才会有，那么我们就称这两个条件为“与”关系。可以记作“不下雨与不刮风”，表示两个条件要同时成立结果才会成立。那么回到高级筛选中，在具体写条件时，我们要分析好条件之间是与关系还是或关系，如果是与关系，这些条件要写到同一行中，如是是或关系，这些条件要写到不同的行中，也就是说不同行的条件表示或关系，同行的条件表示与关系。说这么多，不知你听着有什么感觉，拿上面举的那个例子来说，“年龄在30岁以上”和“学历是本科”是两个条件，在题目的含义中我们看出这两个条件要同时成立，是与关系，所以条件区域写法如下表年龄学历30 本科把两个条件写在一行，表示他们是与关系。这里第一个条件“30”写的时候在前面加了一个“”号，表示在30以上，我们平时用的不等关系有大于、小于等几种，它们使用的符号如下表所示：大于小于=小于等于=不等于如果是等于关系，则直接写值，不需加符号。另外要注意的是，这些符号必须是英文半角符号，也就是说最好在英文状态下输入，不可以是全角符号，否则EXCEL不会认识它们。下面举几个具体的实例，看一下筛选条件的写法：1、选择出语文、数学、英语三门成绩中至有少一门不及格的学生。分析：三门课程中至少有一门课程不及格，我们可以这样理解：一位学生，如果语文不及格就选出来，或者数学、或者英语不及格都把他们选出来，那么这样三个条件，很显然是或关系。条件区域写法如下：语文数学英语6060=60=60=603、筛选出语文、数学、英语三门课程中只有一门不及格的学生。分析：只有一门不及格，我们可以这样考虑：如果语文不及格，肯定要数学、英语及格，如果数学不及格，肯定要语文、英语及格，如果要英语不及格，肯定要语文、数学及格。这样三个大条件，每个大条件中又包含三个小条件，这些条件是个什么关系呢，我们先分析其中的一个大条件“语文不及格，数学英语及格”，这个大条件中有三个小条件，三个小条件要同时成立才符合我们的要求，所以它们之间是与关系，那么三个条件之间只要有一个成立，该学生就是只有一门不及格者，所以它们之间是或关系，这样我们写出条件区域如下所示：语文数学英语=60=60=60=60=60=60604、筛选出“系别”为英语系、中文系，“年龄”在20岁以上的“籍贯”是北京、天津的学生。此条件区域写法如下，读者可以自己分析条件的含义。系别年龄籍贯英语系20北京英语系20天津中文系20北京中文系20天津其实条件写法并不难，只要你把所需的问题分解成最小的逻辑条件，把条件之间的逻辑关系弄清楚，就可以写出正确的条件区域。弹指之间输入特定文本Excel让我们能够轻松处理各种各样的表格，大大提高了我们办公准备就绪，但有时常常要输入一些特定的文本（如单位名称等），有没有什么快捷的方法来准确无误地输入这些特定文本，其实Excel提供了多种方法来方便我们实现高效输入特定文本。1.剪贴板法 Office拥有更多强大的剪贴板，我们可以利用这一功能反复输入一些特定的文本。首先把要多次输入的文本复制到剪贴板，在要使用时就可在右边的剪贴板窗口中选取要输入的文本即可。2.查找替换法在Excel工作表中可能要多次输入相同的文本，尤其是如果要在多处使用一些特殊符号的话，那就非常麻烦，不过以通过“编辑”菜单中的“查找”功能来实现。具体操作方法：首先在要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母或单词（如WMG 注意：该字母/单词不能与其他单元格中的相同），然后直接按Ctrl+H快捷键来打开“替换”对话框，在“查找内容”栏内输入代替的东东“WMG”，在“替换为”栏内输入“智创工作室 亦可”，再按“替换全部”按钮即可。 （图一）3.自动更正法 OFFICE提供了“自动更正”功能，通过“工具”菜单中的“自动更正选项”打开自动更正窗口，在“替换”栏内填入“WMG”，在“替换为”栏内填入“智创工作室 亦可”，单击“添加”后按“确定”返回。以后只要在单元格中输入“WMG”以及后续文本或者按“Enter”键后，系统会自动将其更正为“智创工作室 亦可”。 （图二）4.巧用快捷键我们可以使用快捷键来高效输一些文本，先按住Ctrl键的同时，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），然后输入文本，再按下“Ctrl+Enter”快捷键，这样就可将该文本同时输入上述选定的单元格中。5.函数合并法 对于经常需要输入的一些单位的名称（如“娄底市电广网络公司”，“娄底市信息网络公司”等），通常也可用 Excel提供的CONCATENATE函数（功能：将多个文本字符串合并成一个）来实现这些特定文本的输入。具体操作方法：假设在A1和A2单元格已经输入了“娄底市”和”网络公司”，而我们要在C1中输入“某某市电广网络公司”，那就在C1单元格中输入公式：=CONCATENATE(A1,D2,A2)，而以后我们只要在D2单元格中输入“电广”，则C1单元格中将自动填充文本“娄底市电广网络公司”，若在D2中输入“信息”则C1自动填充为：“娄底市信息网络公司”。6.选择列表法 假设要需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，并且该列中没有空单元格，我们就可以右击下面的单元格，选“选择列表”选项，则上面输入过的文本以下拉菜单形式出现，用左键选中你需要的文本，即可将其快速输入到选定的单元格中。7.格式定义法通过我们在做报表时需要给大量的数值加上单位（如“万元”等），这时我们就可通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目的：我们选中需要添加单位的单元格，点击“格式”菜单中的“单元格”命令即打开了“单元格格式”对话框，切换到“数字”选项卡片中，选中“分类”列表框中的“自定义”，然后在“类型”栏内输入“#万元”，单击“确定”按钮返回，以后在上述单元格中输入数值后即会自动添加“万元”两字在其后面，不过此格式定义法仅仅能够适用于数值。 （图三） 有了这些快速输入文本的方法后，工作效率是不是提高啦！ 听着就行 让Excel报账 许多人经常要用Excel来统计一些数据，统计完成后还要对数据进行校对，但是这么多数据怎样才能不出差错地进行校对呢？其实我们可以用一下Excel自带的“文本到语音”功能，让软件通过发声自动给你报账。打开Excel，点击“工具语音显示文本到语音工具栏”，由于这个功能在安装Excel的时候不是默认安装的，所以在第一次使用时会提示插入Office 安装光盘来安装这个功能。安装完成后打开“文本到语音”工具栏，先在数据文件中用鼠标选择要朗读的第一个数据，接着根据数据的排列情况来选择是“按行”还是“按列”来进行朗读，设置完成后点击工具栏最左面的“朗读单元格”按钮就可以了。在朗读的时候被朗读到的单元格会以选中状态显示，而且还可以流利地朗读中文，英文是一个字母一个字母朗读的，这样就可以校对英文单词的拼写是否正确。（图1） 该功能还可以一边输入数据一边来进行语音校对，只要点击一下工具栏最右面的 “按回车开始朗读” 按钮，使其为选中状态，这样在完成一个单元格的输入后按回车，Excel就会自动来朗读这个单元格中的内容。 （图2）一般朗读默认的是男声的，如果你听腻了，可以通过系统里的设置把男声改为女声，打开控制面板中的“语音”项，在里面的“语音选择”来选择一下语音，然后点击下面的“预览声音”就可以听效果了，而且还可以设置语音的朗读速度，完成后点击“确定”按钮就可以了。 将Excel的文本数字转换成数字 在Excel中，系统将前面带有半角单引号的数字视为文本对待，而且为了某些需要，用户可以通过“格式”菜单中的“单元格”命令，将数字设置为文本格式。然而，现在我们却需要把工作表中文本格式的数字转换成数字，那么以下方法可以一试。1一次转换一个单元格在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“错误检查”选项卡（一定要确保选中了“允许后台错误检查”和“数字以文本形式存储”复选框）。选中任何在左上角有绿色错误指示符的单元格。在单元格旁边，单击出现的按钮，再单击“转换为数字”。2一次转换整个区域在某空白单元格中，输入数字“1”。选中该单元格，并在“编辑”菜单上单击“复制”命令。选取需转换的存储为文本数字的单元格区域。在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”。在“运算”下，单击“乘”。单击“确定”按钮。3处理特殊财务数字一些财务程序显示负值时在该值右边带有负号“-”。要将此文本字符串转换为数值，必须返回除最右边字符（即负号）以外的所有文本字符串字符，然后乘以“-1”。例如，如果单元格A2中的值为“156-”，那么公式“=LEFT(A2,LEN(A2)-1)*-1”将文本转换为数值“-156”，然后用上面的方法操作。 把Excel表格转换为图片许多报纸和杂志都介绍过在Excel中，同时按住Shift键点击“文件”菜单，原来的“关闭”菜单项就会变成“全部关闭”。如果我们在按下Shift键的同时点击“编辑”菜单，原来的复制和粘贴就会变成“复制图片”和“粘贴图片”。利用这一功能，我们可以将一个数据表以图片的形式进行复制，从而将其转换为图片。方法如下：首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住Shift键依次选择“编辑复制图片”命令，接着弹出“复制图片”窗口，选择“图片”单选项后点击“确定”按钮，这时就将选定的表格区域复制成图片了。最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可（或者按Shift键再选择“编辑粘贴图片”命令）。我们还可以将其在Word中进行粘贴。另外，在复制图片时如果选择了“如打印效果”单选项，在粘贴的时候如果表格没有边框，复制后的图片也不会出现边框。数据格式我做主 玩转Excel“单元格格式”在Excel中，使用最多的也是最常见的一个对话框，恐怕要数“单元格格式”对话框了。下面，我们就通过功能描述、使用方法、实例剖析、使用技巧几个方面来彻底认识一下它。相信看过这个专题，大家会对Excel数据表的格式使用更加得心应手。在Excel中选中单元格（区域），执行“格式单元格”命令（或者右击鼠标，选“设置单元格格式”选项），即可打开“单元格格式”对话框（参见图1）。图1 一、“数字”标签（图1）纸上谈兵根据单元格中实际输入的数据，先选定相应的数据类型（如“数值”等）；再配合数据类型，进一步设置数据的具体格式；设置前的情况；设置后的情形。实战演习 身份证号码轻松输入大家知道，在Excel默认情况下，当单元格中输入的数字位数超过11位（不含11位）时，系统将以“科学记数”格式显示输入的数字；当输入的数字位数超过15位（不含15位）时，系统将15位以后的数字全部显示为“0”。这样一来，如果我们要输入身份证号码（15位或18位），身份证号码就不能正确显示出来了。此时，我们就请“数字”标签出山，来解决这一“难题”。1、完整显示出身份证号码选中需要输入身份证号码的单元格（区域），打开“单元格格式”对话框，进入“数字”标签，在“分类”下面选中“文本”选项，确定退出，再输入身份证号码即可。小技巧在输入身份证号码时，在号码前面加上一个英文状态下的单引号“”，即可让身份证号码完全显示出来（不要担心，确认后，该单引号是不会显示出来的）。2、让格式自动添加固定的数字大家知道，身份证号码的前6位，是省、市、区（县）的代号（如“340505”等），如果持证人是同一区（县）的，输入这样的的身份证号码，可以让“数字”标签帮你减轻输入的工作量：选中需要输入身份证号码的单元格（区域），打开“单元格格式”对话框，进入“数字”标签，在“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右侧“类型”下面的方框中输入：340505，确定退出。以后输入身份证号码7位及以后的数字（如“198903040611”）后，系统会自动在前面加上相应的代码，形成完整的身份证号码（如）。 二、“对齐”标签这个标签控制数据的三个属性对齐方式、显示方向、控制文本（参见图2、3、4）。纸上谈兵图2 1、（图2）设置数据左右对齐方式（默认为靠左）；设置数据上下对齐方式（2000默认为“靠下”，XP默认为“居中”；设置数据的缩进（也就是通常所说的退格）；设置前；设置后。2、（图3）将数据设置成竖排格式；图3均用于设置数据的倾斜方向，可以通过拖动区中指针设置，也可以直接在区中输入具体数据设置；设置前；设置后。3、（图4）选中此选项后，当单元格中的文本一行容纳不下时，系统会自动将文本转行排列；图4选中此选项后，当单元格中容纳不下数据时，系统会自动将数据缩小排列（上一项选中后，此项不能无效）；选中此选项后，可以将选中的多个单元格合并成一个单元格；设置前情况；设置后情形。实战演习让姓名排列得整整齐齐时下，员工的姓名，以3个字和2个字的居多，也是4个字或更多字的。可以用“分散对齐”或“缩小字体填充”来让它们排列整齐。1、同时选中输入3个字和2个字姓名的单元格区域（需要用Shift和Ctrl帮忙选择），打开“单元格格式”对话框，进入“对齐”标签，按“水平对齐”右侧的下拉按钮，选中“分散对齐”选项，确定退出。2、同时选中输入4个字和更多字姓名的单元格区域，打开“单元格格式”对话框，进入“对齐”标签，选中“缩小字体填充”选项，确定退出。特别提醒遗憾的是，上述两项功能不能同时使用，希望微软能在下一个版本中加以改进。 三、“字体”标签（图5）图5纸上谈兵拉动滚动条，设置字体；设置字型；拉动滚动条，设置字号；点击下拉按钮，设置下划线；点击下拉按钮，设置字符颜色；设置上、下标、删除线等特殊格式；预览设置效果；上标设置前；上标设置后。实战演习让标题更具魅力利用“字体”标签，可以一次性完成表格标题的个性化设置。选中标题所在的单元格（通常是合并居中后的一个单元格），打开“单元格格式”对话框，进入“字体”标签，设置字体为“华文新魏”，字形为“加粗”，字号为“22”号，下划线为“双下划线”，颜色为“蓝色”等，设置完成后，确定退出，一个漂亮的标题就呈现在你的眼前了（如图6）图6 四、“边框”标签（图7）图7 纸上谈兵点击下拉按钮，选中需要设定的边框颜色；选定边框样式；点击相应按钮，设置边框位置；确定退出，完成边框的设置（图7的设置结果参见图8）图8 特别提醒如果要为工作表设置不同颜色和样式的边框，每一颜色和样式需要重复上述至步的操作。实战演习为表格添加粉红色的双边框如果我们要为表格设置“粉红色的双线外边框”，可以这样设置。选中整个工作表（当然不包括标题啦_），打开“单元格格式”对话框，进入“边框”标签，在“线条”下面选中双线条“样式”和粉红色的“颜色”，然后单击“预制”下面的“外边框”按钮，确定退出，边框添加成功（参见图6）。小技巧为单元格添加一条斜线：选中相应的单元格，在上述“边框”标签中，选中斜线“样式”，然后根据所要添加斜线的方向，单击“边框”左（或右）下角的相应“斜线”按钮，确定退出，斜线添加成功（参见图7）。五、“图案”标签（图9）图9 纸上谈兵选定单元格底色；点击下拉按钮，选定添加的网纹及网纹颜色（二者需要进行两次操作）；设置效果。实战演习标题的再修饰通过“图案”标签，为标题单元格“填充”上“淡紫色”底色，并添加上网纹，让标题更具个性。选中标题所在的单元格，打开“单元格格式”对话框，进入“图案”标签，选中“颜色”下面的“淡紫”颜色，然后按“图案”右侧的下拉按钮，在随后弹出的对话框中，选中一种网纹样式（如“12.5%灰色”等），确定退出，标题即被加上美丽的底纹和底色（参见图10，是不是比图6效果更好一些？）图10 六、“保护”标签（图11）图11 纸上谈兵选中此项，相应单元格中的数据不能被修改；选中此项，相应单元格中的数据在编辑栏上不显示；确定退出；“隐藏”的效果。实战演习保护你的公式如果你制作的表格是让别人使用的，辛辛苦苦输入的公式，是不是常常被使用者搞得面目全非呢？没关系！将他们保护起来。1、锁定单元格中的公式先在工作表左上角行、列交汇处单击鼠标，选定整个工作表。打开打开“单元格格式”对话框，进入“保护”标签，清除“锁定”前面复选框中的“”号，确定退出（解除对整个工作表的锁定）。执行“编辑定位”命令（或直接按“Ctrl+G”组合键，或按F5功能键），打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在弹出的“定位条件”对话框（如图12）中，选中“公式”选项后，确定退出，选中工作表中所有包含公式的单元格。图12 再次进入“保护”标签，在“锁定”选中前面的复选框中加上“”号，确定退出。执行“工具保护保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框（如图13），图13 输入密码（密码需要确认一次）后确定退出，公式就被锁定而不能修改了。2、将公式隐藏起来我们知道，单元格中输入公式后，在单元格中显示的是运算结果，而当我们选中该单元格时，在编辑栏中就显示出了公式的具体内容。如果不想让别人看见具体的公式内容，可以将其隐藏起来：用上面的方法，选中所有包含公式的单元格。进入“保护”标签，在“隐藏”选中前面的复选框中加上“”号，确定退出。再用上面的方法“保护工作表”，公式的具体内容就被隐藏起来了。特别提醒如果你想修改公式的内容，或者要显示出公式的具体内容，需要执行“工具保护撤销保护工作表”命令，输入密码解除保护。 妙用Excel把有规律的文本数据分列刚考完试，领导心血来潮，要求统计一下男女比例、平均分、及格人数等各项信息。学校一直使用专用软件登记考生资料，但该软件竟没有这些统计功能，暴汗。幸好发现这软件能把基本数据导出为文本文件，我想，拿到Word或Exce里或许有办法解决。下面是导出的文本，如图1。要统计各项数据，首先要把连在一起的各列数据分开，首先想到的是用Word的文本转换为表格功能，但尝试后发现，在Word中要将文本转为表格，必须具有文字分隔符，但从图1可见，几列数据是连在一起的，没有Word能够识别的符号分隔，所以此路不通。只能再试试Excel了，终于在“数据”菜单中找到了Excel的“分列”命令，以下就是解决问题的全过程。1.复制文本，在工作表中的A1单元格中执行“粘贴”，数据已自动分行，如图2。2.选中A列，在“数据”菜单中，单击“分列”命令，如图3。3.在打开的“文本分列向导”对话框中，根据基本数据的特点，选择“固定宽度”。如图4。4.单击“下一步”，设置字段宽度。单击建立分列线，按住左键可拖动分列线的位置，双击可取消分列线。如图5。分列完毕后，单击“下一步”，设置每列的数据类型。如:第一列要设置为“文本”，否则分列后，考号最前面的“0”将被舍去;而第三列设置为“常规”即可，Excel将按单元格中的内容自动判断并设置数据类型。如图6。5.单击“完成”。眨眼工夫分列完毕，然后使用Excel的筛选、排序等功能就可以统计所需要的数据了。如图7。利用高级筛选功能巧妙删除Excel的重复记录Excel有一个小小的缺陷，那就是无法自动识别重复的记录。为了清除这些重复记录，有的朋友是一个一个手工删，既费时又费力。虽说Excel中并没有提供给我们清除重复记录这样的功能，但我们还可以利用它的高级筛选功能来达到相同的目的。今天，笔者就来向大家介绍一个如何利用Excel的“高级筛选”巧妙删除重复记录的小技巧。(注:本文所述技巧已于微软Excel 2003环境下测试通过)具体操作步骤如下:1. 打开一份带有重复记录的Excel文档。如图1所示 (注:本图已用Photoshop处理，其中彩色部分为重复的记录)图12. 选中图表中的所有记录(注意，此时应将每列的标题行也选择上，否则筛选完的数据表中将不再包含有该标题行)，执行“数据”菜单“筛选高级筛选”命令3. 在弹出的“高级筛选”对话框中选择“将筛选结果复制到其他位置”一项，并点击“复制到”选择框后面的范围按钮来选择一块区域以存放筛选后的数据(注意:此处千万不要与原数据所处的单元格相重合，否则数据表将会混乱)，最后，勾选“选择不重复的记录”复选框后，点击“确定”按钮即可。如图2所示图24. 此时，Excel便会将所有的重复记录自动删除掉，确认无误后，您就可以把新生成的数据清单拷贝到新的工作表中继续使用了。如图3所示图3怎么样，是不是很方便，那就赶快动起您的鼠标试试吧!在Excel自选图形中显示数据值在Excel工作表中，您也许会希望将一个特定的数值显示在一个自选图形中，这样该数值就会特别醒目。如图1所示即为在自选图形中显示数据值的一个示例。图1下面是具体的操作步骤。1.在工具栏上单击右键，从弹出菜单中选择“绘图”，显示出绘图工具栏。2.在绘图工具栏中单击“自选图形”，然后从弹出菜单中选择“星与旗帜|前凸带形”，如图2所示。图23.在数据右侧绘制自选图形，绘制完成后保持自选图形的选中状态，单击公式编辑栏，在其中输入以下公式($B$14即想要在自选图形中显示数值的单元格)：=$B$144.输入完成后按回车键，在自选图形中即可显示出单元格$B$14中的数值。5.完成上面的操作后，我们还可以适当设置一下自选图形的格式，以便让数值显示更美观。在自选图形上单击右键，从弹出菜单中选择命令“设置自选图形格式”，打开“设置自选图形格式”对话框，在对话框中设置一下字体格式，将字形加粗、倾斜，并将字号改得大一些，如图3所示。图36.再设置一下数值在自选图形中的对齐方式。单击“设置自选图形格式”对话框中的对齐选项卡，将文本的水平和垂直对齐方式都改为“居中”，如图4所示。图4当然还可以根据需要设置其它格式。这里不再具体介绍，单击“确定”按钮完成格式的更改。本例所介绍的方法可以让关键数值显示更为醒目和美观，如果所制作的表格是要呈给上级批阅，说不定会让你在上级心目中得到意外的加分呢_往Excel中导入文本数据的三种方法Excel支持导入外部文本文件中的文本内容。通过导入数据的方法我们可以很方便地使用外部数据，在许多时候可以免去重新手动键入文本的麻烦。 在Excel中导入文本有多种方法，我们来看一看1.使用“打开”命令 这是最常用的方法，这种方法可以直接将文本文件打开为一个Excel工作簿。 选择菜单命令“文件|打开”，在“打开”对话框中选择“文件类型”为“文本文件”，如图1所示，然后找到要导入的文本文件并将其选中，单击“打开”按钮。 图1 这时会出现如图2所示的“文本导入向导”对话框，共有3个步骤，这是其中第1步。 图2 在该对话框中可以设置原始数据类型，在选项右侧有比较清楚的说明，这里不再赘述，单击“下一步”按钮，进入第2步设置，如图3所示。 图3 再单击“下一步”按钮进入第3步设置，如图4所示。 图4 根据提示完成设置后，单击“完成”按钮即可。如图5所示为打开的文本文件，这时就可以根据自己的需要对这些文本进行编辑了。 图5 2.使用“导入数据”命令 如果希望在现有的Excel工作簿中导入外部文本，则可以使用“导入数据”命令。 首先单击要用来放置文本文件数据的单元格，如果不希望替换掉工作表中现有的数据，要确保单元格右下方没有任何数据。 然后选择菜单命令“数据|导入外部数据|导入数据”，如图6所示。 图6 在“选择数据源”对话框中找到并选中要导入的文本文件，如图7所示，并单击“打开”按钮。 图7 这时就会出现“文本导入向导”对话框，按照前面介绍的相同方法进行设置，最后单击完成按钮，在如图8所示的“导入数据”对话框中选择是将文本数据导入到现有工作表，还是新建一个工作表。如果选择现在工作表，还可以再对目标单元格进行设置。 图8 此外，还可以单击对话框左下方的“属性”按钮，在如图9所示的对话框中对外部数据区域属性进行详细设置。 图9 设置完毕单击“确定”按钮关闭所有对话框，即可完成文本导入。 3.复制/粘贴法 这种方法不必多做介绍了吧，先打开外部文本文件，选中要导入的文本内容，按Ctrl+C复制，然后再到Excel中选中要放置文本的单元格，按Ctrl+V粘贴即可。Excel“选项”对话框使用问答在Excel中，执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框可进一步对Excel进行个性化设置。但是，如果设置不当，有时会带来不必要的麻烦。下面是笔者同一位Excel初学者的对话，我们整理出来，希望对大家有所帮助。 问：每次启动Excel时，窗口右侧都被一个工具条占去了一大部分（如图1），影响编辑表格，如何不让这个工具条自动启动呢？ 图一答：你所说的工具条，是自Excel2002以后，新增的一个“任务窗格”，在这个任务窗格的引导下，可以快速完成Excel的相关编辑工作。但是，对于初学者来说，这个功能可能很少用到，我们可以将其关闭：打开“选项”对话框，切换到“视图”标签下，清除“显示”下面“启动任务窗格”选项前面复选框中的“”号（如图2），确定返回就行了。 注意：如果在编辑过程中，想使用这个任务窗格，只要执行一下“视图任务窗格”命令（或者按一下“Ctrl+F1”组合键）即可。 问：我想清除编辑区域中的网络线（象Word那样白色一片），如何操作呢？ 答：还是在“选项”对话框的“视图”标签中，清除“窗口选项”下面“网格线”选项前面复选框中的“”号（参见图2），确定返回就可以了。图二注意：这个设置仅对当前活动工作簿文档有效。在上述选项中还可以设置网格线的颜色呢！Excel单元格锁定与数据隐藏学校考试完毕一般要进行各种数据的处理，例如总分、平均分、名次，最高分，最低分，不及格分等，利用Excel的公式和函数功能很容易实现。因为多为雷同性工作，如果做成内含公式的格式表格推广下去，就可以大大减轻老师们的工作量。但问题是老师们对电子表格使用水平参差不齐，常常发生误操作，有意无意删改公式导致数据面目全非。其实，利用Excel中保护工作表的相应功能，就可以避免此类错误。思路如下：将表格中重要的使用公式和函数计算的单元格锁定，不允许修改，留下其他单元格进行基本数据的输入，这样就可以保护重要单元格中数据和公式的安全性和稳定性。 我们通过下面一个简单的例子看看如何实现。打开Excel 2003，按以下步骤进行操作：1首先定制表格的基本框架黑色区域为数据输入区，红色区域为锁定区。如图1。图一2设定非锁定区域此例是选中B3:F10，在鼠标右键菜单中选择“设置单元格格式.”，在“保护”选项卡中取消“锁定”项的选定（此项默认为选中状态），如果下面的“隐藏”被选中了，同样把它取消。在这个对话框中我们可以看到相关说明：只有在工作表被保护时，锁定单元格或隐藏公式或数据才有效。将来在进行工作表保护后，因为此区域的锁定状态已被取消，可以自由输入数据、或者对它们进行修改。如图2。图二3设定保护区域选中图1中的红色区域，在图2的对话框中勾选“锁定”和“隐藏”。选中“隐藏”的目的是让单元格中的数据不在公式栏出现，从而避免其过长而遮掩下面的表格内容。当然，如果公式较短可以不选此项，好处是可以看到某一单元格中完整的公式，从而了解计算结果的来历。 4设定单元格格式因为考号可能较长、班级前面可能带“0”，为防止Excel把它们进行科学计数处理或省略“0”，所以将它们的数字格式设为“文本”；将“数学”、“语文”、“总分”、“平均分”相关区域设为“数值”，保留一位小数。 Excel快速录入小数技巧 在工作中笔者要经常录入大批保留三位小数的数据表，数据范围为0.001100.000，由于大部分数据集中0.0010.010之间，这样输入一个数据就需要击键5次，录入速度比较慢。能不能提高输入速度呢？经过研究，笔者发现通过对数据格式进行重新定义可大大提高录入效率，如输入“0.001”只需输入“1”即可，下面是具体的实现方法和步骤： 方法一：自动设置小数点 1. 选定需要输入数据的单元格； 2. 在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“编辑”选项卡； 3. 选中“自动设置小数点”复选框； 4. 在“位数”框中，输入小数位数，本例中输入“3”； 5. 单击“确定”按钮，开始输入数据。 编辑提示：“位数”框中可输入正数，也可以输入负数。例如，如果在“位数”框中输入“3”，然后在单元格中键入“1”，则其值为“0001”。如果在“位数”框中输入“3”，然后在单元格中键入“1”，则其值为 “1000”；在选择“自动设置小数点”选项之前输入的数字不受小数位数的影响。 方法二：自定义数据格式 1. 选定需要输入数据的单元格； 2. 在“格式”菜单上，单击“单元格”，选中“数字”选项卡； 3. 在“分类”下拉框中选中“自定义”； 4. 单击“类型”输入框，输入新的格式类型“0.000,”，注意逗号“,”为半角英文字符，而非中文全角标点； 5. 单击“确定”按钮，开始输入数据。 编辑提示：可以通过自定义“类型”来定义数据小数位数，在数字格式中包含逗号，可使逗号显示为千位分隔符，或将数字缩小一千倍。如对于数字“1000”，定义为类型“”时将显示为“1000”，定义为“”时显示为“1”。 不难看出，使用以上两种方法虽然可以实现同样的功能，但仍存在一定的区别：使用方法一更改的设置将对数据表中的所有单元格有效，方法二则只对选中单元格有效，使用方法二可以针对不同单元格的数据类型设置不同的数据格式。使用时，用户可根据自身需要选择不同的方法. 图1 选项设置框 图2 单元格格式EXCEL输入分数的六种方法Excel在数学统计功能方面确实很强大，但在一些细节上也有不尽如人意的地方，例如想输入一个分数，其中可有一些学问啦。笔者现在总结了六种常用的方法，与大家分享。 整数位+空格+分数 例：要输入二分之一，可以输入：0（空格）1/2；如果要输入一又三分之一，可以输入：1（空格）1/3。 方法优缺点：此方法输入分数方便，可以计算，但不够美观（因为我们常用竖式表示分数，这样输入不太符合我们的阅读习惯）。 使用ANSI码输入 例：要输入二分之一，可以先按住“Alt”键，然后输入“189”，再放开“Alt”键即可（“189”要用小键盘输入，在大键盘输入无效）。 方法优缺点：输入不够方便，想要知道各数值的ANSI码代表的是什么可不容易，而且输入的数值不可以计算。但此方法输入的分数显示较美观，而且使用此方法可以输入一些不常见的符号、单位等。在Excel的帮助中有使用此输入法来输入货币符号的介绍。 设置单元格格式 例：要输入二分之一，可以选中一单元格后，使用菜单“格式/单元格式”，选中“分类”为分数，类型为“分母为一位数”，设置完后，在此单元格输入0.5，即可以显示“1/2”。 方法优缺点：与第一种方法一样。 使用Microsoft公式输入 我们可以使用菜单“插入/对象”，在对象类型里找到“Microsoft公式3.0”，确定即可出现公式编辑器（公式编辑器需要自定义安装，如果还没有安装，会提示放进Office安装光盘，按提示操作即可），我们可以按在Word中使用公式编辑器同样的方法输入分数。 方法优缺点：输入非常美观，易于排版，符合日常书写分式的习惯，但输入的分数不能计算。 自定义输入法 例：要输入二分之一，先选中单元格，使用菜单“格式/单元格”，在“数字”的分类里选择“自定义”，再在类型里输入： #（空格）?/2 。 方法优缺点：与第一种输入方法一样。这种方法可以很方便地将很多已有的数值转换为相同分母的分数。 双行合一 这种方法是将表格的下边框作为分式的横杠，在一单元格输入分子，将单元格设置成有下框线，在同一列的下一单元格输入分母。为了美观，我们可以将其他单元格设置为无框线，再将背景填充颜色设置为白色。 方法优缺点：输入方便、美观，但分数不能计算。 看完了这些输入分数的方法，你是不是也觉得输入分数并不是一个简单的问题？如有兴趣，可以逐一尝试这些方法并体会其中的奥妙。Excel技巧（一） 1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？ 例如：在单位的人事资料，在excel中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力： 1）假设证书号在A列，在A列后点击鼠标右键，插入一列，为B列 ； 2）在B2单元格写入： =13 & A2 后回车； 3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到B2位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。 若是在原证书号后面加13 则在B2单元格中写入：=A2 & 13 后回车。 2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？ 打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。 3、如何避免在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日，1月2日等日期形式？ 这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。 4、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件？ 点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏.选上“自动保存”，“确定”。然后进行设置即可。 5、用Excel做多页的表格时，怎样像Word的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。但不是用页眉来完成？ 在EXCEL的文件菜单页面设置工作表打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。 6、如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？ 把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。 7、EXCEL中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？ 如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。 8、用Excel2000做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.），想输出成工资条的形式。 这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。 9、使用自定义方式重装了一遍中文office，Excel的打印纸选项中只有A4一种？ 随便安装一个打印机驱动程序就可以了。 10、为什么在Excel中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号？ 在indows的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国）”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”（未改前是“，”），按“确定”按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。