文件控制程序 (2).doc

。文件控制程序版本号 A实施日期：2017年07月01日第 1 页 共 5 页目 录1 目的22 范围23 职责24 文件控制24.1 文件的控制范围24.2 文件的编制、批准和发布24.3 外来文件的控制34.4 文件的发放和使用34.5 文件的更改和作废34.6 文件的修改状态标识44.7 文件的管理和归档46 记录55 相关文件51 目的通过对文件和资料实施有效控制，确保在体系运行所有场所，都可以获得适用文件的有效版本，防止作废文件的非预期使用，特制定本程序。2 范围适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系所覆盖范围内的所有文件和资料的管理和控制。3 职责1）质量安全标准部是本程序实施管理的主要责任部门；2）办公室负责公司公文类文件的控制和管理；3）各部室负责与本部门业务范围内有关文件的控制和管理。4）档案室负责与项目有关文件、资料、标准规范的控制和管理。4 文件控制4.1 文件的控制范围4.1.1 公司管理体系文件管理手册，程序文件，作业文件；体系运行中产生的过程文件及形成的记录。4.1.2 外来文件适用的法律法规、标准规范，计算机应用软件；顾客提供的文件，基础资料，引用的各类外来技术文件等。4.1.3 工程项目文件项目过程文件、设计成品、质量控制文件、进度控制文件、费用控制文件、材料控制文件、采购文件、与项目有关的计划、月报、各种会议纪要、施工组织设计、施工方案、各种通知、备忘录、大事记、电传、信函、交工资料等。4.2 文件的编制、批准和发布4.2.1 管理手册管理者代表负责组织管理手册的编制和修订；总经理批准实施。4.2.2 程序文件质量安全标准部负责组织程序文件的编制和修订，管理者代表批准；4.2.3 作业文件 质量安全标准部负责组织管理性作业文件的编制和修订，管理者代表批准； 各职能部门负责编制与本部门有关的管理性作业文件，公司主管领导批准； 技术开发及技术管理部，组织技术标准、技术规定的编制，总工程师批准实施； 各专业室负责本部门相关的技术标准、技术规定的编制，公司副总工程师批准。 行政性决策文件，如管理体系有关的任命等，由公司人力资源部负责。4.2.4 信息部负责计算机应用软件的控制和管理，并组织验证其适用性，编制适用版本目录，由总工程师批准发布。4.2.5 项目文件（产品实现过程文件）项目文件由项目经理、设计经理、采购经理、施工经理及项目专业负责人执行相关的规定，批准实施。4.3 外来文件的控制4.3.1 直接引用的各类外来技术文件由专业副总工程师确认后存入技术档案。4.3.2 档案管理人员负责及时清理档案室作废的国家、行业、地区标准规范，并同时更新公司OA 系统上的电子文档。4.4 文件的发放和使用4.4.1 公司的体系文件不经允许，一律不得对外发送和借阅。4.4.2 各级文件管理人员在接受或发放受控文件时，要做好接受和发放登记，借阅文件也要做好借阅登记。4.4.3 公司管理体系文件原则上不发放纸版文件，公司全体人员可以通过公司的OA系统阅读相关文件，QA系统上所承载的管理体系文件由质量安全标准部控制。管理手册分“受控本”和“非受控本”,在封面上有标识。“受控本”手册发放后实施更改控制，每本都有单独的编号，供公司指定人员使用，便于追溯和回收，如有修订须更换，发放时应填写文件发送清单，以保证文件持有者为有效版本。“非受控本”根据需要对外发放，修订时不予更换。“受控本”和“非受控本”在其封面上均盖章以示区别。4.4.4 国家、地区、行业标准规范由总工程师确定发放范围和数量，档案室管理人员负责发放并填写发放记录。档案室负责将购买的标准规范扫描，将扫描后的电子文件上传至公司QA系统并对其有效性负责。4.4.3 工程项目文件，如：工程咨询、基础设计、详细设计文件及过程文件，必须由项目经理/设计经理签署同意后，方可对外发放，发放的文件必须有发放记录。4.5 文件的更改和作废4.5.1 当有下列情况时，公司的体系文件需要进行必要的更改 组织机构有较大的变化 重要的职位重新任命 认证标准的变化 认证范围的变化 管理评审要求对管理体系文件进行更改4.5.2 文件的更改应有修订标识，应保存更改记录。4.5.3 管理体系文件需更改时，由相关部门填写文件更改记录，按原审批程序进行审批。4.5.4作废、失效文件，发放文件的部门应按发放记录及时撤回作废、失效版本。需保留的作废、失效文件应加以标识，以避免误用。4.5.5 国家、地区、行业标准规范的作废、失效，由档案室通知相关专业部室，将作废、失效的标准规范撤回，由档案室统一处理。4.5.6 作废、失效的管理体系文件、标准规范等需留作资料保存的，除有“作废”印章标识外，还需加盖“仅供参考”章，以示文件适用状态。4.5.7 项目文件、设计文件的更改详见设计更改管理规定。4.6 文件的修改状态标识所有文件的修改状态以修改码（版本号和修改号）标识，参见设计文件修改标记规定。1）公司内部使用的文件版本均用英文大写字母A、B、C作为修改标记；2）正式对外出版的设计文件，版本用阿拉伯数字0、1、2作标识，不论从哪个阶段开始，其起始修改号为0，不再保留供内部使用的修改标记。4.7 文件的管理和归档4.7.1 文件持有人应妥善保管好所使用的文件，不得随意涂改、复制或外传。因工作调动，应将所持有的文件交回并注销登记。4.7.2 文件借阅时，应办理借阅登记手续，限期归还。4.7.3 作废文件，由发放部门及时收回，加盖“作废”印章，防止误用。无保留价值的作废文件，可填写文件销毁清单，经主管领导审批后，予以销毁。4.7.4 项目文件，在项目未归档前，由项目经理/设计经理、项目专业负责人进行管理，待项目结束后，统一交档案室归档。工程总承包项目、工程设计项目文件和资料的档案管理，除按业主项目要求文件进行控制外，还应执行本公司设计文件和技术资料管理规定。4.7.5 各部室职责范围内的相关文件，由各归口部门负责管理和建档。5 相关文件管理体系文件编制规定MW0101法律法规和其他要求获取控制程序记录控制程序MP0402 各专业互提设计条件统一规定ZBZ012设计文件和技术资料管理规定ZBZ005计算机及网络使用管理规定MW0602设计文件修改标记规定ZBZ0206 记录