购物卡管理办法

大城县盛泰超市有限公司购物卡管理材料购物卡名称：大城县盛泰超市有限公司购物卡一 为确保购物卡发放流程的准确、顺利，保证购物卡在定制、移交、充值、销售、使用过程中的安全有效，制定本办法。二 本办法所称购物卡，是可以在大城县盛泰超市有限公司购物时使用的购物卡。三 购物卡的进销存业务由财务部负责，信息部对该业务进行配合。业务部门均须配备专职操作人员做此项工作，并明确责任。四 购物卡业务的职能部门分工（一）设团购管理中心，落实负责人（主管级），负责定制、前台售卡的需求统计、备用卡领用、销售、售后服务等前台销售管理工作。（二）财务部负责购物卡的保管、开户、开通、充值、复核；执行与购卡单位的衔接工作，并且负责监督购物卡的使用。（三）信息部保证会员管理系统的正常运行，及时解决系统出现的问题。五 空白购物卡的定制、验收、入库（一）定制。财务部根据市场需求，按季度制定购物卡需求计划，确保常备 10 万元的各面值卡；在重大节假日前要提前制定节日用卡需求计划，一律交由采购部门进行采购。 (二)验收。按批次抽检空白购物卡的卡面印刷质量及数量后将定制的购物卡交付财务部，财务部在与需求计划核对后交本部保管员入库。（三）入库。财务部保管员负责空白购物卡的保管。六 资金管理（一）、我公司对预收资金进行严格管理。只用于主营业务，不得用于不动产、股权、证券等投资或借贷。（二）预收金额不得超过上一年度的40%。存管资金比例不低于上已季度预收金额的20%。 购物卡开户、开通、充值、复核、交付（三）财务部根据市场情况制定购物卡需求计划表。（四）由财务部保管员填写购物卡注册单由财务部记账。（五）财务部专职人员根据购物卡注册单开户、开通、充值、复核完成。在刷卡写磁前应核对每盒购物卡的初始卡号，并在刷卡写磁、开通、充值后进行复核，以核实系统号与磁卡号的准确性，财务部安排两人以上复核，复核率达到100%。（六）对无法刷卡写磁的购物卡，由专职人员按照废卡处理规定办理。（七）交付。团购管理中心与财务部在购物卡交接单上签字后，将已充值购物卡交付团购管理中心，财务部以购物卡交接单作为入账凭证，形成购物卡库存。七 购物卡的领用（一）日常待售备用卡的领用。团购管理中心负责人按一天售卡量到财务部领备用卡，一旦接收视为已经核对无误。（二）大宗团购卡的领用：团购管理中心需在重大节日前合理时间向财务部提供明确面值、数量、总金额的备用卡需求申请。领卡时，由团购管理中心业务人员陪同团购单位一同到财务部取卡，标明折扣折扣率、折扣额、付款时间、发票要求等事项，由团购单位经办人和团购管理中心人员签字。（三）团购管理中心负责人对备用卡按照现金管理规范使用金柜进行保管。八 服务及纠纷处理要求：售卡、退卡、调换、补磁（一）销售（1）团购管理中心日常售卡根据购物卡售卡单操作，一式两联，一联在售卡当日与现金一同交由财务记账，二联由售卡单位留存备查。 同时，团购管理中心需接受财务部每周不低于两次的购物卡及现金对应复查。（2）节假日大宗售卡，根据本办法中“购物卡的领用”条款由团购管理中心辅助财务部办理售卡工作。（3）购卡人接收购物卡时，必须由售卡人在前台销售管理系统的外挂程序中进行复核确认。签署购物卡售卡单（单位购卡暂不付款的需加盖购卡单位公章）时进行交付。（4）团购管理中心需对团购卡暂时赊欠万元以上者保留其身份证明，对大宗购卡单位需保留其工商执照复印件、税务登记复印件、经办人身份证明等资料，已备相关职能部门复查。（二）退卡（1）因系统问题或它正当原因需作退卡处理的，售卡部门应首先确认购物卡无消费记录，财务部经理签署意见后执行退卡。（2）财务部接收退卡后作清零、消磁、入库备售或作废处理。（三）调换顾客因消磁、卡损或改变面额等原因需要调换购物卡的，售卡部门应首先确认购物卡无消费记录，财务部经理签署意见后给予调换。原卡执行退卡程序，新卡执行销售程序，废卡执行废卡处理规定。（四）补磁无需调换的消磁卡，财务室直接给予补磁，即时办理。（五）纠纷处理，按照不违反第八条的情况下，协商解决。九 资金管理及库存盘点。备用卡保管员在每月末对备用卡进行盘点，财务部责成其他人员会同团购管理中心负责人应在每月底对库存卡进行盘点，填写购物卡盘点表并向分管副总书面汇报售存情况。十 购物卡回收购物卡金额消费为空后，收银员将其收回。财务部需要按照废卡处理。十一 废卡处理（一）被确定为废卡的，由财务部凭团购管理中心的废卡确认意见和拣选后的记录，会同防损部共同进行销毁。（二）废卡销毁方式为在磁条上打孔处理，或直接焚毁。十二 购物卡业务流程中的所有表格须按要求填写完整，并严格审批流程。十三 顾客申办购物卡的支付方式可以现金、银联卡、支票等方式交易，不得收取手续费，款到帐后方可开通。十四顾客购卡需要开具发票的，需在购卡时一同开取，使用购物卡消费时，不再另行开具发票。十五 当事人的权利与义务。购物卡必须实名登记、不挂失、不兑现。个人或单位购买记名卡的，或一次性购买1万元（含）以上不记名卡的，要求顾客出示有效身份证件，并留存顾客姓名或单位名称、身份证件号码和联系方式。-个人有效证件包括身份证、户口簿、武警身份证、港澳居民通行证、护照等。单位：营业执照、法人身份证书、税务登记证、机构代码证。此信息保存5年以上。单位一次性购买单用途卡金额达到5000元含以上或个人一次性购卡金额5万含以上的，以及单位或个人采用非现场购卡的，不得使用现金，应通过银行转账，并对转出转入账户名称、账号、金额逐笔登记。单张记名卡限额不得超过5000元，单张不记名卡限额1000元。十六 罚则（一）对于不按本办法规定的程序办理的工作人员给予警告处分，造成后果的处以300元以下罚款，造成损失的处以300元至1000元罚款，此外还应如数补足损失。（二）在购物卡业务操作过程中营私舞弊、故意违反规定企图谋取私利的，除赔偿已经造成的损失外，一律开除。十七 本办法自发布之日起执行，购卡如无异议需按本章程协议（第一至十五条）执行附表：1.购物卡发行流程2.购物卡注册单 3.购物卡交接单4.购物卡售卡单 附表1：购物卡发行及售后流程一、购物卡发行财务开户、开通、充值管理中心填写购物卡申领单财务部与管理中心复核并在购物卡交接单签字管理中心领取购物卡二、购物卡销售管理中心填写购物卡售卡单顾客签字管理中心与客户在前台销售系统同时确认收款将收款上交财务三、售后服务管理中心接待根据内容向相关部门协调答复客户附表2 （系统单据）购物卡注册单 时间：单据号面值（元）起始卡号终止卡号数量（张）录入日期记账日期财务负责： 经办人： 附表3：购物卡交接单 日期： 单张面额（元）起始卡号终止卡号制卡数量（张）实际数量（张）合计金额（万元）备注合计团购卡管理中心： 经办人：附表4： 购物卡售卡单 充 值 卡 销 售 登 记 表 日期：序号起始号截止号张数面值金额返点返利顾客签字售卡人备注单用途卡发卡企业备案表备案编号（备案机关填写）： 企业名称（中文）组织机构代码所属行业综合零售法定代表人姓名身份证件号码企业住所联系电话邮政编码注册资本售卡场所地址（可附页）兑付场所地址（可附页）工商注册登记日期营业执照工商注册登记号上年度营业收入上年度发卡金额上年末预收资金余额是否品牌或集团经营备注：填表前请认真阅读背面的条款，并由企业法定代表人签字、盖章。备案机关签 章年 月 日单用途卡发卡企业备案表背面本企业作如下承诺：一、遵守单用途商业预付卡管理办法（试行）及相关法律法规。二、不伪造、变造、涂改、出租、出借、转让、出卖