通讯费管理制度V.doc

精选资料通信费管理制度一目的与意义为了有效发挥通信工具在日常工作中的作用，提高工作效率，同时严格控制公司的通讯费用成本，特制定本制度。二范围本制度适用于汇丰集团总部各中心事业部。三. 职责第一条 由信息技术部负责本制度的修订完善及解释工作。第二条 由集团信息技术部全权负责总部各中心事业部固定电话、移动电话的管理工作（号码的申请、变更业务，固定电话、移动电话费用统计表的登记及上报工作及总部各中心事业部因人员变动造成的移动电话卡的保管和重新发放工作）。第三条 固定电话使用管理人全权负责固定电话：(一) 使用管理（包括使用时间管理，使用人员管理，长途电话管理）。(二) 资产保管（负责固定电话的资产物品保管和故障报修工作）。(三) 费用管理（负责固定电话发生费用管理工作，发生费用不能超过集团额定费用）。第四条 固定电话使用管理人的确定：由使用部门的部门经理担任，或由部门经理指派本部门具体人员担任。第五条 使用固定电话超过报销额度的部门，超出额度由部门内部平均摊销。第六条 集团运营中心负责对集团信息技术部提交电话考核数据进行考核第七条 审计监察部负责对集团通讯费用使用情况开展月度审计工作。第八条 汇丰集团全体人员一律遵照执行，各负监督职责。四 手机卡及费用报销申请人资格以下岗位人员转正后可配置公司内部手机卡，并按标准予以报销手机费用。(一) 公司部门经理级以上人员。(二) 职能部门特殊岗位人员，具体包括驻外人员等。(三) 公司特殊作业类岗位人员，包括出纳等。(四) 符合以上条件的试用期人员原则上不配置手机卡与报销手机话费，特殊情况须经中心第一负责人特批。五 申报流程及表单流程表 流程所在部门工作内容判断标准要求时间申请人提出申请填写申请报告（注明职务级别，超过以上可配卡范围的申请人要从工作需要角度详细罗列配卡的理由）部门负责人签字审核申请人的申领资格，报销标准是否在标准之内根据公司文件标准中心经理审核申请人的申领资格，报销标准是否在标准之内报销标准、工作性质信息中心审核申请人所需套餐及报销标准根据公司文件及运营商最新套餐情况财务中心审核审核报销标准是否符合公司要求根据公司文件 董事长审批是否同意报销资格手机号码申请表申请人所在部门岗位申请描述部门经理审批号码发放所属套餐信息技术部意见运营中心意见财务中心意见董事长意见六 手机话费交款方式 第一条 初次办卡员工需一次性缴纳办卡费用100元（含话费），由运维主管负责办理手机并将办卡发票交至申请人。次月六日提交办卡发票至运维主管。由运维主管统计提交至财务中心与工资一同发放。员工均按预缴款的方式，即先交款后使用，每月报销随工资一同发放 第二条 集团实行实报实消七 手机话费报销 通讯费补助与工资一起当月发放，员工个人进行缴纳。所有享受通讯费补助的人员每月1-10日前使用充值卡缴费，运维主管每月6日赴移动公司打印的有公司名称的发票（当月实际消费单）。运维主管据实填写移动费用统计表。财务中心负责对运维主管上报的移动费用统计表进行审核，对审核通过的费用予以报销。七手机卡的管理第一条 员工之间联系应当首先使用内部固定电话分机。在无人接听或线路繁忙的情况下方可拨打对方手机。第二条 所有配置手机卡的人员必须保持每天24小时手机开机，不得随意关机。如发现随意关机特别是上班时间关机，第一次罚款2分，第二次由信息中心取消其手机话费报销资格。(有待讨论)第三条 为确保通讯畅通，所有人员应及时缴纳话费，以免欠费停机，如因工作忙碌造成欠费停机，必须在2小时内(有待讨论)补交话费，若手机在当天晚上6点以后欠费，必须在次日上午10点之前补交话费，逾期未补交话费的人员，一经发现，每人次罚款1分。第四条 若员工欠费导致上月话费发票无法打出，非特殊原因当月内信息技术部不再为其专门补打发票。但行政可为其开具介绍信由其自行补打或由信息技术部下月统一打印发票时再补打。对同一人员行政再次为其补打发票时仍欠费的，取消该月报销资格。第五条 汇丰集团总部各中心事业部银川地区员工使用以汇丰集团名称办理的号码，商贸事业部西安公司员工使用以各下属公司名称办理的号码。供应部外派员工以个人名义在当地办理电话卡，本电话卡在以后人员岗位变动时，须办理名称变更手续留给接任人员。电话卡一旦丢失，使用人须进行补办并承担相关费用。第六条 员工一旦领用手机卡，除了离职和调动等特殊原因外，不得退卡，如坚持退卡，在退卡后半年内不得再领用公司手机卡。第七条 若公司手机卡不慎遗失，应立即到当地移动营业厅办理相关补卡手续，补卡费用由其自行承担。第八条 出差或在外办事人员遇到通讯盲区漏接电话时，经过盲区后应及时回复未接电话。违反本规定的员工，无论是否享受集团通讯费用补助，一律由上级领导统计并上报集团行政部进行当月2分的考核。八. 外派和离职员工手机卡的管理 第一条 外派员工手机卡的管理（1）有正式调令的员工，自人力资源部办理调动手续之日起，须在一个星期内将公司卡退回信息技术部，并可在接到调令当日起在规定时间内办理呼叫转移，呼叫转移时间为15日，信息技术部将负责将此卡交至岗位交接人保留原卡。此期间所产生费用由公司承担（通过话费发票报销）。外派人员正式到子公司报到后，调入公司行政部门应及时为其办理新的手机卡号，并严格按照费用标准及流程予以报销。（2）临时外派人员，外派时间超过15日的，到子公司后须领取当地手机卡。由临时外派转为正式调动的人员，须在调令下发起半月内结清手机话费并将卡交回集团总部信息技术部门；逾期不交者，其当月话费不予报销。第二条 离职员工手机卡的管理（1）正常离职：信息技术部门在离职交接表签字前，应确认其是否持有公司手机卡。若离职人员已领公司卡，退卡前必须保证无欠费、并改为停机保号状态，方可退还其手机卡押金，否则应要求其先补交欠费后再办理移交手续。（2）非正常离职：所在部门负责人在确定人员非正常离职后两日内书面通知信息技术部，信息技术部在收到部门负责人通知后核查离职人员是否持有公司手机卡。对持有公司手机卡的，信息技术部门在收到部门负责人通知后24小时内办理补卡或报停手续，否则造成损失的将追究相应责任人的责任。办理过程中所产生的费用（如补卡手续费、补交的欠费等）由经办人事先垫付（数额较大的可事先向财务借款），然后凭发票报销。但此费用最终须由原手机卡使用人（已离职者）承担。九. 固定电话费用控制及管理规定第一条固定电话费用按照集团核定的报销标准由财务中心按月度统一缴纳，电话使用管理人负责协调使用。第二条部门因工作需要申请配备固定电话，由部门经理通过OA提出申请，集团信息技术部审核后报总经理批准，由信息技术部向电信运营商申请安装或根据现有电话系统资源进行调配。第三条使用部门负责人应对本部门的固定电话费用严格控制，对所有固定电话各部门应落实到人，实行专人负责制。第四条员工打电话，用语除规范、礼貌外应尽量长话短说，简洁扼要，以免耗时又占线。特别是收费电话要求简明扼要，言简意赅以节约通话费用。一般通话时间不得超过五分钟。第五条工作期间禁止公话私用。严禁打私人长途、聊天、谈私事；禁止拨打信息服务电话，员工值班期间严禁使用公司电话拨打热线，禁止非我司人员使用我司电话。第六条未经部门负责人同意，任何人不得随意迁移公司电话。电话发生故障，应及时向信息系统部门报修，任何人不得私自修理。第七条对固定电话费经常超标、公话私用现象严重的部门，行政部（待讨论）门在下年度初将建议对该部门负责人视情节轻重予以扣2-5分的处罚第九条固定电话消费金额以电信发票为准。第十条插卡电话充值由信息技术部在每月的第一天进行，充值部分为公司规定报销额减去固定电话座机费用，插卡电话作为一种辅助管理手段，因插卡电话故障等设备原因、及费率设置不当等人为原因造成的费用超支由电话使用管理人无条件承担并及时向信息技